Como os ativos são o principal objeto da prática de gerenciamento de ativos de TI, para tirar o máximo proveito dela, é essencial se aprofundar e implementar um gerenciamento completo do ciclo de vida dos ativos de TI. Esse é um processo complexo que vai desde a solicitação do ativo até o seu descarte, por isso é importante projetar e aplicar um plano ITAM para garantir que todas as etapas e requisitos sejam atendidos.
Para ajudá-lo nesse processo, sua prática deve ser apoiada por um software ITAM específico, como o InvGate Asset Management, que oferece vários recursos para otimizar cada etapa da prática de Gestão do Ciclo de Vida dos Ativos de TI (ITLAM).
Portanto, primeiro consideraremos alguns dos principais benefícios do ITLAM e dividiremos a prática em etapas gerenciáveis. Em seguida, veremos como implementá-la em sua organização e algumas práticas recomendadas que não podem faltar ao fazer isso. Por fim, veremos por que você deve considerar a implementação de uma solução ITAM competente para obter o máximo do seu Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI.
Sem mais delongas, vamos direto ao assunto!
Índice
- Definição do ciclo de vida do gerenciamento de ativos de TI
- Benefícios do ciclo de vida do ITAM
- Os 9 estágios do ciclo de vida do ITAM
- Implementação de um processo de ciclo de vida de gerenciamento de ativos de TI
- Uso de software para automatizar o ciclo de vida do ITAM
Definição do gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
ITALM é o processo de gerenciamento de todo o ciclo de vida de um ativo de TI, desde a aquisição até o descarte. Seu principal objetivo é otimizar o valor e o uso dos ativos durante todo o seu ciclo de vida, minimizando os custos, mitigando os riscos e garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares.
O ITALM está intimamente relacionado a duas outras práticas importantes de TI: Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) e, mais especificamente, Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM). Enquanto o primeiro se concentra no gerenciamento de ativos de software e hardware para garantir que sejam licenciados, utilizados e mantidos adequadamente, o HAM é um subconjunto do ITAM que trata especificamente dos ativos de hardware de uma organização, incluindo sua aquisição, implantação, manutenção e descarte.
Mas o ITALM vai além dessas duas práticas: ele adota uma abordagem holística para gerenciar os ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento e a aquisição até o descarte e a desativação (prometemos que falaremos mais sobre isso abaixo!).
5 benefícios do ciclo de vida do gerenciamento de ativos de TI
A adoção do gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI pode oferecer vários benefícios à sua organização, pois ele rastreia os ativos de TI de forma abrangente e integrada.
Aqui estão os principais benefícios:
- Visibilidade aprimorada dos ativos - Fornece uma visão abrangente dos ativos de TI de uma organização, permitindo que as equipes de TI rastreiem e gerenciem seus ativos com mais eficiência. Isso é fundamental para garantir a conformidade regulamentar, reduzir os riscos de segurança e otimizar a utilização dos ativos.
- Economia de custos - O ITALM ajuda as organizações a reduzir custos otimizando a utilização de ativos, minimizando compras e substituições desnecessárias e evitando penalidades associadas à não conformidade.
- Maior eficiência - O gerenciamento do ciclo de vida completo de seus ativos simplifica os processos gerais de gerenciamento. Isso pode incluir a automatização de tarefas como rastreamento, manutenção e retirada de ativos, liberando a equipe de TI para se concentrar em outras tarefas essenciais.
- Melhor gerenciamento de riscos - Ao gerenciar os ativos de forma mais estruturada e integrada, as organizações podem reduzir a probabilidade de violações de dados e garantir a conformidade com as normas relevantes.
- Melhoria na tomada de decisões - ao fornecer às equipes de TI dados relevantes durante todo o ciclo de vida, permite que elas tomem decisões orientadas por dados.
- Maior satisfação do cliente - Garantir que os ativos de TI sejam mantidos adequadamente, estejam disponíveis e seguros significa clientes mais satisfeitos.
