Un sistema de gestión de préstamo de equipos es fundamental para cualquier organización, especialmente en sectores como la educación, la salud y la construcción, donde gestionar activos compartidos es una tarea cotidiana. Piensa en esto: cada minuto perdido buscando equipos extraviados o lidiando con reservas duplicadas es un minuto de productividad desperdiciado. Es importante asegurarse de que tus activos valiosos estén siempre en las manos correctas en el momento adecuado.
En este artículo, te guiaremos en el proceso de establecer un sistema eficiente de préstamo de equipos para garantizar que los activos se gestionen y estén disponibles cuando se necesiten.
Al finalizar, sabrás cómo implementar un sistema optimizado de préstamo, y te mostraremos cómo InvGate Service Management combinado con InvGate Asset Management puede facilitar enormemente este proceso.
Además, podrás descargar una plantilla gratuita para gestionar el flujo de préstamo de activos y empezar de inmediato.
¿Qué es un sistema de gestión de préstamo de equipos?
Un sistema de gestión de préstamo de equipos es una solución de software especializada diseñada para optimizar el proceso de administrar y rastrear herramientas, dispositivos o activos dentro de una organización. Básicamente, actúa como un registro digital para tu inventario de equipos, proporcionando una forma estructurada y eficiente de prestar, supervisar y mantener los activos.
La función principal de un sistema de este tipo es automatizar y simplificar la gestión de equipos durante todo su ciclo de vida.
¿Qué es una plantilla de préstamo de equipos?
Una plantilla de préstamo de equipos es un flujo de trabajo predefinido que ayuda a organizar y automatizar el proceso de gestión de activos compartidos dentro de una organización. Define cada paso, desde la solicitud del equipo hasta el seguimiento de su devolución, asegurando un sistema eficiente y consistente.
Utilizar una plantilla es la mejor manera de estandarizar el proceso completo y automatizar muchas de sus etapas. De este modo, se reduce el esfuerzo manual necesario para rastrear equipos, se evitan errores y se garantiza que los activos se devuelvan a tiempo. Además, permite una supervisión más efectiva, brindando la capacidad de monitorear el uso de los activos y su disponibilidad en tiempo real.
Beneficios de utilizar una plantilla de préstamo de equipos
Implementar un flujo de trabajo de préstamo de equipos puede mejorar significativamente la gestión de activos compartidos en tu organización. Una plantilla asegura que todas las transacciones —solicitar, prestar y devolver equipos— se manejen de manera consistente.
1. Mayor responsabilidad
Un sistema de gestión de préstamo de equipos fomenta la rendición de cuentas entre los empleados y reduce el riesgo de pérdida o mal uso al mantener un registro claro de quién tomó qué equipo y cuándo.
2. Menos errores
Un proceso estandarizado disminuye la probabilidad de errores, ayudando a evitar problemas como la sobreasignación o la pérdida de activos.
3. Mejor cumplimiento normativo
Las organizaciones pueden mantener registros precisos para fines de Gestión del Cumplimiento y aprovechar informes detallados para obtener información basada en datos y tomar decisiones informadas.
4. Mayor productividad
Los usuarios pueden localizar y acceder rápidamente a los equipos necesarios, minimizando tiempos de inactividad y maximizando la productividad.
5. Ahorro de tiempo
La automatización de tareas rutinarias, como enviar recordatorios para las fechas de devolución o actualizar los registros de inventario, ahorra tiempo y reduce errores.
Cómo InvGate Service Management puede ayudarte con su constructor de flujos sin código
El constructor de flujos sin código de InvGate Service Management te permite crear plantillas personalizadas para gestionar el préstamo de activos dentro de tu organización.
Con esta herramienta, puedes estandarizar y optimizar los préstamos de activos, facilitando el control del inventario mientras garantizas que cada empleado tenga acceso al equipo que necesita.
El flujo de trabajo incluye pasos como:
- Asignar tareas al equipo de IT,
- Cambiar la propiedad de los activos,
- Actualizar el estado del inventario,
Todo esto se integra de manera fluida con InvGate Asset Management, permitiendo un seguimiento y gestión en tiempo real de tus activos. Con el constructor sin código de InvGate Service Management, puedes crear un proceso efectivo y confiable para gestionar los activos de tu organización.
Descarga gratis tu plantilla de flujo de trabajo para préstamos de equipos
No necesitas depender más de esfuerzos manuales. Descarga nuestra plantilla gratuita de flujo de trabajo para préstamos de equipos y comienza a automatizar tus aprobaciones hoy mismo. Utilizando los flujos de trabajo sin código de InvGate Service Management en conjunto con InvGate Asset Management, puedes mejorar la eficiencia y la responsabilidad en tu proceso de gestión de equipos.
Automatizar estos flujos de trabajo te ahorra tiempo, reduce errores y garantiza que los empleados tengan acceso rápido al hardware que necesitan. Toma el control de tu proceso de préstamo de activos y simplifica tus operaciones.
