Una infraestructura informática organizada y que funciona de forma óptima requiere de varios sistemas: uno de ellos es el monitoreo de hardware.
La gestión de la ubicación, el estado y el ciclo de vida de este tipo de activos, como computadoras, servidores y equipos de red, puede resultar un verdadero desafío. De hecho, muchas veces las organizaciones se enfrentan a costos inesperados, recursos infrautilizados y problemas de cumplimiento cuando no realizan un seguimiento adecuado.
En este artículo, exploramos las mejores prácticas del control de hardware, explicamos la manera de implementar una solución eficaz y examinamos los beneficios de utilizar una herramienta especializada como InvGate Asset Management.
Gestión de activos de hardware
Definición de monitoreo de hardware
El monitoreo de hardware (también denominado seguimiento de hardware de IT) se refiere al proceso de supervisión de los activos físicos de la infraestructura informática.
Esto incluye el control de la ubicación, la asignación de los usuarios, el estado y el ciclo de vida de todos los dispositivos de hardware, como computadoras, impresoras, servidores, etc.
Pero es mucho más que eso: ayuda a garantizar que los recursos se utilicen de forma eficaz, minimiza el riesgo de pérdida y facilita al departamento de IT la identificación de posibles problemas antes de que se agraven.
Si deseas profundizar en el tema, contamos con una guía de Gestión de Activos de Hardware que cubre el rastreo y muchas de las mejores prácticas para la administración de esos recursos físicos.
¿Por qué es importante el control de hardware?
El control de hardware es esencial porque proporciona a las organizaciones visibilidad en tiempo real de la ubicación, el estado y el uso de los activos físicos de IT. Esto contribuye a evitar pérdidas, a la vez de asegurar responsabilidades.
La implementación de un sistema de este tipo permite a las empresas reducir el tiempo de inactividad, agilizar el mantenimiento y optimizar sus inversiones en tecnología.
5 ventajas del monitoreo del desempeño de los equipos
El monitoreo del desempeño de los equipos excede el conocimiento del lugar donde se encuentran los dispositivos: ofrece varias ventajas esenciales que impactan directamente en la eficiencia, la seguridad y la salud financiera de la organización.
Aquí, los beneficios concretos de dicha práctica:
- Visibilidad y control: a medida que crecen las empresas, también lo hace la complejidad de la infraestructura de IT y la gestión del hardware (el estado y la ubicación). El seguimiento ayuda a saber dónde está cada activo, quién lo opera y si es necesario, lo cual evita pérdidas, mejora las responsabilidades y contribuye a detectar anomalías, como movimientos o ejecuciones no autorizadas.
- Reducción de los costos: con información en tiempo real sobre el uso, es posible evitar compras redundantes, ampliar la vida útil de los equipos infrautilizados y prever los ciclos de renovación con mayor precisión.
- Cumplimiento y seguridad de los datos: los sectores regulados requieren registros de auditoría. El monitoreo de hardware permite responder a esas demandas, así como reaccionar con rapidez en caso de pérdida o robo de los aparatos. La disponibilidad de un inventario verificable también es esencial para el acatamiento de la normativa y ayuda a identificar los activos no contabilizados que pueden suponer un riesgo para la seguridad.
- Minimización de las interrupciones operativas: el control de la salud y el estado del hardware simplifica la planificación del mantenimiento, evitando los tiempos de inactividad por fallos inesperados.
- Mejora de la planificación del ciclo de vida del hardware: es clave realizar un rastreo de todas las fases, desde la adquisición hasta el desmantelamiento. Un buen sistema de monitoreo del desempeño de los equipos colabora con la gestión de las garantías, la depreciación de los activos y la planificación de la eliminación. Todo esto garantiza la maximización del valor de las inversiones en IT.
¿Cómo pueden las empresas monitorear equipos?
Para llevar adelante un óptimo monitoreo de hardware existen dos componentes fundamentales: la tecnología adecuada y un proceso claro y repetible. En las siguientes líneas profundizamos esos conceptos para que las organizaciones puedan realizar un seguimiento de forma precisa y eficiente.
