Con un gran número de contratos en permanente cambio, cualquier organización puede olvidar cuándo deben sustituirse por nuevas versiones o el momento en que caducarán por completo. Esto deriva en la pérdida de oportunidades e incluso en costosas multas por incumplimiento. En ese contexto, resulta esencial que los equipos IT sepan cuándo caducan dichos acuerdos, pero como suelen estar muy ocupados, suelen recurrir a soluciones para acceder con anticipación a esa información. Trabajar con avisos de vencimiento de contrato es fundamental para el departamento Informático.
Si bien existen en el mercado software específicos de gestión de contratos, el problema es que se deben adquirir estas otras herramientas como agregado específico para gestionar los plazos. Sin embargo, este no sería el caso de InvGate Asset Management, ya que permite inventariar los contratos -así como otros activos informáticos y no informáticos- y automatizar notificaciones, alertas y recordatorios. Así, es posible ahorrar dinero y tiempo, aumentar el ROI del software y mejorar la planificación.
Veamos entonces cómo funciona la herramienta de avisos de vencimiento de contrato.
6 beneficios de los avisos de vencimiento de contrato
A pesar de que suene extraño hablar de contratos en el departamento IT, los responsables ITAM los deben tener en cuenta para diversos fines. Por ejemplo, la gestión del ciclo de vida de los contratos es sumamente útil para estar al tanto de las garantías, las licencias disponibles, las auditorías de software, los alquileres de hardware, etc.
Y controlar los vencimientos representa una parte vital de la gestión de los contratos. Sin embargo, es casi imposible hacerlo manualmente. A menudo, pasan años antes de que expiren, por lo que es habitual olvidarse los plazos. Además, las organizaciones suelen tener muchos contratos. Por lo tanto, lo más probable es que fracasen si no cuentan con una herramienta de automatización para tal propósito.
Los beneficios de disponer de una herramienta que proporcione avisos de vencimiento de contrato son los siguientes:
- Garantizar el cumplimiento: los avisos de vencimiento de contrato te ayudarán a cumplir con todas las leyes y regulaciones. De este modo, protegerás a tu organización de cualquier tema legal o financiero relacionado con incumplimientos.
- Evitar renovaciones automáticas innecesarias: cada vez que recibas una alerta en InvGate Asset Management, podrás verificar si el activo en particular está siendo utilizado y en qué medida para decidir si renovar, renegociar o cancelar el contrato y así evitar compras innecesarias. Por ejemplo, si tienes demasiado hardware desocupado, sería una buena idea cancelar algunos contratos de alquiler. Si nuestra función de medición de software muestra que tus empleados no están usando las licencias de software asignadas, deberías renegociar el contrato para ahorrar algo de dinero.
- Mejorar el presupuesto: gracias a la información que InvGate Asset Management te brinda sobre el uso de software y hardware, tomarás decisiones más sabias basadas en datos, y crearás un presupuesto preciso que refleje las necesidades reales de tu empresa.
- Adoptar un ITAM preventivo: al automatizar el proceso de seguimiento de las fechas de caducidad de los contratos, contarás con datos fiables para tomar medidas y planificar tus próximos movimientos con antelación. Esto implica que si recibes avisos de vencimiento de contrato seis meses antes tendrás tiempo suficiente para evaluar tu situación y decidir si mantienes, amplías o cancelas el acuerdo. Y si automatiza las alertas para que te avisen cuando se acerca la fecha de caducidad de una garantía, podrás evaluar el estado del hardware y hacer uso de él si es necesario.
- Garantizar la continuidad del servicio: ofrecer una buena prestación es uno de los principales objetivos de ITSM. En ese contexto, los avisos de vencimiento de contrato constituyen un aliado, ya que evitan que dichos acuerdos caigan inesperadamente y permiten a los agentes renegociar con el proveedor con tiempo suficiente para que no suceda una interrupción del servicio; además de aumentar la productividad de los empleados.
- Mejorar el proceso de habilitación de cambio y gestión de problemas: los avisos de vencimiento de contrato pueden actuar como recordatorios para planificar los cambios con suficiente antelación, así como una herramienta para verificar si algo no funciona debido al estado del acuerdo.
Cómo automatizar los avisos de vencimiento de contrato con InvGate Asset Management
Configurar la automatización de los avisos de vencimiento de contrato en InvGate Asset Management es tan fácil como hacerlo con cualquier otro tipo de alerta. Primero, debes ir a Configuración >> Activos >> Automatización y hacer clic en "Agregar". Allí encontrarás distintos módulos para completar y crear el aviso. El primer módulo incluye los siguientes campos:
- Nombre: para identificar la acción automatizada.
- Descripción: de qué se trata la automatización (opcional).
- Evento: selecciona en el desplegable "Actualización de la fecha de finalización del contrato".
Una vez hecho esto, tienes que elegir las acciones y reglas que las desencadenarán. Aquí podrás trabajar con distintos módulos de "Grupo de reglas de acciones" que contienen múltiples condiciones para personalizar la alerta según tus necesidades.
Para este uso en particular, proponemos los siguientes disparadores:
- La fecha de vencimiento del contrato es xx/xx/xxxx: recibe una alerta cuando un contrato está por caducar.
- El estado del contrato expiró: te llega una notificación cuando un contrato caducó (si añades éste al primer activador de la lista, actuará como otro punto de control en caso de que hayas olvidado la fecha de expiración).
- Licencias disponibles es menor o igual a x: recibe una notificación cuando un contrato actual haya alcanzado (casi) su capacidad máxima para que puedas prepararte para renegociar.
El último paso es establecer la acción desencadenante. Elige "Enviar un correo electrónico", precisa los destinatarios, el asunto y el cuerpo, haz clic en "Guardar" y ya está; ¡tu automatización se completó!
Resumen
Configurar avisos de vencimiento de contrato en InvGate Asset Management ayudará a tu organización en tres maneras básicos pero fundamentales:
- Planificar tu presupuesto.
- Ahorrar dinero.
- Cumplir con las normas.
Y dado que la gestión de contratos constituye una parte clave de la gestión de activos IT, la mejor opción es contar con una herramienta única, en lugar de disponer de plataformas separadas que aumentan las posibilidades de error humano.
Ya conociste cómo InvGate Asset Management actúa en este campo en particular, pero esto es sólo una pequeña parte de sus capacidades para gestionar tus activos IT. Ahora compruébalo tú mismo con nuestra prueba gratuita de 30 días.
