Todas las empresas necesitan hacer un seguimiento de sus activos informáticos, en especial si disponen de oficinas en varios lugares, lo cual constituye un verdadero desafío.
El rastreo manual es propenso a errores, a duplicación de los esfuerzos y a incoherencias, además de consumir tiempo y recursos. También suele ocurrir que los registros se vuelven obsoletos rápidamente.
Por lo tanto, un inventario global de activos de IT ayuda a recuperar el control y la visibilidad: siempre sabrás qué tienes, dónde se encuentra y quién lo utiliza, a la vez que facilita el control del cumplimiento y de los costos.
Entonces, ¿cómo se establece un registro eficaz? Lo desglosamos en las próximas líneas.
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¿Qué es un inventario global de activos de IT?
Un inventario global de activos de IT es un sistema centralizado que rastrea y gestiona dichos activos distribuidos en múltiples ubicaciones de una organización que opera en todo el mundo. Su función es consolidar la información sobre el hardware, el software y los recursos en la nube, siendo la única fuente de todos los equipos de tecnología.
Las capacidades de un registro de este tipo son:
- Seguimiento de los activos: supervisa los dispositivos desde su adquisición hasta su retirada.
- Asignación de los usuarios: informa quién tiene qué y dónde se encuentra.
- Detección automatizada: mantiene los registros actualizados con exploraciones periódicas de la red.
- Reportes de cumplimiento: genera informes sobre las licencias de software, la seguridad y la depreciación.
- Visión en varias ubicaciones: estandariza la gestión de los activos en las diferentes regiones.
InvGate Asset Management: el software para crear un inventario global
Al facilitar a los equipos el rastreo del hardware, el software y los equipos en la nube, InvGate Asset Management constituye una solución robusta para gestionar dichos activos en múltiples ubicaciones, ya que ofrece un panorama completo del patrimonio de IT de la organización.
Además del seguimiento, el sistema mantiene todo el portfolio organizado y seguro, a la vez que es de simple acceso.
En concreto, nuestra plataforma proporciona estas capacidades:
Rastreo completo de los activos de hardware:
- Identifica y monitorea cada dispositivo: detecta y registra automáticamente computadoras de escritorio, laptops, servidores, equipos de red y activos IoT en todas las ubicaciones, asegurando un inventario completo y actualizado.
- Escanea y gestiona aparatos sobre la marcha: permite generar e imprimir códigos QR en masa para que los profesionales de IT posteriormente escaneen y actualicen mediante un dispositivo móvil todos los detalles de los equipos.
- Realiza un seguimiento de los movimientos de los activos físicos: asigna la propiedad, actualiza las ubicaciones y documenta las transferencias para mantener registros precisos de dónde se encuentra cada aparato y quién lo utiliza.
- Programa alertas de mantenimiento y garantía: evita las interrupciones del servicio enviando recordatorios automáticos de los próximos vencimientos de las garantías, mantenimiento programado y ciclos de actualización del hardware.
- Centraliza las adquisiciones y el seguimiento de los costos: almacena los detalles de las compras, los calendarios de depreciación y las asignaciones de los centros de costos en un único lugar para simplificar la planificación financiera y optimizar el gasto en IT.
Gestión del software:
- Monitorea el uso y el cumplimiento de las soluciones IT: realiza un seguimiento de las instalaciones, las asignaciones de las licencias y el uso real para evitar la sobreutilización o la infrautilización. Esto ayuda a reducir los costos innecesarios.
- Impulsa la seguridad y el cumplimiento: detecta las aplicaciones no autorizadas, rastrea las actualizaciones de las diferentes versiones y acata los acuerdos de licencia para evitar infracciones.
- Crea un catálogo de software estandarizado: ofrece una lista normalizada de aplicaciones aprobadas para agilizar la distribución de las soluciones de IT y así previene las incoherencias entre las diversas regiones.
- Evita el uso no autorizado: identifica y restringe las aplicaciones no aprobadas para minimizar los riesgos de seguridad y garantizar el cumplimiento normativo.
