Un sistema de gestión de préstamo de equipos representa un salvavidas para cualquier organización, especialmente en ciertos sectores, como educación, salud, minería y construcción, donde es prioritario el suministro y seguimiento de numerosos activos. Pero, ¿hay alguna forma de perfeccionar ese método?
El software de Gestión de Activos de IT (ITAM) constituye una solución eficiente que permite controlar los dispositivos. En concreto, InvGate Insight te ayuda a rastrear y administrar todos tus activos, incluyendo equipos, software y licencias. También es posible combinarlo con InvGate Service Desk para automatizar el proceso de retiro de aparatos, lo que implica facilitar y hacer más eficiente todo el procedimiento.
Así que continúa leyendo para descubrir el proceso paso a paso orientado a simplificar la tarea de préstamo de activos.
¿Qué es un sistema de gestión de préstamo de equipos?
Un sistema de gestión de préstamo de equipos es una solución de software especializada diseñada para agilizar el proceso de administración y seguimiento de diversos tipos de herramientas, dispositivos o activos dentro de una organización. Esencialmente, sirve como un libro de contabilidad digital de tu inventario de aparatos, proporcionando una forma estructurada y eficiente de prestar, supervisar y mantener dichos equipos.
La función principal de un sistema de gestión de préstamo de equipos es automatizar y simplificar la administración de dichos aparatos a lo largo de su ciclo de vida.
Su objetivo fundamental es aumentar la eficacia y la responsabilidad en la gestión de los equipos. La implementación de dicho sistema permite alcanzar varias metas cruciales, como:
- Optimización de los recursos: ayuda a las organizaciones a sacar el máximo partido de sus inversiones garantizando que los artículos se utilizan de forma satisfactoria, evitando las compras innecesarias.
- Reducción de costos: una gestión eficiente de los equipos conlleva una disminución de los gastos, ya que se prevé un mantenimiento proactivo orientado a prolongar la vida útil de los activos y reducir las averías inesperadas.
- Mayor responsabilidad: un sistema de préstamo de equipos cuenta con un registro donde figura qué se retiró, quién lo hizo y cuándo, lo cual fomenta el compromiso de los empleados y reduce el riesgo de pérdida o uso indebido.
- Gestión del Cumplimiento más sólido: los registros también sirven para este propósito, así como para elaborar reportes que permiten tomar decisiones informadas.
- Incremento de la productividad: los usuarios localizan y acceden fácilmente al equipo necesario, por lo que se minimiza el tiempo de inactividad y se maximiza la productividad.
Características de los sistemas de inventario de préstamo y devolución
Los sistemas de inventario de préstamo y devolución comparten varias características diseñadas para agilizar el seguimiento y la gestión de los activos. Las funciones que enumeramos a continuación sientan las bases para una eficaz Gestión de Activos:
- Gestión del Inventario: además de mantener el inventario organizado, permite registrar los detalles de los equipos, como números de serie, fechas de compra y ubicaciones.
- Seguimiento automatizado de los activos: estos sistemas ayudan al rastreo de los recursos (hardware, software, etc.) a lo largo de su ciclo de vida. Existen diferentes formas de hacerlo, como los códigos QR.
- Registro de préstamos/devolución: los usuarios pueden asentar fácilmente los activos para su uso y entrega. De este modo, se documenta en forma clara el movimiento y la disponibilidad de los aparatos.
- Alertas y recordatorios: también es posible configurar avisos automatizados (como las Reglas de Salud de Activos) para el mantenimiento, la renovación o para otras tareas críticas.
- Seguridad y cumplimiento: los sistemas suelen incluir funciones para identificar vulnerabilidades y garantizar el acatamiento de los requisitos normativos.
- Reportes y análisis: a su vez generan informes y ofrecen herramientas de evaluación para proporcionar datos sobre el rendimiento de los activos, el cumplimiento y la optimización de los costos.
Uso del software de ITAM como sistema de gestión de préstamo de equipos
Muchas organizaciones no saben si invertir en un sistema de gestión de préstamo de equipos o mantener el método del Excel. La buena noticia es que no tendrás que tomar esa difícil decisión, ya que la solución se encuentra mucho más cerca de ti.
De hecho, una herramienta de Gestión de Activos de IT como InvGate Insight ofrece una plataforma integrada para manejar los préstamos temporales de equipos. A continuación, te explicamos por qué el uso del software de ITAM para entregar y devolver los aparatos representa un recurso fundamental:
- Mejora la Gestión de Activos: dicha solución consolida los procesos de ingreso y egreso de los equipos en una plataforma única y cohesiva. Esto simplifica el seguimiento de los dispositivos y minimiza los gastos administrativos, garantizando una administración eficaz de los aparatos a lo largo de su ciclo de vida.
- Visibilidad del inventario en tiempo real: es posible comprobar al instante la disponibilidad de los activos, evitando conflictos de programación y tiempos de inactividad.
