La curva del avance de IT tiende a ser cada día más pronunciada. Si bien esta evolución conlleva oportunidades, también presenta varios desafíos. Por caso, una de las cuestiones clave para las organizaciones que priorizan la innovación constante es cómo hacer frente a la tecnología obsoleta. En otras palabras: ¿Cómo detectar con anticipación si tus activos -y, por extensión, tu negocio- corren peligro? ¿Qué estrategias puedes aplicar para evitar problemas? ¿Y qué herramientas debes desplegar para anticiparte a estos inconvenientes?
Estas preocupaciones no sólo son válidas, sino ampliamente compartidas, según lo refleja The Kyndryl Readiness Report: el 64% de los 3.200 directivos y responsables de la toma de decisiones encuestados expresaron su preocupación por los sistemas obsoletos. Y aunque casi todos afirmaron que la modernización tecnológica es fundamental, el 44% manifestaron que sus infraestructuras críticas se acercan al final de su vida útil. Esto suena alarmante, ¿Verdad?
Dicho panorama trae innumerables riesgos, los cuales abordamos en este artículo. Sin embargo, no todas son malas noticias: es posible aplicar una estrategia del ciclo de vida de IT, que desplegamos en las próximas líneas. ¿Estás preparado para aprender sobre el tema? Entonces comencemos.
¿Qué es la tecnología obsoleta?
La tecnología obsoleta se refiere a los sistemas, el software o el hardware que no se encuentran actualizados con los estándares del momento o que dejaron de ser competitivos en comparación con las alternativas modernas. Si bien estas herramientas siguen funcionando, a menudo se quedan cortas en rendimiento, seguridad y compatibilidad. En consecuencia, dificulta a las organizaciones seguir el ritmo de las exigencias actuales.
Aunque la tecnología obsoleta -incluidos muchas soluciones heredadas- todavía es capaz de hacer el trabajo, conlleva algunos inconvenientes graves, como limitaciones para integrarse con los sistemas más recientes, ralentización en la productividad y, con el tiempo, costos de mantenimiento más elevados. Es como utilizar un teléfono plegable en un mundo de smartphones: funciona, pero con dificultades.
Una aclaración: la tecnología anticuada es diferente a la tecnología obsoleta. La primera sigue operando (aunque sea a regañadientes), mientras que la segunda carece por completo de soporte o es inutilizable. El problema es dejar que las herramientas anticuadas persistan demasiado tiempo, ya que termina generando obsolescencia -con los riesgos que esto provoca-.
5 riesgos de las herramientas de IT obsoletas
Lejos de ser un inconveniente menor, la tecnología obsoleta constituye una bomba de tiempo para las organizaciones. Como adelantamos antes, casi la mitad de la infraestructura de IT crítica de las empresas está llegando al final de su vida útil (The Kyndryl Readiness Report), lo cual las deja expuestas a riesgos significativos. Desde ciberamenazas hasta ineficiencias operativas, estos sistemas pueden frenar el crecimiento de tu compañía e incluso poner en juego su futuro.
En las próximas líneas desglosamos los mayores riesgos de la tecnología obsoleta y por qué es esencial modernizar tu entorno informático.
- Mayor vulnerabilidad frente a las ciberamenazas.
- Disminución de la productividad y la eficiencia.
- Costos operativos y de mantenimiento más elevados.
- Dificultad para cumplir la normativa.
- Escalabilidad e innovación limitadas.
#1. Mayor vulnerabilidad frente las ciberamenazas
Los sistemas antiguos representan el sueño hecho realidad de cualquier hacker. Sin actualizaciones y parches periódicos, la tecnología obsoleta se convierte en un terreno fértil para los ciberdelincuentes. Las vulnerabilidades abren la puerta para filtraciones de datos, ataques de ransomware y otros costosos incidentes de seguridad.
Tomemos como ejemplo el ciberataque de ransomware WannaCry de 2017, que aprovechó vulnerabilidades en sistemas Windows obsoletos que no habían recibido los parches críticos correspondientes. El NHS (National Health Service o Servicio de Salud Público) del Reino Unido resultó uno de los más afectados debido a su infraestructura de IT antigua que provocó la cancelación de cirugías, la interrupción de la atención y otros daños importantes.
#2. Disminución de la productividad y la eficiencia
Si bien al principio parece más económico aferrarse a los sistemas antiguos, la tecnología obsoleta termina costando más a largo plazo, porque suele requerir reparaciones onerosas y a medida, o genera un mayor consumo de energía. Por no mencionar el tiempo de inactividad causado por las herramientas defectuosas que afectan gravemente los resultados de la organización.
