La Gestión del Ciclo de Vida de IT es el proceso de guiar todos los sistemas, servicios y herramientas tecnológicas a lo largo de las etapas de su existencia, desde su planificación hasta su retirada.
Suena sencillo, ¿verdad? Pero, ¿cómo se puede llevar un control de todo cuando el entorno informático crece, evoluciona y se vuelve más complejo? En este punto una estrategia sólida de Gestión del Ciclo de Vida de IT marca la diferencia.
En el presente artículo analizamos qué significa dicha práctica (más allá de la simple administración de los dispositivos), por qué es importante y cómo funciona el proceso, además de proporcionar consejos para mantener el ecosistema tecnológico seguro, eficiente y preparado para el futuro.
Definición de Gestión del Ciclo de Vida de IT
La Gestión del Ciclo de Vida de IT (ITLM - IT Lifecycle Management) constituye el proceso de planificación, administración y optimización de todo el entorno tecnológico de una organización. No se trata solo de realizar un seguimiento del hardware y el software, sino de saber cuándo actualizar la infraestructura, cómo integrar nuevas herramientas y de qué manera mejorar el rendimiento y la seguridad a lo largo del camino.
El objetivo es garantizar que la tecnología evolucione con el negocio, se mantenga segura y eficiente, y ofrezca un valor real a lo largo de su ciclo de vida.
Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT vs. Gestión del Ciclo de Vida de IT
La Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT se centra específicamente en el recorrido de los activos tecnológicos individuales desde su adquisición y despliegue hasta su mantenimiento y eventual eliminación -por ejemplo, una laptop, un servidor o una licencia de software-.
Por su parte, la Gestión del Ciclo de Vida de IT incluye todo eso, pero amplía el enfoque para abarcar el panorama general de las herramientas informáticas: analiza la forma en que evolucionan los servicios tecnológicos, se mantienen y actualizan las aplicaciones, se mejora la infraestructura y se implementan y optimizan los proyectos y las políticas a lo largo del tiempo.
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#1. Impulsa la innovación y la agilidad
Los sistemas obsoletos pueden ralentizar seriamente el trabajo. De hecho, el 86% de las organizaciones afirma que una tecnología inadecuada o vetusta frena sus esfuerzos de innovación (NTT DATA, 2024). Eso se traduce en oportunidades perdidas, proyectos estancados y equipos técnicos atrapados en un “modo de supervivencia”.
Con la ITLM es posible planificar de forma proactiva las actualizaciones y las renovaciones informáticas, asegurando que la infraestructura apoya (y no obstaculiza) la innovación.
#2. Reduce los riesgos y evita la deuda tecnológica
El hardware antiguo y el software sin soporte no solo son lentos, sino que también resultan peligrosos. Y la mayoría pone en riesgo sus sistemas: el 71% de las organizaciones cuenta con activos de red mayormente obsoletos o viejos, mientras que el 64% manifiesta que la deuda técnica se acumuló hasta alcanzar niveles preocupantes (NTT DATA, 2024).
Una Gestión del Ciclo de Vida de IT eficaz ayuda a detectar los sistemas vetustos antes de que se conviertan en riesgosos para la seguridad o en pesadillas en materia de cumplimiento normativo.
#3. Alinea IT con los objetivos empresariales
Casi la mitad de las organizaciones declara que su estrategia tecnológica no está totalmente alineada con sus objetivos empresariales, en tanto sólo el 45% de los ejecutivos considera que sus esfuerzos de digitalización son realmente avanzados (NTT DATA, 2024).
La ITLM contribuye a cerrar esta brecha mediante la creación de una hoja de ruta estructurada que conecta las decisiones de IT con las necesidades del negocio reales, ya sea de crecimiento, eficiencia o sostenibilidad.
#4. Mejora la visibilidad y la planificación
La actuación a ciegas no es una buena idea. El 82% de los responsables de la toma de decisiones tecnológicas afirma que la falta de visibilidad los obliga a reaccionar ante los problemas, en lugar de prevenirlos (NTT DATA, 2024).
Una estrategia sólida de Gestión del Ciclo de Vida de IT ofrece un panorama claro de todo el entorno informático, lo cual permite planificar con antelación, evitar sorpresas y tomar decisiones más inteligentes.
#5. Optimiza los costos y reduce el desperdicio
El funcionamiento del hardware sin soporte, la gestión de licencias de software que se solapan y el manejo de renovaciones inesperadas puede suponer un gasto considerable.
La ITLM ayuda a reducir las erogaciones innecesarias, agilizar las actualizaciones y garantizar que se paga por aquello que se utiliza. Además, contribuye a la sostenibilidad medioambiental al prolongar la vida útil de los activos y evitar los residuos electrónicos.
Las seis etapas del proceso para gestionar el ciclo de vida de las tecnologías
La Gestión del Ciclo de Vida de IT va mucho más allá del seguimiento de los dispositivos: se trata de un procedimiento continuo que garantiza la alineación de todo el ecosistema tecnológico con los objetivos empresariales, a la vez de impulsar la mejora constante. A continuación, se detallan las etapas clave, además de un ejemplo real.
1. Estrategia y planificación
Todo comienza aquí: evalúa tu configuración tecnológica actual, identifica las necesidades empresariales y define tus objetivos.
Quizás tu equipo de soporte se encuentre desbordado, mientras que los usuarios muestran frustración por los largos tiempos de respuesta. En consecuencia, es momento de implementar un portal de autoservicio con la Gestión del Conocimiento integrada para reducir el volumen de los tickets y optimizar la experiencia de la gente.
