El control de las licencias de software constituye un gran desafío para los equipos de IT, quienes a veces piensan que tienen todo bajo su mando, hasta que llega una auditoría y demuestra lo contrario.
Las licencias excesivas implican que la organización está malgastando su dinero, mientras que las insuficientes conllevan riesgos de incumplimiento. En consecuencia, es fundamental contar con una estrategia clara para gestionar dicho entorno. Aquí entra en juego la Effective License Position (ELP) o Posición Efectiva de Licenciamiento.
Esta práctica ayuda a las empresas a obtener una visión clara y precisa del uso del software frente a sus derechos, asegurando que no está gastando de más ni exponiéndose a riesgos legales.
Pero, ¿cómo se consigue esto y por qué debería ser una prioridad en tu estrategia de IT? En las próximas líneas desglosamos la razón de su importancia y cómo puede salvar a tu compañía de ciertos costos innecesarios, así como lidiar con las pesadillas del incumplimiento.
Licencias de software: cómo gestionarlas en tu organización
¿Qué es una Posición Efectiva de Licenciamiento?
Una Posición Efectiva de Licenciamiento es un análisis integral que compara las licencias de software que posee una organización (derechos) con las que realmente utiliza (implementaciones).
En resumen, determina si una empresa cumple con sus acuerdos de licencias de software, si tiene insuficientes (que conlleva riesgos de multas por incumplimiento) o excesivas (gasto mayor por las que no son necesarias).
¿Por qué es importante la ELP?
La comprensión y el cálculo de la Effective License Position (ELP) es crucial porque asegura lo siguiente:
- Cumplimiento: los proveedores de software suelen auditar a las organizaciones. Si no disponen de suficientes licencias, podrían enfrentarse a sanciones, acciones legales o compras forzosas a un costo más elevado.
- Optimización de los gastos: sin una visión del uso real, es posible que las empresas estén pagando más licencias de las que necesitan. Una ELP bien gestionada ayuda a recortar esos costos.
- Mejor administración de los activos de IT: componente clave de la Gestión de Licencias de Software (SLM - Software Licence Management) y la Gestión de Activos de IT (ITAM), la Posición Efectiva de Licenciamiento proporciona un enfoque estructurado para el seguimiento, el manejo y la optimización de las soluciones tecnológicas.
- Mayor seguridad y eficiencia: el software no utilizado o no autorizado puede crear vulnerabilidades e ineficiencias. La práctica, entonces, garantiza que el entorno esté bien manejado y actualizado.
- Negociaciones más sólidas con los proveedores: cuando las compañías tienen un conocimiento preciso del uso, contarán con la posibilidad de solicitar mejores condiciones con los prestadores y así evitar renovaciones excesivamente onerosas o compras sin sentido.
La Effective License Position va más allá de mantener el cumplimiento: orienta sus esfuerzos en obtener el máximo valor de las inversiones en software, al tiempo que garantiza el control sobre los activos de IT.
En la siguiente sección, exploramos cómo calcular la Posición Efectiva de Licenciamiento y los pasos para contar con una estrategia precisa y efectiva.
¿Cómo calcular la Effective License Position (ELP)?
Si bien parece complejo, el cálculo de la Effective License Position (ELP) es simple si se siguen los siguientes pasos:
#1. Creación de un inventario completo de software
La primera tarea es generar un inventario de software porque es fundamental saber qué posee la organización. Aunque se puede hacer manualmente, lo mejor es utilizar una herramienta de SLM o de ITAM para evitar errores, optimizar el tiempo y los recursos, y garantizar la escalabilidad futura en caso de crecimiento de la empresa.
Algunos datos clave a rastrear son:
- Órdenes de compra.
- Certificados de las licencias.
- Facturas.
- Acuerdos con los proveedores.
#2. Identificación del software implementado
Para determinar qué aplicaciones están realmente instaladas y en uso, hay que realizar una auditoría completa del software. De hecho, muchas organizaciones ejecutan más soluciones de IT de las que creen, lo cual conlleva riesgos por incumplimiento.
#3. Comparación de los derechos con las implementaciones
Otra tarea fundamental es comparar el inventario del software (aquello que se posee) con las implementaciones (aquello instalado). Esto ayuda a identificar si existen licencias insuficientes y la organización corre el riesgo de incumplir la normativa; o si tienen excesivas y pagan por las que no necesitan.
#4. Verificación de los términos y las condiciones de la licencia
Como las licencias tienen normas diferentes según el proveedor y el tipo, es menester entender si es por dispositivo, por usuario o por suscripción, así como las restricciones de uso y las fechas de renovación para evitar problemas por incumplimiento.
#5. Identificación de las carencias y las oportunidades de optimización
Una vez cotejados los derechos y las implementaciones, hay que determinar dónde se requieren cubrir las carencias mediante la adquisición de licencias adicionales; o reducir los costos a través de la reasignación o eliminación de las no utilizadas.
#6. Aplicación continua de la Gestión de Licencias
La ELP no es un proceso que se realiza una sola vez: debe supervisarse y actualizarse con regularidad. El uso de una herramienta de SLM o de ITAM ayuda a automatizar el seguimiento, detectar las discrepancias y garantizar el cumplimiento a lo largo del tiempo.
