El gasto nuevas herramientas tecnológicas, servicios en la nube, sistemas y dispositivos ocupan un lugar central en las organizaciones. Por este motivo, pasó a tener un peso creciente dentro del presupuesto que administra un equipo de IT.
La Gestión de Costos de IT ayuda a enfrentar este desafío e impulsa el crecimiento sostenido mediante el uso eficiente de los recursos. Además, facilita una comprensión más certera de las inversiones y del valor que aportan al negocio.
En este artículo profundizamos sobre el manejo de los costos de IT, el armado de un presupuesto, las deficiencias que puede mostrar, la forma de controlarlo y de qué manera presentarlo ante la dirección.
¿Qué es la Gestión de Costos de IT?
La Gestión de Costos de IT es el proceso de identificar, controlar, planificar y optimizar los gastos relacionados con la tecnología de una organización, con el objetivo de utilizar los recursos de forma eficiente y garantizar que aporten valor al negocio.
El manejo de un presupuesto de IT involucra los gastos inherentes a los elementos que conforman una infraestructura informática, desde el hardware y las redes hasta el software y las licencias, los servicios en la nube, así como el personal técnico y los proveedores. Más allá de reducir las erogaciones, se trabaja por encontrar un equilibrio entre los costos, la eficiencia y la calidad de los servicios tecnológicos.
En general, la Gestión de Costos de IT ayuda a realizar una planificación de los gastos en base a los requerimientos de la organización y a establecer un presupuesto. A partir de allí, las tareas de monitoreo son constantes, midiendo los resultados para poder identificar oportunidades de optimización. Esta información permite tomar decisiones sobre dónde invertir, qué recursos ajustar y cómo utilizar el presupuesto de manera más efectiva.
¿En qué se invierte el presupuesto de IT?
Un presupuesto de IT reúne diversos ítems fundamentales para asegurar las operaciones tecnológicas en una organización. Si bien varía según ciertas condiciones particulares, existen costos de IT comunes que enumeramos a continuación:
| Partida presupuestaria | Qué incluye | % del presupuesto |
| Licencias y software | Compra y renovación de licencias de sistemas operativos, aplicaciones, herramientas de gestión, soluciones de ciberseguridad y bases de datos | 15% |
| Hardware e infraestructura | Compra, renovación y mantenimiento de laptops, computadoras de escritorio, dispositivos móviles, servidores y equipos de red | 15% |
| Servicios en la nube | Suscripciones por uso de la infraestructura, almacenamiento, servidores, bases de datos, aplicaciones y hosting | 20% |
| Personal de TI | Pago de salarios, cargas sociales, capacitaciones, contrataciones y consultorías | 35% |
| Soporte | Pago por tareas de monitoreo y mantenimiento, help desk/service desk, contratos con proveedores, asistencia especializada e integraciones | 10% |
| Conectividad | Contratación de servicios de internet empresarial, líneas específicas, redes MPLS/VPN, telefonía corporativa e infraestructura de comunicaciones | 5% |
¿Cómo calcular el costo total de un activo (TCO)?
Para calcular el costo total de un activo se usa la métrica TCO (Total Cost of Ownership o Costo Total de Propiedad), que mide el gasto completo que implica la compra, la operación y el mantenimiento durante todo su ciclo de vida.
Además del precio de adquisición, el TCO contempla costos de instalación, configuración, conectividad, energía, licencias, soporte, mantenimiento, capacitación e integraciones.
Una herramienta como InvGate Asset Management facilita la Gestión de Costos de IT de la siguiente manera:
- Creación automatizada de un inventario: mediante el descubrimiento de red, instalación de agentes, integraciones, conexiones API o manualmente es posible generar y mantener actualizado un registro del hardware, el software, los activos en la nube y cualquier otro recurso tecnológico de la organización. Con este recursos se pueden monitorear y controlar los costos de IT.
- Gestión del Centro de Costos: se asignan hardware, contratos, órdenes de compra y usuarios a diferentes áreas, proyectos o unidades de negocio para identificar qué sectores generan determinados gastos.
- Depreciación automatizada de los activos: se calcula automáticamente, evitando las hojas de cálculo y los errores de hacerlo de forma manual. Esta información resulta vital para determinar cuándo realmente conviene reemplazar un equipo.
- Módulo de adquisiciones: proveedores y órdenes de compra, las cuales pueden cargarse de forma masiva, sin necesidad de realizar la tarea manual. Cualquier análisis parte de un importe documentado, y no de una estimación.
- Gestión de los contratos y las licencias de software: se compara lo adquirido con aquello que realmente está instalado y en uso. El sistema identifica las diferencias para prevenir riesgos financieros y de cumplimiento.
¿Cómo presentar y justificar el gasto ante la dirección?
Para justificar los costos de IT ante la dirección es clave explicar los beneficios que conlleva a la organización, en vez de considerarlo como un gasto; es decir, alinear la inversión a un potencial incremento de los ingresos, la reducción de los riesgos o la ampliación del negocio.
Un presupuesto de IT incluiría lo siguiente:
- Distribución del gasto: desagregar los costos por hardware, software y licencias, servicios en la nube, personal, soporte, mantenimiento. Por ejemplo, la compra de software involucra el precio de la licencia y también las erogaciones durante su ciclo de vida.
- Comparación del gasto actual con los períodos anteriores: explicar las variaciones respecto de períodos anteriores y determinar si responden a cambios de precios, crecimiento del consumo o nuevas necesidades.
- Ahorros y oportunidades: identificar las erogaciones que pueden reducirse mediante la renegociación de contratos y licencias, la eliminación de herramientas que cumplen funciones similares o de recursos infrautilizados.
- Impacto en el negocio: dar a conocer el modo en que la inversión impulsará la organización. Esta idea tiene que reflejarse en valores concretos, como horas de trabajo recuperadas, gastos evitados o baja del número de problemas.
Algunos indicadores a incluir son los costos de IT dentro del presupuesto general, por usuario o dispositivo, el TCO, el ROI, el ahorro esperado y la evolución del presupuesto de IT.
El presupuesto de IT debe presentarse a la dirección en un formato claro, ejecutivo y visual, que permita comprender cuánto se va a gastar, en qué conceptos y por qué razón. Por ejemplo, una tabla resume las principales partidas, el presupuesto asignado, las erogaciones del período anterior y la variación porcentual. Complementariamente, un gráfico muestra la distribución y evolución de los costos. Para las inversiones que requieran aprobación, es conveniente incluir una breve justificación y el beneficio esperado.
