La mayoría de los equipos de IT se enfrentan al mismo problema: mucho para hacer en poco tiempo, lo cual suele provocar cuellos de botella que dificultan la productividad. Las automatizaciones y los flujos de trabajo en informática constituyen las mejores soluciones frente a este obstáculo.
Cuando se diseña correctamente, la automatización de los flujos de trabajo agiliza los procesos, reduce los errores y garantiza que las tareas se completen con precisión y a tiempo. En consecuencia, las organizaciones elevan su eficiencia y crean un entorno laboral más próspero.
En este artículo, vamos a explorar los flujos de IT esenciales para las empresas, incluyendo los referidos a la incorporación y la baja de los empleados, las solicitudes de cambio y la gestión de proyectos, etc., con consejos sobre los pasos a seguir y su implementación más adecuada.
Además, encontrarás plantillas descargables gratuitas para cada uno de ellos, para que puedas utilizarlas y personalizarlas según sus necesidades específicas.
Comencemos.
¿Qué son los flujos de trabajo en informática?
Los flujos de trabajo en informática constituyen secuencias definidas de tareas o procesos que las organizaciones ejecutan para alcanzar determinados objetivos.
En ellos puedes incorporar muchas actividades.
Cada uno incluye varios pasos, los cuales contribuyen al proceso global e involucran a distintos equipos e integraciones con múltiples sistemas.
¿Por qué implementar flujos de trabajo de IT?
La implementación de flujos de trabajo de IT ayuda a las organizaciones a agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia. En concreto, algunas razones para aplicar esta herramienta son:
- Coherencia: proporcionan un enfoque estandarizado de los procesos, garantizando que las tareas se completen siempre de manera uniforme.
- Responsabilidad: al definir claramente las funciones dentro de un flujo, las organizaciones optimizan la rendición de cuentas y reducen la confusión.
- Eficacia: estos procedimientos reducen la redundancia y minimizan el tiempo dedicado a las tareas repetitivas, lo que permite a los empleados centrarse en las actividades críticas.
- Visibilidad: también facilitan un seguimiento más detallado de los trabajos y los procesos, ya que proporcionan información sobre las métricas de rendimiento y las áreas de mejora.
- Escalabilidad: los flujos de trabajo bien diseñados pueden ampliarse a medida que crece una organización, adaptándose al aumento de la demanda sin comprometer la calidad de las prestaciones.
Editores de flujos de trabajo sin código
Los editores de flujos de trabajo sin código, como el que ofrecemos en InvGate Service Management, permiten a las organizaciones crear y personalizar dichos flujos sin requerir amplios conocimientos en programación.
En síntesis, dichas plataformas brindan la posibilidad de:
- Diseñar rápidamente los flujos de trabajo: las interfaces de arrastrar y soltar facilitan su concepción y modificación, según tus necesidades específicas.
- Automatizar procesos: ayuda a reducir los errores humanos y a liberar recursos para iniciativas más estratégicas.
- Integrar con los sistemas existentes: las soluciones se anexan a otras herramientas ya en uso, agilizando los procedimientos en todas las plataformas.
- Mejorar la colaboración: los miembros del equipo pueden trabajar juntos en el diseño y la implementación del flujo de trabajo, lo cual implica el fomento de una cultura de cooperación y propiedad compartida.
Además, no es necesario comenzar de cero, ya que con InvGate Service Management tienes la posibilidad de acceder a una biblioteca completa de plantillas de flujos de trabajo, las cuales sirven para ahorrar tiempo en la configuración inicial al proporcionar todos los pasos esenciales. Asimismo, representan una base sólida para personalizar y así satisfacer los requisitos específicos de la organización.
Ejemplos de flujos de trabajo
Como la tecnología evoluciona rápidamente, es necesario adaptar el enfoque para gestionar adecuadamente las operaciones de IT. Los flujos de trabajo representan soluciones inteligentes y específicas que abordan los desafíos del mundo real a los que se enfrentan los equipos modernos.
A continuación, enumeramos algunos ejemplos de flujos de trabajo en informática que pueden implementarse de inmediato por ser prácticos, adaptables y diseñados para abordar necesidades organizacionales específicas.
Flujos de trabajo de RR.HH.
Las personas constituyen el activo más valioso de una organización, por lo que resulta fundamental la forma de gestionar su trayectoria. Los flujos de trabajo de RR.HH. son una excelente manera de mejorar la eficiencia organizacional e individual de los empleados, desde el primer día del onboarding hasta los últimos pasos hasta el offboarding.
Onboarding
El flujo de trabajo para el onboarding prepara el terreno hacia el éxito de una nueva contratación. Un proceso bien estructurado no sólo hace que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, sino que también los ayuda a aclimatarse a la cultura de la empresa y a sus funciones.
