Gerenciar a aquisição de hardware de TI de forma eficaz é mais importante do que nunca para as empresas que desejam se manter à frente. Espera-se que os gastos mundiais com hardware de TI atinjam US$ 579,7 bilhões em 2025. Com a crescente dependência da tecnologia, as organizações precisam de estratégias eficientes para aquisição, manutenção e substituição de ativos de hardware.
Neste guia vamos explorar a aquisição de hardware, sua importância no ciclo de vida do hardware e as etapas práticas para otimizar o processo. Independentemente do tamanho da empresa que para a qual você está gerenciando o processo de aquisição, entender esse processo e como otimizá-lo o ajudará a tomar decisões informadas e a obter economias de custo significativas.
O que é aquisição de hardware de TI?
O processo de aquisição de hardware envolve a aquisição de componentes físicos necessários para dar suporte à infraestrutura de TI de uma organização. Esses ativos incluem dispositivos como laptops, servidores, equipamentos de rede e periféricos.
No contexto do ciclo de vida do hardware, a aquisição representa a primeira etapa: adquirir as ferramentas certas para atender às necessidades da organização. Essa etapa estabelece a base para as fases subsequentes, incluindo a implementação, a manutenção e o eventual descomissionamento.
A aquisição eficaz de hardware exige planejamento, pesquisa e negociação cuidadosos. O objetivo é obter hardware de alta qualidade que atenda às necessidades da organização pelo melhor preço possível ou pelo menor preço.
Práticas recomendadas para o processo de aquisição de hardware
O estabelecimento de uma base sólida para a aquisição de hardware requer uma estratégia que reflita as metas organizacionais, a eficiência operacional e a conformidade. Vamos começar considerando os 5 P's da aquisição, uma estrutura popular para a tomada de decisões eficazes.
O preço se concentra na eficiência de custos, equilibrando a acessibilidade com a qualidade, explorando opções como compras em massa, licitações competitivas e negociação de termos favoráveis com os fornecedores. Ao avaliar o produto, é fundamental garantir que o hardware se alinhe aos requisitos técnicos e, ao mesmo tempo, priorize a compatibilidade, a longevidade e os recursos de segurança incorporados. O local de aquisição (place of procurement) - ou seja, a escolha dos fornecedores - exige uma diligência minuciosa, concentrando-se naqueles com confiabilidade comprovada, conformidade e forte suporte ao cliente.
Além disso, o conceito de promoção estimula o aproveitamento dos incentivos do fornecedor, como descontos ou contratos de longo prazo, para criar valor mútuo. Por fim, as pessoas desempenham um papel central no processo: o envolvimento das equipes de TI, dos departamentos financeiros e dos usuários finais garante que as decisões atendam às necessidades técnicas e operacionais.
Com esses princípios em mente, vamos explorar alguns dos aspectos que você precisa ter em mente na aquisição de hardware:
- Estabeleça uma estratégia e diretrizes claras de aquisição.
- Considere o custo total de propriedade (TCO) e o retorno sobre o investimento (ROI) de cada ativo.
- Faça pesquisas e avaliações completas de fornecedores e produtos.
- Considere medidas de controle de custos, como compras em grandes quantidades e negociações com fornecedores.
- Priorize os recursos de segurança incorporados e o Gerenciamento de Fornecedores.
- Garanta a conformidade com os requisitos regulamentares e os padrões do setor.
Abordaremos algumas dessas boas práticas em mais detalhes nas seções a seguir.
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Exemplos de aquisição de hardware
Vamos começar com um exemplo ilustrativo de como pode ser um processo de aquisição:
Uma empresa de manufatura de médio porte precisa atualizar sua linha de produção com novas máquinas e equipamentos de rede. Para garantir uma aquisição de hardware eficaz, ela realiza uma avaliação das necessidades e define um orçamento com base nos fundos disponíveis e no ROI esperado.
Eles selecionam um fornecedor respeitável e conhecido pela qualidade, mas enfrentam desafios quando o fornecedor não entrega no prazo, afetando os cronogramas de produção. Para resolver esse problema, a empresa contrata rapidamente um fornecedor alternativo que possa cumprir o cronograma e, ao mesmo tempo, reavalia o orçamento para priorizar os recursos essenciais e evitar custos excessivos
Também devemos observar que as organizações abordam a aquisição de hardware de várias maneiras, dependendo do tamanho, do setor e da estratégia de TI. Abaixo estão alguns exemplos:
- Pequenas empresas: uma empresa iniciante pode adquirir laptops e dispositivos de rede de um único fornecedor para facilitar o gerenciamento. Essas compras geralmente são orientadas por restrições orçamentárias.
