Un registro que refleje cuándo renovar licencias de software resulta imprescindible para cualquier empresa que se dedique a la Gestión de Servicios de IT (ITAM) o al soporte de IT en general. El documento asegura el uso correcto de dichas licencias desde el punto de vista legal.
Pero no siempre es tan simple: la Gestión de Licencias de Software puede parecer abrumadora y llevar mucho tiempo, sobre todo porque la mayoría de las organizaciones hacen malabares con tantas instalaciones, cada una con sus propias fechas, términos y condiciones.
Y si no estás al tanto de todo, seguramente pagarás más de lo necesario o te enfrentarás a problemas por incumplimiento.
Pero no te preocupes, nosotros te vamos a ayudar explicándote en qué consiste la renovación del software, por qué es importante y cómo colabora una herramienta de ITAM para agilizar los procesos clave.
Así que, ¡manos a la obra!
¿Cuál es la definición de renovación de software?
La renovación de software es un término que se escucha a menudo en el sector de ITAM, porque constituye una de sus mejores prácticas. La práctica es similar a renovar un contrato de alquiler, pero en lugar de una casa o un apartamento, se trata del derecho a utilizar un software específico.
Esto resulta crucial para un gestor de activos de IT, ya que el software es esencial para administrar los servicios tecnológicos, solucionar problemas y, en general, mantener en funcionamiento la infraestructura informática de la empresa.
En términos más sencillos, el proceso de renovar licencias de software de tu aplicación SaaS, por ejemplo, es como decir: “Usamos este software, nos está funcionando muy bien y nos gustaría seguir utilizándolo”.
Cuando una licencia de software caduca, los usuarios suelen perder el acceso a las actualizaciones, el soporte y, a veces, a la capacidad de usarlo por completo, dependiendo de los términos del acuerdo.
Por otro lado, al renovar licencias de software, te aseguras de que tu equipo siga proporcionando un soporte de IT de primer nivel. Además, te mantiene en el lado correcto de la ley, evitando problemas de Gestión del Cumplimiento. Así que, en esencia, la renovación del software pone a resguardo la solución, y por extensión, tus servicios de IT para que funcionen a la perfección.
Los entresijos del cumplimiento de licencias de software
8 beneficios de la Gestión de Renovaciones
Una estrategia de Gestión de Renovaciones de Software implica mantener el cumplimiento de los acuerdos de las licencias, optimizar el uso y garantizar el soporte continuo del proveedor y las actualizaciones de seguridad.
En concreto, estos son los principales beneficios de incorporar una estrategia de estas características en tu organización:
1. Mayor ahorro de dinero
El seguimiento para renovar licencias de software ayuda a las organizaciones a ahorrar dinero optimizando dichos acuerdos y suscripciones. Esto garantiza que sólo renueven aquellas que realmente necesita, evitando gastos sin sentido; que no se malgaste dinero en las que no se utilizan; y que se encuentren opciones más asequibles que sigan satisfaciendo los requerimientos de la empresa.
2. Mejor previsión presupuestaria
En la misma línea, la práctica ofrece información sobre las próximas fechas para renovar licencias de software así como de los costos asociados, lo que permite a las organizaciones prever y asignar con precisión los presupuestos de IT para este ítem. Se trata de disponer de una hoja de ruta financiera para planificar con eficacia y evitar sorpresas o excesos.
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3. Cumplimiento legal más estricto
Con esta estrategia, las organizaciones se aseguran que cumplen la normativa sobre licencias de software, evitando posibles problemas legales o sanciones que podrían surgir por utilizar soluciones sin licencia o que estén caducadas. Es similar a disponer de una red de seguridad para protegerse de cualquier inconveniente legal.
4. Optimización de la productividad
Con una guía clara para la Gestión de Activos de Software, las empresas identifican qué instalaciones son esenciales para sus operaciones. Esto les permite asignar recursos de forma más eficiente, garantizando que los empleados dispongan de las herramientas que necesitan para realizar su trabajo sin retrasos ni obstáculos.
5. Mejora de las relaciones con los proveedores
La Gestión de Renovaciones implica una comunicación proactiva con los proveedores de software. En concreto, las organizaciones pueden establecer relaciones sólidas y abrir oportunidades de negociación, descuentos o mejores condiciones durante el proceso de renovación. En definitiva, la práctica contribuye a construir una estrategia de Gestión de Proveedores más sólida, capaz de conducir a resultados mutuamente beneficiosos.