- Optimización de los costos: el sistema ayuda a identificar oportunidades para reducir gastos, como la eliminación de activos no utilizados o la consolidación de licencias de software. También contribuye a optimizar costos relacionados con las compras de equipos, el mantenimiento y la renovación.
- Garantía de cumplimiento: con las capacidades de ITAM será más simple respetar los acuerdos de licencias de software y los requisitos normativos. Esto elimina el riesgo de multas por incumplimiento.
- Capacidades de integración: en general, la solución de Gestión de Activos de IT se complementa perfectamente con otros sistemas, como el software de help desk InvGate Service Desk, creando un ecosistema unificado para administrar toda la tecnología y garantizar la coherencia de los datos.
- Escalabilidad: la herramienta de ITAM acompaña el crecimiento de la organización, además de adaptarse a las necesidades y complejidades cambiantes de tu Gestión de Activos.
Cómo reservar y retirar activos con InvGate Insight
Con InvGate Insight e InvGate Service Desk, puedes crear una simple solicitud de retiro que marca automáticamente que el activo fue prestado y proporciona un registro de auditoría acerca de quién tiene qué aparato.
Antes de entrar en acción, debes configurar la integración de ambas herramientas para sacar el máximo provecho de esta pareja de potentes ITSM e ITAM. Ahora vayamos directamente al proceso.
1. Carga de activos
Para poner en marcha tu sistema de reserva y retiro, carga tus activos en InvGate Insight, los cuales deben estar marcados como “listos para prestar” (o cualquier estado personalizado que desees), en la ubicación correcta y sin ningún propietario asignado.
2. Creación de un flujo de trabajo personalizado de solicitud
Dentro de InvGate Service Desk, accede a “Configuración” y “Flujos de Trabajo” para crear uno personalizado. Añade la información esencial, como las fechas de préstamo, el tipo de Elemento de Configuración que los usuarios reservan y cualquier dato adicional.
3. Completar el calendario
Para automatizar la creación de un calendario y gestionar las reservas, configura una llamada API a Office 365. Esta función proporciona una representación visual de la disponibilidad de los activos, que es crucial para evitar conflictos de programación y minimizar el tiempo de inactividad.
4. Asignación de tareas
A continuación, destina a tu equipo de nivel 1 las tareas para validar y preparar los activos en préstamo, incluyendo la confirmación de la reserva y la comprobación final para garantizar que dichos equipos se encuentren en condiciones óptimas antes de su entrega.
5. Asignación del usuario
En esta instancia, crea otra llamada API a InvGate Insight para marcar el activo como “cedido en préstamo” y establecer al usuario que solicitó el equipo.
6. Recolección de los activos devueltos
El agente que recibe el activo debe tener una tarea asignada indicando el inicio del proceso de recolección, para garantizar el desarrollo de un ciclo perfecto.
7. Actualización del estado de los activos
Luego, genera otra llamada API a InvGate Insight para marcar el equipo en préstamo como “devuelto y listo para prestar” y elimina la asignación del usuario.
8. Creación de un elemento de solicitud
Para crear un elemento de solicitud como “laptop en préstamo”, debes ir al “Catálogo”. La herramienta te permite personalizar el proceso con un icono, una descripción y términos de búsqueda relevantes. A continuación, asocia el elemento de solicitud al flujo de trabajo generado.
De este modo, puedes construir un proceso de préstamos y devolución con InvGate Service Desk e InvGate Insight. En unos pocos pasos, ¡tienes tu sistema funcionando sin implementaciones adicionales!
Puntos clave
Un sistema de gestión de préstamo de equipos eficiente constituye una necesidad para organizaciones de diversos sectores, ya que permite reducir costos innecesarios y elevar el compromiso de todos.
Pero el verdadero cambio radica en las posibilidades que proporciona el software de ITAM: un excelente ejemplo de ello es InvGate Insight. La adopción de este tipo de solución para tu sistema de retiro de equipos otorga un nuevo nivel de control y eficiencia, todo en unos pocos pasos.
Si deseas implementarla en tu organización, solicita hoy mismo la prueba gratuita de 30 días y experimenta la diferencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el sistema de gestión de préstamo de equipos?
Se trata de una forma de registrar y rastrear quién tomó prestado el equipo y cuándo. La entrega se realiza a usuarios o empleados para uso temporal.
¿Qué son los préstamos y las devoluciones en la Gestión de Activos?
Es la práctica de registrar cuándo los activos se retiran o se devuelven al inventario. Dicha tarea ayuda a asumir la responsabilidad y mantener la visibilidad del movimiento de los equipos.
¿Cómo se realiza el seguimiento de los equipos de los empleados?
Para realizar el seguimiento puedes asignar activos específicos, registrar sus datos y utilizar un sistema de Gestión de Activos para supervisar a quién se destina y cuál es el uso de los equipos.
¿Cómo funciona un sistema de gestión de préstamo de equipos?
El sistema permite a los usuarios solicitar y retirar activos, registrar la hora de las transacciones de préstamos y proporcionar visibilidad en tiempo real de la disponibilidad y ubicación de los equipos para una gestión eficaz.
