Cuando se trata de asegurar el cumplimiento normativo en empresas de cualquier tipo, nos referimos a ser capaz tanto de gestionar como de coordinar el acatamiento simultáneo de las distintas leyes así como de adaptar continuamente la práctica a los escenarios cambiantes.
En esencia, un cumplimiento sólido es fundamental para optimizar la productividad y el buen funcionamiento de cualquier organización, pero a veces resulta difícil para los equipos comprender a fondo su relevancia.
Para ayudar a desglosar el proceso y cambiar la mentalidad, Jordan Thurston, SVP de Citi, compartió en el episodio 79 de Ticket Volume sus ideas sobre cómo garantizar el acatamiento de las normas.
Aquí resumimos los aspectos más destacados de la transmisión, incluyendo ejemplos de la vida real y la explicación del Dragonfly Construct, un marco que creó el profesional para fomentar la mejora y el crecimiento de los procesos.
Sin más preámbulos, comencemos.
|
|
¿Qué es la Gestión del Portfolio Reglamentario?
La Gestión del Portfolio Reglamentario aborda los constantes cambios a los que se enfrentan las empresas dentro de la Gestión del Cumplimiento y el panorama normativo.
La práctica consiste en examinar las líneas del negocio de toda la organización para asegurar que los responsables de la toma de decisiones cuentan con el nivel adecuado de información sobre aquello que ocurre en sus países y cómo acatar las nuevas leyes que surgen en el tiempo.
|
|
"Un buen ejemplo de ello es el GDPR. Cuando se lanzó era muy vago, pero luego todo empezó a adaptarse y cambiar. A partir de ahí surgió la CCPA en California y creo que Vietnam también publicó una el año pasado. Así se aprecia cómo cambia y se adapta, a dónde evoluciona y a quién afecta. La disponibilidad de estos recursos permite informar a los equipos directivos, diciéndoles lo siguiente: `Esto está surgiendo y es un riesgo emergente, ¿cómo podemos seguir cumpliendo las normas?`" Jordan Thurston |
Cada portfolio reglamentario dependerá de las políticas internas de la empresa y del país en el que opere. Por ello, otra gran parte del trabajo se vincula con el establecimiento acerca de qué es lo más relevante para tu organización para evitar perder tiempo.
Por último, un aspecto importante de la Gestión del Portfolio Reglamentario es el cambio de mentalidad de los equipos y las personas en relación con el cumplimiento. En un contexto de cambios y adaptaciones constantes, es esencial concientizar sobre su relevancia para las empresas y la gobernanza.
ITAM y la Gestión Normativa
Asegurar el cumplimiento normativo en empresas y los procesos de Gestión de Activos de IT (ITAM) son prácticas estrechamente alineadas. De hecho, esta última garantiza que las organizaciones dispongan de un proceso de acatamiento eficaz para evitar interrupciones y otros tipos de sanciones.
Para ilustrarlo, Thurston aportó desde su experiencia con relación al software la importancia de ciertas prácticas que ayudan a lograr el cumplimiento, como la catalogación y la Gestión de Inventarios, centrándose en la gestión del ciclo de vida completo de los activos y estableciendo una estrategia para evitar redundancias.
Ir más allá de garantizar el cumplimiento
Tras reunir muchos años de experiencia en el campo del acatamiento normativo, Thurston explicó cuál es la estrategia fundamental a aplicar para ir más allá de asegurar el cumplimiento normativo en empresas.
Para ello, compartió el sencillo mantra que utiliza con su equipo: “Haz lo correcto, no lo conveniente”. Esto tiene que ver con cambiar la mentalidad de la gente para que evite siempre la opción fácil, rápida y cómoda, y en cambio realice un esfuerzo adicional para elegir la alternativa correcta.
Para sobresalir realmente en el cumplimiento, y en particular en el complejo y ambiguo escenario actual en el que trabajamos, este tipo de enfoque conlleva impactos positivos de aquello que quizá ni siquiera seas consciente en el momento, pero que te ayudarán a mantenerte a la vanguardia.
|
|
"En mi interpretación, el cumplimiento es simplemente adherirse a las leyes y reglamentos establecidos por las entidades gubernamentales, así como a las políticas y normas internas de tu propia empresa. Por tanto, ir más allá es algo más que marcar una casilla. Sí, lo hemos cumplido, se puede ver en las empresas que tienen certificados anuales. Como, sí, lo hicimos, la vida es buena. Pero, ¿cómo dar ese paso adelante? Vamos a hacer algo porque es lo correcto, no porque sea conveniente." Jordan Thurston |
El marco Dragonfly Construct
El invitado compartió los principales aspectos del Dragonfly Construct, un marco que creó para proporcionar recursos y apoyo a las organizaciones con la intención de mejorar, hacer crecer y madurar los procesos.
Al respecto, Thurston comparó el ciclo de vida de la libélula con los primeros seis meses en un nuevo puesto: cuando se superponen también encajan perfectamente. Así, se divide en las siguientes fases: del huevo, de larva y adulta. Se trata de los pasos y el tiempo necesarios para que alguien comprenda su rol y dónde encaja dentro de la estructura de la organización, independientemente de cuál sea su antigüedad.
Con ello, pretende concientizar tanto a los individuos como a los equipos y a las empresas sobre la importancia de pasar por cada una de las etapas antes de pretender aplicar cambios apresurados. Tomando elementos de diferentes metodologías, el marco apunta a fomentar la planificación estratégica cuando hay que mejorar los procesos.
Reflexiones finales
Cada portfolio y estrategia de cumplimiento normativo presenta un aspecto diferente: todo dependerá del país en el que opere y de sus normas y leyes específicas, así como de las políticas y prioridades internas de la empresa.
No obstante, hay aspectos que siempre habrá que vigilar, fundamentalmente la incorporación de la adaptabilidad y los escenarios cambiantes, y la concientización y la responsabilidad para asegurar el cumplimiento normativo en empresas.
Este artículo fue un resumen de algunos puntos tratados durante la charla del episodio. Para acceder a la transmisión completa y profundizar sobre conocimientos adicionales, ingresa a Apple Podcasts, Spotify, YouTube o a tu plataforma de podcast favorita.
