Si actualmente ocupas algún puesto de gestión, pero no en particular de gerente de proyectos o Project Manager (PM), probablemente pienses que son dos roles diferentes y que cada uno atiende sus propios problemas. Sin embargo, las habilidades de un PM son más necesarias de lo que crees. Pero no tienes que leer muchos libros para adquirirlas; ¡aquí te proporcionaremos una guía sobre gestión de proyectos para quienes no se desempeñan en esa función!
Adquiriendo esos conocimientos podrás tener una gestión sólida que te ayudará a cumplir los objetivos de tu proyecto y a trabajar de modo eficiente y organizado. Para poder destacarte y conocer más sobre estas funciones, ¡aprende sobre los siguientes conceptos básicos de la gestión de proyectos, así como de los consejos y herramientas que te daremos a continuación!
Definición y conceptos básicos de la gestión de proyectos
Sintetizando los conceptos básicos de la gestión de proyectos, podemos definirlo como el proceso de gestionar y planificar un proyecto para alcanzar objetivos preestablecidos; por ejemplo, desarrollar una nueva aplicación, crear una base de conocimiento exhaustiva o dejar la hoja de cálculo de excel y pasar al software ITAM.
Esta función adquirió gran relevancia en el último tiempo, hasta el punto de que el Project Management Institute predice que en 2027 habrá 22 millones de pedidos de personal para este cargo. ¿Por qué? Según el Instituto, a través de una encuesta complementaria, las empresas que no valoran esta profesión experimentan un 67% de fracasos en los proyectos.
Así pues, resulta fundamental reunir habilidades de gestión de proyectos para quienes ejecutan estas tareas habitualmente, se llamen o no "gerentes de proyectos".
4 habilidades de gestión de proyectos para quienes no son gerentes de proyectos
Si intentas aprender los conceptos básicos de la gestión de proyectos, debes comenzar conociendo cuáles son las habilidades específicas. Aquí te presentamos las más relevantes para tener éxito a la hora de coordinar proyectos.
1. Saber plantear un plan de proyecto
Un plan de proyecto es un esqueleto o marco que detalla los elementos fundamentales para el éxito de la ejecución de un proyecto. Suele incluir el alcance, las metas y objetivos, el calendario, el presupuesto, los indicadores clave de rendimiento, las partes interesadas y los hitos.
Como gerente de proyectos, debes ser capaz de crear un plan de proyecto.
En general, la gestión de proyectos se organiza en cinco fases:
- Iniciación: definir el plan y el objetivo del proyecto.
- Planificación: establecer la hoja de ruta.
- Ejecución: llevar a cabo las tareas definidas en los pasos anteriores.
- Seguimiento: controlar su progreso.
- Cierre: finalización oficial del proyecto.
2. Tener la capacidad de gestionar bien el tiempo
Cuando se trabaja en un proyecto, suele ser difícil priorizar las tareas. Por lo tanto, resulta fundamental hacer una buena gestión del tiempo para poder cumplir con los pasos y cerrarlos a término.
Es recomendable crear una línea de tiempo del proyecto, eliminar las distracciones, priorizar las tareas críticas y automatizar el trabajo repetitivo.
3. Contar con capacidad de liderazgo
Tanto si ya desempeñaste un papel de liderazgo como si aún no lo has hecho, los miembros de tu equipo esperarán que los guíes a la hora de gestionar un proyecto.
Entonces, deberás ser capaz de liderar un equipo, delegar tareas y motivar a tu personal a que trabaje unido en la consecución de los objetivos del proyecto.
Hay tres principios fundamentales para dirigir con eficacia:
- Crear estrellas: permite que los miembros de tu equipo muestren sus habilidades y logros.
- Tener estándares altos: exige a tu personal que rindan cuentas de sus acciones.
- Asumir riesgos: adopta una mentalidad crítica hacia las cuestiones que las empresas hacen por deber y aprovecha para ser disruptivo.
4. Resolver problemas
Durante el proyecto suelen surgir problemas, por lo que es indispensable tener la capacidad de identificarlos y resolverlos, tomando las decisiones adecuadas que redunden en beneficios.
Estos problemas pueden estar relacionados con el alcance del proyecto, el calendario, el presupuesto o la dinámica del equipo.
En síntesis, un gerente de proyectos con una gran capacidad de resolución de problemas identificará rápidamente su causa, evaluará su impacto potencial y desarrollará una solución eficaz.
3 desafíos de la gestión de proyectos que hay que superar
La gestión de proyectos es una de las funciones empresariales más importantes. Sin embargo, toda tarea compleja está llena de desafíos. Por ello, a continuación te presentamos algunos obstáculos y errores más comunes en la gestión de proyectos.
1. Falta de objetivos claros del proyecto
La falta de claridad en los objetivos de un proyecto es un problema habitual al que se enfrentan los gerentes de proyectos.
Incluso, cuando no existe compromiso de las partes interesadas se dificulta el consenso sobre dichos objetivos.
Otra razón posible que aparece cuando la organización es grande es que se requiere más autoridad para establecerlos.
En cualquier caso, debes reunirte con las partes interesadas para recabar su opinión y compromiso con los objetivos. También puedes buscar orientación y tutoría de gerentes de proyectos experimentados.
