¿Te preguntaste alguna vez qué ocurre con todas las computadoras y los smartphones obsoletos cuando las empresas actualizan su tecnología? No resulta tan sencillo como arrojarlos a la basura. Para esbozar la respuesta, comienza por ingresar al mundo de ITAD (IT Asset Disposition o Disposición de Activos de IT).
Se trata de una práctica centrada en la gestión responsable del ciclo de vida de los equipos informáticos, en especial la etapa final, desde su reutilización hasta su reciclaje. Es un proceso crucial que contempla la seguridad de los datos, las directrices medioambientales y el cumplimiento de la normativa.
En este artículo, vamos a explorar los entresijos de ITAD, sus detalles importantes, su funcionamiento y la manera de administrar los activos de IT con eficacia. También mostraremos algunas funciones de InvGate Asset Management que te ayudarán en el proceso.
Comencemos.
¿Qué es ITAD?
ITAD o Disposición de Activos de IT se refiere a la práctica de gestionar responsablemente el ciclo de fin de vida de los equipos tecnológicos. El proceso abarca la reutilización, el reciclaje, la reconversión, la reparación o la eliminación de dichos aparatos no deseados de forma segura y respetuosa con el medio ambiente.
La importancia de ITAD va más allá de la simple gestión de los residuos. Así, por caso, al volver a usar componentes de dispositivos obsoletos, la organización ayuda a mantener materiales nocivos, como plásticos y metales pesados, fuera de los vertederos y los ecosistemas naturales.
Las empresas pueden abordar dicha práctica internamente o asociarse con proveedores especializados con experiencia en la destrucción segura de los datos y el reciclaje ecológico de los residuos electrónicos.
Pero una herramienta de ITAM también colabora con ITAD al ofrecer registros exhaustivos, información y documentación sobre el estado de los activos a lo largo de su ciclo de vida, lo cual garantiza un eficiente, preciso y seguro proceso de eliminación.
A su vez, se adaptan para satisfacer necesidades específicas, teniendo en cuenta factores como los tipos de activos, la sensibilidad de los datos y los procesos operativos. Estos enfoques personalizados ayudan a recuperar el valor de la tecnología obsoleta, al tiempo que protegen la marca de posibles brechas de seguridad o errores medioambientales.
La retirada de activos IT en ITAM y en la Gestión del Ciclo de Vida
Para ejecutar correctamente la retirada de activos IT, es fundamental tener en cuenta que ITAD se ensambla en el ámbito más amplio de la Gestión de Activos de IT (ITAM) y en la Gestión del Ciclo de Vida de ITAM.
Recordemos que ITAM es un conjunto de prácticas que ayuda a las organizaciones a gestionar y optimizar sus activos de IT, desde su adquisición hasta su eliminación. Por tanto, incluye las siguientes tareas:
- Planificación y adquisición
- Despliegue y uso
- Mantenimiento y actualizaciones
- Retirada y eliminación
Si bien ITAD representa la etapa final de este ciclo de vida, debería comenzar mucho antes. De hecho, hay que considerar las estrategias del final de la vida útil desde el momento en que se adquieren los activos.
Al integrar ITAD en los proyectos más amplios de ITAM y de la Gestión del Ciclo de Vida, las organizaciones pueden:
- Mejorar los presupuestos y previsiones de las renovaciones tecnológicas.
- Elevar la seguridad planificando desde el principio la instancia de destrucción de los datos.
- Maximizar el valor de las inversiones en IT mediante una estratégica reutilización y reciclaje de los activos.
- Garantizar enfoques coherentes y basados en políticas para su retirada.
Una herramienta de ITAM puede ayudar a ITAD al proporcionar registros detallados de los activos, asegurar que no se pierda ningún dato durante el proceso y facilitar el cumplimiento de la normativa.
Las 9 etapas para gestionar el ciclo de vida de los activos de IT
¿Por qué es importante adoptar una estrategia para la Disposición de Activos de IT?
La disposición final de los equipos de cómputo es importante para garantizar la reputación corporativa, la seguridad de la información, el cumplimiento normativo, la sustentabilidad ambiental y la optimización de los recursos.
En las próximas líneas profundizaremos en cada ítem.
Protección de la reputación de la marca
Una sólida estrategia para la Disposición de Activos de IT es crucial para salvaguardar la reputación de la marca. En efecto, las organizaciones que gestionan los dispositivos de manera responsable refuerzan su popularidad como empresas socialmente responsables, lo cual conlleva una mejora en la confianza de los clientes, socios y accionistas.
Además de proteger los datos y garantizar el cumplimiento normativo, las organizaciones que adoptan ITAD resultan más transparentes y éticas. Esto también es valorado por las partes interesadas.
Garantía de la seguridad de los datos
Uno de los aspectos críticos de ITAD es garantizar la seguridad de los datos. De hecho, una eliminación inadecuada de los activos informáticos puede dar lugar a filtraciones de la información privada y sensible, además del incumplimiento de las normativas.
