La recolección de licencias de software permite a las organizaciones optimizar sus inversiones en estos productos y reducir los costos generales de IT. La detección de licencias no utilizadas es especialmente relevante ya que casi la mitad del software instalado y las aplicaciones SaaS con licencia no son usadas por los empleados, lo que implica un costo de unos 44.743.651 dólares al mes para las organizaciones .
Este proceso es fundamental para una estrategia eficiente de Gestión de Licencias, pero a veces resulta complejo y poco claro, en particular si no se dispone de una herramienta de Gestión de Activos de IT.
En el siguiente artículo, exploraremos más a fondo las operaciones involucradas en la detección de software no utilizado y te mostraremos cómo optimizar el procedimiento con InvGate Insight.
¡Entremos en tema!
Definición de recolección de licencias de software
En el ámbito de la Gestión de Activos de Software, la recolección de licencias de software busca identificar aquellas que no se están utilizando en la actualidad y tomar las medidas adecuadas para su reasignación.
El software puede no usarse por muchas razones, siendo bastante fácil que pase desapercibido: a veces, la licencia se desinstala de la máquina, el usuario deja de estar activo o simplemente no la usa.
Sea cual fuere el motivo, el proceso permite recuperar estas licencias para retirarlas o asignarlas a un usuario diferente, reduciendo así el gasto que implica nuevas compras así como los costos anuales de mantenimiento.
5 beneficios de la recolección de licencias de software
Además de suponer un ahorro de dinero -que es una ventaja importante-, la recolección de licencias de software ayuda a mantener el cumplimiento del software y un mejor control general de tu entorno de IT.
En concreto, estos son los beneficios que ofrece la práctica:
- Ahorro de costos: es la ventaja principal y la más notoria. Al eliminar la carga financiera de las licencias no utilizadas, tu empresa optimiza sus inversiones en software y asigna los recursos de forma más eficiente.
- Mejora la Gestión de Licencias: las organizaciones obtienen una visibilidad más completa de su inventario de software, comprenden mejor los patrones de uso de las licencias y son capaces de detectar las aplicaciones no autorizadas. De este modo, pueden tomar decisiones informadas con respecto a la asignación de licencias. A su vez, garantizan el cumplimiento de las mismas y evitan el riesgo de sanciones.
- Optimización de los recursos: al reasignar las licencias a las áreas que las necesitan, es posible mejorar la productividad y asegurar que el software se utiliza de forma eficaz en toda la organización.
- Identificación de shadow IT: el análisis exhaustivo de los datos de uso del software durante el proceso de recopilación te ayuda a descubrir los casos en los que los empleados utilizan soluciones piratas o no autorizadas. Esto permite mitigar los riesgos de seguridad, respetar las políticas de cumplimiento y mejorar la gobernanza general de los datos.
- Planificación y presupuestación futuras: la recolección de licencias de software también contribuye a una más precisa toma de decisiones de planificación y presupuestación a futuro, ya que reduce costos innecesarios y permite una mejor distribución de las licencias.
Cómo funciona la recolección de licencias de software
El primer paso del proceso de recolección de licencias de software es identificar aquellas que no se utilizan. Luego, es momento de decidir qué hacer con ellas: las clasificas para su reasignación o eliminación.
En ese sentido, es importante llevar un registro de propiedad y/o disponibilidad actualizado e incorporar esta última información como parte de la Gestión de Software.
El proceso de redistribución o exclusión del software lo puedes hacer manualmente, ingresando en la computadora de cada usuario; o mediante una herramienta de directorio. Sin embargo, estos procedimientos resultan tediosos, lentos y propensos a errores.
Por lo tanto, lo mejor es implementar una herramienta de Gestión de Licencias, ya que te proporciona una visión rápida y completa de la situación y te ayuda a abordar todo el software: eso hace InvGate Insight. Veamos entonces cómo funciona.
Cómo identificar dispositivos con licencias de software sin uso con InvGate Insight
InvGate Insight permite acceder fácilmente a la información sobre el uso de cualquier software instalado en las computadoras de tu organización, gracias a su función de medición de software. Cuando se encuentra habilitada, esta capacidad monitorea su uso, brindando un nivel de detalle y conocimiento que es prácticamente imposible obtenerlo de otra manera.
Pero antes de conocer cómo identificar licencias con InvGate Insight, debes instalar el Agente en los dispositivos de tu organización para que informen a tu instancia.
