La gestión del inventario es una tarea compleja, sobre todo para las PyMES que disponen de presupuestos ajustados y equipos limitados. Si te encuentras en esta situación, no te preocupes: existe una forma sencilla de optimizar tus capacidades de rastreo de activos. Se trata de un sistema de registro para negocios pequeños.
Pero esto no significa necesariamente la implementación de un software, porque a veces no resulta una opción. La creación (o mejora) de un sistema de Gestión del Inventario debe comenzar con una planificación sólida y una estrategia bien diseñada. En algunos casos, podría implicar contar con una hoja de cálculo de Excel: si bien no constituye la solución ideal, es un posible punto de partida.
En este artículo, repasamos los diferentes sistemas y software de inventario para negocios pequeños de modo que elijas el que se adapte de forma óptima a los requerimientos de tu empresa y a tu presupuesto. Comencemos.
Software de Gestión de Activos
4.4
Gartner
¿Qué es un sistema de Gestión del Inventario para pequeñas empresas?
Si bien la palabra “sistema” a menudo se confunde con software o herramienta, en este artículo la definimos como un proceso que sigue una empresa para gestionar su inventario, lo cual puede implicar o no una solución específica de IT. Aunque dichos instrumentos suelen agilizar las operaciones, un sistema eficaz se basa en políticas, flujos de trabajo y prácticas bien definidas.
En pocas palabras, un sistema de Gestión del Inventario para pequeñas empresas es un proceso para rastrear, controlar y optimizar los activos informáticos y no informáticos. Esto incluye los métodos, las políticas y los flujos de trabajo utilizados para administrar esos registros de forma eficaz, ya sea manualmente, con hojas de cálculo o mediante un software.
El objetivo consiste en garantizar que los activos estén disponibles cuando se necesiten, al tiempo que se minimizan los residuos, se reducen los costos y se mejora la eficiencia operativa general.
Mejores sistemas para administrar inventarios orientados a las PyMES
Para gestionar inventarios, existen métodos manuales y automatizados. Los primeros son comunes entre las pequeñas empresas, siendo uno muy habitual la hoja de cálculo Excel.
En cuanto a los automatizados, existen varios software que presentamos más adelante.
Excel como parte de tu sistema de Gestión del Inventario
Para las empresas que necesitan una herramienta sencilla y familiar para empezar a organizar su inventario, Excel constituye un buen punto de partida, ya que permite crear tablas estructuradas con datos clave de los activos, como el nombre, el tipo, la cantidad, la ubicación y otras cuestiones importantes. Como la mayoría de las personas saben utilizarlo, representa una opción accesible que no requiere una inversión adicional en software.
Si esta es tu situación y no estás preparado para dar el salto hacia una solución de IT, nosotros te ayudamos: diseñamos una plantilla de Excel con todos los elementos esenciales para gestionar tu inventario. La descargas completando el siguiente formulario:
Pero Excel también muestra ciertas limitaciones: la administración manual del inventario lleva mucho tiempo, es propensa a errores y requiere actualizaciones constantes, en especial cuando crece la empresa. Entonces la automatización y el software constituyen el camino a seguir.
Herramientas de Gestión de Activos de IT para el manejo de los inventarios
Si es la primera vez que eliges una solución o te encargaron cambiar de software y el proyecto te parece abrumador, no te preocupes, existen herramientas de todo tipo, tamaño y precio.
Lo más probable es que ya exista una plataforma que se ajuste tanto a tu presupuesto como a las necesidades de tu organización. Teniendo en cuenta esto, elaboramos una lista para ayudarte en la decisión.
Los mejores software de inventario para negocios pequeños
Basándonos en sólo dos criterios -presupuesto y funcionalidad-, seleccionamos software de inventario para negocios pequeños con capacidades esenciales para administrar registros sin gastar más de la cuenta.
Aquí, nuestra nómina:
- InvGate Asset Management.
- BlueTally.
- Zoho Inventory.
- Snipe-IT.
- GLPI.
- inFlow Inventory.
1. InvGate Asset Management
InvGate Asset Management en 5 minutos (Demo)
Con un enfoque sin código, una interfaz intuitiva y la posibilidad de numerosas integraciones que facilitan su uso, InvGate Asset Management constituye una excelente solución para gestionar activos informáticos y no informáticos.
Además, ofrece opciones de implementación tanto en la nube como on-premise, lo cual permite una puesta en marcha rápida y flexible de tu estrategia de Gestión de Activos de IT.