2. Adquisición y abastecimiento
Una vez que tienes tu plan, hay que encontrar la solución adecuada. Previamente examina plataformas, compara características, considera soluciones SaaS frente a la infraestructura on-premise y elige aquella que más se ajuste a tu presupuesto, se integre con las herramientas existentes y satisfaga tus requerimientos de seguridad y cumplimiento normativo. También debes negociar los términos de la licencia o los contratos de asistencia técnica.
3. Implementación e integración
Tras la compra, esta fase involucra la puesta en marcha de todo. Para ello, trabaja con los proveedores y los equipos internos de manera de configurar el portal, integrarlo con tu sistema de tickets y tu proveedor de identidad, y establecer los flujos de trabajo.
Dicha instancia contempla las pruebas de usuario, la formación de las partes interesadas y la Gestión del Cambio para garantizar una implementación fluida.
4. Operación y mantenimiento
La plataforma está operativa. Ahora viene el trabajo a largo plazo: supervisar el rendimiento, recopilar los comentarios de los usuarios, corregir errores, actualizar el contenido y mantener la seguridad y el cumplimiento normativo del sistema. Posiblemente haya que ampliarlo a medida que crezca su adopción o ajustar las configuraciones para satisfacer las necesidades cambiantes del mercado y sus usuarios.
5. Mejora y transformación
Si después de unos meses, los usuarios siguen enviando tickets para solicitudes comunes, entonces es momento de añadir automatización, chatbots o catálogos de servicios. También debes analizar de forma constante la base de conocimiento e identificar las necesidades de formación de tu equipo de soporte.
6. Desmantelamiento y eliminación
Con el tiempo, la plataforma puede quedar obsoleta o ser sustituida por una solución más avanzada. En esta fase, planifica la transición, migra los datos, retira el sistema de forma segura y revisa las lecciones aprendidas.
Incluso es una buena oportunidad para reflexionar sobre el cumplimiento de los objetivos iniciales y la forma de hacerlo mejor la próxima vez.
Prácticas recomendadas para una gestión eficaz del ciclo de vida de las IT
La implementación eficaz de la Gestión del Ciclo de Vida de IT requiere el cumplimiento de varias prácticas clave que garantizan la alineación con los objetivos empresariales, la optimización de los costos y la mitigación de los riesgos. A continuación se presentan algunos consejos.
1. Alinea la estrategia tecnológica con los objetivos empresariales
Las estrategias de Gestión del Ciclo de Vida de IT deben estar estrechamente alineadas con los objetivos generales de la organización. Esto garantiza que las inversiones en tecnología respaldan el crecimiento empresarial y aportan un valor tangible.
2. Mantén un inventario completo de los activos informáticos
Otro paso clave es desarrollar y actualizar periódicamente un inventario detallado de todos los activos de IT, incluyendo el hardware, el software y los componentes de la red.
El registro sirve de base para una gestión eficaz del ciclo de vida, a la vez de ayudar a realizar un seguimiento del rendimiento de los activos y a planificar las actualizaciones o sustituciones.
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3. Planifica el Fin de la Vida Útil y el Fin de la Vida Útil del Servicio
Para minimizar las interrupciones y asegurar la continuidad de las operaciones, planea de forma proactiva la retirada y sustitución de los activos de IT que alcancen el Fin de la Vida Útil (EOL - End-of-Life) o el Fin de la Vida Útil del Servicio (EOSL - End-of-Service-Life). De este modo, es posible realizar las actualizaciones y migraciones pertinentes.
4. Realiza auditorías tecnológicas periódicas
Con la intención de evaluar el rendimiento, identificar tecnologías obsoletas y descubrir oportunidades de mejora, realiza auditorías periódicas de tu infraestructura de IT. Esta práctica ayuda a mantener un entorno tecnológico actualizado y eficiente.
5. Aprovecha las herramientas automatizadas de la Gestión de Activos
Las herramientas automatizadas, como InvGate Asset Management, facilitan el seguimiento y la gestión de los activos de IT a lo largo de su ciclo de vida.
La automatización mejora la precisión, reduce el esfuerzo manual y proporciona información en tiempo real sobre el estado y el rendimiento de dichos activos.
6. Integra estrategias de mantenimiento preventivo
Como parte de tus procesos de ITLM, incorpora el mantenimiento preventivo para reducir el riesgo de fallos inesperados y prolongar la vida útil de tus activos.
La revisión periódica garantiza un rendimiento y una fiabilidad óptimos.
7. Fomenta la colaboración entre los departamentos
La colaboración en el área de IT y entre otros departamentos asegura que las soluciones tecnológicas satisfagan las diversas necesidades empresariales y que las prácticas de Gestión del Ciclo de Vida se integren de forma eficaz en toda la organización.
Conclusión
La Gestión del Ciclo de Vida de IT consiste en administrar todo el recorrido del ecosistema tecnológico de la organización. Desde los servicios y la infraestructura hasta el software y las políticas, proporciona una forma estructurada de planificar, facilitar la evolución y retirar los componentes informáticos de manera de favorecer el éxito a largo plazo.
Cuando se hace correctamente, la ITLM contribuye a mantener la seguridad, la eficiencia y la alineación con los objetivos empresariales, independientemente de la rapidez con la que cambie el panorama tecnológico.
