Como os ativos são o principal objeto da prática de Gerenciamento de Ativos de IT, para aproveitá-la ao máximo, é essencial aprofundar e implementar um completo Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de TI. Este é um processo complexo que vai desde a solicitação do ativo até sua disposição, portanto, é importante projetar e aplicar um plano para garantir que cada etapa e requisito sejam abordados.
Para ajudá-lo nesse processo, sua prática deve ser apoiada por um software específico de ITAM, como o InvGate Insight, que oferece vários recursos para otimizar cada etapa da prática de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT (ITLAM).
Então, primeiro consideramos alguns dos principais benefícios do ITLAM e detalharemos a prática em etapas gerenciáveis. Em seguida, veremos como implementá-lo em sua organização e algumas melhores práticas que você não pode perder ao fazer isso. Por fim, veremos por que você deve considerar a implementação de uma solução competente de ITAM para obter o máximo do seu Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT.
Sem mais delongas, vamos direto ao assunto!
Índice de conteúdos
- Definição de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
- 5 benefícios do ITLAM
- As 9 etapas do Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
- Implementação de um processo de ITLAM
- 4 melhores práticas de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
- Usando software para automatizar o ITLAM
Definição de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
O ITALM é o processo de gerenciar todo o ciclo de vida de um ativo de IT, desde a aquisição até a disposição. Seu principal objetivo é otimizar o valor e o uso dos ativos ao longo de todo o seu ciclo de vida, minimizando os custos, mitigando os riscos e garantindo a conformidade com os requisitos regulatórios.
O ITALM está intimamente relacionado a duas outras práticas importantes de IT: Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM) e, mais especificamente, Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM). Enquanto o primeiro se concentra em gerenciar ativos de software e hardware para garantir que estejam devidamente licenciados, utilizados e mantidos, o HAM é um subconjunto do ITAM que lida distintamente com os ativos de hardware de uma organização, incluindo sua aquisição, implantação, manutenção e disposição.
Mas o ITALM vai além dessas duas práticas: ele adota uma abordagem holística para gerenciar os ativos de TI ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde o planejamento e a aquisição até a disposição e desativação (mais sobre isso abaixo, prometemos!).
5 benefícios do Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
Adotar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT pode oferecer vários benefícios à sua organização, pois rastreia os ativos de IT de forma abrangente e integrada.
Aqui estão os principais lucros:
- Melhor visibilidade de ativos - Fornece uma visão abrangente dos ativos de IT de uma organização, permitindo que as equipes de IT rastreiem e gerenciam seus ativos de forma mais eficaz. Isso é crucial para garantir conformidade regulatória, reduzir os riscos de segurança e otimizar a utilização dos ativos.
- Economia de custos - O ITALM ajuda as organizações a reduzir custos, otimizando a utilização dos ativos, minimizando compras e substituições desnecessárias e evitando penalidades associadas à não conformidade.
- Aumento da eficiência - Gerenciar o ciclo de vida completo de seus ativos simplifica os processos gerais de gerenciamento. Isso pode incluir a automação de tarefas como rastreamento de ativos, manutenção e aposentadoria, liberando a equipe de IT para se concentrar em outras tarefas críticas.
- Melhor Gerenciamento de Riscos - Ao gerenciar os ativos de forma mais estruturada e integrada, as organizações podem reduzir a probabilidade de violações de dados e garantir conformidade com regulamentações relevantes.
- Melhoria na tomada de decisões - Fornecendo às equipes de IT dados relevantes ao longo de todo o ciclo de vida, permitindo que tomem decisões baseadas em dados.
- Satisfação do cliente aprimorada - Garantir que os ativos de IT sejam adequadamente mantidos, disponíveis e seguros significa clientes mais satisfeitos.
As 9 etapas do Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
Agora, é hora de aprender como começar com o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT. O processo pode ser organizado em nove etapas-chave que consideram todo o ciclo de vida de um ativo.
