La Gestión de Activos de IT (ITAM) constituye una ecuación doble, que comprende la Gestión de Activos de Hardware (HAM) y la Gestión de Activos de Software (SAM). Ambas se encuentran intrínsecamente vinculadas y no pueden funcionar independientemente una de la otra.
En el 64º episodio de Ticket Volume, nuestro podcast sobre IT, el experto en ITAM David Foxen profundiza sobre la importancia de esta práctica, especialmente de la HAM y la SAM. Este enfoque se vuelve vital después de la pandemia, cuando se registra el cambio hacia el trabajo remoto, planteando algunos desafíos a la cadena de suministro.
En la ocasión, Foxen presenta las mejores prácticas para la Gestión de Activos Tecnológicos, destacando a la HAM como oportunidad para el ahorro de costos y a la SAM para garantizar el cumplimiento del servicio al cliente.
Con una amplia experiencia en ITAM en empresas como Aeroflex, Santander, Arup y Johnson Matthey, entre otras, Foxen también fundó ITAM Volunteers, una organización que ayudó a las organizaciones a adaptarse a la Gestión de Activos durante la pandemia. También es el principal consultor de SAM Beast Consulting Ltd. (SAM). Y actualmente es miembro del comité de la ISO.
Cabe mencionar que este artículo es solo un resumen de la grabación completa, a la que puedes acceder para conocer más en profundidad el panorama en constante evolución de la Gestión de Activos de IT, desde los retos a los que se enfrentó durante la pandemia hasta las tendencias cambiantes del sector.
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¿Cuáles son las mejores prácticas para la Gestión de Activos Tecnológicos?
Foxen fue testigo directo de los retos a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de gestionar sus activos de hardware, en especial durante la pandemia, cuando se disparó la demanda de dispositivos, lo que provocó problemas y confusión en la cadena de suministro. Con la intención de resolver esta situación, se formó el grupo Item Volunteers, que proporciona apoyo y orientación.
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"La Gestión de Activos de Hardware despegó raudamente desde el COVID-19. Ahora la gente se está dando cuenta de que no se puede hacer SAM sin HAM: hay que ocuparse de ambas. Y es ahí donde entra en juego el grupo Item Volunteers. La SAM parece un poco anticuada en este contexto. (...) Muchas organizaciones se enfrentan a problemas en su estrategia de Gestión de Activos de Hardware. Porque enviaron monitores y otros dispositivos a las casas de los empleados sin la documentación adecuada, y ahora no saben dónde se encuentran esos activos. En algunos casos usan encuestas, pero no creo que obtengan buenos datos. Es una situación compleja para muchas organizaciones." David Foxen |
Una de las tendencias destacadas de la Gestión de Activos de Hardware es el cambio de mentalidad hacia la ampliación de la vida útil de los activos. La prudencia financiera pasó a primer plano para las organizaciones, que se dieron cuenta del valor del hardware. Además, la Gestión de Activos de Software, que se centraba en el cumplimiento de la normativa, ahora viró a la gestión de las suscripciones de los usuarios designados, lo que refleja el la evolución del panorama del sector.
Dentro de las mejores prácticas para la Gestión de Activos Tecnológicos, ya no se trata sólo de acatar la normativa, sino que es crucial alcanzar una experiencia positiva del cliente. Así, el rápido aprovisionamiento de software y hardware, junto con un excelente servicio de atención al consumidor, resultan prioritarios. La nueva generación espera un acceso instantáneo a las herramientas que necesita, por lo que los gestores de activos deben satisfacer estas expectativas.
Sin embargo, Foxen afirma que la gestión de software y hardware conlleva sus propios desafíos. Por ejemplo, los problemas de rendimiento de las laptops suelen aparecer por actualizaciones del software más que por inconvenientes del hardware, por lo que es crucial conocer a fondo la compatibilidad. Asimismo, la disposición de los activos puede verse afectada por algo tan aparentemente pequeño como unas pegatinas en las computadoras, lo que afectará su valor.
Por suerte, Foxen señaló que existen soluciones a todos estos obstáculos.
Componentes clave que debes incluir en tu estrategia de ITAM
Para poner en marcha prácticas eficaces de la Gestión de Activos es necesario implementar varias estrategias clave, como el mantenimiento de un inventario exhaustivo, el impulso de la transparencia y el seguimiento a lo largo del ciclo de vida del hardware y el software.