Un ejemplo bien conocido es el de Delta Airlines, que sufrió un apagón masivo en 2016 debido a un fallo eléctrico que bloqueó sus sistemas heredados de IT. En consecuencia, la aerolínea canceló 2.300 vuelos e incurrió en más de 150 millones de dólares en pérdidas, sin contar el golpe a su reputación.
#3. Costos operativos y de mantenimiento más elevados
Como decíamos, la tecnología obsoleta genera costos elevados a largo plazo debido a posibles reparaciones, un mayor consumo de energía y de recursos, así como tiempos de inactividad.
Además, estas herramientas ya no cuentan con el debido soporte, lo cual implica que los problemas deben ser abordados por técnicos especializados, que muchas veces resultan más caros.
#4. Dificultad para cumplir la normativa
Los sistemas obsoletos no suelen cumplir las nuevas normas, lo cual pone a las organizaciones en riesgo de multas, consecuencias legales y daños a su reputación.
El acatamiento de las reglas exige una tecnología capaz de adaptarse a los nuevos requisitos de seguridad, privacidad de los datos y especificidades del sector.
#5. Escalabilidad e innovación limitadas
La tecnología obsoleta no puede seguir el ritmo de tu negocio a medida que crece o se enfrenta a nuevas oportunidades.
En efecto, los sistemas heredados a menudo carecen de la flexibilidad necesaria para integrarse con herramientas modernas o soportar las emergentes, como la IA o las soluciones en la nube. Esto limita tu capacidad para innovar y mantenerte competitivo en un mercado que cambia rápidamente.
7 pasos para gestionar tecnologías obsoletas
La gestión de la tecnología obsoleta no es compleja. Incluso resulta accesible para organizaciones de todos los tamaños y presupuestos. Si bien puede aplicarse con o sin herramientas específicas, una solución de Gestión de Activos de IT, como InvGate Asset Management, es capaz de cambiar las reglas del juego.
Así, con ella es posible automatizar partes clave del proceso, obtener información más profunda sobre tu entorno informático y garantizar que nada se pierda. Es similar a diferenciar entre escalar una montaña a pie y tomar el ascensor: llegarás a la cima, pero esta última vía resultará más rápida, más fácil y mucho menos agotadora.
Ahora veamos los siete pasos que te ayudarán a gestionar eficazmente la tecnología obsoleta y a preparar a tu organización para el futuro.
1. Auditar la infraestructura informática
El primer paso es saber exactamente con qué se está trabajando. Para ello, realiza un inventario exhaustivo de tu entorno informático, que abarque todos los sistemas, el software y el hardware.
El objetivo es obtener una imagen clara del estado actual e identificar los componentes que están obsoletos o que se acercan al final de su vida útil.
En ese sentido, el CISO y Consultor Senior de Seguridad OT en CNV Cyber, Gennady Kreukniet, destacó en el episodio 80 de Ticket Volume, el podcast de IT, un punto esencial: los beneficios de “saber qué tienes” y aprovechar una herramienta de Gestión de Activos de IT (ITAM) para tal propósito:
2. Identificar dependencias y riesgos críticos
La tecnología obsoleta rara vez funciona de forma aislada, por lo que su impacto suele extenderse por todo el entorno informático. Por lo tanto, el mapeo de las dependencias entre los sistemas, el software y el hardware es clave para comprender las implicancias más amplias. Para este paso, la herramienta de ITAM utilizada debe incluir funciones para crear una Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB), capaz de ofrecer una visión clara de las relaciones.
En este paso céntrate en los activos críticos de tus operaciones empresariales o requisitos de cumplimiento para identificar qué tecnologías obsoletas plantean los mayores riesgos, ya sea por vulnerabilidades de ciberseguridad, cuellos de botella o aumento del tiempo de inactividad. Por ejemplo, si tu instrumento de procesamiento de pagos se basa en un sistema operativo no compatible, podría poner en riesgo datos financieros confidenciales. Entonces, se trata de un elemento de alta prioridad.
3. Definir una hoja de ruta para la modernización
Para la mayoría de las organizaciones, la sustitución de los sistemas obsoletos de una sola vez no es realista, por lo que el siguiente paso es crear un plan de modernización por fases. Las actualizaciones tienen que priorizarse en función de factores como el riesgo, el costo y el impacto en la empresa, estableciendo objetivos claros a corto, mediano y largo plazo.
