La recolección de licencias de software permite a las organizaciones optimizar sus inversiones en ese concepto y reducir los costos generales de IT. Para garantizar su eficacia, se requiere el uso de herramientas adecuadas de Gestión de Activos de IT.
Dicha práctica constituye un proceso fundamental de la estrategia de Gestión de Licencias de Software, que se inicia con la detección de aquellas no utilizadas. Al respecto, Nexthink publica que aproximadamente la mitad de todas las aplicaciones instaladas y las SaaS con licencia no son usadas por los empleados, lo cual supone un costo de millones de euros al mes para las organizaciones.
En este artículo, analizamos con más detalle las operaciones necesarias para descubrir el software no ejecutado, además de mostrar cómo mejorar el procedimiento con InvGate Asset Management.
¿Qué es la recolección de licencias de software?
En el ámbito de la Gestión de Activos de Software, la recuperación de las licencias tiene como objetivo identificar aquellas que no se están utilizando actualmente y tomar las medidas indicadas para su reasignación.
El software puede quedar sin usar por muchas razones, siendo fácil que pase desapercibido: a veces se desinstala del equipo, otras la persona deja de estar activa o simplemente no se está ejecutando.
Sea cual fuere el motivo, este proceso permite recolectar las licencias para retirarlas o destinarlas a otro usuario, reduciendo así el gasto en nuevas así como los costos del mantenimiento anual.
¿Cuánto cuestan las licencias de software no utilizadas en las empresas, y cómo reducirlo?
Las licencias sin ejecutar no solo representan un problema de visibilidad, sino que implican una sangría financiera directa y continua. Según el análisis de Nexthink de más de 30 herramientas de software populares, las que no se usan les cuesta a las organizaciones de IT unos US$ 44,7 millones al mes, lo cual supone más de US$ 536 millones al año. Estas pérdidas suelen permanecer ocultas en los ciclos de renovación y los contratos agrupados, inflando silenciosamente los presupuestos sin aportar ningún valor empresarial real.
Dicho inconveniente es aún más difícil de abordar por la falta de una visión clara. De hecho, el mismo estudio refleja que solo el 5% de los responsables de IT afirmaron tener una visibilidad completa de las licencias de software utilizadas realmente por los empleados.
Por eso, la recolección de licencias de software merece especial atención: convierte las conjeturas en acciones cuantificables, transformando dichas licencias desperdiciadas en ahorros inmediatos.
¿Cómo funciona la recolección del software?
El proceso de recolección de licencias de software comienza con la identificación de las aplicaciones no utilizadas o infrautilizadas en todo el entorno. Una vez detectadas, el siguiente paso es clasificarlas para decidir si deben reasignarse a otro usuario o eliminarse por completo.
Antes de tomar las medidas correspondientes, es recomendable validar el uso con la empresa o los usuarios finales, ya que algunas herramientas pueden ejecutarse con poca frecuencia, pero siguen siendo críticas. A partir de ahí, se pueden recuperar las licencias y actualizar su titularidad o disponibilidad en los registros de la Gestión del Software.
Aunque es posible medir el grado de utilización y su redistribución de forma manual, accediendo a los dispositivos individuales o mediante herramientas de directorio, este enfoque requiere mucho tiempo, es propenso a errores y resulta difícil de escalar. Por eso, la mayoría de las organizaciones confían en un software de Gestión de Licencias para centralizar los datos de uso, realizar un seguimiento del estado de dichas licencias y convertir la recuperación en un proceso de optimización continuo, que también facilite renovaciones más estratégicas y negociaciones con los proveedores.
La implementación de una solución de Gestión de Licencias ofrece una visión global de todo el panorama del software, garantizando que no se pase por alto ninguna de ellas: eso hace exactamente InvGate Asset Management. Veamos, entonces, cómo funciona.
¿Cómo identificar con InvGate Asset Management los dispositivos con licencias de software sin usar?
Para descubrir los dispositivos con licencias de software sin usar, en InvGate Asset Management existen estos enfoques prácticos:
- Visibilidad rápida desde el módulo de Cumplimiento de Software: proporciona información instantánea a los equipos de IT sobre las licencias no utilizadas, al tiempo que muestra cuántas asignaciones activas existen para cada aplicación, lo cual ayuda a priorizar las oportunidades de recuperación.
- Detección del software no ejecutado mediante filtros en el Explorador: permite localizar dispositivos con aplicaciones inactivas y, a continuación, decidir si reasignar la licencia o desinstalar el software directamente del activo.
Nota: la Medición de Software debe estar habilitada y configurada para calcular el bajo uso y el ahorro potencial.
#1: Visibilidad rápida desde el módulo de Cumplimiento de Software
El módulo de Cumplimiento de Software ofrece a los equipos de IT una visión centralizada de los contratos, del uso de las licencias y del ahorro potencial, siendo un punto de partida ideal para la recolección de las mismas.
Desde esta sección, entonces, se identifican rápidamente las licencias poco utilizadas y el incumplimiento, a la vez de calcular cuánto dinero se podría recuperar mediante su redistribución. Al conectar los datos financieros con el uso real, la herramienta ayuda a convertir la visibilidad en medidas de optimización concretas.
Para acceder a esta pantalla, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar en Contratos > Cumplimiento de Software.
2. Agrupar por contrato. Luego, el usuario ingresa a un resumen en la parte superior de la pantalla con indicadores clave:
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- Instalaciones sin cumplimiento: muestra el software sin licencia, lo cual contribuye a detectar riesgos de falta acatamiento y despliegues excesivos.