Función de Gestión de Licencias para la ELP de InvGate Asset Management
Para establecer y mantener con éxito una ELP precisa, se necesita una herramienta, como InvGate Asset Management. Se trata de un potente software de ITAM diseñado para proporcionar visibilidad completa del entorno de IT, que permite rastrear, gestionar y optimizar dichos activos, asegurando el cumplimiento y la eficiencia de los costos.
Gracias a su amplio conjunto de funciones, InvGate Asset Management simplifica la Gestión de Licencias de Software, ayudando a crear y mantener una ELP sólida.
Veamos cómo lograrlo con el siguiente paso a paso.
#1. Construcción de un inventario de software completo
El primer paso para establecer una Posición Efectiva de Licenciamiento es obtener una visión completa del entorno de software mediante la creación de un inventario preciso. Una herramienta específica de descubrimiento de activos o una solución de ITAM integral permite agilizar todo el proceso.
De hecho, InvGate Asset Management automatiza el rastreo del software, utilizando un escaneo basado en agente y sin agente para encontrar todas las aplicaciones instaladas, sus versiones y su uso en tiempo real. Esto garantiza que los equipos de IT dispongan de datos actualizados sin necesidad de realizar un seguimiento manual.
#2. Centralización y gestión de los derechos de la licencia
El siguiente paso es completar y centralizar los derechos de las licencias. Algunos detalles se captan automáticamente durante la recopilación, mientras que otros deben añadirse de forma manual.
¿Lo mejor? InvGate Asset Management permite a las organizaciones personalizar los campos para almacenar cualquier dato contractual adicional necesario para un seguimiento eficaz. Para ello, hay que ingresar a la pestaña “Contratos” -en la sección Contratos-.
Nuestra plataforma habilita el almacenamiento y gestión de los acuerdos de licencia, los registros de compra, los datos de renovación y los requisitos de cumplimiento.
Con esta información es posible vincular las licencias con aplicaciones, usuarios y dispositivos específicos, de modo de obtener una visión acabada de sus derechos.
#3. Comparación del uso del software con los derechos de la licencia
Con el inventario de software y los registros de licencias en su lugar, el siguiente paso es compararlos para determinar el acatamiento.
El módulo de cumplimiento de software de InvGate Asset Management coteja automáticamente los despliegues con los derechos, identificando cualquier discrepancia. Porque la instalación de una aplicación sin una licencia válida crea un riesgo por incumplimiento.
Por otro lado, las licencias sin utilizar representan una oportunidad de optimización de los costos. El sistema también calcula los gastos de actualización, lo cual ayuda a los equipos de IT a saber cuánto necesitan invertir para cerrar las brechas de cumplimiento. Mediante la supervisión continua de estas métricas, las organizaciones pueden abordar los problemas de forma proactiva antes de que se agraven.
#4. Optimización de las licencias mediante la recolección y el control de los costos
Una vez identificados los gaps de cumplimiento y las ineficiencias, es momento de optimizar las licencias de software. Muchas organizaciones gastan de más en este concepto, simplemente porque no tienen una visión concreta de las aplicaciones subutilizadas.
Las capacidades de recolección de las licencias de InvGate Asset Management ayuda a los equipos de IT a detectar y reasignar las no usadas, en lugar de comprar nuevas.
Con los datos de la medición del software en tiempo real, las organizaciones pueden analizar los patrones de utilización, determinar si ciertas licencias deben renovarse o reasignarse, e incluso retirar aquellas que ya no son necesarias.
#5. Monitoreo continuo del cumplimiento con la automatización
Como anticipamos, la ELP no es una tarea que se hace una sola vez: requiere un monitoreo continuo para mantener el cumplimiento y optimizar los costos.
InvGate Asset Management automatiza este proceso con un seguimiento del acatamiento en tiempo real, el envío de alertas y notificaciones de renovación, y la disponibilidad de tableros personalizados.
También es posible crear reglas de salud específicas y etiquetas inteligentes para categorizar automáticamente el software en función del estado de cumplimiento, los patrones de uso o los términos de licencia, lo cual facilita la detección de anomalías y la adopción de medidas correctivas.
Además, los equipos de IT pueden recibir notificaciones sobre las licencias que caducan, realizar un seguimiento de los riesgos por incumplimiento y generar informes listos para las auditorías, sin un esfuerzo manual.
Conclusión
El establecimiento de una Effective License Position (ELP) ayuda a las organizaciones a reducir costos, evitar riesgos legales y maximizar el valor de sus inversiones en software.
Pero mantener una ELP precisa no es un esfuerzo de una sola vez: requiere un monitoreo y una optimización continuos. Para ello está InvGate Asset Management, que ofrece capacidades de descubrimiento automatizado, seguimiento centralizado de las licencias y monitoreo del cumplimiento.
De este modo, gracias a las herramientas y los procesos adecuados, tu organización puede adelantarse a las auditorías, optimizar el gasto en software y garantizar que los recursos de IT se utilicen de manera eficiente.
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