La duplicación de los activos de IT se produce por múltiples razones: por ejemplo, puede suceder que primero se haga una incorporación manual al momento de la compra y luego se añade nuevamente a través de un agente al recibir el dispositivo.
Sin embargo, no importa tanto si aparecen duplicaciones, sino el modo en que se gestionan y configuran las herramientas para ayudarte a detectarlas y fusionarlas de forma eficaz.
En este artículo, repasamos la manera de hacer una Gestión de Activos de IT duplicados, incluyendo la adopción de un sistema específico para administrar dichos activos, como InvGate Asset Management, que simplifica el proceso para mantener los registros claros sin tener que auditarlos constantemente a mano.
¿Qué son los activos duplicados en ITAM?
Las duplicaciones son registros en el inventario de activos de IT que se refieren al mismo dispositivo físico pero aparecen como dos (o más) ítems separados. Por lo general, no son copias exactas: figuran con pequeñas diferencias, como un número de serie faltante o un cambio en la dirección MAC. Esto significa que “engañan” al sistema para que cree un nuevo registro.
Por ejemplo, si una laptop se añade manualmente al momento de la compra y, más tarde, se inscribe a través de un agente de descubrimiento automatizado, entonces aparecen dos activos para la misma máquina. El sistema los considera diferentes porque llegaron a través de canales distintos o porque tienen metadatos ligeramente desiguales.
Otras causas comunes de la duplicación de activos son:
- Cambio de nombre del dispositivo.
- Información del hardware incorrecta o incompleta durante el primer escaneado.
- Actualizaciones manuales que anulan los datos recopilados automáticamente.
- Equipos formateados que tienen una dirección MAC diferente.
La buena noticia es que se trata de un problema habitual, pero manejable si cuentas con las herramientas adecuadas para evitar que se convierta en un inconveniente mayor.
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¿Cómo realizar una exitosa Gestión de Activos de IT duplicados?
El primer paso es aceptar que los duplicados forman parte del proceso, especialmente en entornos híbridos que combinan la detección automatizada y el ingreso manual. Lo importante es tener una forma de descubrirlos y resolverlos sin causar confusión ni perder datos.
Independientemente de la plataforma que utilices para realizar el seguimiento de los activos, siempre existe el riesgo de que se produzcan ítems duplicados, especialmente cuando se combina la introducción manual con herramientas de detección automatizada.
Con este panorama en vista, una eficiente Gestión de Activos de IT duplicados contempla las siguientes prácticas clave:
1. Uso de una fuente de datos coherente
Siempre que sea posible, confía en una única fuente de verdad para registrar los nuevos activos, ya sea a través de un agente, una herramienta de descubrimiento o un proceso de admisión formal.
El uso de varias fuentes descoordinadas aumenta la posibilidad de los activos duplicados.
2. Estandarización de la denominación de los activos y los campos clave
Si distintos miembros del equipo introducen los datos manualmente, asegúrate de que existe una convención clara para los campos, como el nombre, el modelo, la ubicación y el propietario del activo.
Porque incluso las pequeñas incoherencias pueden confundir al sistema y hacer que aborde un mismo dispositivo como dos distintos.
3. Monitoreo constante de la existencia de duplicados
El chequeo rutinario del inventario de activos es clave. Si tu plataforma de ITAM no señala posibles duplicados, aún tienes la posibilidad de comparar los ingresos manualmente o utilizar hojas de cálculo para buscar números de serie o ID de hardware coincidentes.
4. Resolución cuidadosa
Cuando encuentres activos duplicados, no los elimines ni elijas uno al azar. Primero debes compararlos cuidadosamente para luego quedarte con la versión más completa y actualizada.
Si tu plataforma admite la fusión, utilízala para combinar registros sin perder detalles importantes.
5. Documentación de cómo gestionar activos duplicados
Como parte de la política de ITAM, es fundamental redactar una guía sencilla donde se explique qué se considera un activo duplicado, quién es responsable de resolverlo y cómo es el proceso de revisión.
Esto ayudará a mantener la coherencia a lo largo del tiempo, especialmente cuando se incorporen nuevas personas al equipo.
Algunas plataformas de Gestión de Activos de IT facilitan esta tarea ofreciéndote reglas de detección, alertas de conflictos e incluso fusiones automatizadas.
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¿Cómo ayuda InvGate Asset Management a gestionar los activos duplicados?
InvGate Asset Management ofrece algunas maneras de detectar y limpiar dispositivos duplicados muy fácilmente:
1. Descubrimiento y fusión automática
Cuando se registra un nuevo activo -ya sea manualmente o a través de un agente- InvGate verifica si coincide con uno existente mediante campos clave como número de serie, fabricante y modelo.
Si encuentra coincidencias, puede fusionarlos de forma automática o primero pedir confirmación, dependiendo de la configuración.
2. Herramientas de revisión manual
Otra opción que ofrece la plataforma es la detección y fusión de los duplicados de manera manual. Así, la interfaz permite seleccionar dos ítems y combinarlos en una.
Antes de confirmar dicha fusión, cuentas con la posibilidad de revisar qué valores conservar (como el nombre, la ubicación o el usuario asignado) y decidir qué aspecto tendrá la versión final.
3. Reglas sencillas para manejar conflictos
Si dos versiones del mismo activo poseen valores diferentes para el mismo campo, InvGate prioriza la que reúne datos más confiables -como la información del hardware recopilada automáticamente- o la actualización más reciente.
El objetivo es evitar la pérdida de aquellos detalles útiles y mantener limpio el inventario.
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Reflexiones finales
Los activos duplicados parecen un problema menor al principio, pero cuanto más tiempo pasen desapercibidos, más difícil será arreglar los registros. Y si utilizas ese inventario para planificar presupuestos, asignar dispositivos o incluso realizar auditorías, esto puede distorsionar los reportes y la toma de decisiones.
Más allá de resolver estas cuestiones, la Gestión de Activos de IT duplicados involucra la alineación de las personas, los procesos y las herramientas para administrar los datos de forma eficiente.
Cuanto más coherentes sean las rutinas de admisión y revisión, menos tendrás que depender de correcciones técnicas posteriores. En definitiva, no se trata sólo de evitar duplicidades, sino de crear un procedimiento de manejo de activos más saludable desde la base.
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