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Alla base dell' automazione di workflow c'è una semplice premessa: i dipendenti non devono svolgere attività ripetitive manualmente. E c'è una ragione per questo: Il 57% dei responsabili IT afferma che la tecnologia di automazione consente di risparmiare dal 10 al 50% sui costi aziendali associati all'elaborazione manuale.
L'ambito delle possibilità offerte dall'automazione è ampio e può essere adattato a molti settori diversi. Tuttavia, in questo articolo ci concentreremo principalmente sull'aspetto dell'automazione dei flussi di lavoro nell'IT Service Management (ITSM) e sul modo in cui InvGate Service Management può contribuirvi.
Sia che abbiate appena iniziato o che stiate già sfruttando alcuni dei vantaggi dell'automazione, continuate a leggere per scoprire come migliorare la fornitura di servizi nella vostra organizzazione.
Indice dei contenuti
- Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
- 7 vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro.
- Come funziona l'automazione dei flussi di lavoro.
- Come automatizzare i flussi di lavoro in quattro fasi.
- Le migliori pratiche di automazione dei flussi di lavoro.
- Come utilizzare InvGate Service Management come software di automazione.
- 10 esempi di automazione del flusso di lavoro.
Che cos'è l'automazione dei workflow?
L'automazione di workflow consiste nell'utilizzare un software per eseguire attività e processi ripetitivi all'interno di un'organizzazione. L'obiettivo è ridurre al minimo la necessità di interventi manuali in ogni fase, migliorando così l'efficienza e l'accuratezza.
In generale, qualsiasi processo che segua regole e fasi chiare è adatto all'automazione.
Questa funzionalità è altamente personalizzabile e può quindi essere applicata in diversi settori e dipartimenti. Alcuni esempi di processi che possono essere automatizzati sono:
- Attività di inserimento ed elaborazione dei dati.
- Processi di approvazione dei documenti.
- Inserimento dei dipendenti.
- Richieste di modifica.
- Gestione dell'inventario.
7 vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro
I vantaggi dell'implementazione dei workflows sono molteplici, in quanto modificano il modo di lavorare e producono benefici tangibili che si ripercuotono su tutta l'organizzazione:
- Riduzione dei costi: Riducendo la necessità di lavoro manuale per le attività ripetitive, è possibile riassegnare le risorse ad attività ad alto impatto che favoriscono la crescita e l'innovazione. Nel corso del tempo, la spesa si ripaga da sola.
- Riduzione degli errori: Le attività manuali sono soggette a errori umani; l'automazione li riduce al minimo garantendo coerenza e precisione in ogni fase, rafforzando la qualità complessiva delle operazioni.
- Maggiore velocità di risoluzione: La risoluzione dei problemi viene accelerata eliminando i colli di bottiglia causati dall'intervento manuale. Sia che si tratti di assistenza ai clienti o di processi interni, l'automazione consente di fare le cose più velocemente.
- Maggiore integrazione dei reparti: La sinergia che offre consente di eliminare i passaggi manuali tra i reparti, facilitando il flusso di informazioni e migliorando la collaborazione.
- Escalation semplificata: l'automazione è in grado di scalare senza sforzo, adattandosi all'aumento dei carichi di lavoro senza sovraccaricare la vostra forza lavoro. Questa adattabilità è preziosa per un successo duraturo.
- Agenti potenziati: L'automazione aiuta il vostro team liberandolo da compiti monotoni. Con un lavoro più significativo, la soddisfazione sul lavoro aumenta (e il turnover diminuisce). Questo porta a un aumento del morale e della produttività.
- Potenziamento della formazione e dell'onboarding: Con i flussi di lavoro automatizzati, la curva di apprendimento si riduce notevolmente. I nuovi assunti possono seguire processi automatizzati passo dopo passo, riducendo le spese generali e la preparazione necessaria per la formazione.
Come funziona l'automazione di workflow?
L'automazione del flusso di lavoro si basa su una struttura logica e sistematica. Orchestra una serie di passaggi predefiniti per portare a termine un'attività o un processo specifico. Immaginatela come una catena di montaggio digitale in cui le attività si spostano senza soluzione di continuità da una fase all'altra, guidate da una serie di regole e trigger.
