La elección de un software de IT Asset Tracking (seguimiento de activos informáticos) que se ajuste a los objetivos de tu equipo y a las necesidades de tu organización puede resultar una tarea difícil tanto porque existen demasiadas propuestas en el mercado, como por la diversidad de características, ventajas y capacidades. Entonces, ¿cómo manejarse ante tantas alternativas? ¿Qué debes tener en cuenta? Y, lo que es más importante, ¿cómo optar por la correcta?
Para facilitarte el proceso y ayudarte a comenzar con el pie correcto, elaboramos una lista de soluciones, basada en nuestra experiencia en Gestión de Activos de IT (ITAM) y en un exhaustivo estudio de mercado.
Dado que la selección depende de múltiples factores -presupuesto, tamaño del equipo y metas organizacionales-, incluimos una variedad de opciones para que explores y te inclines por la que más se ajuste a tus requerimientos. ¿Estás preparado para empezar? Entonces, ¡a trabajar!
Software de Gestión de Activos
4.4
Gartner
¿Cómo elegir un software de IT Asset Tracking?
El seguimiento de activos de IT es el proceso de monitoreo y gestión de todos los equipos tecnológicos que posee una empresa, desde computadoras y servidores hasta licencias de software y dispositivos móviles. Esta práctica ayuda a saber dónde se encuentran dichos activos, quién los utiliza y cómo está su estado (en cuanto a garantías, actualizaciones o mantenimiento).
Como existen muchas formas de ejecutarlo, cada organización posee sus propias herramientas y estrategias. De hecho, varias siguen confiando en un enfoque manual y no digital, es decir, en las anticuadas hojas de cálculo, lo cual no es la mejor idea del mundo. Porque implica el surgimiento de potenciales problemas, como errores humanos, información obsoleta, falta de rastreo en tiempo real, caos en el control de las versiones y automatización limitada.
Entonces, ¿cuál es la alternativa indicada? Un software de IT Asset Tracking. A la hora de elegir uno, es esencial que ofrezca facilidad en el uso, capacidades de integración, funciones de automatización e IA, herramientas de generación de reportes y escalabilidad. El sistema adecuado debe adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa, conectarse a la perfección con otras plataformas de Gestión de IT y acompañar su crecimiento futuro.
Las mejores soluciones de seguimiento de activos informáticos
Como adelantamos, se trata de una lista acotada pero bien pensada. Nuestro objetivo es cubrir todas las características esenciales que debe reunir un software de IT Asset Tracking, a la vez de desplegar diversas opciones en términos de capacidades y precios.
Estos son nuestros elegidos:
- InvGate Asset Management.
- Snipe-IT.
- Asset Tiger.
- ManageEngine Asset Explorer.
- Asset Panda.
#1: InvGate Asset Management
InvGate Asset Management en 5 minutos (Demo)
InvGate Asset Management constituye una solución completa de Gestión de Activos de IT que realiza el seguimiento y la administración de los mismos. Gracias a su enfoque sin códigos/bajo código y a su interfaz intuitiva, se trata de una herramienta potente y fácil de usar, por lo cual no posee una curva pronunciada de aprendizaje.
La plataforma ofrece opciones de implementación flexibles, ya sea on-premise o en la nube, que garantizan una configuración perfecta y adaptada a las necesidades de la organización. ¿Y lo mejor? Crece con ella: al ser escalable, acompaña su evolución.
Beneficios de InvGate Asset Management
Además del enfoque sin código/bajo código, la interfaz intuitiva y las múltiples alternativas de implementación, InvGate Asset Management está comprometido con la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas de los activos. Así lo refleja la reciente renovación de la certificación SOC 2 Tipo II, que implica la adhesión a los más altos estándares de la industria para la protección de la información y el acatamiento de las reglas.
Otra de las ventajas es que se integra con una amplia gama de herramientas, incluyendo InvGate Service Management, nuestra solución de Gestión de Servicios de IT (ITSM), logrando un ecosistema tecnológico totalmente conectado.