6. Operaciones racionalizadas
Como una máquina bien aceitada, tu infraestructura seguirá funcionando sin contratiempos inesperados gracias a la implementación de la práctica. Es decir, no se registrarán interrupción en las operaciones comerciales por licencias o suscripciones caducadas. Esto significa que los empleados seguirán trabajando sin cortes, lo que se traduce en menor tiempo de inactividad y, consecuentemente, en una mayor productividad y satisfacción del cliente.
7. Mitigación de riesgos más sólida
La Gestión de Renovaciones ayuda a mitigar el riesgo de utilizar software obsoleto o sin soporte, además de que te mantendrás a la vanguardia gracias a las últimas actualizaciones, parches y funciones de seguridad. Esto reduce la vulnerabilidad a los ciberataques y las posibles violaciones de datos, proporcionando tranquilidad y salvaguardando la información confidencial.
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8. Mayor satisfacción del cliente
La práctica garantiza que el software se encuentre siempre disponible y actualizado para los usuarios finales, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente, quienes confían en las soluciones que necesitan para cumplir sus tareas con eficacia. A su vez, equipas a los empleados con las herramientas que requieren para sobresalir en sus funciones y ofrecer un servicio excepcional a los consumidores.
El proceso para renovar licencias de software
El proceso para renovar licencias de software consta de varias fases: evaluación, investigación, toma de decisiones, renovación o transición e implementación.
Cada etapa desempeña un papel vital a la hora de garantizar que las soluciones de software de la organización se encuentren actualizadas, sean eficaces y estén alineadas con los objetivos estratégicos.
A continuación se explica cómo llevar a cabo el mantenimiento del software:
- Evaluar la situación actual: auditar las licencias de software de la organización para determinar cuáles se están utilizando y cuáles no.
- Actualizar el inventario de software: éste debe reflejar con precisión el entorno de IT y sus instalaciones.
- Identificar las próximas renovaciones: analizar minuciosamente qué acuerdos de licencia vencen, con el fin de tomar las medidas pertinentes.
- Determinar las necesidades de software: evaluar si sigue cumpliendo los requerimientos de la organización o si hay nuevas soluciones disponibles.
- Negociar las condiciones de renovación: verificar los patrones de uso del software y las licencias para conversar con los proveedores posibles mejores condiciones, descuentos o funciones adicionales.
- Renovar las licencias o suscripciones: inicia y completa fácilmente este proceso.
- Comunicar los cambios a las partes interesadas: utiliza reportes y notificaciones personalizables para difundir los detalles de la renovación a los equipos o personas pertinentes.
- Rastrear y supervisar las renovaciones: monitorea continuamente y recibe notificaciones automatizadas de las próximas renovaciones.
Algunos de estos pasos no pueden realizarse (o al menos no de forma eficiente) sin una herramienta competente. Por ejemplo, mantener tu inventario de IT en Excel posiblemente sea adecuado al principio, pero te quedará obsoleto fácilmente, mostrando información errónea, lo cual representa un peligro para tus esfuerzos de renovación de software.
Así que en la siguiente sección vamos a explorar los beneficios de usar la función de cumplimiento de software de InvGate Asset Management.
Cómo gestionar las renovaciones de software con InvGate Asset Management
Con InvGate Asset Management, puedes crear tu inventario unificado de activos de IT en menos de 24 horas, incluyendo todas las instalaciones de software de tu entorno. Además, la herramienta proporciona seguimiento y monitoreo automatizados de tus licencias y su uso.
En particular, la función de cumplimiento de software, que desempeña un papel importante a la hora de simplificar el proceso de renovación, combina la información de los contratos incorporados a tu instancia con el uso del software notificado en el entorno.
Luego, procesa y clasifica los datos de los módulos Contratos y Medición de software, abarcando las instalaciones que incumplen, el bajo uso y las oportunidades de ahorro de costos. Con toda esta información es posible tomar medidas rápidamente.
Para disponer de una visión más amplia y planificar tu estrategia con antelación, la herramienta también incorpora paneles personalizables para configurar en función de aquello que desees analizar, incluido el rendimiento del software.
9 mejores prácticas para gestionar las renovaciones de software
Para gestionar el proceso de renovar licencias de software, aquí algunos consejos y mejores prácticas:
- Empieza pronto: debes comenzar con bastante antelación a la fecha de vencimiento para disponer de tiempo suficiente para las negociaciones y evaluaciones.
