Para mantener la infraestructura de IT organizada y funcionando de forma óptima se requieren varios sistemas. El monitoreo de hardware es uno de ellos.
Pero la gestión de la ubicación, el estado y el ciclo de vida de los activos de hardware (computadoras, servidores y equipos de red) puede ser todo un desafío. Y sin un seguimiento adecuado, las organizaciones se enfrentan a costos inesperados, recursos infrautilizados y problemas de cumplimiento.
Entonces es fundamental contar con una plataforma adecuada para que el rastreo resulte sencillo y beneficioso para la empresa. En este artículo, exploramos las mejores prácticas para la supervisión de hardware, explicamos cómo implementar una solución eficaz y examinamos los beneficios específicos de utilizar una herramienta especializada, como InvGate Asset Management.
¿Qué es el monitoreo de hardware?
El monitoreo de hardware se refiere al proceso de supervisión de los activos físicos de la infraestructura de IT, que contempla el control de la ubicación, los usuarios asignados, el estado y el ciclo de vida de todos los dispositivos (computadoras, impresoras y servidores, entre otros). Los sistemas de seguimiento recopilan datos sobre estos equipos para proporcionar una visión precisa y actualizada del inventario en todo momento.
En las organizaciones modernas donde la infraestructura tecnológica abarca múltiples departamentos y localizaciones, el rastreo de hardware va más allá de la gestión básica del inventario. Dicha práctica también garantiza que los activos se utilicen de forma eficaz, minimiza el riesgo de pérdida y ayuda a los equipos de IT a adoptar una posición proactiva al identificar posibles problemas antes de que escalen.
¿Por qué es necesario el rastreo de hardware?
El rastreo de hardware conlleva varios beneficios, además de saber dónde están los dispositivos, que repercuten directamente en la eficiencia, la seguridad y la salud financiera de la organización.
En las siguientes líneas describimos las ventajas del monitoreo de hardware.
1. Control sobre los activos informáticos
A medida que las empresas crecen, también lo hace la complejidad de la Gestión de Hardware. La falta de visibilidad provoca un uso ineficiente de los equipos, con dispositivos inactivos o incluso perdidos.
Por lo tanto, es crucial contar con un sistema de rastreo confiable para conocer el estado y la ubicación de cada activo. De este modo, la organización mantendrá el control de todos los equipos y conocerá quién los está utilizando y si rinden según lo previsto.
2. Prevención de gastos innecesarios
Sin un seguimiento adecuado, las organizaciones a menudo compran nuevo hardware de manera innecesaria, simplemente porque no pueden localizar los activos existentes o no se dan cuenta que se están infrautilizando los que se encuentran en su portfolio.
En consecuencia, un registro detallado del hardware permite evitar adquisiciones sin sentido, redistribuir los equipos infrautilizados y planificar con antelación las renovaciones o actualizaciones.
3. Garantía de cumplimiento y seguridad
Muchos sectores poseen estrictos requisitos de cumplimiento que obligan a mantener registros detallados del uso y la propiedad del hardware.
Complementariamente, los activos sin seguimiento suponen un riesgo para la seguridad, especialmente si contienen datos confidenciales.
La implementación de un sistema de monitoreo de hardware garantiza el acatamiento de los requisitos de auditoría, así como la identificación de cualquier equipo perdido o robado.
4. Optimización de las operaciones y minimización del tiempo de inactividad
Una plataforma eficaz de rastreo de hardware facilita el conocimiento del estado y el rendimiento de los dispositivos.
Así, el equipo de IT puede detectar de forma temprana cualquier problema, programar el mantenimiento y prevenir averías inesperadas, posibles de interrumpir las operaciones de la empresa.
5. Simplificación de la gestión del ciclo de vida
El hardware posee una vida útil limitada, por lo que es esencial realizar un monitoreo de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su retirada.
Un buen sistema de seguimiento ayuda a gestionar las garantías y la depreciación de los activos, a la vez de planificar la eliminación al final de su vida útil, garantizando así la optimización de las inversiones en IT.
Las 9 etapas para gestionar el ciclo de vida de los activos de IT
¿Cómo implementar un sistema de monitoreo de hardware?
Cuando estés listo para implementar el monitoreo de hardware, la elección de la herramienta adecuada marcará la diferencia. Así, InvGate Asset Management ofrece una plataforma robusta que simplifica todo el proceso, desde la asignación de los activos hasta el rastreo de su uso.
A continuación te mostramos cómo puedes utilizarla para gestionar el hardware de manera eficaz.
