A medida que crece una empresa u organización, la gestión de su equipo e infraestructura de IT se torna cada vez más complicada, no solo por la incorporación de nuevos recursos sino también por la variedad que implican los sistemas de hoy.
A esto se suma la rápida evolución de la propia tecnología, que requiere una actualización y una adaptación constantes de las soluciones para mantenerse al día de las últimas tendencias y herramientas para poder seguir siendo competitivos.
Con el avance de IT surgen nuevas amenazas en la seguridad, que demandan estar atentos, pero sobre todo conllevan una planificación adecuada y detallada de ciertas prácticas para evitar problemas críticos.
El enfoque IMACD viene a simplificar toda esta complejidad, ya que ayuda al manejo del ciclo de vida de los recursos tecnológicos, a la vez que garantiza una mayor agilidad, seguridad y eficiencia del negocio.
¡Así que exploremos las complejidades de IMACD y cómo puede marcar una gran diferencia para tu organización en términos de gestión eficiente de IT!
También exploraremos algunas maneras en las que InvGate Asset Management puede ayudarte en el proceso.
¡Abróchate el cinturón y entremos en materia!
¿Qué es IMACD?
Comúnmente utilizado en ITSM, IMACD significa Instalación, Traslado, Incorporación, Cambio y Eliminación (Installation, Move, Add, Change y Disposal). Dicho abordaje cubre todos los aspectos y funciones de la gestión de los equipos informáticos, desde la puesta en marcha de los nuevos sistemas hasta el descarte de los equipos obsoletos.
IMACD es especialmente relevante en IT y en redes informáticas, donde el mantenimiento y la actualización resultan esenciales para el buen funcionamiento del entorno.
Componentes clave de IMACD
- Instalación: puesta en marcha y configuración de los nuevos componentes de hardware o software dentro de la infraestructura de IT. Con InvGate Asset Management, por caso, implica crear un nuevo registro en la CMDB y asignarlo a un usuario.
- Traslado: reubicación de los recursos tecnológicos existentes, incluyendo el hardware físico y los activos digitales. Con InvGate Asset Management sería la actualización del campo de ubicación del activo.
- Incorporación: integración de los elementos de IT a la infraestructura existente, lo cual contempla aplicaciones de software o actualizaciones del hardware. Si bien este paso es similar al proceso “Instalar”, también involucra a los componentes adicionales, las soluciones de un activo o un Elemento de Configuración (CI) que ya se encuentra en el entorno.
- Cambio: modificación o actualización de las configuraciones de hardware o software existentes para adaptarlas a la evolución de las necesidades del negocio o para resolver problemas. En el caso de InvGate Asset Management, por ejemplo, involucra la actualización de la configuración de un CI, el cambió del usuario asignado a un activo, o el estado de dicho activo o CI.
- Disposición: retirada o descarte de los componentes de hardware y software que ya no son requeridos o quedaron obsoletos de forma segura y responsable con el medio ambiente. Esto implica establecer el estado del activo o CI en “Eliminado”.
¿Por qué es importante un enfoque para gestionar recursos de IT?
Gracias a su enfoque estructurado para gestionar los recursos de IT a lo largo de su ciclo de vida, IMACD asegura la eficacia de las operaciones informáticas y la mejora de la productividad.
Ventajas de IMACD
- Operaciones eficientes: el abordaje garantiza la gestión sistemática de los recursos informáticos. Como consecuencia se minimizan las interrupciones y los tiempos de inactividad.
- Aumento de la productividad: con sistemas bien mantenidos y actualizados, los empleados trabajan de forma más eficiente. Además, la tecnología está siempre alineada con las necesidades operativas y estratégicas de la organización.
- Reducción de los costos: gracias a la administración estructurada del ciclo de vida de los activos, IMACD contribuye a reducir gastos innecesarios en reparaciones, reemplazos prematuros o compras de nuevos equipos.
- Mejora de la seguridad: la eliminación adecuada de los equipos obsoletos reduce el riesgo de filtración de datos, brechas de seguridad y pérdida o mal manejo de información sensible.
- Cumplimiento de la normativa: la retirada segura de los activos ayuda a acatar las reglas, como las leyes de privacidad, seguridad de los datos y del medioambiente.
- Responsabilidad con el entorno: al adherirse a prácticas de desechos responsables, las empresas minimizan su huella medioambiental.
Las 9 etapas para gestionar el ciclo de vida de los activos de IT
Consecuencias de no utilizar IMACD
Cuando se descuidan las prácticas de IMACD, la gestión tecnológica resulta ineficiente, lo cual puede provocar repercusiones graves para la continuidad de la organización.
Así, una mala administración del entorno de IT ocasionaría fallos frecuentes en los sistemas, tiempos de inactividad y una consecuente baja de la productividad que impacta de forma negativa en el posicionamiento de la empresa respecto de la competencia.