- Empresas: as grandes organizações podem se envolver em contratos de compra em massa com fornecedores de servidores, dispositivos de armazenamento e infraestrutura de rede. Elas também podem usar software de aquisição para otimizar a seleção de fornecedores.
- Instituições educacionais: as escolas geralmente adquirem hardware, como tablets e computadores, por meio de programas governamentais ou descontos em massa, garantindo que os alunos e as equipes tenham acesso consistente à tecnologia.
Por que a aquisição de hardware é importante?
A aquisição de hardware tem implicações de longo alcance para as empresas, afetando a eficiência operacional e o Gerenciamento de Custos. A adoção de uma abordagem estruturada para seu processo de aquisição de TI oferece várias vantagens.
Veja a seguir alguns motivos pelos quais esse processo merece atenção:
- Controle de custos: a aquisição de hardware de forma estratégica ajuda as organizações a se manterem dentro do orçamento e, ao mesmo tempo, a adquirirem as ferramentas necessárias para operar com eficiência.
- Escalabilidade: a abordagem correta de aquisição garante que o hardware possa se adaptar ao crescimento dos negócios sem exigir substituições frequentes.
- Conformidade: a adesão às políticas e aos padrões de aquisição reduz o risco de problemas legais ou regulamentares relacionados ao uso do hardware.
- Continuidade operacional: garantir a aquisição oportuna de hardware evita interrupções nas funções essenciais da empresa.
Processo de aquisição de hardware: 7 etapas
Um processo de aquisição estruturado garante a consistência e a responsabilidade. Veja a seguir as principais etapas envolvidas:
Etapa 1: avaliar as necessidades da organização
Comece identificando as necessidades de hardware de sua organização. Isso envolve:
- Considerar fatores como custos operacionais, escalabilidade e compatibilidade com os sistemas existentes.
- Identificar os componentes de hardware e software necessários para dar suporte às operações comerciais.
- Desenvolver uma estratégia de aquisição que se alinhe aos objetivos comerciais e às restrições orçamentárias.
- Consultar os departamentos para entender as necessidades específicas e avaliar o inventário atual de hardware para identificar lacunas.
- Planeje os próximos projetos ou o crescimento previsto. Por exemplo, o dimensionamento das operações pode exigir equipamentos de rede adicionais ou considerar uma mudança para serviços de computação em nuvem.
Como primeira etapa, você pode usar uma ferramenta de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) como a nossa, o InvGate Asset Management, para unificar todas as informações de seus ativos atuais em um inventário centralizado.
Etapa 2: estabelecer políticas de aquisição
Desenvolva diretrizes claras para garantir que as decisões de aquisição estejam alinhadas com as metas organizacionais. As principais considerações incluem:
- Limites orçamentários: defina limites de gastos realistas com base nas necessidades do departamento.
- Listas de fornecedores de TI preferenciais: mantenha uma lista de fornecedores aprovados para agilizar a seleção e reduzir o risco de atrasos ou de produtos abaixo da média.
- Fluxos de trabalho de aprovação: defina quem pode aprovar as compras com base em seu custo. Por exemplo, os gerentes de departamento podem lidar com itens de baixo custo, enquanto a aprovação executiva é necessária para investimentos significativos.
- Manutenção de registros: isso é muito importante. É necessário manter registros detalhados de todas as atividades de aquisição, inclusive pedidos de compra, contratos, faturas e correspondência com fornecedores. Isso cria uma trilha de auditoria que apoia os esforços de responsabilidade e conformidade.
É fundamental ter uma visão clara dos dados financeiros. As funcionalidades de Orçamento de TI e Depreciação de Ativos do InvGate Asset Management proporcionam uma visão detalhada dos investimentos atuais e das taxas de depreciação de hardware. Essas ferramentas o ajudam a tomar decisões informadas, garantindo que a sua aquisição esteja alinhada com os objetivos financeiros e o planejamento de longo prazo.
Etapa 3: pesquisar fornecedores e produtos
Uma análise completa dos fornecedores e de suas ofertas pode evitar erros dispendiosos. Considere:
- Reputação do fornecedor: verifique as avaliações ou busque recomendações de empresas semelhantes. Por exemplo, priorize os fornecedores conhecidos pela entrega rápida e pelo bom atendimento ao cliente.
