Enterprise Workflow Automation: ventajas, ejemplos y plantillas

Kimberly Yánez junio 7, 2024
- 15 min read

El Enterprise Workflow Automation (automatización del flujo de trabajo empresarial) nació con el objetivo de establecer soluciones digitales orientadas a automatizar las tareas repetitivas. Si bien este término no es nuevo, fue evolucionando a la par de los avances tecnológicos. 

Ahora las organizaciones operan gracias a las contribuciones de la computación en la nube, la inteligencia artificial y la robótica, que permiten crear potentes herramientas que automatizan y agilizan sus flujos de trabajo para lograr una mayor eficiencia y agilidad.

Si ese es tu camino, sabemos las dificultades que implica planificar los roles de todos los integrantes involucrados. Para ayudarte en esta tarea, te presentamos en el artículo todo aquello que necesitas para comenzar con la automatización de los flujos de trabajo, incluyendo los criterios para elegir el mejor software de Gestión de Servicios Empresariales (también conocido como solución de service desk del negocio).

Así que entremos en tema.  

 

 

Índice de contenidos

¿Qué es la Gestión de Flujos de Trabajo Empresariales?

Captura de pantalla del creador de flujos de trabajo sin código de InvGate Service Desk.

La inclusión del término “empresarial” en la Gestión de Flujos de Trabajo pone de relieve el interés por abordar sus desafíos y requerimientos, entre ellos la administración de los procesos complejos, la integración de múltiples sistemas y la garantía de escalabilidad y flexibilidad en las soluciones de Enterprise Workflow Automation.

En su conjunto, la Gestión de Flujos de Trabajo Empresariales es un enfoque estratégico para diseñar, optimizar y automatizar los procesos del negocio en toda la organización. 

Para la Gestión de Servicios Empresariales (ESM - Enterprise Service Management) es fundamental mejorar la colaboración, la toma de decisiones y la visibilidad en todos los departamentos, permitiendo un mayor control y seguimiento de los procedimientos del negocio de principio a fin.

 

¿Por qué es importante la Gestión de Flujos de Trabajo Empresariales?

La Gestión de Flujos de Trabajo Empresariales resulta fundamental para las organizaciones porque las ayuda a realizar las tareas más rápido, ahorrar dinero, cumplir las normativas, colaborar mejor, tomar decisiones en forma más ágil e inteligente en base a datos, y escalar fácilmente. Pero lo más importante es que los impulsa a mantenerse competitivos y exitosos en el actual y vertiginoso mundo de los negocios.

Ventajas de la automatización de los flujos de trabajo empresariales

  • Tareas más rápidas: reduce los trabajos manuales y acelera los procesos, para que puedas hacer más en menos tiempo. Por ejemplo, permite agilizar la Gestión de Inventarios en una fábrica de grandes dimensiones.

  • Ahorro de dinero: también reduce los errores, por lo que las empresas gastan menos y mejoran sus resultados. Por caso, los bancos necesitan automatizar el proceso de aprobación de las transacciones de los clientes, ya que las equivocaciones en estos entornos son inaceptables.

  • Cumplimiento de la ley: el Enterprise Workflow Automation garantiza que los procesos acatan la normativa, reduciendo el riesgo de multas costosas. Así, los hospitales utilizan esta práctica para la Gestión de Datos de los pacientes, ya que asegura el respeto de la normativa sobre privacidad.

  • Más colaboración y trabajo en equipo: al dejar claras las tareas y las responsabilidades, centralizar la información y garantizar que se encuentre actualizada, el personal puede coordinarse con mayor eficacia sin necesidad de realizar seguimientos manuales.

  • Decisiones ágiles: al asegurar que los datos fluyen sin problemas entre los departamentos. 

  • Crecimiento sin límites: los flujos de trabajo automatizados se amplían con la empresa, adaptándose a sus necesidades cambiantes y manteniendo los procesos flexibles. Si aún no alcanzaste el nivel de empresa, esta práctica te ayudará para incorporar clientes.

  • Aprovechamiento de los datos: el Enterprise Workflow Automation proporciona información valiosa sobre el rendimiento. Por ejemplo, una agencia de marketing necesita esta tecnología para el seguimiento de la performance de las campañas.

¿Cómo funcionan los flujos laborales?

Los flujos de trabajo empresariales son secuencias estructuradas de tareas diseñadas para agilizar las operaciones dentro de una organización. Una vez establecidos, permite trazar los pasos, las reglas y las interacciones necesarias para completar las actividades y los proyectos de forma eficiente. 

En concreto, estos son algunas cuestiones que debes tener en cuenta al implementar el Enterprise Workflow Automation:

  • Las tareas se asignan a personas o equipos. La automatización agiliza los trabajos repetitivos, reduce la intervención manual y garantiza la coherencia del proceso. 