Funciones de InvGate Asset Management para el seguimiento de los activos
Para hacer un seguimiento adecuado de los activos tecnológicos (ya sea hardware, software, servicios en la nube, consumibles o equipos especializados), primero se requiere construir un inventario de IT completo; y con InvGate Asset Management eso es muy simple. De hecho, puedes configurarlo en menos de 24 horas utilizando las múltiples opciones de la plataforma.
El procedimiento consiste en incorporar los activos manualmente (uno por uno o a través de un archivo CSV/XLS), aprovechar la función Network Discovery, importar desde los servicios en la nube o, lo mejor de todo, instalar nuestro Agente, que recopila automáticamente datos de los dispositivos para un seguimiento perfecto.
El Agente contribuye a:
- Crear y mantener actualizado el inventario informático, lo cual contempla la normalización automática de los datos de los activos de IT para evitar la duplicación de la información.
- Hacer un seguimiento de los activos, es decir, controlar dónde se encuentran, quién los utiliza y cómo está su estado general; así como verificar el rendimiento, realizar una Gestión de Garantías y una Gestión del Cumplimiento. Con nuestro Agente puedes automatizar la recopilación de los datos y así actualizar continuamente los registros, garantizando la precisión sin un esfuerzo manual.
- Generar tableros y reportes para comprender el estado general del inventario, descubrir patrones y actuar a partir de información precisa.
- Establecer alertas y notificaciones para no pasar por alto ningún cambio de los activos.
InvGate Asset Management también es compatible con el seguimiento de códigos QR, lo cual implica una mayor eficiencia en la identificación y la Gestión de Activos. Este método ayuda al escaneo rápido mediante un dispositivo móvil para acceder a detalles en tiempo real, actualizar los registros o realizar las auditorías.
Además, reduce los errores potenciales de una introducción manual de los datos, acelera las comprobaciones del inventario y mejora la visibilidad general, resultando especialmente útil para las organizaciones que administran un gran número de equipos y soluciones de IT en varias ubicaciones.
Reseñas y comentarios de InvGate Asset Management
Con una calificación de 4,4 sobre 5 en Gartner Peer Insights, InvGate Asset Management goza de la confianza de organizaciones de todo el mundo. Así lo reflejan las opiniones de nuestros clientes:
Precios de InvGate Asset Management
InvGate Asset Management presenta un modelo de precios transparente y escalable para adaptarse a empresas de todos los tamaños.
Todos los planes se facturan anualmente, lo cual garantiza la rentabilidad a largo plazo. Además, es posible comenzar con una prueba gratuita de 30 días -sin necesidad de adherir la tarjeta de crédito- para conocer la herramienta en acción.
#2: Snipe-IT
Diseñada para simplificar el seguimiento de los activos en organizaciones de todos los tamaños, Snipe-IT es una solución de ITAM de código abierto, que proporciona total transparencia y control sobre los procesos de este tipo.
Con una interfaz fácil de usar, amplias opciones de personalización y una forma potente y accesible de gestionar el inventario de IT, admite despliegues alojados en la nube y autoalojados. Esto implica que se adapta a las diferentes necesidades empresariales: tanto si se trata de un pequeño negocio como de una gran compañía, su escalabilidad garantiza un manejo eficaz de los activos.
Funciones de Snipe-IT para el seguimiento de los activos
Snipe-IT ayuda a las organizaciones a mantener un inventario de IT estructurado gracias a sus múltiples métodos para añadir y gestionar los activos. En concreto, se pueden importar manualmente, de manera masiva a través de un CSV o mediante integraciones API.
La plataforma permite el seguimiento de las asignaciones de los activos, el historial de sus ubicaciones y las actualizaciones de su estado, garantizando registros precisos.
Para agilizar el seguimiento, incluye escaneado de códigos de barras y QR que facilitan la rápida identificación, así como alertas automáticas de vencimiento de las garantías y capacidades de auditoría para la validación del inventario.