Sin una estructuración del proceso de puesta en marcha de los recursos informáticos, también se retrasaría su implementación, lo cual frena las tareas cotidianas. Además, podría llevar a errores en la Gestión de los Cambios, generando consecuencias no deseadas al momento de incorporar la nueva tecnología.
La falta de una estrategia de Gestión de Activos bien definida provocaría gastos en mantenimiento y reparaciones más frecuentes, adquisiciones prematuras de equipos, o pérdida de eficiencia debido a la subutilización de los recursos.
A todo esto se suman los potenciales riesgos de seguridad al momento de eliminar los equipos por la exposición de datos sensibles e información confidencial. Como consecuencia, las empresas deberían hacer frente a multas, sanciones legales y daños en su reputación.
Por último, la eliminación inadecuada de los dispositivos daña el medioambiente debido a los materiales tóxicos que contienen sus componentes, además de acumularse en los vertederos. Sin una práctica adecuada de Gestión de Activos, tampoco se considera la posibilidad de su reciclaje.
Cómo mitigar riesgos IT con la Gestión de Activos
Empresas destinatarias de los servicios IMACD
Los servicios IMACD son especialmente adecuados para las empresas con las siguientes características:
- Dependen en gran medida de la infraestructura y los equipos informáticos.
- Sufren cambios o ampliaciones frecuentes en su entorno de IT.
- Deben garantizar la eliminación segura y responsable de activos tecnológicos obsoletos.
- Priorizan la eficiencia operativa y la productividad.
De todos modos, estas prácticas son aplicables y resultan beneficiosos para cualquier empresa, ya que en la actualidad la mayoría se sustenta en las herramientas informáticas para llevar adelante el negocio.
Por ejemplo, las compañías de tecnología manejan un gran volumen de hardware y software, lo cual requiere una gestión eficiente de la instalación, actualización y eliminación de dichos activos.
Las instituciones financieras, por su parte, deben velar por la seguridad. Por lo tanto, IMACD las ayuda a garantizar la privacidad de los datos sensibles y de las transacciones.
En cuanto a las empresas de servicios, este enfoque contribuye a mantener y actualizar sus infraestructuras tecnológicas, impulsando prestaciones continuas y capacidades para adaptarse a las necesidades del mercado.
Opciones para implementar el enfoque para la gestión de activos
Utilizar un software especializado como InvGate Asset Management
Una manera eficaz de aplicar IMACD es a través de soluciones de software especializadas. InvGate Asset Management es una de ellas, capaz de automatizar muchos aspectos del proceso.
El software IMACD suele incluir las siguientes características:
- Seguimiento de activos de IT: rastreo y gestión a lo largo de su ciclo de vida.
- Automatización del flujo de trabajo: los procesos de instalación, traslado, incorporación, cambios y eliminación.
- Gestión del cumplimiento: garantía de que todas las prácticas de IT acatan las normas y reglamentos del sector.
- Reportes y análisis: ayudan a identificar tendencias, ineficiencias y áreas de mejora.
Contratar un Proveedor de Servicios Gestionados
Para muchas empresas, una solución práctica es asociarse a un Proveedor de Servicios Gestionados (MSP - Managed Service Provider), ya que aporta experiencia y recursos que en ocasiones carece internamente la propia organización.
Entre las ventajas de contratar a un MSP figuran:
- Experiencia: acceso a profesionales cualificados en la gestión del ciclo de vida de IT.
- Escalabilidad: capacidad para ampliar o reducir los servicios en función de las necesidades de la empresa.
- Rentabilidad: reducción de una inversión inicial significativa en software y en formación.
Contar con un equipo informático interno
Otro enfoque posible es la gestión de IMACD por parte de un equipo informático interno mediante un marco estructurado. Este método requiere el desarrollo de políticas y procedimientos claros que guíen el proceso y puede complementarse con el uso de un software especializado.
Los componentes clave de un marco estructurado contemplan:
- Procedimientos Normalizados de Trabajo (SOPs Standard Operating Procedures): directrices detalladas para cada fase del proceso.
- Programas de formación: capacitación al personal de IT en las prácticas y tecnologías de IMACD.
- Auditorías periódicas: para garantizar el cumplimiento e identificar áreas de mejora.
- Inversiones en tecnología: dotar al equipo de IT con el software y los recursos necesarios para gestionar eficazmente el proceso.
Conclusión
Los servicios IMACD ofrecen una solución integral para gestionar todo el ciclo de vida de los equipos informáticos, desde su instalación hasta su eliminación.
Dichas prácticas ayudan a las empresas a agilizar sus operaciones de IT, mejorar la productividad, aumentar la seguridad y contribuir a la sustentabilidad ambiental.
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