En cuanto a la creación de un inventario, se trata de un procedimiento ágil gracias a los múltiples métodos de registro de activos. Así, por caso, puedes agregarlos manualmente, importarlos todos juntos a través de archivos CSV o XLS (es útil si los transfieres desde una hoja de cálculo Excel), utilizar Network Discovery para detectarlos de forma automática, o instalar el Agente de InvGate para rastrear y monitorear los datos. Adicionalmente, cuenta con un generador de códigos QR, que posibilita a las empresas diseñar e imprimir códigos únicos para todos sus bienes.
¿InvGate Asset Management es una buena opción para las pequeñas y medianas empresas? Absolutamente. Su estructura de precios escalable asegura que las compañías de todos los tamaños se beneficien de sus funciones sin excederse en su presupuesto. Se trata, en definitiva, de una solución rentable capaz de crecer junto con tu estrategia de ITAM.
2. BlueTally
Adaptada a las pequeñas empresas, BlueTally es una plataforma versátil de Gestión de Activos que dispone de funciones como activos asignables, seguimiento de códigos de barras e informes personalizados, siendo ideal para el seguimiento tanto de equipos informáticos como no informáticos.
Asimismo, cuenta con un plan gratuito con acceso a todas las capacidades para un máximo de 50 productos. Las propuestas pagas, en tanto, parten de los US$ 59 al mes (Starter), mientras que los niveles superiores brindan acceso a la API y a integraciones. Cabe destacar que pone a disposición de los interesados una prueba gratuita de 30 días.
3. Zoho Inventory
Otro software de inventario para negocios pequeños es Zoho Inventory, una solución completa que permite el seguimiento en tiempo real de los activos informáticos y no informáticos, así como de la gestión de las solicitudes.
Además, se integra perfectamente con otras aplicaciones de Zoho, por lo cual es adecuado para empresas con diversas necesidades de Gestión de Activos.
En cuanto a los planes, presenta uno gratuito limitado a 50 pedidos al mes. Y los pagos se inician en los US$ 39 al mes (Standard), hasta los US$ 239 al mes (Élite), incluyendo automatización e integraciones avanzadas. También posee la opción de una prueba gratuita de 14 días.
4. Snipe-IT
Diseñada para activos informáticos, pero lo suficientemente flexible como para administrar los que no lo son, Snipe-IT es una herramienta de Gestión de Activos de código abierto, con funciones como el seguimiento y la gestión de licencias.
Con una interfaz fácil de usar, ofrece un hosting gratuito, lo cual significa que se trata de una solución rentable para empresas con conocimientos técnicos. Para aquellos que prefieren una plataforma con hosting, proporciona servicios de este tipo en la nube (los detalles de los precios se encuentran en su sitio web).
5. GLPI
Otro software de código abierto es GLPI orientado a la Gestión de Activos informáticos y no informáticos, a la vez de ofrecer un service desk.
Además, dispone de funciones de Gestión del Inventario, seguimiento de los incidentes y administración financiera, siendo una completa herramienta para manejar bienes.
Cabe destacar que GLPI es de uso gratuito bajo la Licencia Pública General (GNU - General Public License), por lo que las empresas pueden descargarlo e instalarlo en sus servidores. El soporte y los servicios profesionales están disponibles a través de sus socios oficiales.
6. inFlow Inventory
InFlow Inventory fue concebido para gestionar una gran variedad de activos, incluyendo equipos informáticos y otros bienes empresariales. Con capacidades como el escaneo de códigos de barras, el seguimiento del inventario en tiempo real y la elaboración de reportes personalizados, es adecuado para compañías con diversas necesidades de registro de equipos.
También dispone de una prueba gratuita de 14 días. Mientras que los planes pagos parten de los US$ 89 al mes (Entrepreneur), que aumentan en base a las funciones y el volumen de los pedidos.
¿Cómo hacer un seguimiento del inventario en una pequeña empresa?
La Gestión del Inventario de forma eficiente es crucial para las pequeñas empresas que pretenden optimizar recursos y reducir costos.
He aquí un enfoque estructurado paso a paso para garantizar un seguimiento preciso de los activos informáticos y no informáticos, al tiempo que se realiza una transición gradual hacia un sistema automatizado.
1. Definir el proceso de Gestión del Inventario
Antes de seleccionar una herramienta o método, establece un proceso estructurado de Gestión del Inventario: define los tipos de activos a rastrear, fija las políticas para el manejo del ciclo de vida y asigna responsabilidades para garantizar la coherencia.
Un procedimiento bien documentado ayuda a evitar errores y facilita la ampliación de las operaciones a medida que crece la empresa.
