¿Estás preparado para afrontar los desafíos de la Gestión de Activos de IT (ITAM) que afectan la eficiencia y el éxito de tu organización? Se trata de un área muy dinámica, por lo que requiere un aprendizaje continuo.
Para proporcionarte ideas al respecto, te recomendamos escuchar el podcast Ticket Volume de septiembre llamado “Desafíos de ITAM: fracasos épicos, red flags y relatos del campo de batalla”.
Allí, el invitado David Foxen -Profesional de ITAM y Fundador de SAM Beast Consulting Ltd- compartió una conversación con Matt Beran -anfitrión del programa y Especialista de Producto de InvGate- sobre los retos más comunes de la Gestión de Activos así como las soluciones prácticas posibles.
En este artículo encontrarás un resumen sobre este episodio. Y si quieres aprender más sobre otros temas relacionados, puedes registrarte para acceder a nuestras grabaciones mensuales en directo, donde tendrás la oportunidad de participar de los debates.
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De una regular a una óptima Gestión de Activos
La Gestión de Activos de IT evolucionó en el tiempo, desde sus inicios primitivos hasta la era actual caracterizada por la búsqueda continua de la perfección.
Beran bautizó a la primera etapa de ITAM como “cavernícola”, cuando las organizaciones se encontraban en un estado de desorden, con una falta de procesos y control, un conocimiento limitado del inventario de hardware y software, una Gestión de Riesgos ineficaz, un seguimiento inadecuado de las licencias y un deficiente servicio al cliente. Esta fase reflejaba puro caos, con importantes desafíos de la Gestión de Activos, lo que provocaba ineficiencias y amenazas potenciales.
A medida que progresa ITAM, la perfección se constituye como un esfuerzo permanente, incluso en 2024. Algunos elementos que lo demuestran son:
- Automatización de los procesos
- Análisis profundo de los datos
- Optimización y ahorro de los costos
- Integración de la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la Gestión de los Contratos.
Sin embargo, la naturaleza dinámica de la tecnología pone de manifiesto una realidad: aquello que hoy se considera óptimo puede evolucionar aún más en los próximos años. El cielo es el límite para el potencial de ITAM a medida que continúa adaptándose y transformándose en respuesta a los avances en informática y de las nuevas necesidades de la organización.
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"No creo que hayamos entendido exactamente aquello que es perfecto para ITAM. ITAM es todavía una función relativamente nueva dentro de las organizaciones. [...] Se puede llegar a una función de ITAM realmente madura con mucha automatización, mucho análisis de datos, mucha optimización, ahorro, etc., pero eso es perfecto en 2023. ¿Quién sabe qué será perfecto en 2033?" David Foxen |
¿Cómo afrontar los desafíos de la Gestión de Activos de IT?
Las organizaciones siguen enfrentándose a diversos desafíos de la Gestión de Activos de IT a pesar de los progresos en ese aspecto. Uno de ellos, de hecho, es la reticencia a invertir en este campo. ¿Por qué? Aquí las razones:
- Falta de comprensión sobre la profunda importancia de ITAM: muchos la consideran una preocupación accesoria, más que un imperativo estratégico.
- Prácticas existentes suficientes: en algunos sectores prevalece la creencia de que las tareas actuales de Gestión de Activos resultan adecuadas para satisfacer las necesidades de la organización, lo cual constituye un impedimento para el progreso.
- Conceptos erróneos sobre la nube: su potencial transformador es innegable, pero persisten ideas erróneas sobre su impacto en ITAM. Algunas organizaciones consideran erróneamente que la nube deja obsoleta la Gestión de Activos cuando, en realidad, subraya el requerimiento de una administración sólida de dichos activos digitales.
Para superar estos retos y optimizar la práctica de ITAM, Foxen propuso diferentes estrategias que enumeramos a continuación.
