Las empresas se enfrentan hoy en día a una decisión crítica: on premise software o solución basada en la nube. El primero, que se instala y ejecuta en tu propia infraestructura de hardware, proporciona un nivel de control y personalización que muchas organizaciones consideran esencial. La segunda ofrece flexibilidad y escalabilidad, lo cual es especialmente beneficioso para las compañías más pequeñas y las que recién comienzan a operar en el mercado.
En cuanto a las desventajas del on premise software figuran los altos costos potenciales y las exigencias de mantenimiento, entre otras cuestiones que vamos a enumerar en este artículo. También exploraremos otras ventajas, los aspectos clave, las aplicaciones prácticas en diferentes sectores y ciertas recomendaciones para la implementación de modo de ayudarte a sacar el máximo partido a tu inversión.
Así que pongámonos manos a la obra.
¿Qué es on premise software?
El significado de on premise software consiste en que la solución se aloja localmente. A menudo denominada “shrinkwrap”, se instala y funciona en la propia infraestructura de hardware de una organización.
Este modelo contrasta con el software “fuera de las instalaciones”, conocido normalmente como “software como servicio” (SaaS - software as a service) o computación en la nube (cloud).
¿Cuál es la principal diferencia entre on premise vs cloud? Como su nombre lo indica, el primero se implementa y ejecuta en el hardware propiedad de la empresa, mientras que el segundo se almacena y gestiona en los servidores del proveedor. Esta distinción fundamental afecta a varios aspectos vinculados a la funcionalidad, la seguridad y el control.
Cloud vs. On-premise: ¿qué es mejor?
Ventajas del software alojado en la organización
Funciones de seguridad mejoradas
El on premise software ofrece una seguridad sólida, ya que los datos se almacenan en los propios servidores de la organización, con funciones como el cifrado y controles de acceso, garantizando una completa protección de los datos.
Personalización e integración
Las empresas pueden adaptar la solución para satisfacer sus necesidades específicas, lo cual asegura una integración perfecta con los sistemas existentes. Esta flexibilidad es crucial para los sectores con requerimientos operativos y normas especiales.
Confiabilidad y rendimiento
También suelen brindar confiabilidad y rendimiento superiores, ya que no dependen de la conectividad a Internet. Con los datos alojados localmente, las organizaciones aseguran un acceso constante y tiempos de respuesta rápidos, vitales para las aplicaciones de misión crítica.
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Desventajas del software alojado en la organización
Costos iniciales elevados
La implementación de este software implica una inversión inicial significativa, que incluye la configuración del hardware y la infraestructura. Además, el mantenimiento continuo y las actualizaciones pueden aumentar los gastos a largo plazo.
Problemas en el mantenimiento
La gestión de estas soluciones requieren personal informático especializado para el mantenimiento de la infraestructura, las actualizaciones de seguridad y la resolución de problemas. Esto sobrecarga los recursos, especialmente en las empresas más pequeñas en las que disponen de pocos profesionales de IT.
Escalabilidad limitada
La ampliación del on premise software resulta complicada debido a las limitaciones del hardware. Por lo tanto, a medida que las empresas crecen, es posible que necesiten invertir en infraestructura adicional, lo cual resulta costoso y lleva mucho tiempo.
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Industrias y empresas adecuadas para el software local
Servicios financieros
Las instituciones financieras, como bancos y compañías de seguros, suelen inclinarse por este software debido a los estrictos requisitos normativos y a la necesidad de una sólida seguridad de los datos.
Estas organizaciones manejan información confidencial, por lo que requieren este tipo de soluciones que garantizan un mayor control y personalización.
Salud
Los proveedores de servicios sanitarios, incluyendo hospitales y clínicas, prefieren el on premise software en pos de la privacidad y la seguridad de los historiales de los pacientes.
A su vez, el cumplimiento de normativas sanitarias, como la HIPAA en Estados Unidos, exige medidas rigurosas de protección de los datos, que son más fáciles de implementar, mantener y gestionar con las soluciones locales.
Fábricas
Debido a sus sistemas complejos e integrados, las fábricas eligen este tipo de software. Es que necesitan garantizar una conexión perfecta entre la maquinaria de producción, los sistemas de la cadena de suministro y las soluciones de planificación de los recursos empresariales (ERP - enterprise resource planning).
La personalización y el control que proporcionan dichos software permiten una mejor alineación con los procesos operativos específicos.
Grandes empresas
A raíz de sus amplios recursos e infraestructura de IT, las grandes empresas tienden a preferir el on premise software por sus altos niveles de personalización e integración entre varios departamentos y sistemas.
En cuanto a la escalabilidad, la necesidad es menor debido a sus importantes posibilidades, a la vez de que no sufren los costos iniciales y de mantenimiento que implican dichas soluciones.
Implementación y mantenimiento
Planificación y preparación
Para que la implementación del on premise software resulte exitosa es necesaria una planificación meticulosa, teniendo en cuenta varios factores clave:
- Requerimientos de infraestructura: evalúa el hardware y las capacidades de la red existentes para asegurarte de que cumplen las especificaciones de la solución local.