2. Elegir entre un método manual o automatizado
El siguiente paso es decidir si continuarás con el seguimiento manual (Excel para la Gestión de Activos) o pasarás a un sistema automatizado. Si eliges el primero, descarga nuestra plantilla personalizada para poder organizar tu inventario. Aunque más adelante implementes una herramienta de ITAM, una base de datos estructurada simplificará la transición.
En caso de que optes por la automatización, InvGate Asset Management es una herramienta que agiliza la Gestión del Inventario gracias al seguimiento automatizado de los activos, las actualizaciones y la integración perfecta con otros sistemas del negocio.
Un software de inventario para negocios pequeños como este contribuye a la reducción de los errores humanos, a la vez de ofrecer funciones avanzadas de elaboración de reportes.
3. Crear una Base de Datos de Gestión de Activos
Una Base de Datos de Gestión de Activos (AMDB - Asset Management Database) estructurada es esencial para realizar un seguimiento eficaz de los equipos informáticos y no informáticos, tanto si ya están asignados a alguien como si no.
Esta base incluye información detallada, la cual proporciona una visión completa de los activos, garantizando que son contabilizados y gestionados adecuadamente a lo largo de su ciclo de vida.
¿Qué detalles debe incluir tu AMDB?
Cada activo debe incluir detalles clave como el ID, la categoría, el estado, el fabricante, el modelo, el departamento asignado, la ubicación, la fecha de adquisición, el costo, el vencimiento de la garantía y el porcentaje de depreciación.
Los activos de IT en particular requieren campos adicionales como información de la configuración (procesador, RAM, almacenamiento, sistema operativo), historial de mantenimiento y políticas de cumplimiento de seguridad.
InvGate Asset Management brinda la ventaja de personalizar la AMDB, es decir, que podrás definir y rastrear los campos exactos que sean más relevantes para tu negocio. Ya sea que necesites agregar datos financieros, detalles de las licencias o incluso atributos personalizados específicos de tus operaciones, la plataforma se ajusta a tus requerimientos.
4. Actualizar periódicamente los datos del inventario
Para evitar discrepancias es esencial mantener actualizados los datos del inventario. El método manual requiere un esfuerzo constante, ya que las hojas de cálculo deben modificarse cada vez que se añade, mueve o elimina un activo.
Mientras que el uso de una herramienta de Gestión de Activos de IT automatiza este proceso. Así, InvGate Asset Management ofrece la posibilidad de programar auditorías, recibir alertas de bienes perdidos y realizar un seguimiento de los cambios de estado en tiempo real. Esto garantiza la precisión del inventario.
Seguimiento de activos no informáticos con códigos QR
Para las empresas que administran tanto bienes informáticos como no informáticos, los códigos QR para la Gestión de Activos simplifican el seguimiento. Al asignar estos códigos únicos a cada artículo, los empleados pueden escanearlos utilizando un dispositivo móvil y así actualizar su estado o comprobar su ubicación.
InvGate Asset Management brinda la ventaja de generar e imprimir códigos QR directamente desde la plataforma, lo cual agiliza el rastreo del inventario y facilita la gestión de muebles, herramientas, equipos de oficina y otros activos no informáticos, junto con el hardware.
5. Integrar el sistema de Gestión del Inventario con otras herramientas empresariales
Para maximizar la eficiencia, tu sistema de inventario debe integrarse con las soluciones de contabilidad, compras e ITSM. Esto asegura que los datos estén sincronizados en todos los departamentos, lo cual significa reducir la duplicación de los esfuerzos y mejorar la visibilidad del ciclo de vida de los activos.
InvGate Asset Management se anexa con herramientas de ITSM como InvGate Service Management, permitiendo a las empresas vincular incidentes, solicitudes de servicio y tareas de mantenimiento directamente con los bienes. En definitiva, se crea un ecosistema de Gestión de Activos totalmente conectado.
Conclusión
El seguimiento de los activos informáticos y no informáticos resulta esencial para que las pequeñas empresas optimicen recursos, reduzcan costos y mejoren la eficiencia.
Tanto si optas por las hojas de cálculo como si te pasas a un software de inventario para negocios pequeños, un proceso estructurado garantiza la precisión y la escalabilidad.
En el caso de que el rastreo manual sea un desafío para tu organización, elige InvGate Asset Management que te ayudará a automatizar el seguimiento del inventario, agilizar las auditorías e integrar los datos de los activos. Accede tú mismo a nuestra prueba gratuita de 30 días para conocer cómo funciona.