Questi sono gli elementi principali che lo compongono:
- Inizio e innesco - Il processo inizia con un innesco, un evento o una condizione predefinita che dà inizio al flusso di lavoro. Può trattarsi di un evento temporale, come un'attività pianificata, o di un evento basato su una condizione, come la ricezione di un'e-mail o l'invio di un modulo.
- Sequenza di attività - Una volta attivato, il flusso di lavoro si muove attraverso una sequenza di attività. Queste possono essere semplici o complesse, e comportano azioni come l'inserimento di dati, l'invio di notifiche, la generazione di report o persino l'adozione di decisioni basate su criteri predefiniti.
- Logica condizionale - I flussi di lavoro spesso incorporano una logica condizionale, che consente di prendere decisioni all'interno del processo. Ad esempio, se un ordine online supera un determinato valore, il flusso di lavoro può attivare automaticamente ulteriori fasi di revisione.
- Integrazione dei dati - I flussi di lavoro possono estrarre i dati da varie fonti (database, fogli di calcolo, API, ecc.) per eseguire le attività in modo accurato. Possono anche aggiornare i dati su più sistemi, garantendo la coerenza.
- Notifiche e avvisi - Man mano che il flusso di lavoro procede, può inviare notifiche o avvisi alle parti interessate nei punti critici sotto forma di e-mail, messaggi o persino aggiornamenti all'interno di una piattaforma di collaborazione.
- Escalation e approvazioni - Negli scenari in cui è richiesto l'intervento umano, i flussi di lavoro possono indirizzare le attività alle persone appropriate. In questo modo si garantisce che il processo scorra senza intoppi, coinvolgendo le persone giuste al momento giusto.
Software de ITSM
4.5
Gartner
Come si automatizzano i flussi di lavoro? Il processo di automazione dei flussi di lavoro in 4 fasi
La creazione di un processo di automazione dei flussi di lavoro di successo richiede un'attenta pianificazione, gli strumenti giusti e test approfonditi. Inoltre, tenete presente che l 'automazione del supporto IT è un processo iterativo; siate aperti a migliorare continuamente i vostri flussi di lavoro in base al feedback degli utenti e all'evoluzione delle esigenze aziendali.
Implementando questi passaggi è possibile creare un processo di workflow ITSM efficace.
1. Pianificare il processo
Iniziate a riunire il vostro team per tracciare una mappa dell'intero processo. Identificate i potenziali punti ciechi e le opportunità di automazione. A questo punto, è necessario discutere le attività, i punti di decisione, le approvazioni e le notifiche coinvolte nel flusso di lavoro. Questa fase di pianificazione collaborativa assicura che tutti siano allineati sugli obiettivi e sui risultati.
2. Configurare l'automazione
È il momento di creare il flusso di lavoro nel vostro strumento. Questa fase prevede la mappatura dei passaggi che devono essere eseguiti e l'ordine in cui devono avvenire. Determinate le approvazioni e le notifiche che devono essere inviate nelle diverse fasi.
È qui che prende forma la mappatura visiva. Definite e configurate o codificate i trigger che avviano l'automazione nel vostro strumento. Inoltre, specificate le condizioni che guidano il percorso del flusso di lavoro e le azioni che devono essere eseguite.
3. Testare il flusso di lavoro
Prima di distribuire il flusso di lavoro per l'uso regolare, è necessario testarlo a fondo. A tal fine, eseguite l'automazione passo dopo passo per assicurarvi che ogni azione venga eseguita come previsto. Verificate che il flusso di lavoro raccolga accuratamente i dati necessari, attivi le giuste notifiche e completi le attività con successo. In questo modo è possibile individuare eventuali problemi o discrepanze prima che abbiano un impatto sulle operazioni.
4. Adattarsi alle esigenze del team
Durante la fase di test, raccogliete il feedback del team che utilizza il flusso di lavoro automatizzato. Convalidate che l'automazione sia in linea con i loro requisiti e le loro aspettative. Quindi, implementate le modifiche necessarie per perfezionare il flusso di lavoro e assicurarvi che si adatti perfettamente alle loro operazioni quotidiane.