1. Priorizar la planificación de la renovación del hardware
La piedra angular de la excelencia en ITAM suele residir en la planificación proactiva de la renovación del hardware. Las organizaciones deben elaborar planes exhaustivos que detallen cuándo y cómo sustituir los equipos obsoletos.
Una base de datos actualizada resulta fundamental, ya que reúne información crítica, como las fechas de finalización de la garantía y los datos internos del ciclo de vida, lo que facilita enormemente la elaboración de presupuestos.
Para garantizar la sostenibilidad a largo plazo, es esencial ampliar la planificación de la renovación de los activos más allá del horizonte inmediato.
2. Mejorar la Disposición de Activos de IT
La Disposición de Activos de IT (ITAD - IT Asset Disposition) constituye una faceta de ITAM que a menudo se pasa por alto, pero que puede aportar un valor sustancial. Se trata de maximizar el valor de los aparatos que ya no se usan. Esto incluye explorar vías como la reventa o su reciclaje de los equipos y los componentes antiguos, generando así ingresos, al tiempo que se respetan las prácticas medioambientales responsables.
En ese contexto, es esencial revisar y actualizar periódicamente los procedimientos de ITAD para adoptar un rol ágil frente a la evolución de la tecnología y las tendencias del mercado.
3. Agilizar la adquisición y el despliegue
En una época en la que las expectativas tecnológicas son muy altas, la optimización de los procesos de adquisición y despliegue de hardware resulta primordial.
Al mejorar la coordinación entre los equipos de IT y de compras, las organizaciones reducen significativamente los plazos de entrega.
La creación de un proceso dinámico, eficiente y transparente para solicitar, adquirir y desplegar hardware garantiza que las necesidades de los trabajadores expertos en tecnología se satisfagan con rapidez y sin problemas.
Creación de colaboraciones sólidas
Otra forma de sortear los desafíos de la Gestión de Activos es alinearse con los equipos de Finanzas y RR.HH. Al respecto, Foxen destacó la necesidad de establecer relaciones sólidas con estos departamentos para acceder a información valiosa.
Así, las finanzas desempeñan un papel crucial en la presupuestación, la depreciación y la gestión financiera de los activos. Al comprender este aspecto, los profesionales pueden optimizar las cuentas y los recursos de forma eficiente.
Los equipos de RR.HH. y contratación también juegan un rol clave en ITAM, ya que proporcionan datos sobre los cambios en el staff, las proyecciones de los proyectos y la planificación de la mano de obra.
En síntesis, la estrecha colaboración con estas áreas permite a ITAM anticipar con precisión las necesidades de hardware y software.
Qué buscar en los proveedores de software y hardware
Al momento de establecer relaciones con proveedores de software y hardware en ITAM, subyace la idea errónea que el costo es el único factor decisivo. Sin embargo, esta simplificación excesiva puede llevar a elecciones subóptimas. Entonces, ¿qué tener en cuenta a la hora de buscar el prestador adecuado? Foxen destacó tres características fundamentales que deben tener y que presentamos a continuación.
1. Excelente comunicación
La clave de cualquier relación satisfactoria con un proveedor es mantener una óptima comunicación, con canales abiertos y claros para evitar dejar a los clientes desinformados. Por el contrario, el prestador debe adoptar una posición proactiva.
Por caso, el cliente no quiere estar constantemente preguntando cuándo le entregarán su equipo o si ocurrió alguna interrupción importante en la cadena de suministro. En su lugar, el proveedor tomará la iniciativa de proporcionar actualizaciones sobre los plazos de entrega y ante cualquier cambio relevante en el mercado.
Este diálogo abierto garantiza que los profesionales de ITAM puedan planificar con eficacia, tomar decisiones informadas y evitar sorpresas. Ya sea que los prestadores de hardware compartan datos sobre retrasos en las entregas o que los proveedores de software alerten a las organizaciones sobre modificaciones en las licencias, la transparencia y la proactividad deben ser cuestiones innegociables.