Tecnologías para controlar el hardware
Con el objetivo de ofrecer apoyo y mejorar el control de hardware, existen diferentes tecnologías orientadas a elevar la precisión, ahorrar tiempo e impulsar la automatización.
Estos son los métodos más utilizados:
- Códigos QR: asequibles y fáciles de implementar, permiten a los usuarios escanear activos con un dispositivo móvil para conocer o actualizar los detalles del inventario en tiempo real.
- Códigos de barras: sistema tradicional y confiable para monitorear equipos, especialmente cuando se integra con escáneres de mano o aplicaciones móviles.
- RFID (Radio-Frequency Identification o Identificación por Radiofrecuencia): utiliza ondas de radio para descubrir y rastrear automáticamente el hardware etiquetado, sin la necesidad de una línea de visión directa. Es ideal para entornos de gran volumen.
- Bluetooth Low Energy (BLE): ayuda al seguimiento en tiempo real dentro de un rango específico. Perfecto para supervisar aparatos en oficinas o campus.
- GPS: monitorea la ubicación de los activos móviles o desplegados en varias localizaciones, utilizado habitualmente para dispositivos de campo o transportables.
- NFC (Near Field Communication): útil para la supervisión de corto alcance y la verificación de los equipos, normalmente se ejecuta a través de teléfonos inteligentes o lectores específicos.
- Software de control con funciones de detección: algunas plataformas avanzadas incluyen el escaneado de la red para descubrir y registrar automáticamente los aparatos conectados, lo cual facilita la disponibilidad de un inventario completo y actualizado.
Proceso de monitoreo de hardware de IT
Para realizar un control eficaz del inventario de hardware, las empresas necesitan un proceso claro que garantice el registro, la actualización y la supervisión de los activos físicos a lo largo de su ciclo de vida.
He aquí cómo hacerlo de forma óptima:
- Creación de un inventario centralizado: recopilación de la información clave sobre cada dispositivo (tipo, número de serie, ubicación, usuario asignado y datos de la compra). Aunque puede hacerse manualmente, una herramienta de monitoreo de hardware específica ayuda a evitar errores y a ahorrar tiempo.
- Etiquetado de los activos físicos para su identificación: los códigos QR o de barras son métodos posibles para facilitar las actualizaciones, lo cual resulta esencial para realizar un seguimiento eficiente, siendo la base de cualquier proceso de este tipo.
- Establecimiento de rutinas de rastreo coherentes: definición de cuándo y cómo deben actualizarse los datos de los activos, por ejemplo, durante el onboarding, el mantenimiento o el desmantelamiento. Complementariamente, hay que asignar funciones y responsabilidades para asegurar que ninguna actualización se pase por alto.
- Aplicación de un software para monitorear equipos: a medida que crece el inventario, las hojas de cálculo ya no son suficientes. Las herramientas de supervisión automatizan las tareas clave, centralizan los datos y ofrecen visibilidad en tiempo real. Muchas también se integran con plataformas de Gestión de Servicios, impulsando operaciones más eficientes.
- Realización de auditorías y conciliaciones periódicas: programación de chequeos de rutina para verificar si el sistema coincide con la realidad. Un inventario claro y actualizado reduce el riesgo, mejora el cumplimiento y asegura un seguimiento confiable.
InvGate Asset Management: la herramienta de monitoreo de hardware
InvGate Asset Management en 5 minutos (Demo)
InvGate Asset Management consiste en una solución de Gestión de Activos de IT sin código, intuitiva y fácil de usar, diseñada para ayudar a las organizaciones a controlar el hardware.
La plataforma destaca en el seguimiento de activos (tanto de hardware como de software) al combinar la recopilación automatizada de los datos con procesos manuales flexibles, lo cual asegura una visión precisa y en tiempo real de la infraestructura tecnológica.
