Las empresas que pretenden controlar y optimizar sus gastos deben necesariamente implementar una Gestión de Costes estructurada y coherente. El procedimiento no sólo facilita la supervivencia, sino también la prosperidad en un mercado caracterizado por su constante evolución.
En este artículo, desglosaremos qué implica esta práctica, destacaremos sus principales ventajas y presentaremos herramientas eficaces que ayudan a administrar las erogaciones de forma eficiente.
Tanto si te encuentras en el área financiera de una nueva organización como si gestionas los gastos de una gran empresa, estos principios resultan vitales y marcan una diferencia significativa.
Entonces sigue leyendo este artículo para saber cómo optimizar tus estrategias financieras.
¿Qué es la Gestión de Costes?
La Gestión de Costes se refiere al proceso de planificación y control del presupuesto de una empresa o proyecto.
La práctica implica una serie de tareas orientadas a predecir, monitorear y administrar los costes eficazmente con el fin de evitar que se sobrepase el presupuesto fijado.
Algunas de esas actividades son:
- Prever los costes con precisión.
- Asignar presupuestos de forma eficaz.
- Monitorear continuamente los gastos.
- Aplicar medidas para controlarlos.
En definitiva, la Gestión de Costes constituye una práctica fundamental que puede (y debe) implementarse independientemente del tamaño de tu organización. Su ámbito de aplicación incluye tanto la administración del presupuesto de un pequeño proyecto como el manejo de las complejas finanzas de una multinacional.
¿Por qué es importante controlar los gastos?
El control de los costes es fundamental para mantener la salud financiera y la sustentabilidad de cualquier empresa. La práctica garantiza que los recursos se utilicen de forma eficiente, reduciendo el riesgo de sobrepasar el presupuesto y, al mismo tiempo, maximizando la rentabilidad.
Un proceso sólido de Gestión de Costes permite a las organizaciones planificar el crecimiento a futuro, hacer frente a gastos imprevistos y tomar decisiones estratégicas con conocimiento de causa.
Como contrapartida, cuando no se lo implementa podría suceder lo siguiente:
- Los proyectos superarían fácilmente sus presupuestos, lo que provocaría tensiones financieras y pondría en peligro de llevarlos adelante, incluso implicaría un riesgo para la propia empresa.
- La insuficiencia de fondos no cubriría los gastos del negocio, lo que generaría problemas en el flujo de caja y la posible interrupción de las operaciones.
- La falta de control de los costes dificultaría el aprovechamiento de nuevas oportunidades de crecimiento o innovación.
- El gasto descontrolado reduciría los márgenes de beneficio, dejando a la empresa con menos dinero para reinvertir o compartir con los accionistas.
- También dañaría su reputación ante inversores, clientes y empleados, además de socavar la confianza.
Para hacernos una idea concreta de estos riesgos, imaginemos una empresa de construcción sin un plan de Gestión de Costes. A medida que avanza un determinado proyecto, se encuentra con gastos imprevistos, como precios más elevados del material y mano de obra adicional debido a diversos retrasos. Al acumularse estas erogaciones, el plan se termina excediendo en forma considerable del presupuesto previamente planteado.
Adicionalmente, la empresa se enfrenta a problemas de liquidez, por lo que se demora en pagar a los subcontratistas y proveedores. Esto no sólo tensa las relaciones con sus socios clave, sino que también pone en peligro su reputación a la vez que la puesta en marcha de futuros proyectos.
Dicho ejemplo ilustra por qué es importante una Gestión de Costes eficaz. Pero exploremos más a fondo sus ventajas y desafíos.
Marco y mejores prácticas de la Gestión Financiera de IT (ITFM)
Ventajas del control de costes
Los principales beneficios de aplicar una Gestión de Costes son los siguientes:
- Ayuda a las empresas a mantener su solidez financiera, garantizando que disponen de los fondos necesarios para las operaciones, el crecimiento y las emergencias.
- Permite obtener mejores márgenes de beneficio y reinvertir los ahorros en iniciativas de desarrollo o nuevas oportunidades al minimizar los gastos sin sentido.