1. Etiqueta tus activos con códigos QR o smart tags
InvGate Asset Management facilita la generación y asignación de códigos QR o smart tags a cada pieza de hardware, lo cual proporciona acceso instantáneo a la ubicación, usuario y estado de cada activo.
El uso de dichos códigos también acelera el proceso de auditoría, ya que los equipos de IT escanean rápidamente los equipos para recuperar los detalles, sin necesidad de tener que buscarlos manualmente en los registros.
2. Realiza un seguimiento en tiempo real recolectando automáticamente los datos
El Agente de InvGate Asset Management permite recopilar automáticamente datos en tiempo real sobre el hardware, incluyendo el estado del sistema, las instalaciones de software y los patrones de uso.
Esta información ayuda a supervisar el rendimiento en todo momento, ya que si un dispositivo empieza a funcionar mal, el sistema avisará al equipos de IT para solucionar los problemas antes de que provoquen tiempos de inactividad.
El rastreo automático también elimina la necesidad de realizar actualizaciones manuales.
3. Rastrea usuarios y ubicaciones
Una de las características más destacadas de InvGate Asset Management es su capacidad para rastrear no sólo el hardware, sino también los usuarios y las ubicaciones asociadas a cada dispositivo.
Dicha capacidad es útil especialmente en entornos donde los equipos se trasladan con frecuencia o se comparten entre distintos departamentos.
4. Importa manualmente los activos que no están conectados a la red
Para los activos que no se encuentran conectados a la red, InvGate ofrece la posibilidad de realizar una importación manual de los datos. Solo se requiere cargar los archivos CSV o XLS para agregar detalles sobre el hardware que no se puede rastrear a través de los medios automatizados. De este modo, todos los activos estarán contabilizados.
Esta función es ideal para los equipos periféricos o elementos que no requieren un seguimiento constante pero que, aun así, deben inventariarse.
5. Monitorea el ciclo de vida completo del hardware
InvGate Asset Management ayuda a gestionar el hardware en cada etapa de su ciclo de vida, es decir, registrar cuándo se compró un dispositivo, hacer un seguimiento de su historial de mantenimiento y planificar su retirada cuando ya no sea útil.
Dicha visión holística del ciclo de vida de los activos garantiza la maximización del valor de cada inversión en hardware.
6. Establece reglas de estado y crea alertas
Para implementar el monitoreo de hardware y obtener un enfoque proactivo de la Gestión de Activos, InvGate permite establecer reglas de salud y alertas.
Con las primeras, se definen parámetros que monitorean la condición y el estado de los activos en función de los niveles de criticidad. Dichas reglas facilitan la identificación de posibles problemas mediante el seguimiento de los cambios en el estado de los dispositivos, de modo de tomar las medidas oportunas.
La creación de alertas, por su parte, constituye un complemento al notificar modificaciones o eventos específicos. Ya se trate de un cambio en la ubicación de un activo o en su estado, así como una baja en el rendimiento, los equipos de IT se mantienen informados para que nada pase desapercibido en el proceso de seguimiento de hardware.
7. Dispone de reportes y análisis procesables
Las sólidas funciones de elaboración de reportes de la plataforma ofrecen la opción de generar informes personalizados sobre la utilización del hardware, los programas de mantenimiento y el rendimiento de los activos.
Estos reportes proporcionan al equipo de IT los datos necesarios para tomar decisiones basadas en información acerca de las compras, las actualizaciones o las reasignaciones de los dispositivos.
Así, la capacidad de acceder a tendencias y análisis en tiempo real garantiza la posibilidad de reaccionar rápidamente ante los problemas y planificar de forma proactiva.
Buenas prácticas para el seguimiento de hardware
Para realizar un seguimiento eficaz del hardware, es importante seguir las mejores prácticas, que abarcan desde la recopilación de los datos hasta la gestión del ciclo de vida.
En las próximas líneas presentamos las prácticas recomendadas para el monitoreo de hardware.
1. Estandarizar el etiquetado de activos
El primer consejo es asignar un identificador único a cada pieza de hardware, ya sea un código de barras, un QR o una etiqueta RFID que se coloca en el dispositivo y se registra en el sistema de seguimiento. La estandarización de este proceso garantiza la fácil trazabilidad de cada activo.
También es importante que las etiquetas sean capaces de soportar el entorno físico en el que se utiliza el hardware, especialmente si es móvil o está expuesto a una manipulación brusca.
