El sistema de Gestión de Activos para educación marca una gran diferencia tanto en los costos como en las operaciones. Considerando que en la actualidad la mayoría de los alumnos de las escuelas cuentan con dispositivos tecnológicos (en España la cantidad de jóvenes por computadora es de 2,2, tres décimas menos que años anteriores), la administración y protección de estos recursos se convirtió en una tarea fundamental.
Para aclarar este tema, explicamos en este artículo por qué los centros de aprendizaje necesitan soluciones específicas para el manejo de dichos bienes, cuáles son los obstáculos que resuelven y qué tener en cuenta a la hora de elegir un software de estas características.
¿Por qué se requiere un control de inventarios en una escuela?
Las escuelas administran miles de recursos, desde hardware como laptops, tablets y proyectores hasta software, contratos, licencias y suscripciones.
A medida que la tecnología se convierte en una parte esencial de los entornos de aprendizaje, un sistema de Gestión de Activos para educación ayuda a identificar, rastrear, supervisar y manejar estos bienes.
En definitiva, resulta imprescindible esta práctica para mantener el control, la responsabilidad y la eficiencia en todas las operaciones.
Principales ventajas del software de inventario de una escuela
La implementación de un software de inventario de una escuela aporta varias ventajas que repercuten directamente en su estado financiero, su planificación y su eficiencia diaria:
- Ahorro de costos: los presupuestos en educación suelen ser ajustados, independientemente del nivel. Una solución de Gestión de Activos ayuda a monitorear los gastos de compra, mantenimiento, sustitución y eliminación. También optimiza la administración de las licencias, evitando renovaciones innecesarias o problemas de cumplimiento.
- Mejor planificación mediante la supervisión: las instituciones de este tipo deben saber el lugar donde se encuentran sus recursos, quién los utiliza y cuál es su estado. Esta visibilidad contribuye a una toma de decisiones más inteligente y a un adecuado planeamiento a largo plazo de los ciclos de actualización tecnológica y de los programas de mantenimiento.
- Aumento de la productividad: esta visión completa del entorno que se obtiene a través de una plataforma centralizada agiliza las operaciones diarias y eleva la productividad general.
5 características imprescindibles de un sistema de Gestión de Activos para educación
Un sistema de Gestión de Activos para educación tiene que reunir ciertas características que faciliten la visibilidad, el control y la toma de decisiones por parte de los equipos administrativos y de IT.
Estas son las cinco funciones clave:
#1. Inventario centralizado
Las escuelas requieren un inventario central y unificado en el que todos los activos se registren y actualicen en tiempo real, ya sean los de IT, como laptops, monitores o teclados; o aquellos no tecnológicos, como proyectores, microscopios de laboratorio o pupitres.
El software deberá ofrecer múltiples métodos de recopilación, como la detección automática, la importación de archivos o la integración con otros sistemas, para garantizar que ningún recurso quede sin rastrear.
#2. Seguimiento exhaustivo de los activos
La solución en cuestión también admitirá múltiples formas de realizar el seguimiento de los activos, desde la instalación de agentes en los dispositivos hasta la impresión de códigos QR o de barras para los artículos físicos.
Más allá de la ubicación y la propiedad, hay que monitorear el estado, la actividad, el costo y la depreciación, con la intención de obtener una visibilidad completa del valor y el ciclo de vida.
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#3. Notificaciones y alertas automatizadas
La automatización ahorra un tiempo valioso y reduce los errores humanos. Así, el sistema notificará automáticamente a los equipos cuando los activos necesiten mantenimiento, las garantías estén a punto de caducar o si los dispositivos se desconectan o marcan como perdidos.
Estas alertas ayudan a prevenir el tiempo de inactividad, reducir las pérdidas y garantizar el funcionamiento óptimo de las operaciones.
#4. Reportes y tableros personalizados
Considerando que los datos son fundamentales para tomar decisiones estratégicas, las escuelas podrán generar reportes sobre el uso, el mantenimiento y los costos de los recursos, al igual que visualizar las tendencias a través de tableros personalizables.