- Contribuye a una asignación óptima de los recursos, asegurando que los fondos se destinen a proyectos de alta prioridad y a requerimientos operativos esenciales.
- Colabora con la dirección para poder tomar mejores decisiones estratégicas, desde las estrategias de precios hasta la expansión del mercado.
- Ayuda a anticipar y gestionar los riesgos financieros, reduciendo la probabilidad de crisis derivadas de una mala gestión presupuestaria.
Para comprender el asunto, veamos un ejemplo de un Plan de Gestión de Costes en una empresa mediana de desarrollo de software. Si minimiza los gastos innecesarios en material y activos de oficina, viajes y equipos no esenciales, podría aumentar sus márgenes de ganancia en un 12% interanual. Este ahorro se reinvertiría en ampliar su línea de productos y en el ingreso a nuevos mercados.
Su equipo financiero supervisará de cerca los costes de los proyectos, garantizando que los recursos se asignen de forma óptima a las iniciativas prioritarias. Con esos datos precisos, es más simple tomar decisiones estratégicas de fijación de precios para seguir siendo competitivos, al tiempo que mantienen márgenes saludables.
En definitiva, se trata de un enfoque proactivo que previene las crisis presupuestarias y sostiene la reputación de la empresa por la confiabilidad de sus entregas, asegurando la continuidad del negocio con clientes clave y contribuyendo a su crecimiento y rentabilidad sostenidos.
Desafíos del control de costes
La definición e implementación de un Plan de Gestión de Costes puede presentar ciertas dificultades. Estas son las principales:
- La predicción de los gastos con exactitud a veces resulta complicada, especialmente en mercados muy dinámicos o en momentos de incertidumbre económica. Estas estimaciones imprecisas podrían generar un déficit presupuestario.
- También desorientan los esfuerzos al momento de controlar las erogaciones, generando una errónea toma de decisiones financieras.
- El cumplimiento de la normativa suele implicar gastos adicionales que hay que controlar para no comprometer la situación legal.
- La aplicación de medidas de control de costes exige cambios en los procesos o comportamientos en una organización, lo cual en ocasiones encuentra resistencia por parte de los empleados o las partes interesadas.
- La reducción de los gastos sin sacrificar la calidad del producto o servicio podría significar un equilibrio difícil de alcanzar, especialmente en mercados competitivos.
Para poner esto en perspectiva, imaginemos una empresa de fabricación que se enfrenta a la fluctuación de los precios de sus materias primas, lo cual dificultaría la predicción precisa de sus costes, provocando insuficiencias presupuestarias. Adicionalmente, el cumplimiento de la normativa sumaría gastos, que también complicaría el plan inicial.
Y la implementación de medidas de ahorro podría encontrar resistencia entre los empleados y las partes interesadas, lo que ralentizaría el progreso. A su vez, le resulta complejo reducir erogaciones sin comprometer la calidad del producto, siendo un problema en un mercado competitivo.
4 pasos para elaborar un Plan de Gestión de Costes
1. Identifica los costes
El plan comienza por relevar todos los costes potenciales asociados al proyecto o a la operación, para lo cual debes elaborar una lista exhaustiva que incluya tanto los gastos directos como los indirectos.
Por ejemplo, la Gestión de Costes de IT incluye la compra de hardware y las licencias de software (directos); así como las erogaciones de electricidad, refrigeración de los centros de datos y los salarios del personal (indirectos).
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2. Estima los gastos
Tras identificar los costes, es momento de calcularlos con la mayor precisión posible utilizando datos históricos, presupuestos de proveedores y aportes de expertos para que resulten estimaciones realistas.
En el caso de una empresa tecnológica, implica evaluar los gastos por actualizar servidores, renovar suscripciones de software o contratar personal adicional de soporte de IT.
3. Elabora un presupuesto
Los costes estimados tienes que plasmarlos en un presupuesto detallado, donde debes asignar fondos a las distintas categorías. Luego, asegúrate de que el total se mantiene dentro de los límites financieros del proyecto.
Siguiendo con el ejemplo, el presupuesto de IT puede destinar cantidades específicas al hardware, software, personal y mantenimiento, pero garantizando que no existan sobrecostes.