Crea tu flujo de trabajo de solicitud de equipos
Con InvGate Asset Management e InvGate Service Management, puedes crear una solicitud simple de préstamo que marque automáticamente el activo como prestado y proporcione un registro de auditoría claro de quién tiene qué.
Antes de comenzar, ten en cuenta que debes configurar la integración de ambas herramientas para asegurarte de aprovechar al máximo esta poderosa combinación de ITSM e ITAM. ¿Te está costando seguir? Vamos directo al proceso paso a paso que cubre todo el ciclo.
Pasos del flujo de trabajo para préstamos de equipos
1. Inicio:
El proceso de solicitud comienza cuando los empleados completan un formulario con toda la información esencial, como las fechas deseadas de préstamo, el tipo de Ítem de Configuración que desean reservar y cualquier comentario adicional. Puedes personalizar este formulario para recopilar la información más relevante para tu organización.
2. Población del calendario:
En este paso, tu calendario se llenará automáticamente con las reservas mediante una llamada API. Esto es crucial para evitar conflictos de programación.
3. Asignación de tareas de IT:
Luego, puedes asignar tareas a tu equipo de IT de nivel 1 para validar y preparar los activos prestados. Estas tareas podrían incluir preparar el equipo, confirmar la precisión de la reserva y realizar una verificación final para asegurarte de que los activos estén en condiciones óptimas antes de prestarlos.
4. Asignación del usuario:
Esta es una llamada API a InvGate Asset Management para marcar automáticamente el activo como "prestado" y asignar al solicitante como propietario temporal.
5. Recogida de los equipos devueltos:
Cuando los usuarios devuelvan el equipo, los agentes recibirán una tarea instruyéndolos para iniciar el proceso de recogida. Una vez que los agentes recojan el equipo, pueden marcarlo como recibido y completar el préstamo. El flujo de trabajo pasa entonces al último paso.
6. Devolución al inventario:
Este paso cierra el ciclo. Es otra llamada API a InvGate Asset Management para marcar el equipo como "disponible para préstamo" mientras se elimina el propietario asignado. Ahora, el equipo está listo y disponible para otros usuarios.
Creación de ítems de solicitud
Antes de usar el flujo de trabajo descrito anteriormente, debes crear ítems de solicitud en el catálogo. Estos actuarán como punto de partida para que los usuarios envíen sus solicitudes de préstamo de equipos seleccionando el equipo disponible de la lista que proporciones.
Ve al “Catálogo” para crear un ítem de solicitud, como “Laptop de préstamo”. Puedes personalizarlo agregando un ícono, proporcionando una descripción e incluyendo términos de búsqueda relevantes. Luego, asocia el ítem de solicitud con el flujo de trabajo.
Recuerda que puedes cargar tus activos en InvGate Asset Management para comenzar tu sistema de reservas y préstamos. Asegúrate de que estos activos estén debidamente marcados como "disponibles para préstamo" (o cualquier estado personalizado que prefieras), en la ubicación correcta y sin ningún propietario asignado.
Y así es como puedes crear un proceso de préstamo y devolución utilizando tanto InvGate Service Management como InvGate Asset Management. ¡Puedes tener tu sistema funcionando en solo unos simples pasos sin implementaciones adicionales!
Puntos clave
Un sistema eficiente de préstamo de equipos es una necesidad para organizaciones en diversas industrias, ya que la capacidad de prestar y rastrear diferentes tipos de equipos o activos reduce costos innecesarios y mejora la responsabilidad.
Sin embargo, el verdadero cambio está en la integración de un software ITAM, y un excelente ejemplo de esto es InvGate Asset Management. Adoptar este tipo de solución para tu sistema de préstamo de equipos otorga a tu organización un nuevo nivel de control y eficiencia, ¡todo en unos simples pasos!
¿Estás listo para implementar esta innovadora solución en tu organización? Solicita la prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management hoy mismo y experimenta la diferencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un préstamo de equipos?
Un préstamo de equipos es el proceso de prestar equipos a usuarios o empleados para un uso temporal, registrando quién tomó prestado el equipo y cuándo.
¿Qué es el check-in y check-out en la gestión de activos?
El check-in y check-out en la gestión de activos es la práctica de registrar cuándo los activos son tomados del inventario o devueltos a él. Ayuda a mantener la responsabilidad y la visibilidad del movimiento de activos.
¿Cómo se rastrea el equipo de los empleados?
Puedes rastrear el equipo de los empleados asignándoles activos específicos, registrando sus detalles y utilizando un sistema de gestión de activos para monitorear las asignaciones y el uso del equipo.
¿Cómo funciona un sistema de check-in/check-out?
Un sistema de check-in/check-out permite a los usuarios solicitar y tomar prestados activos, registrar el momento del préstamo y proporcionar visibilidad en tiempo real sobre la disponibilidad y ubicación de los activos para una gestión eficiente.