Ahora crea los siguientes filtros para obtener una vista del uso del software:
- Computadora >> Instalaciones de Software >> Uso medio en los últimos X días es Y min
- Instalaciones de Software >> Clasificación de Licencia Paga
Una vez que los apliques, podrás ingresar fácilmente a esta vista siempre que desees monitorear tus licencias activas e identificar las infrautilizadas.
Cómo informar licencias de software no utilizadas o subutilizadas
Si detectaste un grupo de licencias inactivas o infrautilizadas, el próximo paso es generar un reporte para tomar las medidas pertinentes. Para hacerlo, la página de resumen de software de InvGate Insight te muestra un panorama general de las licencias de la organización.
Allí identificarás aquellas no utilizadas y las infrautilizadas, que se organizan en una vista del panel. También accederás a otras informaciones relevantes, como el título del software, el número de licencias que posees y cuántas se encuentran en uso.
En cuanto a los reportes, tienes la opción de exportar y compartir estos datos generando un informe en la página de resumen de software, destacando las licencias específicas que no se utilizan activamente. Esto proporciona una referencia visual clara del software no usado, con información accesible y comprensible para las partes interesadas.
Cómo recuperar licencias de software
Tras identificar las licencias no utilizadas o infrautilizadas e informar sobre ellas, el siguiente paso es recuperarlas. Para ello, primero debes coordinar e involucrar al departamento o equipo correspondiente.
El procedimiento de recuperación incluye la actualización de los registros de licencias, el ajuste de su recuento o la modificación de su asignación, de acuerdo con las prácticas de Gestión de Licencias de la organización.
Una buena manera de hacerlo es utilizando las integraciones de escritorio remoto de InvGate Insight para acceder a la computadora del usuario y completar las tareas. Concretado este paso, verás automáticamente la licencia disponible en tu instancia.
Otra vía posible es mediante Active Directory (AD) o Microsoft Entra ID (ex Azure AD). Esto te permite eliminar el acceso del empleado al software ajustando los permisos o derechos de acceso dentro del servicio de directorio. Sin embargo, para que este cambio se refleje automáticamente en tu inventario, AD debe estar integrado con InvGate Insight.
4 mejores prácticas para la recolección de licencias de software
El proceso de recolección de licencias de software no utilizadas o infrautilizadas requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Aquí, cuatro mejores prácticas para asegurar un procedimiento exitoso y eficiente:
- Programa una revisión periódica del software no utilizado: el análisis sistemático de los datos de uso te ayuda a detectar las licencias que ya no están operativas antes de que generen desperdicio. Esta práctica garantiza que la recolección implique un esfuerzo continuo y coherente dentro de la organización.
- Revisa el uso antes de la renovación del contrato: antes de la fecha de vencimiento, realiza una evaluación exhaustiva de las licencias que necesitas renovar para determinar su utilización actual. Luego compárala con el número de licencias que posees para identificar posibles oportunidades de recolección. Consejo profesional: puedes automatizar las notificaciones con InvGate Insight para recibir una alerta cada vez que un contrato esté por vencer.
- Mantén la documentación y los registros claros: el proceso de reutilización de licencias (incluida la identificación, las acciones, la reasignación y el ahorro de costos) debe estar asentado. Esta información ayuda a garantizar las obligaciones, además de proporcionar datos valiosos para futuras iniciativas de Gestión de Licencias. También sirve como referencia a efectos de posibles auditorías, así como para demostrar el cumplimiento de los acuerdos de licencia.
- Trata a las personas con respeto y amabilidad: la eliminación del acceso a las licencias usadas activamente en el pasado puede causar cierta incomodidad. Por ello, es esencial comunicar la decisión con empatía para fomentar la cooperación. Ofrecer soluciones alternativas o ayuda para encontrar sustitutos adecuados también colaborará en la transición y minimización de cualquier posible interrupción.
Conclusión
La recolección de licencias de software es una práctica proactiva de ITAM que se centra en la identificación y recuperación de licencias de software no utilizadas dentro del inventario de una organización. Con esta práctica, los gestores de activos tomarán el control del inventario, podrán reducir costos y optimizar la asignación de recursos.
El viaje de recolección de licencias constituye un proceso continuo: las revisiones periódicas, la comunicación eficaz y la gestión proactiva son la clave del éxito sostenido.
Por último, recuerda que cada licencia que reutilizas es una que no vuelves a comprar, y cada instalación que retiras es dinero que no estás arrojando a la basura.
Para aprovechar la recolección de licencias, solicita la prueba gratuita de 30 días de InvGate Insight.