Con datos precisos otorgados por el inventario, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre la adquisición, la asignación y la eliminación de los activos, optimizando la asignación de recursos.
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"Hay que tener un poco más de paciencia y educar a los usuarios, quienes a menudo creen que su laptop es un desastre o que no funciona, pero en realidad el proveedor actualizó un componente y ahora algo está mal porque el sistema operativo debe actualizarse también o porque la memoria RAM se encuentra al límite y tienen que corregir un error y cuestiones por el estilo. Ahora disponemos de herramientas que nos permiten ver todo esto. Es fundamental comprender cómo los usuarios utilizan el hardware y el software, lo cual aprendimos trabajando en la gestión de activos de software. (...) Constituye un gran acto de equilibrio, pero es un desafío increíble. Así y todo, se puede añadir mucho valor." David Foxen |
El equilibrio consiste en entender la complejidad de los detalles y encontrar soluciones. Pero antes de entrar en esas estrategias, vamos a condensar los principales componentes que Foxen y Beran esbozaron en el episodio y que representan las mejores prácticas para la Gestión de Activos Tecnológicos:
Auditorías periódicas: son esenciales para mantener la precisión e identificar discrepancias en el proceso de ITAM. Además, garantizan la integridad de los datos y proporcionan información valiosa sobre el estado de los activos. Foxen explicó que la realización de auditorías permite a las organizaciones optimizar la asignación de recursos y tomar decisiones estratégicas sobre futuras inversiones.
Políticas claras: sobre la adquisición, asignación y eliminación, garantizando la coherencia y la responsabilidad en toda la organización. El experto aconsejó implementar políticas de licencias de software que orienten sobre los acuerdos para evitar sanciones.
Seguridad: para proteger los activos de accesos no autorizados o robos es fundamental aplicar sólidas medidas en ese aspecto. En particular, la actualización y el parcheo regular del software garantizan un rendimiento óptimo y protegen contra las vulnerabilidades. Priorizar la seguridad ayuda a las organizaciones a mitigar los riesgos y a mejorar la defensa general de los activos.
Educación y formación: dotar a los empleados de los conocimientos y habilidades necesarios para manejar adecuadamente los activos reduce el riesgo de pérdida, robo o uso indebido. Hay que fomentar una cultura de responsabilidad y concientización para que los trabajadores puedan tomar decisiones con información y así contribuir al éxito de las iniciativas de la Gestión de Activos.
Aprovechar la tecnología: las herramientas y el software de las prácticas Gestión de Activos agilizan los procesos, mejoran la eficiencia y proporcionan visibilidad del rendimiento de dichos activos. A su vez, la automatización de las tareas manuales minimiza los errores y brinda información valiosa para llegar a determinaciones basadas en datos.
En síntesis, las mejores prácticas para la Gestión de Activos Tecnológicos que contribuirán a optimizar su ciclo de vida, mejorar la seguridad y aumentar la eficacia operativa son:
- Mantener un inventario exhaustivo de todo el hardware y el software.
- Implementar un sólido sistema de seguimiento para supervisar su ciclo de vida.
- Realizar auditorías periódicas para garantizar la precisión e identificar cualquier discrepancia.
- Desarrollar y aplicar políticas de adquisición, asignación y eliminación de los activos.
- Establecer directrices claras para la concesión de licencias de software y su cumplimiento.
- Implementar medidas de seguridad eficaces para proteger los activos de accesos no autorizados o robos.
- Actualizar y parchear periódicamente el software para garantizar un rendimiento y una seguridad óptimos.
- Impartir formación y educación a los empleados sobre la manipulación y el uso adecuado de los activos.
- Disponer de herramientas y de software de Gestión de Activos para agilizar los procesos y mejorar la eficiencia.
- Monitorear y evaluar continuamente el rendimiento de los activos para identificar áreas de optimización y ahorro de costos.
- Fomentar la colaboración entre IT y otros departamentos para garantizar la alineación y maximizar la utilización de los activos.
Conclusión
Este artículo es sólo un resumen del episodio de Ticket Volume, en el que participó David Foxen. No dejes de escuchar el debate completo con Matt Beran para conocer más sobre las mejores prácticas para la Gestión de de Activos Tecnológicos y por qué aplicar pegatinas en la computadora del trabajo resulta una pesadilla.
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