- Configuración del hardware: determina si se requieren servidores, dispositivos de almacenamiento o equipos de red adicionales.
- Desafíos en la integración: identifica posibles conflictos con los sistemas existentes y planifica una conexión perfecta.
- Migración de los datos: desarrolla una estrategia para transferir la información de las plataformas heredadas al nuevo software.
- Formación de los usuarios: crea un programa de capacitación completo para garantizar que el personal utilice eficazmente la nueva solución.
- Calendario e hitos: establece una fecha realista para la puesta en marcha con objetivos y puntos de control claros.
Asistencia y mantenimiento continuos
Para el funcionamiento óptimo del on premise software, el soporte y el mantenimiento continuos resultan cruciales.
Esto implica:
- Actualizaciones periódicas: debes estar al día con las versiones del software para acceder a las nuevas funciones y mejoras.
- Gestión de parches: aplica rápidamente las actualizaciones de seguridad para protegerte de las vulnerabilidades.
- Procedimientos de resolución de problemas: desarrolla y documenta los procesos paso a paso para solucionar los inconvenientes más comunes.
- Monitoreo del rendimiento: implementa herramientas para realizar un seguimiento de la performance del sistema para identificar posibles cuellos de botella.
- Asistencia al usuario: establece un help desk o un sistema de soporte para ayudar a las personas con las consultas relacionadas con el software.
- Planificación de la capacidad: evalúa periódicamente los recursos del sistema para garantizar que satisfacen las crecientes necesidades de la organización.
Copias de seguridad y recuperación en caso de crisis
La implementación de planes sólidos de copias de seguridad y recuperación de desastres es esencial para salvaguardar los datos frente a fallos del hardware o crisis naturales.
Esto incluye:
- Copias de seguridad periódicas: establece programas automatizados de backups para todos los datos críticos.
- Almacenamiento externo: guarda las copias en un lugar seguro, fuera de las instalaciones, para que estén protegidos de los desastres.
- Planes de recuperación: desarrolla y prueba periódicamente estos planes en caso de catástrofe.
- Objetivos de tiempo de recuperación (RTO - recovery time objectives): define límites de tiempo de inactividad aceptables para distintos escenarios.
- Objetivos de punto de recuperación (RPO - recovery point objectives): determina la pérdida de datos máxima aceptable en situación de crisis.
- Redundancia: aplica sistemas redundantes o hot sites para las aplicaciones críticas a fin de garantizar la continuidad de la actividad.
¿Cómo superar los obstáculos habituales del on premise software?
Dependencia del personal informático
El on premise software requiere personal informático cualificado responsable de la gestión y el mantenimiento continuos. Por lo tanto, las organizaciones deben asegurarse de que disponen de los recursos y los conocimientos adecuados para hacer frente a las exigencias técnicas de dichas soluciones.
Cumplimiento de la normativa
Si bien el acatamiento de las normativas del sector suele ser más fácil con el software local, ya que las organizaciones tienen un control total sobre sus datos y pueden aplicar medidas de seguridad a medida, el cumplimiento demanda un conocimiento profundo de las reglas y una supervisión continua.
Gestión de los costos
El manejo de los gastos de la infraestructura y el mantenimiento es un desafío constante. En ese sentido, las empresas tienen que evaluar cuidadosamente sus limitaciones presupuestarias además de planificar las erogaciones iniciales y los costos corrientes, asegurándose de maximizar el rendimiento de la inversión.
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Mejores prácticas para el software in situ
Óptima selección de los proveedores
Las organizaciones tienen que evaluar a los prestadores en función de sus funciones de seguridad, capacidades de personalización, opciones de escalabilidad y servicios de asistencia. Una investigación y comparación minuciosas ayudarán a seleccionar un proveedor que se ajuste a las necesidades de la organización.
Análisis costo-beneficio y cálculo del ROI
Una evaluación detallada de la relación costo-beneficio y un cálculo del rendimiento de la inversión proporcionan información sobre las implicancias financieras de implementar un on premise software. Las empresas deben tener en cuenta los gastos iniciales de las licencias de software así como los beneficios y ahorros a largo plazo derivados de la mejora de la seguridad, la confiabilidad y el rendimiento.
Plazos de implementación y Gestión de Proyectos
Los plazos bien definidos y una eficaz Gestión de Proyectos resultan esenciales para el éxito de la puesta en marcha del software. Las organizaciones tienen que establecer hitos claros, asignar recursos de forma eficiente y supervisar el progreso para garantizar una implementacion puntual y sin problemas.
Conclusión
El on premise software ofrece a los clientes importantes ventajas, como mayor seguridad, posibilidades de personalización y rendimiento confiable. Sin embargo, también presenta ciertos desafíos, como los altos costos iniciales y los requisitos de mantenimiento continuo.
Las empresas deben comprender las ventajas, desventajas y mejores prácticas de este tipo de soluciones, en una era en la que prima la nube. Además, tienen que considerar cuidadosamente sus necesidades y recursos específicos para tomar decisiones informadas que se alineen con sus objetivos operativos y requisitos reglamentarios.