A su vez, es posible añadir campos personalizados para captar detalles específicos de los activos, además de mantener un historial completo de ingresos, salidas y actividades de mantenimiento para una mejor gestión del ciclo de vida.
Precios de Snipe-IT
Una de las ventajas destacadas de Snipe-IT es su modelo de precios flexible, con opciones gratuitas y pagas:
- Gratuita (autoalojada): de código abierto, lo cual permite instalar y gestionar la solución en tus propios servidores, sin costo alguno.
- Snipe-IT Cloud: US$ 39,99 por mes, con hosting de Snipe-IT, que incluye actualizaciones automáticas, copias de seguridad y asistencia por correo electrónico para equipos pequeños.
- Nube empresarial: precio personalizado, concebido para grandes organizaciones que necesitan seguridad avanzada, asistencia prioritaria e infraestructura especializada.
La versión autoalojada asegura un control total sobre los datos, mientras que los planes alojados en la nube ofrecen una experiencia sin complicaciones con hosting gestionado. Independientemente de tu elección, Snipe-IT constituye una solución rentable y escalable para el seguimiento de los activos tecnológicos.
#3: AssetTiger
Otro de los software de IT Asset Tracking es AssetTiger, una solución basada en la nube, creada para ayudar a las organizaciones a realizar un seguimiento y una gestión eficaces de sus activos.
Con una interfaz fácil de usar, esta completa plataforma dispone de un conjunto de características destacadas.
Funciones de AssetTiger para el seguimiento de los activos
AssetTiger despliega un sólido conjunto de herramientas para agilizar el seguimiento de los activos, como las siguientes:
- Alertas: establece recordatorios y alarmas para los activos que requieren un mantenimiento periódico y los próximos vencimientos de contratos, etc. Esto ayuda a abordar de forma proactiva los problemas antes de que afecten las operaciones.
- Gestión de Usuarios: la plataforma admite un número ilimitado de personas con distintos niveles de acceso, desde espectadores hasta administradores completos. En consecuencia, el sistema se adapta a la estructura de la organización.
- Reserva y check-out: también es posible reservar activos con antelación, gestionar las retiradas a personas o ubicaciones y mantener un registro claro de las asignaciones y su disponibilidad.
- Aplicación móvil: permite escanear códigos de barras, revisar y actualizar historiales de activos, inscribir la entrada y salida de los mismos, y realizar tareas de mantenimiento sobre la marcha.
Reseñas y comentarios de AssetTiger
Con elogios por su facilidad de uso y sus funciones personalizables, AssetTiger recibió un puntaje de 4,6 sobre 5 en Capterra.
Esto dijo un usuario:
Precios de AssetTiger
AssetTiger es uno de los pocos software de IT Asset Tracking gratuitos. A partir de ahí, ofrece planes de suscripción con precios flexibles para adaptarse a organizaciones de distintos tamaños:
- Hasta 250 activos: gratuito.
- Hasta 500 activos: US$ 120 al año o compra de etiquetas de activos por un valor de US$ 180 anuales.
- Hasta 2.500 activos: US$ 230 anuales o compra de etiquetas de activos por un valor de US$ 345 anuales.
- Hasta 10.000 activos: US$ 400 anuales o compra de etiquetas de activos por un valor de US$ 600 anuales.
- Hasta 50.000 activos: US$ 800 anuales o compra de etiquetas de activos por un valor de US$ 1.200 anuales.
- Hasta 250.000 activos: US$ 1.600 anuales o compra de etiquetas de activos por un valor de US$ 2.400 anuales.
#4: ManageEngine Asset Explorer
ManageEngine Asset Explorer es una solución de ITAM basada en la web que permite a las organizaciones supervisar y gestionar los activos de hardware y software a lo largo de su ciclo de vida.