2. Proactividad
Los proveedores tienen que ser proactivos, anticiparse a las necesidades y preocupaciones de sus clientes y ayudarlos a prepararse para el futuro. Y no limitarse a reaccionar o a satisfacer las necesidades inmediatas.
Por ejemplo, los Revendedores de Valor Añadido (VAR - Value Added Resellers) de software se acercan a los consumidores con antelación, informándoles sobre los próximos cambios en los términos de los contratos, en las estructuras de los acuerdos o en los modelos de licencias. Esta comunicación proactiva permite a los profesionales de ITAM prepararse para los impactos, ajustar sus estrategias y evitar problemas de último momento.
3. Naturaleza globalizada
En el mundo interconectado de hoy, es fundamental que un proveedor pueda responder a las necesidades de las empresas globales. Las organizaciones a menudo abarcan múltiples regiones y zonas horarias, con requerimientos de ITAM específicos.
En concreto, los prestadores deben ofrecer cobertura y soporte las 24 horas, los 7 días de la semana, para adaptarse a los clientes de distintas áreas del mundo. Si hay que esperar la respuesta de un proveedor debido a las diferencias horarias resulta frustrante y contraproducente.
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"No hay nada peor que tener un VAR de hardware o software con un equipo global de ITAM que sólo esté online en horario estadounidense, europeo o británico. [...] Si eres una organización global, para mí es muy importante asegurarme de que tienen cobertura las 24 horas, los 7 días, para cubrir todas nuestras regiones, además de que realicen los envíos a todos los mercados." David Foxen |
Además, el prestador tiene que poseer la experiencia necesaria para superar los desafíos logísticos relacionados con las operaciones globales, es decir, contar con los medios para enviar productos a diferentes regiones e incluso ayudar con empresas de transporte de terceros para la importación y la exportación.
Asimismo, serán los responsables de proporcionar información sobre la viabilidad comercial de adquirir software local, frente a un acuerdo global, considerando que las fluctuaciones monetarias y las variaciones regionales de los precios pueden afectar significativamente los costos. En síntesis, un proveedor que vele por tus intereses te ofrecerá recomendaciones honestas, incluso si eso significa sugerir una compra local de otro competidor.
CMDB vs. ITAM: ¿Por dónde comenzar?
El podcast también abordó el dilema habitual si invertir primero en la Gestión de la Configuración (CMDB) o en la Gestión de Activos de IT. Foxen explicó que depende del contexto y de los objetivos de la organización.
Desde una perspectiva de ITAM, abogó por priorizar la Base de Datos de Gestión de Activos (AMDB - Asset Management Database). Foxen hizo hincapié en la necesidad de establecer procesos de ITAM sólidos, completar la AMDB con datos fidedignos y alinearlos con los objetivos de la Gestión de Activos. En definitiva, la base de una ITAM eficaz es disponer de un inventario preciso de activos, software e infraestructuras..
Aunque reconoció el valor de la CMDB, recomendó abordarla después de que la ITAM haya madurado. Una vez que esos procesos están en marcha y la AMDB es confiable, las organizaciones pueden plantearse integrar Elementos de Configuración (CI) en la CMDB para mejorar su comprensión del rendimiento y las interconexiones de los activos.
El enfoque pragmático de Foxen sugiere que, aunque la CMDB y la ITAM están interrelacionadas, la prioridad debe basarse en los objetivos específicos y la preparación de la organización. Además señaló que esta última puede reportar beneficios que, a su vez, sean capaces de financiar iniciativas de gestión de la configuración.
Resumen
Ante el planteo de desafíos de la Gestión de Activos, David Foxen presentó valiosas estrategias y perspectivas que contribuyen a lograr una mayor eficiencia y éxito en la organización. Sin embargo, este artículo es sólo la punta del iceberg: escucha la conversación completa para obtener más información y conocimientos.
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