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Os 9 estágios do gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
Agora, é hora de aprender como começar a usar o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI. O processo pode ser organizado em nove estágios principais que consideram todo o ciclo de vida de um ativo.
Aqui está uma visão geral detalhada de cada um deles.
1. Solicitação de ativos
O primeiro estágio começa com um funcionário solicitando hardware por meio da central de serviços. Lembre-se de garantir que as solicitações de hardware sejam feitas de forma organizada e controlada, para que cada solicitação seja tratada da forma mais rápida e adequada possível.
É importante que esse processo esteja alinhado com as atividades de planejamento e orçamento do gerenciamento de ativos de TI da organização.
A integração do InvGate Asset Management com o InvGate Service Management - que, a propósito, é um processo simples e rápido - oferecerá a possibilidade de criar fluxos de trabalho para todo esse processo, que inclui recursos de automação em ambas as soluções.
2. Aquisição
O estágio de aquisição, como você provavelmente pode perceber pelo nome, é quando a organização compra, aluga ou adquire um ativo. Ela deve garantir que eles sejam obtidos de maneira econômica.
Para isso, é muito útil estabelecer um processo de aquisição bem definido e documentar o valor e a depreciação do ativo no InvGate Asset Management. Não se esqueça de incluir todas as variáveis ao fazer esse cálculo, como o valor periférico, que pode ser suporte, manutenção e outros. Isso é fundamental para calcular o custo total de propriedade de um ativo.
3. Bens em
Depois de adquirir o ativo e recebê-lo do fornecedor, lembre-se de verificá-lo e etiquetá-lo com uma etiqueta de ativo para identificá-lo.
Há várias maneiras de adicionar um ativo ao seu inventário no InvGate Asset Management:
- Instalar um agente
- Adicionar manualmente
- Importar um modelo de arquivo .xlx
Depois de concluir seu inventário, use o InvGate Asset Management para criar e anexar códigos QR. Dessa forma, você pode digitalizá-los para acessar o perfil do ativo em sua instância e garantir que o hardware seja contabilizado e rastreado durante todo o seu ciclo de vida.
4. Garantia de qualidade
Nesta etapa, você deve verificar se o ativo é adequado à finalidade; isso significa que ele deve atender aos requisitos de utilidade e garantia. Esse processo exige um processo de teste bem definido, alinhado com o plano de gerenciamento de ativos de TI da organização. Se ele precisar ser enviado para a garantia, lembre-se de alterar o estado do ativo.
Com o recurso de gestão de contratos do InvGate Asset Management, esse processo é simples, pois é possível vincular os acordos a outros itens de configuração (CIs) para ver rapidamente se a garantia está sendo cumprida.
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5. Implantação
A instalação e a configuração do software no hardware correspondente são fundamentais para garantir seu funcionamento e manutenção adequados. O InvGate Asset Management permite que você instale, configure e atualize o software simultaneamente em vários computadores ou servidores.
Com o recurso de implementação de software, você pode automatizar o processo criando scripts para serem executados em vários computadores ao mesmo tempo. Além disso, ele oferece integrações nativas com vários desktops remotos para facilitar o acesso a qualquer computador que esteja sendo monitorado.
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6. Suporte a BAU
Durante o estágio de suporte BAU (Business as Usual), você deve fornecer suporte contínuo para o ativo por meio de práticas padrão de gerenciamento de incidentes, para garantir que ele esteja disponível e funcionando adequadamente para os funcionários que precisam dele. Adicione os contratos relacionados ao seu inventário e automatize as notificações relacionadas ao gerenciamento do ciclo de vida do software.
7. Manutenção
A manutenção regular é necessária para manter os ativos de hardware funcionando em níveis ideais e prolongar sua vida útil. Isso inclui tanto a manutenção proativa, como atualizações programadas e manutenção preventiva, quanto a manutenção reativa para resolver problemas ou falhas inesperadas.