2. Comunicación y colaboración deficientes
La comunicación y colaboración adecuadas son esenciales para que los proyectos se desarrollen sin problemas.
Sin embargo, cuando no se establecen esos canales de comunicación, se producen retrasos, errores y falta de responsabilidad. Para superar este obstáculo, debes acudir al correo electrónico, la mensajería y las aplicaciones de colaboración.
Además, puedes utilizar herramientas de gestión de proyectos como calendarios, listas de tareas y documentos compartidos para agilizar la comunicación.
3. Gestión de riesgos inadecuada
Los proyectos no siempre avanzan según lo previsto. Incluso después de haber trazado una estrategia adecuada, algunas cuestiones pueden descontrolarse. Por ejemplo, si cambias el alcance se producirá un sobrecosto.
Para evitar contratiempos y retrasos inesperados, hay que elaborar de antemano un plan para abordar y mitigar los riesgos.
5 consejos para una gestión de proyectos eficaz
Ya revisamos los conceptos básicos de la gestión de proyectos, así como las aptitudes requeridas para el puesto. Para quienes no cuentan con una formación formal o experiencia, les proporcionamos una lista de consejos de gestión de proyectos.
1. Gestiona las reuniones con eficacia
Las reuniones constituyen el alma de los proyectos, ya que proporcionan una plataforma para asignar tareas, discutir problemas, revisar el progreso, etc.
Por eso es esencial dirigir las reuniones adecuadamente: si no se encuentran estructuradas y se prolongan durante horas, la eficacia y la productividad se verán afectadas.
En ese sentido, debes entender cómo facilitar y estructurar tanto una reunión presencial como online (quizá estos consejos sobre cómo dirigir reuniones post-mortem puedan ayudarte).
2. Define claramente los objetivos y los entregables
En la fase de inicio o planificación de un proyecto se deciden los objetivos y entregables del mismo.
Es fundamental entender por qué se está trabajando en el proyecto, el resultado previsto y las responsabilidades de los miembros del equipo.
Si todos son conscientes de los objetivos del proyecto, entonces se garantiza que éste se mantiene en el buen camino.
3. Gestiona las relaciones con las partes interesadas
La parte interesada en un proyecto es alguien que participa directa o indirectamente en él, como pueden ser ejecutivos de otros equipos, inversores, etc.
Cuando trabajas en un proyecto, corres el riesgo de comprometerte por demás y descuidar a las partes interesadas.
Si haces eso es posible que fracase el proyecto, ya que estos actores influyen en el éxito. Por tanto, asegúrate de conocer sus intereses y recaba sus opiniones con regularidad.
4. Crea un plan detallado
Un plan de proyecto debe incluir el calendario, los hitos, las tareas y las responsabilidades asignadas a los miembros del equipo. Además, asegúrate de dejar espacio para tareas imprevistas.
5. Prioriza tareas
Un proyecto tiene muchas partes dinámicas. Por ejemplo, si el plan es desarrollar una aplicación móvil, se contemplan tareas como estudios de mercado, diseño de la interfaz del usuario, marketing, desarrollo, corrección de errores, etc. En ese contexto, debes identificar los trabajos prioritarios y las dependencias del proyecto. A continuación, céntrate en los más urgentes para evitar retrasos.
Software de gestión de proyectos
Como gerente de proyectos, manejas muchas cuestiones al mismo tiempo. En tales situaciones, un software de gestión de proyectos específico será ideal ya que te ayudará a ti y a tu equipo a planificar, seguir y ejecutarlos.
Con la herramienta adecuada, los empleados pueden trabajar sin problemas, estar al tanto de sus tareas y tomar decisiones basadas en datos para garantizar el éxito del proyecto.
A continuación te presentamos algunas de las mejores para consultar.
1. Asana
Es un software de gestión de proyectos diseñado con el enfoque en la colaboración. Ayuda a los usuarios a crear y asignar tareas, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
2. Trello
Otra herramienta interesante, que utiliza el diseño de tablero Kanban, que permite visualizar las tareas y el progreso de los proyectos.
Con ella es posible organizar y hacer un seguimiento por medio de los tableros, las listas y las tarjetas.
En comparación con otras, Trello ofrece funciones limitadas. Pero si buscas algo sencillo y fácil de aprender, resulta una gran opción.
3. Basecamp
Basecamp es una plataforma de colaboración que ayuda a los equipos a compartir archivos, mantener debates y gestionar tareas. Algunas de sus características útiles son: listas de trabajos pendientes, check-ins automatizados y calendarios.
4. Airtable
Se trata de una potente herramienta de gestión de proyectos que permite colaborar en tiempo real y agilizar las tareas. Podrás crear proyectos, asignar trabajos, gestionar recursos y hacer un seguimiento del progreso, todo dentro de la plataforma.
Reflexiones finales
Los proyectos exitosos se basan en una gestión eficaz. Cuando te encargan dirigir uno, es posible que te sientas inseguro. Sin embargo, no tengas miedo: utiliza toda la información que te dimos sobre los conceptos básicos de la gestión de proyectos, habilidades requeridas, consejos y herramientas más precisas, para evitar los errores más comunes y llevar tu proyecto a buen término.