Aqui está uma visão detalhada de cada uma.
1. Solicitação de ativo
A primeira etapa começa com um funcionário solicitando hardware por meio do service desk. Lembre-se de garantir que as solicitações de hardware sejam feitas de maneira organizada e controlada, para que cada solicitação seja tratada o mais rapidamente e adequadamente possível.
É importante que esse processo esteja alinhado tanto com o plano de Gerenciamento de Ativos de IT da organização quanto com o orçamento.
A integração do InvGate Insight com o InvGate Service Desk - que, aliás, é um processo simples e rápido - fornecerá a possibilidade de criar fluxos de trabalho para todo esse processo, que inclui recursos de automação em ambas as soluções.
2. Aquisição
A etapa de aquisição, como você provavelmente pode deduzir pelo nome, é quando a organização compra, aluga ou adquire um ativo. Deve-se garantir que sejam obtidos de maneira econômica.
Para fazer isso, é muito útil estabelecer um processo de aquisição bem definido e documentar o valor e a depreciação do ativo no InvGate Insight. Não se esqueça de incluir todas as variáveis ao calcular isso, como o valor periférico, que pode ser suporte, manutenção e outros. Isso é fundamental para calcular o Custo Total de Propriedade de um ativo.
3. Recebimento de mercadorias
Depois de adquirir o ativo e recebê-lo do fornecedor, lembre-se de verificá-lo e rotulá-lo com uma etiqueta de ativo, para identificá-lo.
Existem várias maneiras de adicionar um ativo ao seu inventário no InvGate Insight:
- Instalar um Agente
- Adicioná-lo manualmente
- Importar um arquivo .xlx
Depois de concluir seu inventário, use o InvGate Insight para criar e anexar códigos QR. Desta forma, você pode escaneá-los para acessar o perfil do ativo em sua instância e garantir que o hardware seja contabilizado e rastreado ao longo de todo o seu ciclo de vida.
4. Garantia de qualidade
Nesta etapa, você deve verificar se o ativo é adequado para o propósito; isso significa que deve atender aos requisitos de utilidade e garantia. Este processo exige um processo de teste bem definido, alinhado com o plano de Gerenciamento de Ativos de IT da organização. Se precisar ser enviado para a garantia, lembre-se de alterar o estado do ativo.
Com o recurso de Gerenciamento de Contratos do InvGate Insight, esse processo é simples, pois você pode vincular os acordos a outros CIs para ver rapidamente se a garantia está sendo cumprida.
5. Implantação
Instalar e configurar software no hardware correspondente é fundamental para garantir seu funcionamento e manutenção adequados. O InvGate Insight permite que você instale, configure e atualize o software simultaneamente em vários computadores ou servidores. Com sua Implantação de Software, você pode automatizar o processo criando scripts para serem executados em vários computadores ao mesmo tempo. Além disso, oferece integrações nativas com vários desktops remotos para ter acesso fácil a qualquer computador que esteja sendo monitorado.
6. Suporte BAU
Durante a fase de suporte BAU (Business as Usual), você deve fornecer suporte contínuo para o ativo por meio de práticas padrão de Gerenciamento de Incidentes, para garantir que esteja disponível e funcionando corretamente para os funcionários que precisam dele. Adicione os contratos relacionados ao seu inventário e automatize notificações relacionadas ao Gerenciamento do Ciclo de Vida do Software.
7. Manutenção
A manutenção regular é necessária para manter os ativos de hardware funcionando em níveis óptimos e estender sua vida útil. Isso inclui manutenção proativa, como atualizações programadas, e manutenção preventiva, bem como manutenção reativa para resolver problemas ou falhas inesperadas.
Para manter isso funcionando sem problemas, as Regras de Saúde e as tags inteligentes do InvGate Insight são a melhor opção. Enquanto as primeiras mostram o estado de saúde dos ativos monitorados, as segundas são atribuídas automaticamente aos ativos que atendem às condições da tag.