2. Automatizar siempre que sea posible
El seguimiento manual del hardware puede dar lugar a errores y pérdidas de tiempo. En ese sentido, las herramientas de automatización ayudan a reducir la carga de trabajo del equipo informático al recopilar datos sobre el estado, el uso y la ubicación de los dispositivos.
Por ejemplo, los sistemas que se integran a la red para realizar un rastreo del rendimiento e informar de los problemas en tiempo real constituyen una buena alternativa.
En definitiva, la automatización de la mayor parte posible del proceso mejorará la precisión y la eficiencia general en la organización.
3. Centralizar los datos en un solo sistema
Un único sistema que consolide todos los datos del hardware (fechas de compra, usuarios asignados, programas de mantenimiento y estado de la garantía) resulta fundamental.
Dicho sistema asegura que todas las partes interesadas tengan acceso a información actualizada, lo cual reduce el riesgo de errores y permite tomar mejores decisiones.
4. Realizar auditorías periódicas
Incluso con un buen sistema de monitoreo de hardware, es importante auditar periódicamente el inventario.
En efecto, esta instancia permite asegurarse de que los activos se encuentran donde deben estar y que se utilizan según lo previsto.
También contribuye a detectar discrepancias, registros obsoletos o dispositivos que faltan, antes de que se conviertan en problemas mayores.
5. Hacer un seguimiento del ciclo de vida completo
Desde la adquisición hasta la retirada, es crucial seguir cada activo a lo largo de su ciclo de vida. Por lo tanto, hay que llevar un registro de cuándo se compró el hardware, cuánto tiempo estuvo en uso y el momento de sustituirlo.
Esto ayuda a planificar actualizaciones o eliminaciones, asegurando que el equipo de IT siempre cuenta con una imagen clara del estado y el rendimiento del inventario.
Beneficios de las herramientas especializadas para el rastreo de hardware
El uso de herramientas para el monitoreo de hardware, como InvGate Asset Management, ofrece claras ventajas sobre los métodos tradicionales, como las hojas de cálculo.
A continuación, algunos beneficios clave de estas soluciones especializadas.
1. Mayor precisión y eficiencia
Los métodos manuales, como las hojas de cálculo, dejan demasiado margen para el error.
Mientras que las herramientas especializadas proporcionan un seguimiento y una automatización en tiempo real, lo cual implica una reducción significativa de las posibilidades de equivocaciones o de información obsoleta.
Esto permite a los equipos de IT trabajar de forma más eficiente y gestionar con confianza grandes inventarios.
2. Automatización de las tareas rutinarias
Las hojas de cálculo requieren actualizaciones manuales, que resulta cada vez más difícil a medida que crece el inventario.
Por su parte, las herramientas automatizadas de Gestión de Activos se encargan de las tareas rutinarias, como el seguimiento del rendimiento del hardware, la actualización de registros y la generación de reportes, liberando al equipo de IT para que pueda centrarse en trabajos prioritarios.
3. Escalabilidad
A medida que las organizaciones se expanden, sus necesidades de hardware también evolucionan. En ese contexto, las hojas de cálculo no se adaptan bien a la gestión de cientos o miles de activos.
Por el contrario, una herramienta especializada es capaz de acomodar un inventario creciente sin esfuerzo, a la vez de garantizar el seguimiento.
4. Mejor seguridad y cumplimiento
El seguimiento manual de hardware puede dar lugar a discrepancias en los registros, lo que resulta problemático durante una auditoría.
Las herramientas de Gestión de Activos, en tanto, mantienen registros precisos y detallados de todas las acciones realizadas con cada dispositivo, lo cual ayuda a la organización a cumplir las normativas internas y externas.
Conclusión
El monitoreo de hardware es esencial para cualquier organización que desee optimizar sus operaciones de IT. Desde mantener el control sobre sus activos hasta evitar gastos innecesarios, esta práctica proporciona numerosos beneficios para ser más eficientes.
Si bien las hojas de cálculo fueron una solución común en el pasado, no pueden igualar la precisión, automatización y escalabilidad que ofrecen las herramientas especializadas, como InvGate Asset Management.
La implementación de un sistema robusto asegura tanto la óptima gestión del hardware, como la disponibilidad de información y control para que el equipo de IT tome decisiones estratégicas sobre la tecnología.
InvGate Asset Management es la solución que necesitas: solicita una prueba gratuita de 30 días y compruébalo tú mismo. Recuerda que todos los datos que incluyas en esta etapa luego pueden convertirse en tu instancia de trabajo.