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Le migliori pratiche di automazione del flusso di lavoro
Per garantire il successo, nell'intraprendere questa impresa è bene considerare le seguenti best practice per l'automazione dei flussi di lavoro:
- Utilizzare gli strumenti giusti - L'automazione di un flusso di lavoro è un compito complesso. Per semplificarlo, dovreste affidarvi a un costruttore di flussi di lavoro con un'interfaccia utente intuitiva. Deve inoltre consentire di creare una mappa visiva del processo, personalizzare le fasi, integrarsi con gli strumenti e adattarsi alle esigenze specifiche.
- Creare la documentazione per la formazione - È importante fornire linee guida chiare sul funzionamento dei flussi di lavoro, compresi i loro trigger, le azioni e i punti di decisione. In questo modo i vostri team saranno in grado di utilizzarli efficacemente e di risolvere i problemi.
- Progettare i flussi di lavoro tenendo conto della scalabilità: con la crescita dell'organizzazione, i processi automatizzati devono adattarsi senza problemi. Allo stesso modo, è bene considerare la possibilità di essere a prova di futuro, inserendo nei flussi di lavoro la flessibilità necessaria per soddisfare le esigenze aziendali in continua evoluzione.
- Implementare la collaborazione tra i vari reparti - Coinvolgere le parti interessate dei vari reparti nella progettazione e nell'implementazione dei flussi di lavoro automatizzati. In questo modo si garantisce che l'automazione si allinei ai diversi requisiti dei vari team, portando a un approccio olistico allineato con l'ESM.
- Contare piani di backup e di emergenza - Anche i flussi di lavoro più ben progettati possono incontrare intoppi inaspettati. Per evitare che ciò accada, è necessario stabilire piani di backup e misure di emergenza per garantire la continuità aziendale in caso di fallimento dell'automazione.
- Eseguire test regolari - Le revisioni frequenti aiutano a identificare tempestivamente i problemi e offrono l'opportunità di aggiornare le pratiche in risposta alle mutate esigenze o ai progressi tecnologici. In generale, questo assicura che le cose funzionino come previsto.
- Mantenere l'aggiornamento - L'automazione non è un'attività "imposta e dimentica". Rivedete, aggiornate e manutenete regolarmente i vostri flussi di lavoro per mantenerli allineati con gli obiettivi in evoluzione della vostra organizzazione.
Usare InvGate Service Management come software di automazione dei flussi di lavoro
La scelta dello strumento giusto può determinare il successo o l'insuccesso del vostro processo di automazione del flusso di lavoro - sì, è così importante. Per questo motivo, dovete cercare una serie di caratteristiche che vi mettano sulla strada giusta fin dall'inizio.
Ecco cinque cose che rendono ilmoduloNo-Code Workflow Builder di InvGate Service Management un alleato assoluto per il successo.
1. Moduli personalizzabili
Qualsiasi flusso di lavoro ITSM viene attivato da una richiesta. Per rendere questo processo più efficiente, in InvGate Service Management è possibile personalizzare il modulo che avvia il flusso di lavoro per raccogliere in anticipo tutte le informazioni necessarie, migliorando così l'accuratezza del processo.
2. Editor grafico del flusso di lavoro
Anche se la creazione del flusso di lavoro non dovrebbe essere un compito complesso, molti strumenti sono abbastanza complessi da richiedere un dipendente dedicato con conoscenze sufficienti per costruire, testare e migliorare i flussi di lavoro in tutta l'organizzazione.
Ma questo non è il caso del nostro strumento ITSM. Siamo interessati a espandere l'automazione in tutta l'azienda (e non solo nel reparto IT). Per questo motivo, forniamo un editor grafico di facile utilizzo che consente di progettare i flussi di lavoro con funzioni di trascinamento e rilascio. In questo modo, tutti possono definire sequenze di attività, punti di decisione, approvazioni e notifiche, indipendentemente dalle loro conoscenze tecnologiche.
3. Funzionalità Low-Code/No-Code
Sulla stessa linea, le funzionalità Low-Code/No-Code di InvGate Service Management soddisfano tutti i livelli di competenza. Sia che siate sviluppatori esperti o che siate alle prime armi con l'automazione, potete creare flussi di lavoro complessi senza avere conoscenze di codifica, rendendo il processo di automazione accessibile a un pubblico più ampio.