8. Aposentadoria
Conforme os ativos de hardware se aproximam do final de sua vida útil, eles precisam ser aposentados de maneira controlada. Isso envolve determinar a melhor ação a ser tomada, como vender ou doar o hardware, e garantir que quaisquer dados sensíveis sejam apagados com segurança antes que o hardware deixe a organização.
Você pode automatizar notificações para lembrá-lo quando um ativo atingir certos anos de uso, e alterar o estado e a propriedade do ativo assim que for aposentado.
9. Descarte
Depois de decidir que um ativo de hardware deve ser aposentado, você também deve garantir que seja descartado corretamente. Para fins de sustentabilidade, isso envolve garantir que quaisquer materiais perigosos sejam descartados em conformidade com os regulamentos locais e que quaisquer materiais recicláveis sejam reciclados adequadamente. Para esta etapa, você também deve considerar se há algum dado confidencial que deve ser levado em conta. Finalmente, investigue se o ativo pode ser vendido ou doado, pois isso terá um impacto positivo em seu Custo de Propriedade.
Implementação de um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
Implementar um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT pode ser uma empreitada complexa, mas é essencial para as organizações gerenciarem efetivamente seus ativos de IT. Aqui estão algumas etapas para ajudar as organizações a implementarem um processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT:
- Definir o escopo - Isso inclui identificar os tipos de ativos que serão gerenciados, as partes interessadas envolvidas e quaisquer requisitos regulatórios ou de conformidade que devem ser atendidos. Lembre-se de que com o InvGate Insight, você pode criar campos e CIs personalizados.
- Estabelecer papéis e responsabilidades - Depois que o escopo for definido, é importante estabelecer papéis e responsabilidades claras para todos os envolvidos no processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT. Isso inclui identificar quem será responsável por cada etapa do processo, bem como quem será responsável pelo gerenciamento e supervisão geral do processo.
- Desenvolver políticas e procedimentos - Estes devem incluir diretrizes para solicitação e aquisição de hardware, rotulagem e rastreamento de ativos, garantia de qualidade, implantação, manutenção, aposentadoria e descarte. Lembre-se de definir as Regras de Saúde para garantir que seus ativos atendam a essas políticas.
- Selecionar uma ferramenta de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT - Escolha uma ferramenta que atenda às necessidades de sua organização e que possa se integrar aos sistemas de IT existentes. O InvGate Insight pode ajudá-lo em cada etapa do ciclo de vida do ativo, além de ter alguns recursos extras que atenderão às suas necessidades para todo o processo de ITAM.
- Treinar a equipe - Depois de selecionar as políticas, procedimentos e ferramentas adequados, treinar sua equipe sobre como usá-los é tão importante quanto. Isso deve incluir processos de solicitação e aquisição de hardware, rastreamento e rotulagem de ativos, garantia de qualidade, implantação, manutenção, aposentadoria e descarte de processos.
- Implementar o processo - Depois que o programa piloto for concluído e quaisquer ajustes necessários forem feitos, é hora de implementar o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT em toda a organização. Certifique-se de que toda a equipe esteja ciente do processo, que tenham acesso às ferramentas e recursos necessários e que o processo esteja sendo seguido consistentemente.
- Monitorar e avaliar - Monitore o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT continuamente e avalie sua eficácia. Isso inclui acompanhar os indicadores-chave de desempenho do ITAM que garantirão que o processo seja ajustado e aprimorado ao longo do tempo para garantir que os ativos de TI sejam gerenciados da maneira mais eficaz possível.
4 melhores práticas de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de TI
Agora que você sabe como implementar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT, tenha em mente que existem algumas melhores práticas a seguir:
- Estabeleça políticas e procedimentos claros - Desenvolva um conjunto abrangente de políticas e procedimentos que detalham todo o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT, desde a aquisição até a disposição. Isso garantirá consistência e padronização no gerenciamento de ativos de IT em toda a organização.