Los proveedores de ITAD emplean varios métodos para asegurar un borrado completo correcto de los datos, entre ellos:
- Destrucción física del hardware
- Degaussing (borrado de soportes magnéticos)
- Software especializado para el borrado seguro de los datos
Estos procesos ayudan a impedir el acceso no autorizado a la información confidencial, incluso después de que el equipo salió del control de una organización.
Impulso del cumplimiento normativo
El tratamiento adecuado de los datos durante la eliminación de los activos informáticos no sólo es una buena práctica, sino a menudo un requisito legal. Así, por ejemplo, en México existen varias leyes que regulan la protección de los datos, entre ellas:
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP)
- Lineamientos del Aviso de Privacidad emitidos por el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI)
- Disposiciones sobre los delitos relacionados con el acceso ilícito, divulgación indebida, y la alteración de los datos personales que se encuentran en el Código Penal Federal
- Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados
- Norma Mexicana NMX-I-019-SCFI-2011, que establece las prácticas para el manejo seguro de los datos personales, enfocándose en las medidas de seguridad que deben implementarse para proteger los datos
La eliminación de información de identificación personal sin un cuidado adecuado está sujeta a duras sanciones legales en muchos países. En ese contexto, las empresas que no cuentan con procesos reglamentados para la retirada de activos IT y la eliminación de los datos corren el riesgo de perder su reputación, la confianza y hasta los ingresos.
Plan de Cumplimiento Normativo: pasos, roles y tareas
Respeto por el medioambiente
Más allá de la seguridad de los datos, ITAD desempeña un papel crucial en la promoción de la sustentabilidad medioambiental.
Los métodos responsables de eliminación de activos informáticos contemplan las siguientes tareas:
- Reacondicionamiento y reventa de los equipos viables
- Reciclaje de componentes para su uso en nuevos productos
- Eliminación adecuada de los materiales peligrosos
Estas prácticas contribuyen a la economía circular, reduciendo los residuos electrónicos y conservando recursos valiosos.
Optimización de los recursos
Una práctica adecuada de para la disposición final de los equipos de cómputo también impacta positivamente en los intereses financieros de una empresa.
En efecto, las organizaciones pueden recuperar el valor de sus activos de IT obsoletos, ya sea mediante la reventa, la reutilización de sus componentes o el reciclaje de los materiales. Esto no solo reduce el costo total de propiedad, sino que también puede generar ingresos adicionales.
Asimismo, la retirada de activos IT libera espacio y recursos, permitiendo a las organizaciones redirigir esos fondos hacia áreas más productivas o hacia nuevas inversiones en tecnología.
ITAD en la práctica
Las organizaciones que desean aplicar estrategias de ITAD tienen dos opciones: desarrollar procesos internos o asociarse con proveedores especializados en esta práctica.
Muchas empresas de ITAD ofrecen servicios integrales, como los siguientes:
- Inventario y valoración de los activos
- Transporte seguro y cadena de custodia
- Saneamiento y destrucción de los datos
- Reciclaje responsable con el medio ambiente
- Reportes detallados y certificados de destrucción
Algunos prestadores también se coordinan entre sí para maximizar el valor de los activos retirados, creando una red que redistribuye eficientemente los equipos utilizables.
Evaluación de servicios y proveedores para la retirada de activos IT
A la hora de elegir una empresa de ITAD, hay que tener en cuenta factores como:
- La reputación, los métodos de destrucción de los datos y las prácticas de sustentabilidad medioambiental.
- Las certificaciones, como R2 o e-Stewards, para asegurarse de que cumplen las normas del sector.
- La capacidad para gestionar el volumen de equipos e información que necesitas eliminar.
- La disponibilidad de informes y auditorías transparentes para garantizar la rendición de cuentas.
Cómo puede ayudar InvGate Asset Management con ITAD
Como se mencionó anteriormente, un software de ITAM específico es tu mejor aliado a lo largo de todo el proceso de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos Tecnológicos, incluyendo la etapa de retirada.
Para ello, InvGate Asset Management ofrece las siguientes funciones que permiten automatizar este procedimiento:
- Reglas de Salud: determinan el estado de un activo en función de su criticidad para el cumplimiento normativo de la empresa. Dichas reglas, que son personalizables, utilizan un código de colores (verde para dispositivos seguros, amarillo que marca una advertencia y rojo que pone de manifiesto el estado crítico). Esto te ayudará a tomar decisiones informadas sobre cuándo eliminar un aparato.
- Etiquetas inteligentes: puedes crearlas y asignarlas automáticamente a los activos que cumplen ciertos criterios en base a reglas específicas formuladas previamente. Esta función ayuda a reducir el tiempo de inactividad de los equipos, ya que alerta sobre problemas o cambios.