Para manter esse processo em andamento sem problemas, as Health Rules e as etiquetas inteligentes do InvGate Asset Management são a melhor opção. Enquanto o primeiro mostra o estado de saúde dos ativos monitorados, o segundo é atribuído automaticamente aos ativos que atendem às condições da tag.
8. Aposentadoria
À medida que os ativos de hardware se aproximam do fim de sua vida útil, eles precisam ser desativados de forma controlada. Isso envolve determinar o melhor curso de ação, como vender ou doar o hardware, e garantir que todos os dados confidenciais sejam apagados com segurança antes que o hardware deixe a organização.
Você pode automatizar as notificações para lembrá-lo quando um ativo atingir determinados anos ou uso e alterar o estado e a propriedade do ativo depois que ele for desativado.
9. Descarte
Depois de decidir que um ativo de hardware deve ser desativado, você também deve garantir que ele seja descartado adequadamente. Para fins de sustentabilidade, isso envolve garantir que todos os materiais perigosos sejam descartados de acordo com as normas locais e que todos os materiais recicláveis sejam reciclados adequadamente. Para essa etapa, você também deve considerar se há dados confidenciais que devem ser levados em conta. Por fim, investigue se o ativo pode ser vendido ou doado, pois isso terá um impacto positivo em seu custo de propriedade.
Implementação de um processo de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
A implementação de um processo de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI pode ser uma tarefa complexa, mas é essencial para que as organizações gerenciem efetivamente seus ativos de TI. Aqui estão algumas etapas para ajudar as organizações a implementar um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI:
- Defina o escopo - Isso inclui identificar os tipos de ativos que serão gerenciados, as partes interessadas envolvidas e quaisquer requisitos regulamentares ou de conformidade que devem ser atendidos. Lembre-se que com InvGate Asset Management, você pode criar campos personalizados e CIs.
- Estabeleça funções e responsabilidades - Uma vez que o escopo tenha sido definido, é importante estabelecer funções e responsabilidades claras para todos os envolvidos no processo de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI. Isso inclui identificar quem será responsável por cada estágio do processo, bem como quem será responsável pelo gerenciamento e supervisão geral do processo.
- Desenvolva políticas e procedimentos - Eles devem incluir diretrizes de solicitação e aquisição de hardware, etiquetagem e rastreamento de ativos, garantia de qualidade, implementação, manutenção, aposentadoria e descarte. Lembre-se de definir as regras de integridade para garantir que seus ativos atendam a essas políticas.
- Selecione uma ferramenta de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI - Selecione uma ferramenta que atenda às necessidades de sua organização e que possa se integrar aos sistemas de TI existentes. O InvGate Asset Management pode ajudá-lo em cada etapa do ciclo de vida do ativo, além de ter alguns recursos extras que atenderão às suas necessidades para todo o processo ITAM.
- Treine a equipe - Depois de selecionar as políticas, os procedimentos e a ferramenta adequados, é igualmente importante treinar a equipe sobre como usá-los. Isso deve incluir os processos de solicitação e aquisição de hardware, rastreamento e rotulagem de ativos, garantia de qualidade, implementação, manutenção, aposentadoria e descarte.
- Implemente o processo - Depois que o programa piloto tiver sido concluído e os ajustes necessários tiverem sido feitos, é hora de implementar o processo de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI em toda a organização. Certifique-se de que toda a equipe esteja ciente do processo, que tenha acesso às ferramentas e aos recursos necessários e que o processo esteja sendo seguido de forma consistente.
- Monitorar e avaliar - Monitore o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI continuamente e avalie sua eficácia. Isso inclui o acompanhamento dos principais indicadores de desempenho do ITAM que garantirão que o processo seja ajustado e aprimorado ao longo do tempo para assegurar que os ativos de TI estejam sendo gerenciados da forma mais eficaz possível.
4 Práticas recomendadas de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
Agora que você sabe como implementar o IT Lifecycle Management, lembre-se de que existem algumas práticas recomendadas a serem seguidas:
- Estabeleça políticas e procedimentos claros - Desenvolva um conjunto abrangente de políticas e procedimentos que descrevam todo o processo de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI, desde a aquisição até o descarte. Isso garantirá a consistência e a padronização no gerenciamento de ativos de TI em toda a organização.