4. Supervisa y controla las erogaciones
En esta instancia implementa mecanismos para supervisar y controlar continuamente los costes a lo largo de todo el proyecto. A su vez, compara en forma periódica los gastos reales con el presupuesto, identificando las desviaciones y adoptando medidas correctivas.
En IT, esto implica el uso de un software de Gestión de Costes para realizar un seguimiento de los gastos en curso, llevar a cabo revisiones financieras continuas y ajustar los planes de erogaciones basándose en datos en tiempo real para evitar excesos presupuestarios.
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Herramientas de Gestión de Costes de Proyectos
Para un enfoque integral de la Gestión de Costes de Proyectos es menester utilizar una combinación de diferentes herramientas. Por supuesto, también puedes optar por priorizar una u otra en función de tus objetivos específicos.
Sea cual fuere tu necesidad, los instrumentos ayudan a los gestores de proyectos a estimar los costes con precisión, a crear presupuestos detallados, a controlar el gasto en tiempo real y a tomar decisiones financieras basadas en datos para garantizar el éxito del proyecto.
Software de Gestión de Proyectos
Microsoft Project, Asana y Trello son herramientas que permiten una planificación y un seguimiento exhaustivos de las tareas y los costes asociados al proyecto.
Orientadas a la Gestión de Proyectos más en general, también pueden adaptarse a las prácticas de control de gastos, ayudando a los gestores a asignar recursos, establecer presupuestos y supervisar los gastos en tiempo real.
Plataformas de Gestión de Activos de IT (ITAM)
Para controlar los costes de IT, las herramientas de ITAM resultan grandes aliadas al colaborar con la gestión del ciclo de vida de los activos informáticos, desde su adquisición hasta su retirada, proporcionando información detallada sobre gastos, depreciación y mantenimiento.
En resumen, garantizan el seguimiento y la asignación eficiente de las erogaciones en tecnología, ayudan a evitar gastos innecesarios y optimizan la utilización de los recursos.
Herramientas de estimación de costes
Ciertos software, como CostX, RSMeans Data y CoConstruct, ofrecen funciones para la estimación detallada de los costes.
Lo hacen a través de datos históricos, referencias del sector y presupuestos en tiempo real para generar previsiones de costes precisas para los distintos componentes del proyecto.
Instrumentos de presupuestación
Las herramientas de presupuestación, como PlanGuru, QuickBooks y FreshBooks, ayudan a elaborar presupuestos detallados, asignar fondos a distintas categorías y realizar un seguimiento de los gastos.
Suelen incluir funciones de previsión e informes financieros para contribuir a mantener el control en este aspecto.
Soluciones de control de costes
SAP, Oracle Financials y Procore son algunas de las soluciones que proporcionan sólidas funciones de control de costes.
Estas herramientas -también conocidas como sistemas procure-to-pay- permiten el seguimiento en tiempo real de los gastos, identificando las desviaciones entre los gastos presupuestados y los realizados efectivamente. También cuentan con tableros y reportes para el análisis financiero.
Hojas de cálculo
A pesar de la disponibilidad de software especializado, muchas organizaciones siguen utilizando hojas de cálculo como Microsoft Excel y Google Sheets para la Gestión de Costes.
Aunque son menos sofisticadas y pueden quedarse cortas en funciones, resultan adecuadas para proyectos más pequeños o para un seguimiento complementario.
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Balance final
La Gestión de Costes resulta crucial para cualquier empresa o proyecto, ya que garantiza la estabilidad financiera, mejora la rentabilidad y facilita la toma de decisiones informadas.
En general, se trata de una práctica saludable que asegura que los recursos financieros no sólo se controlan, sino que se optimizan para obtener el máximo impacto. Además, evita los posibles excesos presupuestarios y fomenta el éxito de los proyectos.
Para que sea eficaz, sin embargo, conlleva un conjunto de desafíos que requieren una gestión. Y las herramientas ayudan en varias tareas: planificación, estimación, presupuestación y supervisión de los gastos del proyecto. InvGate Insight puede ser un gran aliado para todo esto. ¿No nos crees? Solicita una prueba gratuita de 30 días y compruébalo tú mismo.