A continuación mostramos la forma en que InvGate Asset Management potencia el monitoreo de hardware:
- Recolección automatizada de los datos basada en agentes: despliegue de dichos agentes en los dispositivos de la red para reunir especificaciones del hardware, información del usuario, el software y las métricas de salud. De este modo, se reduce la intervención manual, a la vez de asegurar la precisión de los registros.
- Seguimiento manual de los activos offline: gestión de los periféricos y los dispositivos heredados mediante el ingreso manual o las importaciones masivas. Así se mantiene una documentación coherente de todo el hardware.
- Identificación exclusiva de los equipos: etiquetado con códigos QR para facilitar el seguimiento, el acceso y las actualizaciones.
- Rastreo de los movimientos y la propiedad: uso de los flujos de trabajo de check-in/check-out con aprobaciones para supervisar las transferencias de los activos, de modo de evitar pérdidas y asegurar las responsabilidades.
- Control del estado y envío de alertas: establecimiento de reglas de salud personalizadas y notificaciones automatizadas para problemas como el uso elevado del CPU o la falta de registros de dispositivos para permitir una gestión proactiva.
- Gestión del ciclo de vida y la depreciación: monitoreo de las etapas de los activos, las garantías, el mantenimiento y la vida útil prevista para respaldar la elaboración de presupuestos y las sustituciones oportunas.
- Reportes detallados: generación de informes sobre el uso, el estado, la antigüedad y el mantenimiento para fundamentar las decisiones de compra y la asignación de recursos.
- Integración con herramientas de ITSM: conexión de los activos de hardware con incidentes, cambios y solicitudes de servicio para obtener una mejor perspectiva de las operaciones de IT. InvGate Asset Management se anexa perfectamente con plataformas para la gestión de las prestaciones (incluyendo InvGate Service Management) para optimizar la visibilidad y agilizar los flujos de trabajo.
- Controles de acceso basados en roles: para asegurar los datos de los activos, se usan permisos personalizados.
- Interfaz móvil: permite realizar auditorías y actualizaciones sobre la marcha a través de una web responsive o de aplicaciones móviles.
4 mejores prácticas para realizar un seguimiento del hardware
Para realizar un control de hardware eficaz, es importante seguir las mejores prácticas que incluyen desde la recopilación de los datos hasta la gestión del ciclo de vida.
Estas son las recomendaciones a tener en cuenta:
- Centralización de los datos en un sistema: garantiza que todas las partes interesadas accedan a información actualizada, lo cual reduce el riesgo de errores y permite tomar mejores decisiones.
- Automatización siempre que sea posible: el seguimiento manual conlleva una pérdida de tiempo y puede generar equivocaciones. Las herramientas de automatización, en tanto, ayudan a reducir la carga de trabajo del equipo de IT mediante la recopilación de los datos sobre el estado, el uso y la ubicación del hardware.
- Realización de auditorías periódicas: incluso con un sistema, es importante auditar periódicamente el inventario. Esta instancia contribuye a asegurar que los activos se encuentren en el lugar indicado y se usen según lo previsto.
- Preparación para escalar: las hojas de cálculo no se adaptan a la gestión de cientos o miles de activos. En cambio, una herramienta especializada se ajusta sin esfuerzo a un inventario creciente y a la evolución de la organización.
Conclusión
El monitoreo de hardware resulta esencial para cualquier organización que apunte a optimizar sus operaciones de IT.
Si bien las hojas de cálculo fueron una solución común en el pasado, lo cierto es que no igualan la precisión, la automatización y la escalabilidad que ofrecen las herramientas de seguimiento.
La implementación de un sistema robusto empodera al equipo con la información y el control requeridos para tomar decisiones estratégicas vinculadas a la tecnología.
InvGate Asset Management es la solución que necesitas: solicita una prueba gratuita de 30 días y compruébalo tú mismo. Recuerda que todos los datos que incluyas en esta etapa pueden convertirse luego en tu instancia de trabajo.
