A menudo, un sistema de Gestión de Activos para ámbitos de la educación exige más elementos que otros entornos. Sin embargo, este sector rara vez considera la Gestión de Activos de IT (ITAM) como una prioridad por varias razones: suele tener un equipo IT pequeño, no dispone de recursos dedicados al manejo de activos y su presupuesto es limitado, por lo que debe optimizarlo para responder a las necesidades más urgentes.
Pero no hay que descartar contar con un software ITAM. Como hemos dicho, los requisitos de las instituciones educativas en ese aspecto son distintos a otras industrias o empresas. Para empezar, las escuelas y universidades poseen software y hardware únicos. Además, los usuarios posiblemente no disponen de formación especializada en IT. Y no podemos olvidar el aumento de los ataques de ransomware. Todo esto deriva en una necesidad imperiosa de comenzar a gestionar el stock informático de forma eficiente y segura.
La situación de IT de las instituciones educativas exige entonces un sistema ITAM robusto como InvGate Asset Management, y en eso vamos a profundizar en este artículo. En concreto, nos referiremos a los siguientes temas:
- La Gestión de Activos de IT y su importancia para escuelas y universidades.
- Qué tener en cuenta al adquirir una solución ITAM para las instituciones educativas.
Sigue leyendo para saber más sobre un sistema de Gestión de Activos para educación.
¿Qué es la Gestión de Activos de IT?
La Gestión de Activos de IT o ITAM consiste en los procesos destinados a garantizar que el software y el hardware de la organización ofrezcan el rendimiento requerido y lleven a cabo las funciones con eficacia y eficiencia.
ITAM incluye todos los aspectos del ciclo de vida de un activo, desde su adquisición hasta su eliminación, a la vez que los mantiene y actualiza, y verifica el estado de las operaciones.
Además, se encarga de evaluar las necesidades de los activos informáticos y de adquirirlos a un bajo costo.
También mitiga los riesgos a los que se enfrenta la organización, como las ciberamenazas, el incumplimiento de las normativas, las reparaciones inesperadas y el tiempo de inactividad.
3 beneficios de un sistema de Gestión de Activos para educación
Como vimos, el uso de un software ITAM no siempre es la primera opción en un sistema educativo. Es posible que hagan su inventario en una hoja de excel o en otro formato que tienen a su alcance. Sin embargo, estos métodos no son recomendables.
Tampoco ayuda que ITAM se perciba como una herramienta orientada a grandes organizaciones.
A pesar de todo hay que considerar un sistema de Gestión de Activos para educación como una gran herramienta que trae los siguientes beneficios:
1. Minimiza el gasto en activos
Sin ITAM, los colegios, institutos y universidades gastarán muchos más recursos de los necesarios para mantener sus activos.
En cambio, la Gestión de Activos proactiva los ayudará a estar al tanto de sus requerimientos sin sobrepasar sus presupuestos. Además, los guiará en la toma de decisiones de compra que reduzcan los costos a largo plazo. El uso de InvGate Asset Management también reducirá los gastos de mantenimiento y reparación de los activos de una organización.
Otras ventajas de un sistema de Gestión de Activos para educación incluyen la minimización de los costos de las licencias asociadas al software, así como la administración y mantención de los contratos y los requisitos, evitando sanciones o multas.
Para una institución educativa, cada pieza de hardware y software tiene que ser supervisada y testeada regularmente para detectar problemas de rendimiento o seguridad. De lo contrario, los activos pueden dejar de ofrecer el rendimiento esperado, crear cuellos de botella en los procesos e incluso necesitar reparaciones onerosas en el futuro.
2. Mantiene seguros a los estudiantes y profesores
Las instituciones educativas almacenan regularmente información sobre la vida personal y académica de sus estudiantes. Sin un sistema de Gestión de Activos para educación, existirán enormes amenazas para la seguridad y la privacidad tanto de los alumnos como de los profesores.
Sumado a esto, se registró en los últimos años un aumento del ransomware en las instituciones educativas: a partir de 2021, el 56% de los establecimientos de enseñanza inferior y el 64% de los de nivel superior fueron afectadas por este programa dañino.