Para tal fin, dispone de capacidades de detección automática -tanto con agentes como sin ellos- que ayudan a mantener un inventario actualizado, así como herramientas para administrar licencias de software, alertar sobre instalaciones no autorizadas y garantizar el cumplimiento de la normativa.
Funciones de ManageEngine Asset Explorer para el seguimiento de los activos
AssetExplorer permite a las organizaciones detectar, identificar y supervisar los activos de IT desde una consola web centralizada. Además, simplifica la gestión de órdenes de compra, contratos y garantías, a la vez de proporcionar información sobre costos y programas de mantenimiento.
Entre sus funciones clave cabe mencionar:
- Gestión de Licencias de Software: asegura el cumplimiento mediante su seguimiento. También genera alertas para aplicaciones no autorizadas.
- CMDB: ayuda a las organizaciones a asignar las relaciones de los activos dentro de su infraestructura de IT.
- Auditoría y reportes detallados: ofrece visibilidad del estado de los activos, por lo cual facilita la toma de decisiones y la optimización de los recursos.
Reseñas y comentarios de ManageEngine Asset Explorer
Con una calificación de 4.3 sobre 5 en Gartner Peer Insights, destacan sus capacidades de automatización y gestión integral del ciclo de vida de los activos. Esto dijo un usuario:
La plataforma está disponible en tres versiones:
- Edición gratuita: funciones completas pero limitadas a 25 nodos.
- Versión de prueba: totalmente operativa durante 30 días, con un límite de 250 nodos.
- Edición Profesional: opción paga con capacidades completas y administración de nodos escalable, dependiendo de la licencia adquirida.
Para obtener detalles específicos sobre los precios de esta última, las organizaciones deben consultar el sitio web de ManageEngine.
#5: Asset Panda
Por último, Asset Panda es una solución de ITAM basada en la nube que simplifica el seguimiento de una amplia gama de activos, desde PCs y mobiliario hasta herramientas y equipos. Adecuada tanto para pequeñas como grandes empresas, asegura cierta flexibilidad.
Sin embargo, el proceso de personalización puede resultar complejo y llevar mucho tiempo, planteando problemas a las organizaciones con recursos o conocimientos técnicos limitados.
Beneficios de Asset Panda
La solución proporciona visibilidad en tiempo real del estado y el ciclo de vida de los activos, es decir, el valor depreciado, el historial de reparaciones, las garantías y las asignaciones.
También brinda la posibilidad de automatizar reportes y acceder a información para prever las compras, lo cual implica una mejora de la planificación y una reducción del tiempo de inactividad.
Al estar basado 100% en la nube, Asset Panda garantiza la accesibilidad desde cualquier lugar, a la vez de ofrecer sólidas funciones de seguridad, como la certificación SOC 2 Tipo II y el cifrado TLS 1.2, para salvaguardar los datos.
Funciones de Asset Panda para el seguimiento de los activos
Entre las capacidades más destacadas de Asset Panda figuran un sistema de check-in/check-out para que las organizaciones realicen un seguimiento eficiente de las asignaciones de los activos, garantizando la rendición de cuentas y los registros precisos.
Además, dispone de opciones de personalización para adaptar la plataforma con campos, flujos de trabajo y reportes. Otra función clave es el rastreo de la ubicación de los activos, que permite el monitoreo en tiempo real, evitando pérdidas y optimizando su uso en todos los departamentos.
La plataforma también admite integraciones con más de 18 sistemas, incluidas herramientas de emisión de tickets y directorios activos. Esto garantiza una perfecta sincronización de los datos y una agilización de los flujos de trabajo, lo cual convierte a Asset Panda en una solución versátil para los equipos de IT y las organizaciones que gestionan una amplia gama de activos.
Reseñas y comentarios de Asset Panda
Con una calificación de 4,3 sobre 5 en Gartner Peer Insights, Asset Panda valoraron su capacidad de personalización y su accesibilidad móvil.
Aquí una reseña:
Aunque Asset Panda posee robustas características y flexibilidad, las organizaciones deben considerar la complejidad de la personalización y evaluar si se alinea si se alinea con sus recursos y experiencia.