Dicha información facilita la detección de ineficiencias, la planificación de presupuestos y la demostración de las responsabilidades durante las auditorías.
#5. Integraciones con herramientas de Gestión de Servicios
La integración de los software de Gestión de Activos y de Gestión de Servicios crea un ecosistema completo para administrar dispositivos y solicitudes.
Así, cuando surge un problema, como el daño de una laptop y la pérdida de un proyector, es posible generar un ticket de servicio automáticamente y vincularlo al registro de activos correspondiente, lo cual mejora la comunicación y los tiempos de resolución.
Los 7 mejores programas para monitorear el inventario de una escuela
El control de inventarios en una escuela (dispositivos de los alumnos, computadoras y equipamiento de las aulas) requiere herramientas adaptadas a las necesidades específicas de los entornos educativos primarios y secundarios.
A continuación, analizamos varios sistemas de este tipo, detallando en qué consiste cada uno, por qué es útil para el manejo de los recursos y qué lo diferencia del resto.
#1. InvGate Asset Management
InvGate Asset Management: 5-minutes Demo
#2. Incident IQ
Concebida por educadores y personal de IT de las instituciones de este tipo, Incident IQ responde directamente a las demandas específicas de dicho sector.
Se trata de una plataforma de inventario de escuela primaria y secundaria que combina la Gestión de Activos de tecnológicos con un sistema de tickets de asistencia técnica, con la intención de optimizar el soporte y el seguimiento de los dispositivos.
Su profunda integración con los Sistemas de Información de Estudiantes (SIS - Student Information Systems), las herramientas de aprendizaje y los programas de equipos individuales la convierten en una opción inteligente para los distritos que buscan consolidar la visibilidad de los recursos y las operaciones de asistencia.
La solución se distingue por su diseño todo en uno, creada específicamente para instituciones educativas (no fue adaptada a partir de herramientas corporativas), que permite tanto a los profesores como a los equipos de IT trabajar de forma eficiente con una formación mínima.
Funciones de Incident IQ para la Gestión de Activos en educación
- Rollout Scout para registros rápidos: asigna dispositivos en segundos escaneando el carné del estudiante y los códigos de barras de los equipos.
- Sistema de tickets y activos integrado: cada ticket de asistencia se vincula automáticamente a un aparato específico, lo cual mejora la resolución de los problemas.
- Integración con los SIS y el software del aula: se sincroniza con las listas de los alumnos y las herramientas de la escuela para asignar con precisión los dispositivos.
- Gestión del inventario y del ciclo de vida: realiza un seguimiento de los recursos a lo largo de su existencia, desde su distribución hasta su eliminación.
- Compatibilidad con el Inicio de Sesión Único (SSO - Single Sign-On): facilita el acceso a la plataforma del personal y de los alumnos que utilizan Google y Microsoft, entre otros.
- Acciones masivas para implementaciones: permite al personal de IT aplicar cambios o asignar equipos rápidamente en todos los niveles de grado o escuelas.
Ventajas de Incident IQ
- Diseñado específicamente para escuelas: creado por y para profesionales de educación primaria y secundaria.
- Interfaz muy intuitiva: los profesores y los usuarios sin conocimientos técnicos pueden navegar fácilmente por el sistema sin necesidad de una formación específica.
- Funcionalidad todo en uno: combina el seguimiento de los activos y el help desk en un solo sistema, lo cual reduce la necesidad de utilizar múltiples plataformas.
- Modelo de precios adaptado a la educación: los costos se escalan en función de la matrícula de los alumnos, no del número de usuarios o dispositivos.
- Programas de dispositivos optimizados: cualidades como Rollout Scout simplifican y aceleran las implementaciones 1:1.
Desventajas de Incident IQ
- Sin versión gratuita: solo planes pagos, con demostraciones disponibles bajo petición.
- Precios basados en presupuestos: las tarifas no se publican. Por lo tanto, las escuelas deben contactar al departamento de ventas para solicitar una cotización.
- Solo en la nube: no existe una opción de implementación on-premise para los distritos con políticas estrictas de datos.