4. Modelli di flusso di lavoro precostituiti
Sempre in linea con la nostra missione di semplificare e rendere più immediata l'automazione dei flussi di lavoro, abbiamo progettato modelli precostituiti e personalizzabili. Ciò significa che non dovrete partire da zero: potrete scegliere il modello che meglio si adatta al vostro processo e personalizzarlo in base alle vostre esigenze.
5. Integrazione di informazioni su clienti, sedi e beni
Una delle caratteristiche principali di InvGate Service Management è la capacità di memorizzare e fare riferimento alle informazioni sui clienti, sulle sedi e sugli asset all'interno dei flussi di lavoro. L'obiettivo è quello di migliorare l'efficacia dell'automazione sfruttando i dati rilevanti.
Ciò è possibile grazie all'integrazione di InvGate Service Management con molti sistemi diversi, tra cui servizi di directory, strumenti di Access Management, soluzioni di Identity and Access Management e software di IT Asset Management.
6. Integrazione API aperta a 2 vie
Sappiamo che ogni caso d'uso è unico e quindi lo strumento che scegliete deve essere abbastanza flessibile da affrontare la personalizzazione.
Per questo motivo, anche se InvGate Service Management offre un'ampia gamma di funzionalità integrate, può essere collegato ad altri strumenti attraverso le sue API aperte a 2 vie, in modo da estendere la portata e le funzionalità dei vostri flussi di lavoro automatizzati.
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Automazione del flusso di lavoro ITSM
Il fascino dell'automazione nell'ITSM risiede nella sua capacità di liberare gli agenti del service desk, che sono gli addetti alla risoluzione dei problemi in prima linea.
Senza attività ripetitive nelle loro liste di cose da fare, possono reindirizzare i loro sforzi verso sfide più complesse e strategiche, dove il loro contributo fa la differenza. Questo si traduce in una risoluzione più rapida dei problemi, in una migliore qualità del servizio e, in ultima analisi, in utenti finali più soddisfatti.
Tuttavia, la portata dell'automazione dei flussi di lavoro ITSM può anche estendersi oltre i confini dei reparti IT, grazie al framework Enterprise Service Management (ESM). Se lo rispettate, porterete i principi dell'ITSM in altre aree dell'organizzazione oltre all'IT, contribuendo così a migliorare la fornitura di servizi in tutti i reparti.
10 esempi di automazione del flusso di lavoro
Come abbiamo detto, l'automazione dei flussi di lavoro non si limita a un reparto o a un ruolo specifico, ma ha il potenziale per beneficiare della fornitura di servizi in diverse aree dell'azienda.
Ecco alcuni esempi chiave di flussi di lavoro per avviare il vostro processo di automazione:
- Automazione del flusso di lavoro delle risorse umane - Semplificate i processi di onboarding e offboarding dei dipendenti con l'automazione e assicurate che i nuovi assunti siano perfettamente integrati nell'organizzazione e che i dipendenti in partenza abbiano il loro accesso e le loro risorse gestite correttamente. È inoltre possibile gestire le richieste di formazione approvando e programmando i corsi.
- Automazione del flusso di lavoro della gestione delle modifiche - È possibile automatizzare l'approvazione e l'implementazione delle modifiche all'infrastruttura IT, alle applicazioni e ai servizi, assicurando che le modifiche siano tracciate, testate e distribuite in modo efficiente.
- Automazione del flusso di lavoro della gestione dei problemi - Create un flusso di lavoro per identificare, classificare, indagare e risolvere i problemi IT ricorrenti, riducendo l'impatto degli incidenti e prevenendo quelli futuri.
- Automazione del flusso di lavoro della gestione delle risorse IT - Creare un processo per automatizzare il tracciamento, la manutenzione e la gestione del ciclo di vita delle risorse IT. In questo modo, ottimizzerete l'allocazione delle risorse e ridurrete i costi.
- Gestione dei progetti - Tracciate i progetti dalla pianificazione al completamento, garantendo la coerenza delle proposte e la stessa documentazione per tutti.
- Automazione del flusso di lavoro della gestione del rischio - È possibile automatizzare la valutazione e l'identificazione dei rischi potenziali tra progetti, processi e sistemi. Questo processo può migliorare la gestione complessiva del rischio e il processo decisionale.