Esta hoja de ruta debe alinearse con tus ciclos presupuestarios y objetivos estratégicos, a la vez de considerar enfoques incrementales, como migraciones a la nube por fases o modelos de IT híbridos para que la transición resulte menos traumática.
4. Invertir en soluciones escalables y preparadas para el futuro
Cuando llega el momento de actualizar, no se trata sólo de solucionar los problemas actuales, sino de prepararse para el futuro. Así que opta por tecnologías escalables, compatibles con herramientas emergentes y dotadas de sólidas funciones de seguridad. Las basadas en la nube o las opciones SaaS son cada vez más populares porque ofrecen flexibilidad y simplifican las actualizaciones.
Además, evalúa a los proveedores tanto por sus propuestas actuales, como también por su capacidad para innovar y ofrecer soporte a largo plazo.
Aquí destacan herramientas como InvGate Asset Management, ya que ayudan a rastrear los ciclos de vida de los activos y aseguran que las nuevas soluciones se integren perfectamente con los sistemas existentes.
5. Involucrar y formar a tus equipos
Si no se adopta correctamente, incluso la mejor tecnología fracasará, por lo que es esencial involucrar y capacitar a los equipos. Primero comunica claramente los motivos de la modernización, haciendo hincapié en las ventajas -la mejora de los flujos de trabajo, la reducción de las frustraciones y el aumento de la productividad-.
Luego, ofrece programas de formación a medida que se ajusten a las necesidades de cada equipo. También considera la posibilidad de nombrar líderes del cambio en los departamentos para que defiendan las nuevas herramientas.
Recuerda crear una instancia de retroalimentación durante la capacitación para abordar las preocupaciones o los desafíos en una fase temprana, garantizando una adopción más fluida en toda la organización.
6. Establecer una supervisión y revisión continuas
En vez de representar una tarea puntual, la modernización requiere una atención continua. En ese escenario, el monitoreo periódico y el mantenimiento preventivo resultan esenciales para que tus sistemas sigan rindiendo al máximo, a la vez de evitar que vuelvan a quedar obsoletos.
Las herramientas que realizan un seguimiento del ciclo de vida de los activos proporcionan visibilidad sobre el envejecimiento de los equipos, ayudándote a abordar posibles problemas antes de que se agraven.
La programación de actualizaciones rutinarias y evaluaciones de rendimiento te permitirán mantener un entorno informático saludable. La revisión periódica de la performance de IT con respecto a métricas clave, como el tiempo de inactividad o los incidentes de seguridad, garantiza un alineamiento con los objetivos empresariales.
7. Planificar el próximo ciclo de actualización
Como la modernización es un proceso continuo, empieza a planificar el siguiente ciclo una vez que completes el primero. Para perfeccionar tu enfoque y crear una estrategia de ciclo de vida de IT a largo plazo, utiliza la información de las actualizaciones anteriores. Complementariamente, mantente al tanto de las tendencias emergentes, a la vez de asignar parte de tu presupuesto a futuros esfuerzos de modernización.
Además, implementa prácticas sustentables al retirar equipos viejos, como la asociación con proveedores que ofrezcan programas de reciclaje o la donación de hardware para su reutilización, de modo de minimizar los desechos electrónicos y apoyar los objetivos de responsabilidad social corporativa.
Cómo ayuda InvGate Asset Management a detectar y gestionar la tecnología obsoleta
La tecnología obsoleta parece una amenaza invisible y difícil de detectar antes de que cause problemas.
Ahí entra en juego InvGate Asset Management, una poderosa solución de ITAM que brinda la visibilidad y las herramientas necesarias para identificar, rastrear y abordar el hardware, el software y los sistemas obsoletos.
Ya sean servidores obsoletos, software sin soporte o sistemas heredados, InvGate Asset Management permite tomar el control de tu entorno de IT mediante la combinación de la detección automatizada, la generación de reportes sólidos y el seguimiento del ciclo de vida. En definitiva, transforma la desalentadora tarea de gestionar tecnología obsoleta en un proceso ágil y proactivo. Veamos los pasos en detalle.
Crear un inventario unificado de activos de IT
Antes de enumerar las funciones específicas que ayudan a abordar la tecnología obsoleta, es importante señalar que la creación de un inventario unificado de activos constituye una práctica recomendada para la gestión de IT, ya que brinda una visión completa de todos los equipos y soluciones informáticas, permitiendo identificar riesgos, priorizar actualizaciones y tomar decisiones informadas que apoyen los objetivos de tu organización.