Reseñas y comentarios sobre Incident IQ
Incident IQ está muy bien valorado en los sitios web de reseñas de software centrados en la educación, con un puntaje de 4,6 sobre 5 en Capterra.
“Fácil de usar y con una interfaz sencilla. El servicio de atención al cliente es excelente y amable. El precio también es razonable. Sólo espero que añadan más funciones.”
Capterra review
Precios de Incident IQ
Este sistema de Gestión de Activos para educación utiliza un modelo de tarifas basado en presupuestos que tiene en cuenta:
- El número de alumnos matriculados en un distrito.
- Los módulos seleccionados (por ejemplo, help desk, Gestión de Activos, instalaciones).
Dicho enfoque garantiza la asequibilidad independientemente del número de dispositivos rastreados. Por lo tanto, el precio no se basa en el número de usuarios o equipos, siendo rentable especialmente para las escuelas con amplios programas de aparatos individuales.
- Plan gratuito: no disponible.
- Demostración gratuita: solo bajo petición.
- Prueba gratuita: no se ofrece públicamente.
- Precios: no difundidos online (hay que solicitar un presupuesto).
#3. Reftab
Creada para aportar simplicidad y rapidez, Reftab es una plataforma de gestión y seguimiento de activos de IT, con funciones de registro de entrada y salida de los recursos, escaneo de códigos de barras, rastreo del mantenimiento y portales de solicitudes de los usuarios, a través de una interfaz limpia y moderna.
La solución se dirige específicamente a escuelas y departamentos tecnológicos que buscan un sistema simple de usar, sin la curva de aprendizaje pronunciada ni los altos costos de las soluciones empresariales. Por lo tanto, es ideal para instituciones educativas o distritos más pequeños que acaban de empezar con la Gestión de Activos.
Funciones de Reftab para la Gestión de Activos en educación
- Módulo de registro de entrada y salida de activos: administra los préstamos de los equipos y realiza un seguimiento de quién los tiene en todo momento.
- Escaneo móvil de códigos de barras: utiliza aplicaciones iOS o Android para asignar, localizar o auditar recursos sobre la marcha.
- Portal de solicitudes de usuarios: permite al personal o a los estudiantes pedir aparatos o informar problemas a través de una interfaz simplificada.
- Rastreo del mantenimiento y de las órdenes de trabajo: registra las reparaciones y hace un seguimiento del estado de cada dispositivo.
- Campos y filtros personalizados: crea etiquetas específicas para cada escuela en función del nivel académico, el aula, el estado o la fuente de financiación.
- Permisos basados en funciones: controla el acceso del personal de IT, los bibliotecarios o los profesores en base a sus responsabilidades.
Ventajas de Reftab
- Extremadamente fácil de usar: configuración sencilla y requerimiento mínimo de formación.
- Económico: precios más bajos que la mayoría de las empresas de la competencia, con un nivel gratuito.
- Rápida implementación: las escuelas pueden ponerla en marcha ágilmente, lo cual contempla una incorporación simple.
- Usuarios ilimitados: al no haber cuotas por persona, es flexible para su uso en toda la escuela.
- Interfaz moderna: diseño claro e intuitivo tanto para el personal técnico como para el que no lo es.
Desventajas de Reftab
- Funciones avanzadas acotadas: no es lo suficientemente robusta para distritos escolares extensos o complejos.
- Solo en la nube: no existe una versión on-premise para instituciones educativas con políticas de hosting in-situ.
- Limitada escalabilidad: más adecuado para implementaciones pequeñas y medianas. Además, carece de herramientas avanzadas de auditoría/cumplimiento.
- Opciones básicas de personalización: no iguala la profunda configurabilidad de las plataformas de nivel empresarial.
Reseñas y comentarios sobre Reftab
Reftab recibe críticas positivas en plataformas como Capterra, donde tiene un puntaje de 4,8 sobre 5. Los usuarios suelen destacar su facilidad de uso y su asequibilidad, especialmente entre el personal informático de las escuelas con tiempo o recursos limitados.