- Costo de regularización por incumplimiento: estima el gasto anual para respetar la normativa basándose en las instalaciones actuales.
- Bajo uso: destaca las aplicaciones con licencia sin actividad los últimos 30 días, el principal indicador para identificar las licencias que se pueden recuperar.
- Ahorro potencial: calcula el ahorro anual potencial si se redistribuyen las licencias de bajo uso en lugar de adquirir otras nuevas.
Para cada software, los indicadores clave que aparecen son (entre otros):
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- Bajo uso: instalaciones con escasa o ninguna actividad reciente.
- Asignados: número de licencias asignadas actualmente para ese software.
- Disponibles: cuántas licencias están disponibles para su asignación.
3. Cliquear en cualquier contrato para conocer los detalles clave. Esto exhibe el software incluido en ese contrato, el número total de instalaciones de cada aplicación, cuántas licencias están actualmente en uso y cuántas siguen disponibles.
Nota: en la parte derecha se encuentran disponibles los Filtros Rápidos para acotar los resultados por categoría de software, tipo de licencia, centro de costos, proveedor, propietario o fecha de vencimiento del contrato, lo cual ayuda a focalizar los esfuerzos de recuperación en herramientas o equipos específicos.
#2: Detección del software no utilizado mediante filtros en el Explorador
El Explorador permite pasar de la visibilidad a la acción mediante el análisis del uso a nivel de la aplicación y la recolección de licencias de software directamente de los dispositivos inactivos.
Esto resulta útil especialmente cuando se reciben nuevas solicitudes de software y se necesita determinar si una licencia está disponible realmente, sin tener que ampliar inmediatamente el contrato.
Desde allí, es posible revisar títulos específicos, comprobar la utilización real en todos los equipos e identificar aquellos que ya no ejecutan activamente una aplicación. De este modo, se facilita la recuperación de las licencias de usuarios inactivos y su reasignación donde se precisen, convirtiendo la gestión del software en un flujo de trabajo práctico y cotidiano.
Así se hace:
1. Ingresar en Software.
2. Cliquear en “+” para crear una nueva vista.
3. Añadir el siguiente filtro:
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- Instalaciones de software > Uso promedio en los últimos 30 días > es inferior a > 2 horas.
Nota: es posible ajustar tanto el número de días como el umbral de uso promedio en función de la propia estrategia y de aquello que el equipo considere software “sin ejecutar” o de baja utilización.
4. Hacer clic en “Actualizar” y revisar los resultados.
Nota: esta pantalla muestra todas las instalaciones de software del entorno de IT que cumplen los requisitos para ser candidatas potenciales a la recuperación de las licencias.
Las tareas que siguen dependen de la estrategia de Gestión de Licencias y de la capacidad operativa del equipo. A continuación presentamos un par de opciones:
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- Exportar la lista de instalaciones de software y validar el uso directamente con las personas, confirmando si la aplicación sigue siendo necesaria en la actualidad o en un futuro próximo.
- Desinstalar el software, ya sea uno por uno para un control más estricto o de forma masiva para acelerar el trabajo de limpieza a gran escala.
Nota: para un mayor control sobre cómo se aplican los cambios, se puede utilizar la función de Software Deplyment, desde donde crear paquetes con las modificaciones del software. A continuación se deben definir los planes para gestionar las condiciones de implementación (qué dispositivos se verán afectados y cuándo se realizará el despliegue).
Reflexiones finales
La recolección de licencias de software no tiene por qué ser una tarea de limpieza puntual. Con los datos y las herramientas adecuados, se convierte en un proceso continuo que permite reducir el desperdicio, mantener el cumplimiento normativo y tomar decisiones más inteligentes a lo largo del tiempo.
Para saber la forma en que InvGate Asset Management simplifica la identificación del software no utilizado, la recuperación de las licencias y la optimización de la estrategia de Gestión de Licencias, solicita una prueba gratuita de 30 días o contacta a nuestro equipo para analizar tu caso de uso.
Así, podrás transformar las licencias no ejecutadas en ahorros cuantificables.
Preguntas frecuentes
1. ¿Cuáles son las razones más comunes por las cuales quedan sin usar las licencias de software?
Las licencias de software suelen quedar sin usar debido a la rotación del personal, los cambios en las funciones, el solapamiento de ciertas herramientas o la instalación de ciertas aplicaciones “por si acaso”, pero que nunca se adoptan de forma activa.
En muchos casos, dichas licencias siguen asignadas, incluso después de que las personas dejan de necesitar el software, simplemente porque no existe una visibilidad continua de la utilización real. Sin un monitoreo regular, se acumulan silenciosamente e inflan los costos de IT.
2. ¿Qué plataformas ayudan a eliminar las licencias y el software de IT infrautilizados?
Las plataformas que combinan capacidades de Gestión de Activos de IT, Medición de Software y Gestión de Licencias son las más eficaces para reducir estas cuestiones. Dichas soluciones proporcionan visibilidad de las aplicaciones instaladas, realizan un seguimiento del uso real, destacan las de baja ejecución y permiten la reasignación o eliminación de las mismas.
InvGate Asset Management reúne todas estas capacidades en una única plataforma, ayudando a las organizaciones a detectar las licencias no utilizadas, a recuperarlas y a optimizar el gasto en este concepto de forma continua.