  • Los flujos de trabajo pueden incluir procedimientos de aprobación en los que las tareas o decisiones requieren la autorización de supervisores, gerentes o partes interesadas, lo cual resulta útil si tu organización posee una jerarquía o normas reglamentarias. 

  • La integración permite que los datos fluyan entre los sistemas, los procedimientos de aprobación definen las jerarquías de autorización, y el monitoreo y los reportes proporcionan visibilidad del progreso del flujo de trabajo. 

  • Si bien es posible dejar que opere una vez establecido, es importante para un responsable de IT supervisar e informar del progreso, identificar los cuellos de botella y medir el rendimiento del flujo de trabajo.

  • La mejora continua implica analizar la performance, recabar opiniones y realizar ajustes para optimizar los procesos y adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa.

¿Cómo comenzar con el Enterprise Workflow Automation? 

El proceso de implementación del Enterprise Workflow Automation es bastante sencillo y contempla los siguientes pasos: 

  1. Define el área y el alcance de tu flujo de trabajo (IT, RR.HH., Infraestructura, etc.) e identifica los procedimientos que pueden automatizarse, como las tareas repetitivas, los procesos manuales y los flujos de gran volumen o complejidad.
  2. Decide los objetivos que se ajusten a las prioridades estratégicas de tu organización, como la reducción de errores, la optimización de la colaboración o el aumento de la productividad.
  3. Traza un mapa de los flujos de trabajo existentes de modo de encontrar secuencia de tareas, puntos de decisión y dependencias. Con esto en mente, discute con los equipos dónde se encuentran los cuellos de botella y las ineficiencias.
  4. Investiga un poco y selecciona una herramienta o software de automatización que se adapte a los requerimientos de tu organización. Para ello, considera factores como la escalabilidad, las capacidades de integración, la facilidad de uso y los servicios de asistencia.
  5. Diseña los flujos de trabajo y define los pasos, las reglas, los desencadenantes y las condiciones para la automatización. 
  6. Prueba los flujos de trabajo automatizados en un entorno controlado para identificar cualquier problema, error o gaps. Recopila los comentarios de tu equipo y de las partes interesadas para perfeccionar el proceso.
  7. Proporciona capacitación y asistencia a los usuarios/empleados que participen de los flujos de trabajo automatizados. Asegúrate de que identifiquen sus funciones y responsabilidades en la herramienta.
  8. Monitorea el rendimiento con las métricas y los datos clave. Esto es fundamental para que tu organización se ajuste a las necesidades cambiantes del negocio.

En el episodio 36 de Ticket Volume, nuestro podcast de IT, Darren Rose compartió diez consejos para implementar con éxito la automatización de los flujos de trabajo, los cuales enumeramos a continuación:

  • Crea flujos que promuevan la colaboración y los esfuerzos conjuntos entre los equipos para alcanzar objetivos colectivos.
  • Prioriza aquellos que involucren procesos entre diversos departamentos, como RR.HH. y Finanzas, candidatos ideales para la aplicación de ESM.
  • Diseña los que agilicen las interacciones entre IT y estas áreas para mejorar la prestación de servicios.
  • Considera la necesidad de un plan de puesta en marcha por secuencias para optimizar la experiencia del usuario final.
  • Incorpora elementos del flujo de trabajo que fomenten el intercambio y el enriquecimiento de la base de conocimiento.
  • Ten en cuenta que los flujos deben ser flexibles y capaces de adaptarse a los cambios en los procesos a medida que evoluciona la organización.
  • También tienen que contribuir a la mejora de los puntos de contacto y las interacciones en el servicio para crear una experiencia satisfactoria.
  • Y proporcionar a los empleados autonomía para tomar decisiones dentro de unos parámetros definidos. 

Elección del software para crear flujos de trabajo

 

 

Para implementar el Enterprise Workflow Automation, te aconsejamos incorporar un software de service desk, en lugar de limitarte a una herramienta que sólo se centre en la asignación de tareas. 

Este tipo de instrumentos poseen funciones de automatización del flujo de trabajo y, al mismo tiempo, permiten agilizar toda tu estrategia de Gestión de Servicios Empresariales en la organización.

Aquí algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de este tipo:

  • Capacidad para adaptarse al crecimiento de tu organización y a la evolución de los requerimientos del flujo de trabajo para garantizar la usabilidad a largo plazo.
  • Opciones de personalización para ajustar los flujos a tus necesidades específicas.
  • Interfaz intuitiva y fácil de operar para que impulse su adopción por parte de los empleados de los distintos departamentos.
  • Funciones de automatización para agilizar las tareas repetitivas y reducir la intervención manual.
  • Cumplimiento de las normativas del sector y de seguridad de los datos para proteger la información confidencial.
  • Capacidades de colaboración para fomentar el trabajo en equipo, la comunicación y el intercambio de conocimientos.