InvGate Asset Management minimiza ese riesgo así como otras amenazas cibernéticas al realizar un seguimiento de los activos de una institución, crear alertas y automatización, y notificar vulnerabilidades.
3. Mantiene los activos disponibles
ITAM puede mejorar significativamente la disponibilidad de los activos y maximizar su uso.
Con una proyección y planificación proactivas de la demanda, se garantiza que los profesores y los estudiantes dispongan de los activos suficientes para sus necesidades.
Además, aseguran un tiempo mínimo de inactividad y una solución de problemas más rápida.
A su vez, el seguimiento racionalizado permite reducir la pérdida de activos y el tiempo empleado en localizarlos.
Las características fundamentales de un sistema de Gestión de Activos para educación
Cualquier sistema ITAM te proporcionará una gestión de activos informáticos y no informáticos, incluidos hardware y software. Pero hay algunas características específicas que se convertirán en los mejores aliados para las instituciones educativas.
Veamos las nueve características imprescindibles de un sistema de Gestión de Activos para educación.
1. Monitoreo de activos
Es necesario tener acceso y poder monitorear los equipos de los estudiantes y docentes para conocer su ubicación, estado de salud, uso y actualizaciones de software, entre otras cuestiones. El Agente de InvGate Asset Management posee la capacidad de supervisar los activos de la institución automáticamente, informar sobre todos esos ítems y mucho más.
2. Gestión de dispositivos móviles y control remoto
Los dispositivos móviles, como tablets y smartphones, tienen diferentes sistemas operativos por lo que necesitan una herramienta de monitoreo específica. El Agente de InvGate Asset Management también funciona en esos casos. Pero si lo prefieres, puedes optar por alguna de sus integraciones nativas como Jamf.
3. API
Cualquier sistema ITAM tendrá un número limitado de integraciones nativas para trabajar. Disponer de una API gratuita te permitirá integrarlo en cualquier software que utilice tu institución, como los Sistemas de Información de Estudiantes o Student Information System (SIS) o la consola de Google Admin.
4. Seguimiento de los activos mediante códigos QR
Los códigos QR son ideales para rastrear activos: InvGate Asset Management permite crearlos e imprimirlos. De esta manera, los agentes pueden escanearlos desde sus dispositivos móviles y acceder al perfil del activo para ver su estado, editarlo o enviar una solicitud (con una integración de InvGate Service Management). Esta función es particularmente útil para asignar temporalmente un activo a un estudiante o miembro de la facultad.
5. Gestión del ciclo de vida de los contratos
El departamento de IT de una institución educativa tiene que estar al tanto de todos los contratos y acuerdos referidos a los activos, donde se mencionan cuánto se pagó o se debe a los proveedores, quién realiza el mantenimiento y las reparaciones, cuánto tiempo estarán disponibles, y otros detalles.
Con la función de gestión del ciclo de vida de los contratos de InvGate Asset Management, podrás utilizar tus activos y contratos de manera eficaz y reducir el costo asociado. Además, con nuestro software ITAM tendrás la posibilidad de realizar la gestión del ciclo de vida del software, ya que cubre cualquier tipo de contrato, incluido el software.
6. Alertas
Los colegios cuentan con información vulnerable en su sistema informático - mucho más que algunas otras organizaciones-, por lo que es esencial mantener los activos a salvo. Contar con alertas automatizadas y reglas de salud es clave para la ciberseguridad. De este modo se previene cualquier brecha de seguridad que pudiera producirse.
7. Medición del software
Otra característica imprescindible de un sistema de Gestión de Activos para educación es la medición del software. Las instituciones educativas suelen tener varios proveedores de software en sus ecosistemas para llevar a cabo todas sus actividades. Y estas soluciones vienen con diferentes opciones de licencias: compras directas, suscripciones, licencias por usuario, licencias flotantes, etc.
Por lo tanto, el departamento de IT necesita hacer un seguimiento no sólo de los contratos para garantizar su cumplimiento, sino también de su uso para saber si está gastando más de lo previsto.
La función Software Metering de InvGate Asset Management permite a las escuelas y universidades utilizar sus licencias de software de manera eficaz y controlar su uso y disponibilidad. También es una herramienta esencial para usar en un proceso de auditoría de software.