- Determina tus necesidades: examina detenidamente tus licencias de software actuales para concluir si siguen cumpliendo los requerimientos de tu organización. Además, considera las nuevas soluciones disponibles en el mercado que podrían satisfacer mejor sus necesidades.
- Negocia las condiciones de renovación: utiliza los datos sobre el uso del software y las licencias para conversar acerca de posibles mejores condiciones, descuentos o funciones adicionales con los prestadores. Para ello, dispone de pruebas que respalden tus negociaciones.
- Combina las licencias: si es posible, considera esta alternativa para reducir la complejidad y, potencialmente, negociar mejores precios. Esto también puede agilizar los procesos de gestión del software.
- Comunícate con las partes interesadas: mantén informados a todos los involucrados sobre el proceso de renovación, incluyendo a los responsables de la toma de decisiones y a los usuarios finales. En ese sentido es fundamental garantizar transparencia y alineación.
- Dispone de un inventario preciso de software: la base de datos de Gestión de Activos de Software debe estar actualizada con la última información sobre las renovaciones de las licencias. Esto te ayudará a realizar un seguimiento y una administración eficaz de dichas licencias.
- Automatiza los recordatorios para la renovación: utiliza herramientas de ITAM, como InvGate Asset Management, para ese propósito. Con este enfoque proactivo de ITAM evitarás interrupciones causadas por licencias vencidas.
- Infórmate sobre las actualizaciones de los proveedores: si estás interiorizado tanto de los anuncios como de las actualizaciones relacionadas con tus licencias de software, conocerás de antemano cualquier cambio en los términos de las licencias o nuevas características que puedan afectar a tus decisiones de renovación.
- Revisa y optimiza periódicamente: busca oportunidades para mejorar costos y eficiencia. También reevalúa con asiduidad tus necesidades de software y las soluciones alternativas para asegurarte de que estás maximizando el valor.
Puntos clave
Como parte de una estrategia sólida de Gestión de Activos de IT es fundamental el monitoreo regular del proceso para renovar licencias de software. Esta práctica ayuda a cumplir los requisitos de software y, al mismo tiempo, optimiza la asignación de recursos y el ahorro de costos.
El proceso implica coordinar simultáneamente los diferentes términos y condiciones de instalación. Por lo tanto, una solución que incorpore un módulo de cumplimiento del software marcará una gran diferencia en términos de eficiencia y eficacia.
Para llevar adelante la práctica, ten en cuenta los siguientes consejos: comenzar pronto para disponer de tiempo suficiente para las negociaciones y evaluaciones, determinar las necesidades de software de tu organización para saber de antemano si las licencias actuales cumplen estos requerimientos y utilizar los datos de uso para negociar con los proveedores mejores condiciones de renovación, incluyendo posibles descuentos o funciones adicionales.
No pierdas la oportunidad de conocer InvGate Asset Management y probar la herramienta en forma gratuita durante 30 días (sin tarjeta de crédito), de modo de indagar sus capacidades.
Preguntas frecuentes
¿Caducan las licencias de software?
Sí, muchas licencias de software caducan. La duración depende de los términos establecidos por el proveedor. Algunas son válidas durante un período concreto, como un año o varios, tras el cual debes renovarlas. Otras pueden ser perpetuas, lo cual implica que no vencen.
¿Qué licencia de software no caducan?
Una licencia de software perpetua no caduca. Una vez que la adquieres, puedes utilizarla indefinidamente sin necesidad de renovarla. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, aunque no venza, el acceso a las actualizaciones, la asistencia y otros servicios suelen requerir cuotas de suscripción continuas.
¿Qué ocurre cuando vence una licencia de software?
Cuando una licencia de software vence, puedes perder el acceso a dicha solución. Si bien en algunos casos es posible que siga funcionando, no recibirás actualizaciones ni asistencia del fabricante.
¿Qué es el período de renovación?
El período de renovación se refiere al plazo en el que debes renovar tu licencia de software antes de que caduque. Este período varía en función del proveedor. Algunos permiten renovarla en cualquier momento previo al vencimiento, mientras que otros exigen que lo hagas en un momento específico.
¿Qué es una licencia de software vitalicia?
Una licencia de software vitalicia, también conocida como licencia perpetua, te permite utilizar dicha solución indefinidamente. Esto significa que pagas una cuota única y puedes usarla para siempre. Sin embargo, el acceso a actualizaciones, asistencia y otros servicios suele estar vinculado a una suscripción independiente que posiblemente sea necesario renovarla en forma periódica.