- Utilize o software de gestão de ativos - A implementação do InvGate Asset Management como sua solução de software ITAM pode ajudar a simplificar e automatizar todo o processo de gestão do ciclo de vida dos ativos de TI, rastreando e monitorando os ativos de TI em tempo real durante todo o seu ciclo de vida.
- Realize auditor ias regulares de TI - A realização de auditorias internas regulares de ativos de hardware e software pode ajudar a identificar quaisquer discrepâncias ou erros nos registros de ativos. Isso garantirá que sua organização tenha um inventário preciso de seus ativos de TI.
- Treine os funcionários - Certifique-se de que todos os funcionários sejam treinados no processo e entendam suas funções e responsabilidades. Isso ajudará a garantir que os ativos de TI sejam gerenciados com eficiência e que todos sigam os mesmos procedimentos.
Uso de software para automatizar o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI
Conforme mencionado anteriormente, um software ITAM específico é seu melhor aliado para apoiá-lo em todo o processo de gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI.
Quando se trata de automatizar, InvGate Asset Management lhe oferece várias características para realizar este processo:
- Regras de saúde - As regras de saúde do ativo são parâmetros de status do ativo que são determinados pelo grau de criticidade do estado do ativo. Isso dependerá da conformidade regulatória de sua empresa. Elas são personalizáveis e funcionam com um código de cores: verde significa que seus dispositivos estão seguros, amarelo significa que há um aviso e vermelho significa que seus dispositivos estão em estado crítico.
- Etiquetas inteligentes - Você pode criar etiquetas definindo determinadas regras que serão automaticamente atribuídas aos ativos que as cumprirem. Elas são ótimas para reduzir o tempo de inatividade do equipamento, pois permitem que você perceba um problema ou uma alteração assim que ela ocorrer.
- Automação - Com esse recurso, você pode criar regras e acionadores que respondem a ações específicas. Ele inclui um amplo escopo de possibilidades: desde notificações por e-mail até a alteração de campos em um ativo.
Principais conclusões
O IT Asset Lifecycle Management é uma estrutura abrangente para gerenciar os ativos de TI de uma organização durante todo o seu ciclo de vida, que começa com a aquisição e termina com o descarte. Quando feito de forma eficaz, pode ajudar sua organização a:
- Reduzir custos.
- Otimizar a utilização dos ativos.
- Garantir a conformidade com as normas obrigatórias.
- Melhorar o desempenho geral e a confiabilidade da infraestrutura de TI.
Uma implementação bem-sucedida deve incluir um processo bem definido desde o início, com etapas, funções e responsabilidades claramente definidas, e a ferramenta ITAM correta para dar suporte ao seu trabalho.
Para cada etapa do processo, você pode contar com o InvGate Asset Management como seu software ITAM.
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Perguntas mais frequentes
Um plano de gerenciamento de riscos inclui o ciclo de vida dos ativos de TI?
Um plano de gerenciamento de riscos deve incluir o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI como um componente essencial, pois os ativos de TI podem desencadear vários riscos para uma organização, como violações de segurança, perda de dados e violações de conformidade.
Quais são os três principais tipos de gerenciamento de ativos?
Os três principais tipos de Gerenciamento de Ativos são o Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM), que se concentra no gerenciamento de ativos físicos, como computadores e servidores, o Gerenciamento de Ativos de Software (SAM), que gerencia licenças de software, e o Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM), que é voltado para os serviços de TI e garante que eles atendam às necessidades da organização.
Qual é a primeira etapa do ciclo de vida dos ativos de TI?
A primeira etapa do ciclo de vida dos ativos de TI é o estágio de solicitação de hardware, em que um funcionário solicita o hardware por meio da central de serviços. Isso envolve a coleta de informações sobre as necessidades de hardware, como o tipo de equipamento, a quantidade e o prazo de entrega.