8. Herramientas de gestión financiera
Las instituciones educativas pueden gestionar mejor los costos asociados a sus activos con la ayuda de herramientas de gestión financiera integradas en su plataforma ITAM.
Tener todo integrado permite a las universidades y campus obtener una imagen completa de sus gastos relacionados con los activos y aprovecharlos para hacer presupuestos optimizados y planes financieros.
9. CMDB
La infraestructura de un colegio o instituto es compleja, ya que casi todo se encuentra relacionado, lo que significa que cualquier mínima carga o mantenimiento afectará al resto.
La CMDB de InvGate Asset Management es la mejor manera de construir un mapa de este ecosistema, comprender el impacto de cualquier cambio, detectar problemas existentes, rastrear vulnerabilidades y optimizar la infraestructura.
4 cuestiones a tener en cuenta antes de comprar un sistema de Gestión de Activos para educación
Ahora que ya sabes qué funcionalidades del sistema de Gestión de Activos para educación te ayudarán en tu trabajo, hay otras cuestiones que debes considerar cuando estés por comprar un nuevo software ITAM.
1. Facilidad de implementación
Una vez adquirido, el sistema de Gestión de Activos para educación tiene que ser fácil de implementar. La solución debe ser capaz de generar y completar automáticamente el inventario de activos con poco esfuerzo por parte del equipo de IT.
Si requiere demasiados recursos para su implementación o si no puedes realizar un seguimiento de determinados activos, la solución obstaculizará la estrategia ITAM de la organización.
2. UX intuitiva y sin fisuras
En las instituciones educativas, es posible que la mayoría de los usuarios no sean expertos en tecnología, a diferencia de lo que ocurre en una empresa de IT. Otro aspecto importante es que las escuelas o universidades pueden no contar con un gran departamento de Informática y, muy probablemente, tampoco con un equipo dedicado a ITAM.
Por lo tanto, el sistema de Gestión de Activos para educación debe poseer una UX intuitiva, ser rápida y fácil de navegar para evitar los cuellos de botella.
3. Soporte al cliente
El sistema de Gestión de Activos para educación requiere un soporte al cliente por la razón que esgrimimos anteriormente. Además, las escuelas o universidades rara vez tienen gestores de activos, y posiblemente tampoco cuenten con los recursos necesarios para solucionar problemas si falla la plataforma.
Por lo tanto, asegúrate de que la solución ITAM que elijas disponga de un equipo de soporte al cliente para guiarte a través de la implementación y ayudarte si algo sale mal.
4. Actualizaciones y parches de seguridad
Las herramientas de Gestión de Activos IT se utilizan habitualmente para mantener los activos de una organización a salvo de las amenazas digitales. La plataforma debe servir como barrera para que los actores maliciosos no ingresen y causen estragos en la red de IT de la institución.
A la hora de elegir un sistema de Gestión de Activos para educación, lo mejor es optar por un proveedor que tenga un buen historial de actualización de sus soluciones y de mantenimiento de la seguridad de sus clientes.
Puntos clave
Las escuelas y universidades necesitan un software ITAM para sacar el máximo provecho de sus activos. En este sentido, un sistema de Gestión de Activos para educación hace un seguimiento de su hardware y software para mantenerlos de forma eficiente.
Adquiriendo una solución de este tipo, podrás:
- Reducir el gasto en activos de IT.
- Mantener la organización a salvo de amenazas digitales.
- Realizar un seguimiento de los activos y ponerlos a disposición.
- Gestionar eficazmente sus licencias de software.
- Planificar mejor tu presupuesto informático.
En resumen, a la hora de decidir un sistema de Gestión de Activos para educación asegúrate de que la plataforma te permita mantener un inventario de hardware y software y hacer un seguimiento de los mismos, optimizar el uso de licencias, manejar activos y contratos a lo largo de sus ciclos de vida, y tomar decisiones centradas en los datos.
InvGate Asset Management hace todo esto por ti y mucho más. Obtén una prueba gratuita o explora la demostración en vivo, y comienza a implementarlo en tu institución educativa hoy mismo.