“Hasta ahora, mi experiencia con Reftab resultó muy buena. La configuración fue fácil gracias a la interfaz de usuario intuitiva y a los documentos de asistencia, al igual que las herramientas de importación que consideramos muy útiles. El equipo de soporte respondió todas nuestras preguntas y resolvió los problemas de nuestras conexiones con Okta.”
Capterra
Precios de Reftab
Reftab sigue un modelo de tarifas transparentes y basadas en los activos:
- Plan Free: disponible para hasta 50 activos.
- Plan Starter: US$ 30 al mes (hasta 500 activos).
- Plan Standard: aproximadamente US$ 62,50 al mes para un límite de activos más alto.
- Usuarios ilimitados: incluidos en todos los planes.
Hay una prueba gratuita.
#4. Wasp AssetCloud
Desarrollada por Wasp Barcode Technologies, que aporta décadas de experiencia, Wasp AssetCloud consiste en una solución de Gestión de Activos de IT de nivel empresarial, conocida por su hardware de códigos de barras y RFID.
Ideal para gestionar miles de activos, la plataforma admite funciones avanzadas de cumplimiento normativo, auditoría y seguimiento del ciclo de vida, siendo ideal para distritos con inventarios de gran volumen y requisitos estrictos de información.
Funciones de Wasp AssetCloud para la Gestión de Activos en educación
- Seguimiento ilimitado de activos y ubicaciones: centraliza el inventario de múltiples escuelas y departamentos.
- Etiquetado de fuentes de financiación: realiza un rastreo de cómo se adquirió cada activo (subvenciones, bonos, presupuesto) de modo de estar preparado para las auditorías.
- Herramientas de auditoría y conciliación: programa estas instancias, realiza escaneos de códigos de barras y resuelve discrepancias.
- Módulo de mantenimiento y órdenes de trabajo: supervisa las reparaciones y el historial de servicio de todos los recursos escolares.
- Gestión del Ciclo de Vida completo: monitorea los bienes desde su adquisición hasta su retirada, incluida la depreciación.
- Compatibilidad con RFID (opcional): añade este escaneo para realizar registros masivos o auditorías rápidas.
- Integración del hardware de códigos de barras: utiliza los escáneres, impresoras y etiquetas patentados de Wasp para un rastreo de activos listo para usar.
Ventajas de Wasp AssetCloud
- Diseñado para escalar: admite un número ilimitado de activos y el seguimiento de varios campus en un solo sistema.
- Potentes herramientas de cumplimiento normativo: excelente para distritos con requisitos de financiación mediante bonos o subvenciones.
- Integración del hardware: la solución integral incluye equipos y suministros de códigos de barras.
- Implementación en la nube u on-premise: opciones de hosting flexibles basadas en la política de IT.
- Amplia personalización: configura campos, reportes, roles de usuario y flujos de trabajo.
Desventajas de Wasp AssetCloud
- Costo elevado: el precio inicial es significativamente más alto que el de la mayoría de las plataformas centradas en la educación.
- Curva de aprendizaje pronunciada: la configuración y el ajuste son más complejos, por lo cual requieren la intervención del departamento de IT.
- No hay versión gratuita: solo licencias pagas, con acceso a una prueba bajo petición.
- Gastos adicionales: la RFID, los usuarios extra o los accesorios del hardware pueden aumentar el Coste Total de Propiedad.
Precios de Wasp AssetCloud
Wasp AssetCloud se ofrece tanto como suscripción basada en la nube como licencia única on-premise:
- Nube (AssetCloud Complete): a partir de US$ 2.995 al año para 5 usuarios, para activos ilimitados.
- On-premise (AssetCloud OP): a partir de unos US$ 6.995 (1 usuario) más soporte anual (aproximadamente un 18% después del primer año).
- Complementos: los usuarios adicionales, la RFID y el hardware tienen un costo extra.
- Plan gratuito: no disponible.
- Prueba gratuita: sólo bajo petición.
- Demostración: sí. Tambien consultas individuales.
Debido a su precio y alcance, Wasp AssetCloud es más adecuado para distritos extensos que necesitan capacidades de Gestión de Activos de IT de nivel empresarial, con sólidos requisitos de cumplimiento y presentación de informes.