Precios de Asset Panda
Una de las características distintivas de Asset Panda es que emplea un modelo de precios flexible basado en el número de activos rastreados, en lugar de la cantidad de usuarios.
En consecuencia, es posible tener un número ilimitado de personas, destacando el suministro de información en tiempo real sobre los activos.
Los detalles específicos de las tarifas no se hicieron públicos; por lo cual las organizaciones interesadas deberán solicitar un presupuesto adaptado a sus necesidades.
5 ventajas de implementar un sistema de rastreo de activos de IT
En las próximas líneas resumimos algunas ventajas del software de IT Asset Tracking.
#1: Mejora de la visibilidad de los activos
Un sistema de seguimiento de activos de IT proporciona información en tiempo real sobre su ubicación, estado y uso. Ya se trate de hardware, software o recursos en la nube, contar con una visión centralizada ayuda a los equipos a tomar decisiones estratégicas y a reducir las posibilidades de una incorrecta localización o un uso por debajo de sus capacidades.
Este panorama claro resulta crucial para mantener la eficiencia operativa, especialmente en organizaciones grandes o distribuidas.
#2: Ahorro de costos
El rastreo de los activos de IT puede reducir significativamente los costos al evitar las compras duplicadas y optimizar la utilización de los mismos.
En efecto, las organizaciones monitorean el rendimiento y el ciclo de vida de los activos para determinar cuándo son necesarias las actualizaciones o sustituciones, de manera de evitar los gastos innecesarios.
Además, el seguimiento ayuda a elaborar presupuestos y previsiones al proporcionar datos precisos sobre la depreciación de los activos y los costos de mantenimiento.
#3: Optimización del cumplimiento
La práctica también implica un seguimiento de las licencias de software, las garantías y los requisitos normativos para evitar multas y problemas legales.
Un software de IT Asset Tracking automatiza el cumplimiento al asegurar que las licencias se encuentren actualizadas, evitar instalaciones de software no autorizadas y alertar a los equipos de IT antes de que caduquen las garantías.
Esto reduce los riesgos e impulsa operaciones fluidas y sin interrupciones.
#4: Mayor eficiencia
La gestión manual de los activos de TI requiere de mucho tiempo y es propensa a errores. Un sistema automatizado, en tanto, agiliza la administración del inventario, la recopilación de los datos y la elaboración de reportes, lo cual permite a los equipos de IT centrarse en tareas más estratégicas.
Con informes y análisis integrados, es posible generar rápidamente información sobre los patrones de uso y el rendimiento de los activos, mejorando la eficiencia general.
#5: Más seguridad
Como los activos de IT contienen datos confidenciales, la seguridad representa una prioridad máxima. Un software de seguimiento ayuda a evitar robos, pérdidas o accesos no autorizados al mantener registros precisos de quién los utiliza y dónde se encuentran.
Los controles de ingreso basados en roles y las alertas automatizadas mejoran aún más la seguridad, ya que garantizan que sólo el personal autorizado pueda modificar los detalles de los activos.
Conclusión
La selección de un software de IT Asset Tracking adecuado resulta un paso crucial para mejorar la visibilidad de los activos, optimizar los costos y garantizar el cumplimiento.
Con tantas opciones disponibles en el mercado, es importante evaluar cada herramienta en función de las necesidades específicas de tu organización, aunque privilegiando la automatización, las integraciones, la escalabilidad y la facilidad de uso.
Las soluciones presentadas son bien variadas: algunas con numerosas funciones, otras de código abierto que aportan flexibilidad y muchas accesibles.
Independientemente de la que elijas, la implementación de un sistema de este tipo te ayudará a agilizar las operaciones, aumentar la seguridad y tomar decisiones basadas en datos.
Ahora es tu turno: explora las alternativas con más detalle. No olvides que puedes probar InvGate Asset Management gratis durante 30 días.