- Especificações do produto: garanta a compatibilidade com seus sistemas existentes, como laptops que se alinham com os sistemas operacionais ou periféricos atuais.
- Opções de garantia: procure fornecedores que ofereçam garantias estendidas ou planos de manutenção para reduzir despesas futuras.
Com o Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB) do InvGate Asset Management você obtém uma compreensão abrangente da interconectividade de todos os seus itens de configuração (CIs) e informações, incluindo componentes de hardware, suas configurações, relacionamentos e histórico.
Etapa 4: solicitar e analisar cotações
Emita solicitações de propostas (RFPs) ou cotações (RFQs) para os fornecedores pré-selecionados. Avalie suas respostas com base em:
- Preços e descontos.
- Prazos de entrega.
- Suporte pós-venda.
Uma abordagem organizada para a avaliação de cotações garante que você selecione a opção mais econômica sem comprometer a qualidade.
Etapa 5: faça a compra
Depois de escolher um fornecedor, prossiga com a compra. Nesse ponto, você precisará:
- Gerar pedidos de compra.
- Acompanhar os cronogramas de pagamento e entrega.
- Manter a documentação para referência futura.
Etapa 6: receber e inspecionar o hardware
Após a entrega, inspecione o hardware para confirmar se ele atende às especificações acordadas. Se houver alguma discrepância, entre em contato com o fornecedor imediatamente.
Nesse momento, você também deve começar a registrar os novos ativos em uma ferramenta de Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM). Essa prática garante a manutenção de registros precisos e fornece um repositório centralizado para todos os ativos de TI. Ter um sistema ITAM robusto apoia seus esforços para avançar de várias maneiras:
Essa prática garante a manutenção de registros precisos e apoia os seus esforços no futuro:
- Melhor visibilidade dos ativos
- Gerenciamento do Ciclo de Vida
- Orçamento aprimorado para substituições futuras
- Aumento da segurança e da conformidade
Etapa 7: implantar e documentar
Depois de adquirir um novo hardware, como uma remessa de laptops para a sua organização, é essencial integrar esses dispositivos ao seu ambiente de TI de forma eficaz.
Comece documentando o processo de implementação, que deve incluir:
- Detalhes de configuração.
- Usuários ou departamentos designados.
- Um plano de manutenção preventiva e cronogramas de manutenção.
Essa documentação completa não apenas ajuda nas auditorias, mas também oferece suporte ao Gerenciamento contínuo do Ciclo de Vida dos Ativos de TI.
Para garantir que todos os dispositivos estejam equipados com o software necessário, você pode agilizar esse processo usando a implementação de software com script do InvGate Asset Management, permitindo que você instale os aplicativos necessários em todos os dispositivos de uma só vez.
Conclusão
A aquisição eficaz de hardware é essencial para criar e manter uma infraestrutura de TI confiável. Seguir um processo estruturado pode minimizar os custos, aumentar a eficiência e garantir o alinhamento com as metas comerciais.
Antes de irmos embora, aqui estão algumas dicas extras de especialistas:
- Aproveite a experiência de especialistas em aquisição e profissionais de TI para informar o processo de aquisição.
- Utilize os recursos e as práticas recomendadas do setor para se manter atualizado sobre as últimas tendências e tecnologias.
- Considere a possibilidade de terceirizar os serviços de aquisição para fornecedores especializados.
- Desenvolva uma estratégia que se alinhe aos objetivos comerciais e aproveite os recursos e a experiência disponíveis.
Lembre-se de que esse é apenas o início de sua estratégia de ciclo de vida de ativos. Não pare na aquisição: tenha um plano completo do ciclo de vida dos ativos. Isso inclui o mapeamento de um cronograma para quando substituir os ativos de hardware (ciclos de atualização de hardware), ter um cronograma de manutenção confiável para melhorar a vida útil do equipamento e até mesmo garantir as práticas recomendadas até o descarte e a reciclagem adequados dos ativos em fim de vida útil.
E podemos ajudá-lo a iniciar sua jornada rumo ao gerenciamento perfeito do ciclo de vida dos ativos com o InvGate Asset Management. Suas poderosas ferramentas e recursos podem apoiar cada etapa, desde a aquisição até a aposentadoria. Peça sua avaliação gratuita hoje mesmo!