- Automazione del flusso di lavoro per la gestione delle scorte - Per garantire livelli ottimali di scorte e ridurre al minimo gli esaurimenti o l'eccesso di scorte, è possibile automatizzare i processi di monitoraggio delle scorte e di rifornimento delle stesse.
- Automazione del flusso di lavoro della gestione dei contratti - Ridurre i ritardi legati ai contratti e garantire la conformità ai termini e alle condizioni automatizzando i processi di creazione, approvazione e rinnovo dei contratti.
- Automazione del flusso di lavoro per la reimpostazione della password e lo sblocco dell'account - Automatizzate i processi di reimpostazione della password e di sblocco dell'account, consentendo agli utenti di riottenere l'accesso senza interventi manuali.
- Automazione del flusso di lavoro per le richieste di fornitura - È possibile impostare flussi di lavoro per il prestito di asset e la richiesta di software per tenere traccia e approvare i prestiti di hardware e le richieste di licenza software.
- Automazione del flusso di lavoro per il trasferimento a fornitori e strutture di riciclaggio - Questo processo garantisce uno smaltimento corretto e la conformità alle normative ambientali. A tal fine, è possibile automatizzare il trasferimento della proprietà delle risorse IT ai fornitori o alle strutture di riciclaggio.
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Per riassumere
La bellezza dell' automazione del flusso di lavoro sta nella sua adattabilità. Ogni richiesta ha un processo di risoluzione unico e lo strumento deve essere in grado di adattarsi a ogni caso. Questo vi permetterà di ridurre gli errori e di liberare preziose risorse umane per concentrarle su attività di maggior valore.
Per raggiungere questo obiettivo, il costruttore di flussi di lavoro di InvGate Service Management vi permette di personalizzare il processo in base alle esigenze della vostra organizzazione. Tra le sue caratteristiche, possiamo evidenziare:
- Moduli personalizzabili.
- Editor grafico del flusso di lavoro.
- Funzionalità Low-Code/No-Code.
- Integrazione delle informazioni su clienti, sedi e beni.
- Integrazione API aperta a 2 vie.
Quindi, se volete ottimizzare l'automazione dei flussi di lavoro nelle vostre operazioni ITSM, richiedete la prova gratuita di 30 giorni di InvGate Service Management e iniziate oggi stesso!
Domande frequenti
Che cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è una sequenza di attività, azioni o processi progettati per raggiungere un risultato o un obiettivo specifico in modo strutturato.
Quali sono i tre tipi di flussi di lavoro?
I tre tipi di flussi di lavoro sono i flussi di lavoro sequenziali, i flussi di lavoro a macchina a stati e i flussi di lavoro basati su regole, ognuno dei quali rappresenta diversi modelli di esecuzione dei compiti e di processo decisionale.
Che cos'è l'automazione dei processi?
L'automazione dei processi prevede l'utilizzo della tecnologia per semplificare ed eseguire attività, azioni o processi con un intervento manuale minimo, migliorando l'efficienza e riducendo gli errori.
Qual è la differenza tra automazione del flusso di lavoro e automazione dei processi?
L'automazione dei flussi di lavoro si concentra sull'orchestrazione delle attività in una sequenza predefinita, mentre l'automazione dei processi comprende una gamma più ampia di attività, tra cui il processo decisionale e l'integrazione dei dati, per ottimizzare interi processi.
Che cos'è il software di automazione dei flussi di lavoro?
Il software di automazione dei flussi di lavoro è uno strumento che consente la progettazione, l'esecuzione e la gestione di flussi di lavoro automatizzati, spesso fornendo funzionalità come la sequenza delle attività, l'integrazione dei dati e le notifiche.
Quali sono i diversi tipi di automazione dei flussi di lavoro?
I diversi tipi di automazione dei flussi di lavoro comprendono l'automazione basata sui documenti, l'automazione basata sulle attività, l'automazione basata sull'approvazione e l'automazione basata sull'integrazione dei sistemi, che rispondono a diversi requisiti di processo.
L'automazione del flusso di lavoro è la stessa cosa della RPA?
No, sono correlate ma distinte: l'automazione dei flussi di lavoro si concentra sull'orchestrazione delle attività, mentre la Robotic Process Automation (RPA) prevede l'utilizzo di robot software per automatizzare attività ripetitive che imitano le azioni umane.