Pasos:
- Recopilar información y documentación personal (por ejemplo, tarjeta de identificación y formularios fiscales).
- Configurar las cuentas necesarias (correo electrónico y sistemas internos).
- Asignar materiales de formación y programar reuniones de orientación.
- Proporcionar equipos (laptop, teléfono y tarjetas de acceso).
A la hora de personalizar el flujo de trabajo para el onboarding, considera la posibilidad de adaptar la checklist a las diferentes funciones o departamentos para que cada nuevo empleado reciba la información pertinente. Además, la incorporación de su feedback ayuda a mejorar el proceso.
Cabe destacar que un onboarding eficaz puede reducir significativamente las tasas de rotación y elevar el compromiso de los trabajadores.
Offboarding
Un flujo de trabajo para el offboarding puede ayudar a mantener una reputación positiva de la empresa y a salvaguardar la información confidencial.
Pasos:
- Programar una entrevista de salida para recabar opiniones.
- Recuperar los activos de la empresa (laptop y tarjetas de acceso, etc.).
- Desactivar el acceso a sistemas y cuentas.
- Proporcionar la documentación necesaria (último recibo de sueldo e información sobre prestaciones).
También es posible automatizar los recordatorios de las próximas tareas para garantizar la ejecución puntual de todos los pasos necesarios.
Un proceso de offboarding estructurado fomenta la buena voluntad y mejora la marca del empleador, incluso en esta instancia, cuando los empleados deben abandonar la empresa.
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Solicitudes de formación
La empresa debe garantizar el acceso a capacitaciones por parte de los empleados, ya que es crucial tanto para el crecimiento individual como para el colectivo.
Con el flujo de trabajo de solicitud de formación, es posible gestionar el proceso de envío, aprobación y programación de peticiones de este tipo.
Pasos:
- Disponer de un formulario online para que los empleados puedan mandar las solicitudes.
- Revisar su pertinencia y la aprobación del presupuesto.
- Programar las reuniones de capacitación y comunicar los detalles a los participantes.
- Realizar un seguimiento de la asistencia y recopilar comentarios sobre la eficacia de la enseñanza.
La implementación de este flujo de trabajo garantiza que los empleados reciban la formación que necesitan para desempeñar sus funciones con eficacia. También ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de los costos para esta cuestión.
Flujos de trabajo para la gestión de proyectos
Los flujos de trabajo para la gestión de proyectos proporcionan un marco para planificar, ejecutar y supervisar dichos proyectos, ya que ayudan a los equipos a mantenerse alineados, realizar un seguimiento del progreso y administrar los recursos de forma eficaz.
Solicitudes de cambio
Para garantizar que todas las modificaciones se evalúan en función de su impacto y se aplican de forma controlada, el flujo permite supervisar el proceso de creación, revisión y aprobación de solicitudes de cambio organizacional.
Pasos:
- Presentar una solicitud detallando el cambio propuesto y su justificación.
- Evaluar el impacto del mismo en los procesos y recursos existentes.
- Revisar la petición con las partes interesadas para recabar su opinión y aprobación.
- Aplicarlo y supervisar sus efectos posteriores.
Para mejorar el flujo de trabajo de solicitudes de cambio, puedes definir umbrales de aprobación basados en la escala de dicha modificación, lo cual ayuda a agilizar el proceso. La incorporación de un paso de evaluación de los riesgos para identificar problemas potenciales también conduce a una toma de decisiones más estratégica.
Gestión de lanzamientos
El manejo eficaz de lanzamientos de software en IT es crucial para mantener la calidad del servicio y minimizar las interrupciones.
Un flujo de trabajo de gestión de lanzamientos permite supervisar todo el proceso de publicación, asegurando que los pasos, aprobaciones y comprobaciones de calidad necesarios se completen antes del lanzamiento.
Además, minimiza los riesgos asociados a las actualizaciones de software y mejora la confiabilidad general del sistema.
Pasos:
- Planificar el calendario de lanzamiento y asignar recursos en consecuencia.
- Realizar pruebas y comprobaciones de calidad.
- Recopilar las aprobaciones finales de las partes interesadas.
- Lanzar el producto y supervisar el rendimiento para detectar cualquier problema inmediatamente.
Nuevamente, para personalizar aún más este flujo, utiliza una checklist para los controles de calidad que sean específicos de los distintos tipos de productos. Adicionalmente, un proceso de recopilación de comentarios tras el lanzamiento contribuye a la mejora continua.