- Automatización: permite generar reglas y activadores que responden a acciones específicas. Entre sus múltiples posibilidades, figuran el envío de notificaciones por correo electrónico y el cambio de campos en un activo al seleccionar una opción.
Todas estas funciones colaboran con los equipos de IT para vigilar de cerca el entorno, tomar decisiones informadas a lo largo de todo el ciclo de vida de los activos y garantizar la optimización de los costos y el rendimiento.
Mejores prácticas para la Disposición de Activos de IT
Desarrollo de un programa eficaz
La creación de un programa sólido para la Disposición de Activos de IT requiere una cuidadosa planificación y ejecución.
Los elementos fundamentales de una estrategia de ITAD incluyen:
- Gestión del inventario de activos
- Políticas claras de eliminación
- Procedimientos seguros de tratamiento de datos
- Objetivos de sustentabilidad medioambiental
- Cumplimiento de la normativa pertinente
Las organizaciones deben comenzar por realizar un inventario exhaustivo de sus activos informáticos, que contemple las especificaciones del hardware, su antigüedad y su valor actual. Este documento constituye la base para poder tomar decisiones informadas sobre cuándo y cómo deshacerse de los equipos.
Cómo hacer un inventario unificado de activos de IT en 24 horas
Implementación de políticas y procedimientos
Una vez establecido el inventario, el siguiente paso es desarrollar políticas y procedimientos específicos para la retirada de activos IT.
Estos deben abordar las siguientes cuestiones:
- Gestión del Ciclo de Vida de los Activos
- Protocolos de seguridad de los datos
- Documentación de la cadena de custodia
- Requisitos de sustentabilidad medioambiental
- Criterios de selección de los proveedores
Así, las directrices claras ayudan a garantizar la coherencia en toda la organización y a minimizar el riesgo de filtración de datos o de incumplimiento de la normativa.
En forma complementaria, la organización debe garantizar la formación periódica de los empleados que participan en el proceso para mantener la adhesión a estas políticas.
7 pasos para desarrollar una eficaz Estrategia de Gestión de Activos de IT
Medición y elaboración de reportes
Para medir la eficacia de un programa de ITAD, las organizaciones tienen que establecer y realizar un seguimiento de los siguientes indicadores clave de rendimiento (KPIs):
- Porcentaje de activos reciclados o reutilizados
- Volumen de residuos electrónicos desviados de los vertederos
- Reducción de la huella de carbono
- Ahorro de costos gracias a la recuperación del valor de los activos
- Número de incidentes de seguridad de los datos
Los reportes periódicos sobre estas métricas ayudan a las organizaciones a demostrar el valor de su programa de ITAD a las partes interesadas y a identificar áreas de mejora.
El futuro de ITAD y su importancia en el sector
La industria de ITAD sigue creciendo en importancia a medida que la tecnología prolifera en todos los sectores de la economía. Aquí algunas tendencias de cara al futuro que impactarán en esta práctica:
- Mayor atención a la privacidad y la seguridad de los datos
- Creciente énfasis en los principios de la economía circular
- Adopción de tecnologías avanzadas para el seguimiento de los activos y el borrado de la información
- Expansión de los servicios de ITAD para cubrir una gama más amplia de dispositivos y equipos
Las grandes organizaciones, especialmente las de alcance nacional o mundial, están adoptando programas de este tipo consolidados y estandarizados. Este enfoque permite ejecutar prácticas más coherentes y mejorar la Gestión de Riesgo en diversas operaciones.
Complementariamente, el volumen de residuos electrónicos está creciendo en todo el mundo. En ese contexto, el papel de ITAD en la promoción de la tecnología sustentable será cada vez más crítico. Con una estrategia sólida, las organizaciones tienen la posibilidad de contribuir a una industria de IT más responsable con el medio ambiente, al tiempo que protegen sus propios intereses y la seguridad de sus datos.
Puntos clave
La disposición final de equipos de cómputo desempeña un papel crucial en la gestión tecnológica moderna. Así, un programa de ITAD bien definido ofrece numerosas ventajas, como:
- Protección de los datos sensibles de accesos no autorizados
- Garantía del cumplimiento de la normativa de protección de los datos
- Recuperación del valor de los activos retirados
- Reducción del impacto medioambiental mediante una eliminación responsable
- Mitigación de los riesgos en pos de la reputación de la marca y la estabilidad financiera
Los requisitos normativos y las necesidades corporativas de Gestión de Riesgos están evolucionando, por lo que los programas de ITAD deben adaptarse para satisfacer estas demandas cambiantes. Las organizaciones tienen que buscar soluciones que aborden la seguridad de los datos y el acatamiento de las reglas medioambientales durante todo el proceso de eliminación.
Una herramienta eficaz que es capaz de impulsar tus operaciones de IT y agilizar la Gestión de Activos a lo largo de su ciclo de vida es InvGate Asset Management: solicita la prueba gratuita de 30 días para comprobar tú mismo cómo lo hace.