#5. BlueTally
Centrada en la simplicidad y la asequibilidad, BlueTally es una plataforma de Gestión de Activos de IT basada en la nube, que constituye una excelente opción para escuelas primarias y secundarias pequeñas, instituciones públicas o cualquier establecimiento que administre un inventario limitado.
Si bien no es exclusiva del ámbito educativo, resulta ideal para las escuelas que están pasando de Excel a un sistema de Gestión de Activos para educación. De hecho, ofrece una actualización fácil y rentable que no requiere conocimientos de IT.
Funciones de BlueTally para la Gestión de Activos en educación
- Asignación de activos y seguimiento de su estado: distribución fácil de los dispositivos a los alumnos o al personal y supervisión de su estado (“en uso”, “en reparación” o “disponible”).
- Registros de auditoría e historial: inventario completos de los movimientos de los recursos, las modificaciones y los usuarios responsables.
- Integración con Microsoft Intune y Jamf: sincroniza los datos de las herramientas de Gestión de Dispositivos Móviles utilizadas en entornos escolares.
- Informes y notificaciones programados: envía actualizaciones periódicas sobre el estado de los bienes y los próximos plazos.
- Activos ilimitados (plan Starter y superiores): realiza un seguimiento de inventarios extensos sin pagar cuotas por dispositivo.
- Interfaz sencilla y clara: con estilo minimalista, ayuda al personal a aprender y manejar rápidamente el sistema sin necesidad de capacitación.
Ventajas de BlueTally
- Muy económico: cuenta con un plan gratuito para siempre y una suscripción básica de bajo costo.
- Ideal para escuelas pequeñas: satisface los requerimientos básicos de seguimiento de IT, prescindiendo de funciones innecesarias.
- Precios transparentes: sin tarifas sorpresa ni cargos por usuario; todos los planes contemplan dispositivos ilimitados.
- Fácil de implementar: puede estar en funcionamiento en cuestión de minutos, ya que no se precisa una configuración técnica.
- Basado en la web con diseño adaptado a dispositivos móviles: opera en todos los dispositivos, sin tener que instalar software.
Desventajas de BlueTally
- No posee aplicación móvil: carece de aplicaciones nativas para iOS/Android, aunque el sitio web es compatible con dispositivos de este tipo.
- Solo en la nube: no es adecuado para escuelas que requieren una implementación in-situ.
- Capacidades avanzadas limitadas: no ofrece tickets integrados, herramientas de auditoría de cumplimiento ni gestión de instalaciones.
- Nivel gratuito para un solo usuario: el plan gratuito solo admite una persona, lo cual limita la colaboración de toda la escuela.
Reseñas y comentarios sobre BlueTally
BlueTally posee una buena valoración en plataformas como Capterra, donde obtiene un puntaje de 4,6 sobre 5. Las escuelas y los equipos pequeños de IT aprecian su simplicidad, su interfaz clara y su precio asequible. Esto lo convierte en una opción popular para aquellos que están dejando de usar las hojas de cálculo.
“Comencé con una demostración hace un par de meses y finalmente pude experimentar la versión de prueba de 14 días, lo cual me ayudó mucho a convencer al resto del equipo y a la alta dirección para conseguir financiación. La implementación aún está en curso, pero la integración con Intune nos da una GRAN ventaja.”
Capterra
Precios de BlueTally
BlueTally utiliza un modelo freemium:
- Plan gratuito: hasta 50 activos y 1 usuario, disponible de forma indefinida.
- Plan Starter: US$ 99 al mes. Incluye activos y usuarios ilimitados.
- Planes Business y Corporate: integraciones avanzadas, acceso a API y multi-tenant (precio según presupuesto).
Cabe destacar que cuenta con una prueba gratuita de 14 días (no se requiere tarjeta de crédito).
En conclusión, los precios transparentes y fijos hacen de BlueTally una de las herramientas de Gestión de Activos de IT más accesibles para los centros educativos con presupuestos acotados y necesidades básicas.