Flujos de trabajo informáticos internos
Los flujos de trabajo en informática internos son cruciales para mantener la eficiencia operativa dentro de los departamentos de IT, abarcando varias tareas orientadas a apoyar sus operaciones diarias.
Préstamo de activos
El proceso de solicitud, aprobación y seguimiento de los préstamos de activos de IT contempla:
Pasos:
- Presentar las solicitudes: los empleados lo hacen a través de un portal online (por ejemplo, laptops, proyectores, etc.) y proporcionan los detalles necesarios, como el propósito y la duración del préstamo.
- Revisar y aprobar: el personal de IT las evalúa en función de la disponibilidad de los activos y las políticas de la organización. Si cumple los criterios, se aprueba, y si no, se envía una respuesta.
- Hacer un seguimiento de los activos: IT debe registrar el estado y el número de serie en el momento del préstamo.
- Implementar el proceso de devolución: los recordatorios son útiles para este propósito. Luego, los activos tienen que ser inspeccionados para comprobar que no presentan daños. La devolución se registra en el sistema.
Al personalizar este flujo de trabajo, considera la posibilidad de implementar un sistema de clasificación del estado de los activos reincorporados para ayudar a gestionar el inventario de forma eficaz. Además, la automatización de las notificaciones de los plazos de devolución facilita que los activos no estén vencidos y a mejorar la rendición de cuentas.
Solicitudes de software
Otro de los flujos de trabajo en informática posibles es para gestionar las solicitudes de implementación de software, que te permiten establecer umbrales de compatibilidad, cumplimiento y evaluación.
Pasos:
- Presentar las solicitudes: los empleados lo hacen a través de una plataforma centralizada, donde detallan sus requisitos y justifican la necesidad del software.
- Comprobar la compatibilidad: el departamento de IT revisa si es afín a los sistemas existentes, si existen conflictos o problemas potenciales.
- Evaluar el cumplimiento: el software debe respetar las normas legales y organizacionales, incluidos los acuerdos de licencia y la ley sobre privacidad de los datos.
- Aprobar e instalar: si la petición supera ambas evaluaciones, el departamento de IT lo instala y notifica al solicitante la finalización.
Para optimizar este flujo de trabajo, dispone de una biblioteca de opciones de software preaprobadas para consulta de los empleados. Asimismo, considera la posibilidad de establecer flujos automatizados para las solicitudes más comunes de modo que el proceso resulte más rápido y dependa menos de las intervenciones manuales.
Flujos de trabajo para la documentación
Los flujos de trabajo para la documentación garantizan que la información importante se cree, actualice y mantenga de forma eficaz.
Creación de artículos de conocimiento
Un flujo de trabajo para revisar y aprobar los artículos propuestos para la base de conocimiento resulta ideal.
Pasos:
- Recopilar las contribuciones de los expertos en la materia.
- Revisar el artículo para comprobar su precisión y relevancia.
- Dar formato para mayor claridad y facilidad de acceso.
- Publicarlo y difundirlo dentro de la organización.
Para mejorar este flujo, establece un proceso de revisión por pares para las contribuciones. Y recuerda incorporar etiquetas o categorías para facilitar la navegación dentro de la base y así elevar significativamente la experiencia del usuario.
Actualización de artículos de conocimiento
Así como es fundamental contar con una base de conocimiento, mantenerla actualizada es clave. Para mejorar este proceso, utiliza un flujo de trabajo para enviar y aprobar los cambios en los artículos y, a continuación, volver a publicar directamente el contenido.
Pasos:
- Monitorear los artículos en busca de información obsoleta o solicitudes de actualización.
- Revisar los cambios propuestos para comprobar su precisión y claridad.
- Actualizarlos y publicarlos nuevamente a través del sistema.
- Notificar a los usuarios dichas actualizaciones.
En este contexto, también es posible establecer un calendario de revisiones periódicas de los artículos para garantizar su pertinencia permanente y permitir a los usuarios que sugieran actualizaciones o nuevos contenidos en función de sus necesidades.
Palabras finales
La implementación de flujos de trabajo en informática contribuye a la mejora significativa de la eficiencia organizacional y a la satisfacción de los empleados. Desde las solicitudes de formación hasta la gestión del conocimiento, aporta un gran potencial para agilizar las operaciones y fomentar una cultura de optimización continua.
Con estos flujos, las empresas pueden sistematizar sus procesos y hacerlos más eficaces y sensibles a las necesidades cambiantes.
Para su aplicación, es fundamental evaluar los procedimientos actuales para identificar las áreas donde definir flujos de trabajo y añadir automatización.
Si estás listo para comenzar, InvGate Service Management ofrece un módulo de flujos de trabajo sin código, de implementación muy simple: accede a él mediante una prueba gratuita de 30 días.