En concreto, al examinar las opciones del mercado, considera los software con estas características: 

  1. Módulo de automatización del flujo de trabajo intuitivo: para que pueda ser utilizado por todos los equipos de la empresa y no requiera amplios conocimientos tecnológicos. Por ejemplo, el editor visual de flujos de trabajo sin código de InvGate Service Desk está diseñado para que los usuarios arrastren y suelten los componentes, permitiendo construirlos y modificarlos en cuestión de minutos.

  2. Integración del catálogo de servicios: cada área de la empresa brinda información sobre las prestaciones, lo cual ayuda a organizar las diferentes tareas que realiza cada equipo.

  3. Gestión de Bases de Conocimiento: para centralizar los recursos, los artículos de la base de conocimiento ofrece la posibilidad de establecer los pasos, la forma de hacerlo y los procedimientos operativos para diferentes tareas y solicitudes. Esto contribuye también a brindar insights para detectar dónde aplicar la automatización para que resulte útil. Así, por caso, InvGate Service Desk habilita la opción de agregar configuraciones de privacidad a tu base para asegurarte de proteger cualquier información privada.

  4. Capacidades de integración: dado que los flujos de trabajo empresariales involucran a diferentes departamentos, la herramienta debe proporcionar alternativas de integración lo suficientemente flexibles como para que cada equipo incorpore su portfolio tecnológico al proceso. Además, esto ayudará a fomentar una mayor adopción y compromiso por parte de los usuarios.

  5. Funciones de generación de reportes y análisis: el Enterprise Workflow Automation es un proceso continuo que requiere una supervisión y mejoras permanentes. Por eso es importante analizar su rendimiento para encontrar oportunidades de ajuste.

4 ejemplos de flujos de trabajo empresariales

Para que puedas visualizar las operaciones y tareas que necesitas planificar, aquí te acercamos algunos ejemplos de flujos de trabajo empresariales de uso común. 

1. Flujo de trabajo de onboarding

El flujo de trabajo de onboarding incorpora las tareas de diferentes equipos de la empresa, agilizando el proceso de incorporación de los nuevos empleados al seguir estos pasos: 

  1. RR.HH. inicia el onboarding.
  2. IT proporciona las cuentas y el acceso.
  3. Se programan reuniones de formación.
  4. El director asigna las tareas.
  5. Se recogen los comentarios.

Para ayudarte con el procedimiento, diseñamos una plantilla del flujo de trabajo del onboarding con descarga gratuita, que incluye los principales pasos a tener en cuenta.

2. Flujo de trabajo de solicitud de cambios

El flujo de trabajo de solicitud de cambios gestiona dichas peticiones en los sistemas, aplicaciones o servicios de IT. Estos son los pasos:

  1. El usuario presenta una solicitud de cambios.
  2. El gestor evalúa el impacto.
  3. La CAB o el ECAB revisa y aprueba.
  4. IT lo aplica.
  5. Se actualiza la documentación.

Aquellos que deseen agilizar su estrategia de Gestión de Cambios pueden descargar gratuitamente esta plantilla de flujo de trabajo de petición de modificaciones, que los guiará a lo largo del proceso.

3. Flujo de trabajo de creación de artículos de conocimiento

El flujo de trabajo de Gestión del Conocimiento es ideal para crear y compartir artículos dentro de la organización. Los pasos:

  1. El autor redacta el borrador del artículo.
  2. Los editores dan su opinión.
  3. El gestor del conocimiento aprueba la publicación.
  4. El artículo se publica en la base de conocimiento.
  5. Se realizan revisiones y actualizaciones periódicas.

4. Flujo de trabajo de aprobación de gastos

El flujo de trabajo de aprobación de gastos gestiona el proceso ante los reclamos de las erogaciones de los empleados. Los pasos:

  1. El empleado presenta la declaración de los gastos.
  2. El gestor la revisa y aprueba.
  3. Finanzas verifica y procesa el pago.
  4. Se notifica la aprobación al empleado.

Conclusión

El Enterprise Workflow Automation ayudará a mejorar la eficacia, reducir los errores y potenciar la colaboración dentro de la organización. Si bien puede parecer básico, la automatización conlleva varias ventajas, como un aumento de la productividad y una agilización de las operaciones.

Además, la incorporación de un service desk agiliza significativamente todo este proceso y contribuye a la coordinación entre los distintos departamentos, optimiza la comunicación e impulsa a garantizar que las tareas se completen de forma puntual y organizada.

Por lo tanto, la inversión en automatización e integración significa mantenerse a la vanguardia. Para conocer el funcionamiento del editor de flujos de trabajo de InvGate Service Desk, reserva una prueba gratuita de 30 días y explora por tí mismo la herramienta.

¡Buena suerte!

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