InvGate Asset Management simplifica este proceso con múltiples métodos para generar y mantener tu inventario: desde la instalación de un agente para la actualización de los datos en tiempo real hasta el descubrimiento en redes para el mapeo de dispositivos conectados y la sincronización de activos basados en la nube, la plataforma garantiza una visibilidad completa.
También puedes cargar hojas de cálculo existentes o añadir manualmente activos personalizados para completar cualquier vacío, asegurando que no se pasa por alto ningún recurso crítico.
Más allá de la Gestión del Inventario, la Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB) de InvGate agrega otra capa de valor al mapear las relaciones entre los activos, los software y los sistemas. Esto permite el seguimiento de las dependencias, el análisis del impacto y la supervisión estratégica del ciclo de vida para evitar sorpresas y reducir el tiempo de inactividad.
Juntas, estas capacidades facilitan la detección anticipada de la tecnología obsoleta en pos de priorizar las actualizaciones y mantener el control sobre tu entorno de IT.
Automatizar la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos
Una vez que tu inventario se encuentra unificado y actualizado, el siguiente paso es rastrear y gestionar tus activos de manera efectiva a lo largo de su ciclo de vida. InvGate Asset Management incluye potentes funciones que simplifican esta tarea, orientadas a maximizar la eficiencia, minimizar los costos y abordar de forma proactiva la tecnología obsoleta. He aquí cómo:
#1: Códigos QR para la gestión y el seguimiento de los activos
Gracias a los códigos QR de InvGate Asset Management es posible agilizar la gestión y hacer el seguimiento de los activos sin esfuerzo. De este modo, tu equipo posee acceso instantáneo a información crítica, como ubicación, estado y detalles de la garantía mediante un simple escaneo.
Tanto si estás en la oficina como online, esos códigos garantizan que los datos actualizados se encuentren siempre a tu alcance.
Por ejemplo, puedes escanear rápidamente un QR para comprobar si una laptop está a punto de finalizar su garantía o debe ser sustituida. Esto elimina las conjeturas y el esfuerzo manual que suele implicar el seguimiento de los activos físicos.
#2: Reglas sanitarias para la Gestión de la Salud de los Activos
Para evitar tiempos de inactividad y fallas inesperadas es fundamental mantener los activos en óptimas condiciones. La función de las reglas de salud de InvGate Asset Management ayudan a definir parámetros específicos -como umbrales de espacio en el disco, límites de uso del CPU o estado de actualización del software- para monitorear el rendimiento y el estado general de las herramientas.
Estas reglas facilitan la categorización de los activos como seguros, de advertencia o críticos, ofreciendo una visión general de su estado en tiempo real.
Por ejemplo, es posible configurar una regla para marcar los dispositivos que no recibieron una actualización de software crítica, lo cual impulsa la intervención proactiva antes del surgimiento de posibles vulnerabilidades de seguridad.
#3: Etiquetas inteligentes para la Gestión de Garantías
La Gestión de Garantías en un entorno informático extenso puede resultar un verdadero desafío. Sin embargo, InvGate Asset Management simplifica el proceso con las etiquetas inteligentes, que ayudan a categorizar y rastrear los activos según el estado de la garantía.
Así, permite crear etiquetas como “la garantía expira pronto” o “fuera de garantía” para priorizar las sustituciones y asegurar el cumplimiento de los acuerdos de servicio.
Por caso, si la garantía de un servidor está a punto de concluir, una etiqueta inteligente la marcará para su revisión. Esto no sólo evita costos de reparación inesperados, sino que también contribuye a una interrupción mínima de las operaciones críticas de la empresa.
#4: Amortización automatizada de los activos
Otro aspecto crítico para combatir la tecnología obsoleta es la gestión del ciclo de vida financiero de los activos de IT. Gracias a la función de depreciación automatizada de InvGate Asset Management, es posible hacer un seguimiento fácil de la forma en que los activos pierden valor con el tiempo, lo cual ayuda a planificar reemplazos y optimizar el presupuesto en IT de manera eficaz.
Esta capacidad facilita la creación de reglas de depreciación personalizadas adaptadas a tipos de activos y fabricantes específicos, garantizando precisión y adaptabilidad. Ya sea que prefieras la amortización lineal o métodos más avanzados, InvGate Asset Management calcula los valores en tiempo real y actualiza automáticamente los registros de los activos.