- Utilize software de Gerenciamento de Ativos - Implementar o InvGate Insight como sua solução de software ITAM pode ajudar a simplificar e automatizar todo o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT, rastreando e monitorando ativos de IT em tempo real ao longo de todo o seu ciclo de vida.
- Realize auditorias regulares - Realizar auditorias internas regulares de ativos de hardware e software pode ajudar a identificar quaisquer discrepâncias ou erros nos registros de ativos. Isso garantirá que sua organização tenha um inventário preciso de seus ativos de IT.
- Treine os funcionários - Garanta que todos os funcionários sejam treinados no processo e entendam seu papel e responsabilidades. Isso ajudará a garantir que os ativos de IT sejam gerenciados de forma eficiente e que todos sigam os mesmos procedimentos.
Usando software para automatizar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT
Como mencionado anteriormente, um software específico de ITAM é seu melhor aliado para apoiá-lo em todo o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT.
Quando se trata de automação, o InvGate Insight oferece vários recursos para realizar esse processo:
- Regras de Saúde - As Regras de Saúde de Ativos são parâmetros de status de ativo determinados pela criticidade do estado do ativo. Isso dependerá da conformidade regulatória de sua empresa. Eles são personalizáveis e funcionam com um código de cores: verde significa que seus dispositivos estão seguros, amarelo que há um aviso e vermelho que seus dispositivos estão em estado crítico.
- Tags inteligentes - Você pode criar tags definindo certas regras que serão atribuídas automaticamente aos ativos que as atenderem. Eles são ótimos para reduzir o tempo de inatividade do equipamento, pois permitem que você perceba um problema ou uma mudança assim que ela ocorre.
- Automação - Com esse recurso, você pode criar regras e gatilhos que respondem a ações específicas. Isso inclui uma ampla variedade de possibilidades: de notificações por email à alteração de campos em um ativo.
Principais pontos a serem lembrados
O Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT é um framework abrangente para gerenciar os ativos de IT de uma organização ao longo de todo o seu ciclo de vida, que começa com sua aquisição e termina com sua disposição. Quando feito efetivamente, pode ajudar sua organização a:
- Reduzir custos.
- Otimizar a utilização de ativos.
- Garantir conformidade com regulamentações obrigatórias.
- Melhorar o desempenho geral e a confiabilidade de sua infraestrutura de IT.
Uma implementação bem-sucedida deve incluir tanto ter um processo bem definido desde o início, com etapas, papéis e responsabilidades claramente definidos, quanto ter a ferramenta de ITAM certa para apoiar seu trabalho.
Para cada etapa do caminho, você pode contar com o InvGate Insight como seu software de ITAM.
Portanto, peça um teste gratuito de 30 dias e comece a implementar uma estratégia de ITLAM imediatamente!
Perguntas frequentes
Um plano de Gerenciamento de Riscos inclui o ciclo de vida de ativos de IT?
Um plano de Gerenciamento de Riscos deve incluir o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos de IT como um componente chave, uma vez que os ativos de IT podem desencadear vários riscos para uma organização, como violações de segurança, perda de dados e violações de conformidade.
Quais são os três principais tipos de Gerenciamento de Ativos?
Os três principais tipos de Gerenciamento de Ativos são Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM), que se concentra em gerenciar ativos físicos como computadores e servidores, Gerenciamento de Ativos de Software (SAM), que gerencia licenças de software, e Gerenciamento de Serviços de IT (ITSM), que é orientado para serviços de IT e garantindo que atendam às necessidades da organização.
Qual é a primeira etapa no ciclo de vida de ativos de IT?
A primeira etapa no ciclo de vida de ativos de IT é a fase de Solicitação de Hardware, onde um funcionário solicita o hardware por meio do service desk. Isso envolve reunir informações sobre as necessidades de hardware, como o tipo de equipamento, quantidade e o prazo de entrega.