Optimiza la gobernanza y la seguridad:
- Mejora la elaboración de los presupuestos y la asignación de los recursos de IT: organiza los contratos de tecnología, realiza un seguimiento del Coste Total de Propiedad (TCO - Total Cost of Ownership) y brinda información sobre los ciclos de vida de los activos para poder tomar decisiones de compra adecuadas.
- Refuerza la Gestión de Riesgos: identifica de forma proactiva los dispositivos fraudulentos, las vulnerabilidades de seguridad y los posibles gaps de cumplimiento para reducir la exposición a las ciberamenazas.
Mejores prácticas para gestionar inventarios de IT
Para mantener un inventario global de activos de IT eficiente, recomendamos seguir estas prácticas:
- Estandarizar el seguimiento de los activos: utiliza un método coherente para etiquetar, clasificar y documentar los equipos y soluciones de IT de todas las ubicaciones geográficas. Si gestionas distintos tipos de activos, considera la posibilidad de combinar identificadores numéricos con códigos de localización para reducir los errores. Las actualizaciones manuales suelen conducir a errores, por lo cual la estandarización debe incluir directrices claras para actualizar los registros.
- Automatizar la detección: implementa herramientas que exploren tu red en busca de dispositivos conectados mediante SNMP, Active Directory o seguimiento basado en agentes. Si tu empresa opera en varias zonas con distintos husos horarios, programa los escaneos para evitar la congestión de la red durante las horas de mayor trabajo. Sin automatización, la falta o la desactualización de los datos puede provocar riesgos de seguridad y errores de cálculo presupuestario.
- Centralizar la gestión de los datos: almacena toda la información en una única plataforma accesible a los profesionales de IT de todas las oficinas. Si tus datos están actualmente dispersos en hojas de cálculo o bases locales, su consolidación evita la duplicación y facilita la generación de reportes precisos. El sistema tiene que admitir filtros específicos para cada región, de modo que los equipos puedan centrarse en los activos relevantes para su ubicación, manteniendo al mismo tiempo la visión global.
- Implementar el acceso basado en funciones: controla quién tiene permiso para actualizar o modificar la información del inventario para evitar cambios no autorizados. Si los profesionales están distribuidos por regiones, establece autorizaciones de ingreso basadas en funciones y responsabilidades para mantener la precisión, sin restringir las tareas.
- Monitorear el cumplimiento: realiza auditorías periódicas de los activos informáticos para un seguimiento eficiente de las licencias de software, los parches de seguridad y los registros de depreciación. Ten en cuenta que las distintas regiones poseen requisitos de acatamiento diferentes: es crucial garantizar que el software y el hardware cumplen las normas legales y de seguridad de cada país. Si programas chequeos, considera las diferencias horarias para no interrumpir las operaciones de la empresa.
- Planificar la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos: establece procesos claros de adquisición, mantenimiento y retirada. Cuando se acerquen al final de su vida útil, programa notificaciones para planificar las sustituciones antes de que los fallos afecten a la productividad. También es importante hacer un seguimiento de los requisitos de eliminación, ya que las distintas regiones pueden tener normativas distintas de la gestión de los residuos electrónicos.
Resumen
Un inventario global de activos de IT implica tanto llevar un registro del hardware y el software de la empresa, como de disponer de datos precisos y accesibles que ayuden a tomar decisiones informadas.
Aunque aquí presentamos las mejores prácticas que se aplican a las diferentes situaciones, el enfoque correcto depende de la estructura y los desafíos propios de tu organización.
Si te encuentras perfeccionando un sistema existente o lo estás creando desde cero prioriza la gestión del inventario, ya que te permitirá ahorrar tiempo, reducir el riesgo y, por supuesto, te dará un mejor control sobre tu entorno de IT.
En ese sentido, InvGate Asset Management puede ser un poderoso aliado, porque ofrece la posibilidad de automatizar el descubrimiento de activos, centralizar los datos y mantener el cumplimiento. En caso de que desees experimentar la herramienta, regístrate a una prueba gratuita de 30 días.