¿Cómo ayuda esto con la tecnología obsoleta? Al hacer un seguimiento de la depreciación, sabrás con precisión cuándo un activo llega al final de su vida útil o se torna demasiado costoso de mantener. Por ejemplo, si el valor actual de un servidor cae por debajo del 50% de su precio de compra, InvGate Asset Management envía una alerta para que tu equipo de IT priorice su reemplazo antes de que se convierta en un pasivo.
#5: Gestión de Licencias: simplifica el cumplimiento y evita la tecnología obsoleta
Las funciones de Gestión de Licencias de InvGate Asset Management ayudan a evitar las trampas del software obsoleto, ya que asegura que tu organización mantenga el cumplimiento, sea rentable y esté actualizada.
La centralización y automatización del seguimiento de las licencias de software facilitan lo siguiente:
- Identificación y sustitución del software obsoleto: detección rápida de las licencias vinculadas a soluciones incompatibles o que llegaron al final de su vida útil, para priorizar las actualizaciones. De este modo, se garantiza que tu empresa siga siendo segura y operativa.
- Optimización del uso de las licencias: seguimiento de las infrautilizadas para reasignarlas y así evitar el despilfarro y los pagos excesivos. También se asegura que las herramientas de software clave estén disponibles para quienes las necesitan.
- Gestión de las renovaciones de forma proactiva: con alertas automatizadas es posible adelantarse a las fechas de caducidad y así reducir el riesgo de utilizar versiones obsoletas o que no cumplen las normativas.
- Integración de la CMDB para conocer el contexto: la comprensión de cómo se conectan las licencias con otros activos, usuarios o sistemas, ayuda a evaluar el impacto más amplio de retirar o actualizar software vinculado a sistemas heredados.
Al mantener tus licencias de software organizadas y actualizadas, InvGate Asset Management permite eliminar la tecnología obsoleta y optimizar tu ecosistema de soluciones de IT, ahorrando dinero y reduciendo riesgos.
#6: Medición del software: elimina el desperdicio y aborda el software obsoleto
Las capacidades de medición de software de InvGate Asset Management brindan información clave sobre cómo se utilizan las aplicaciones. Gracias al monitoreo de las instalaciones y el uso del software, puedes tomar medidas proactivas para combatir la tecnología obsoleta y maximizar tus recursos.
¿Cómo ayuda la medición del software? Así:
- Detecta el software obsoleto: realiza un seguimiento de los patrones de uso para identificar el que ya no se utiliza o que fue sustituido por herramientas más nuevas y eficientes. El desmantelamiento de estos programas reduce los riesgos de seguridad y mejora el rendimiento.
- Reasigna las licencias infrautilizadas: libera aquellas que no se usan o se utilizan con poca frecuencia y asígnalas donde más se necesiten, evitando compras sin sentido.
- Garantiza el cumplimiento: mantén un registro preciso del uso del software para asegurar el acatamiento de los acuerdos de licencia y evitar sanciones relacionadas con el uso no autorizado.
- Monitorea en tiempo real: con el agente de InvGate instalado en los dispositivos, puedes supervisar la actividad de las soluciones de IT, incluido el último uso, la frecuencia y la duración, para tomar decisiones basadas en datos sobre las actualizaciones y las sustituciones necesarias.
Al integrar la medición del software en tu estrategia de IT, tendrás la posibilidad de identificar qué programas son esenciales y cuáles están frenando a tu organización. Esto ayuda a centrarse en la modernización del portfolio tecnológico al tiempo que garantizas que tus inversiones ofrecen el máximo valor.
Conclusión
La tecnología obsoleta no debe ser vista como un obstáculo para la innovación o una fuente de riesgo para tu organización. Solo debes adoptar una estrategia proactiva del ciclo de vida de IT, aprovechando herramientas como InvGate Asset Management, para poder enfrentar los desafíos. Desde la automatización de los inventarios de los activos y el seguimiento de los ciclos de vida hasta la gestión de las licencias y el monitoreo del uso de software, este instrumento dota a tu equipo informático de los datos y los recursos adecuados para mantenerse a la vanguardia.
Como la modernización es un viaje continuo, resulta indispensable contar con procesos y soluciones para preparar tu entorno de IT para el futuro, reducir costos innecesarios y centrarse en aquello que es verdaderamente importante: hacer crecer tu negocio.
¿Estás listo para dejar atrás la tecnología obsoleta? Comienza el proceso hoy mismo con InvGate Asset Management: solicita una prueba gratuita de 30 días para experimentar la herramienta tú mismo.