#6. VIZOR for Education
Desarrollada por Vector Networks, VIZOR for Education es una plataforma de control de inventarios en una escuela que proporciona soporte a todo el ciclo de vida de los activos de IT, en particular para programas Chromebook y iPad uno a uno.
La solución, diseñada específicamente para distritos escolares de educación primaria y secundaria, incluye funciones para el seguimiento de los recursos, la asignación a los estudiantes, las reparaciones y help desk. Todo ello creado en base a las necesidades específicas de estas instituciones y los distritos.
Cabe destacar que VIZOR es socio de Google for Education.
Funciones de VIZOR para la Gestión de Activos en educación
- Seguimiento de Chromebooks y iPads: asigna dispositivos a los alumnos, realiza un rastreo de su estado y los sincroniza con Google Admin Console.
- Importación masiva desde SIS o Google Classroom: importa los datos de los estudiantes y los dispositivos para agilizar las implementaciones y el inventario.
- Monitoreo de los tickets de reparación: registra los daños, los arreglos y los costos asociados a los equipos para obtener registros precisos de servicio.
- Recordatorios y comunicaciones automatizados: notifica a los alumnos/padres sobre devoluciones, cargos o datos de recolección.
- Desactivación de los dispositivos (a través de la integración con Google): desactiva de forma remota los Chromebooks perdidos o robados directamente a través del sistema.
- Rastreo de garantías y seguros: vincula los registros de los activos al estado de la garantía, los detalles del seguro y las tendencias de fallos.
- Help desk integrado (opcional): gestiona las solicitudes de asistencia y los problemas relacionados con los recursos en la misma interfaz.
Ventajas de VIZOR
- Diseñado para centros educativos: funciones y flujos de trabajo específicos listos para usar para la educación.
- Cobertura completa del ciclo de vida: realiza un seguimiento desde la implementación y las reparaciones hasta las sustituciones y las eliminaciones.
- Sólida integración con Google: se sincroniza con Google Admin Console y admite acciones remotas en Chromebooks.
- Excelente asistencia para la incorporación: incluye configuración, formación y soporte técnico gratuitos para los centros educativos.
- Comunicación centralizada: automatiza los mensajes a los alumnos y a los padres, lo cual reduce la pérdida de activos y la confusión.
Desventajas de VIZOR
- No publica los precios: es necesario contactar al departamento de ventas para obtener un presupuesto.
- No hay prueba de autoservicio: hay que solicitar una demostración personalizada o una configuración de prueba.
- Puede ser demasiado robusto para escuelas muy pequeñas: el sistema, con sus numerosas funciones, suele resultar excesivo para escuelas con mínimos requerimientos.
- El módulo de help desk es opcional: los centros educativos deben solicitarlo explícitamente si desean un sistema integrado de tickets de asistencia.
Reseñas y comentarios sobre VIZOR for Education
VIZOR recibió críticas positivas por parte del personal de IT en entornos de educación primaria y secundaria, especialmente por sus flujos de trabajo centrados en los alumnos y su integración con Google. En Software Advice y plataformas relacionadas, cosechó elogios por simplificar los complejos procesos de Gestión de Dispositivos.
“Trabajar con Vizor fue como contratar a un profesional de IT con experiencia. Aprecio los flujos de trabajo de registro de entrada y salida con códigos de barras, la óptima integración con Active Directory y los reportes de costos, órdenes de compra y garantías.”
Capterra review
Precios de VIZOR for Education
VIZOR se vende mediante una licencia anual (por suscripción):
- Las tarifas se basan en presupuestos: varían según el tamaño de la escuela o el distrito y la selección de módulos (por ejemplo, si se incluye el help desk).
- Contempla usuarios y dispositivos ilimitados: sin cuotas por dispositivo o por estudiante.
- Todas las ediciones ofrecen sin cargo: configuración, asistencia y formación (sin costos adicionales de onboarding).
- Prueba gratuita: si bien no hay prueba instantánea, los centros educativos pueden solicitar una demostración personalizada y un entorno piloto.
- Opciones de implementación: disponible como solución en la nube u on-premise.
