Cuando la organización no posee un proceso estandarizado para realizar un inventario físico de activos de IT, pueden surgir diferencias entre los registros del sistema y los equipos que tiene en la realidad. Así, por ejemplo, mientras que figuran 240 laptops distribuidas en tres oficinas, solo se detectan 198.
Esto suele reflejar una reasignación informal de los dispositivos, una baja o una puesta en funcionamiento de los mismos sin la actualización correspondiente. Con el tiempo, la plataforma deja de ser fiable.
En los últimos años, este problema se acrecentó en un contexto donde los equipos se encuentran dispersos entre sucursales y espacios de trabajo compartidos; los procesos de offboarding se volvieron más ágiles y menos controlados; y las auditorías de cumplimiento resultan cada vez más frecuentes.
Así, la brecha entre el inventario físico y la realidad se amplía silenciosamente, hasta que finalmente una auditoría la pone en evidencia.
En este artículo explicamos en qué consiste la toma de inventario físico de equipos de cómputo y cuáles son los pasos a seguir, por qué es importante dentro de la Gestión de Activos de Hardware (HAM - Hardware Asset Management), cómo se usan los principales métodos de identificación y de qué manera InvGate Asset Management facilita todo el proceso.
Puntos clave
- El inventario físico de activos de IT permite verificar que cada equipo registrado en el sistema exista, se encuentre en la ubicación correcta y esté asignado a la persona indicada.
- El descubrimiento de red abarca los dispositivos conectados. Mientras que la identificación física ayuda a controlar los aparatos sin dirección IP, los periféricos y los almacenados.
- La elección del método adecuado, ya sea código de Respuesta Rápida (QR - Quick Response) o de barras, Identificación por Radio Frecuencia (RFID - Radio Frequency Identification) o seguimiento manual, depende del tipo y volumen de activos, la frecuencia de las auditorías y la infraestructura disponible.
- Una auditoría de activos físicos de IT compara los registros del sistema de Gestión de Activos de IT (ITAM) con los resultados del recuento. En InvGate Asset Management, cada escaneo se contrasta con el conjunto de recursos esperados durante la auditoría.
- InvGate Asset Management facilita la realización de auditorías físicas mediante códigos QR y lectores RFID. Mientras que la lectura de códigos de barras estará disponible próximamente. Una vez cerrado el proceso, el sistema incorpora el resultado en la ficha de cada activo.
¿Qué es un inventario físico de activos de IT?
El inventario físico de activos de IT es el proceso de verificar que los equipos informáticos de una organización, como computadoras, laptops, servidores y periféricos, existan realmente, se encuentren en la ubicación registrada y estén asignados de forma correcta.
A diferencia del inventario de mercancías, que se centra en el stock disponible para la venta; o del inventario contable de activos fijos, que permite controlar los bienes desde una perspectiva financiera; la toma de inventario físico de activos de IT busca comprobar que los registros coincidan con los dispositivos que la organización posee en la realidad.
Para comprender su alcance, conviene distinguir tres conceptos relacionados:
- Inventario de activos de IT: en sentido amplio, incluye hardware, software, servicios en la nube y contratos.
- Descubrimiento de red: detecta los dispositivos activos en dicha red y tienen una dirección IP. Esto deja afuera los equipos almacenados, los periféricos sin conectividad y los que están en tránsito.
- Base de Datos de Gestión de la Configuración (CMDB - Configuration Management Database): documenta las relaciones y dependencias entre los Elementos de Configuración (CI - Configuration Items), pero no verifica físicamente que existan en una ubicación determinada.
En consecuencia, el levantamiento de inventario físico cubre aquello que estos tres conceptos no resuelve: confirma qué aparatos están presentes, identificados y contabilizados. Dicha base de datos constituye el fundamento de la Gestión de Activos de Hardware. Sin ella, todas las decisiones de renovaciones, compras, seguimiento del ciclo de vida e informes de cumplimiento se sustentarían en información desactualizada.
¿Por qué el inventario físico importa en la Gestión de Hardware?
Los equipos de IT suelen trabajar con registros que contienen algunas imprecisiones. El problema es que estas diferencias pueden acumularse con el tiempo y generar consecuencias operativas y financieras.
Cuando el inventario físico de activos de IT se realiza sin un proceso uniforme aparecen estas situaciones:
- Activos fantasma: figuran en el sistema, pero ya no existen físicamente. Desde equipos retirados que nunca se eliminaron de los registros, los que fueron reasignados sin actualizar la información o aquellos que se perdieron. Estas diferencias distorsionan el inventario y los reportes financieros, además de generar confusión durante las auditorías.
- Activos no registrados: representan el problema inverso. Se trata de equipos que existen físicamente, pero que no figuran en el sistema. Por lo general, comenzaron a operar de manera informal o fueron recibidos fuera del procedimiento habitual de incorporación.
- Registros inexactos: dificultan la planificación de renovaciones y compras. Por ejemplo, la organización compra hardware nuevo mientras mantiene unidades sin identificar en el depósito. Además, genera riesgos de incumplimiento normativo.
InvGate Asset Management ayuda a detectar estas discrepancias mediante el uso de tableros y Etiquetas Inteligentes, que identifican los activos que no se ajustan a los patrones de asignación esperados. Esos datos provienen del proceso de un inventario físico de activos de IT.
Inventario físico vs. descubrimiento de red: ¿Por qué hacen falta los dos?
El descubrimiento de red constituye una de las herramientas más valiosas de ITAM, ya que realiza un análisis de la misma, identifica los dispositivos activos y recopila automáticamente los datos del hardware y el software. Esto permite obtener un amplio nivel de visibilidad de los equipos conectados y gestionados, así como de los servidores. Dicho proceso no se podría hacer de forma manual.
Sin embargo, esa visibilidad encuentra un límite: los aparatos que están fuera de la red, incluyendo las computadoras almacenadas en el depósito, los monitores, las estaciones de acoplamiento, el hardware en tránsito, los dispositivos que se conectan de forma intermitente o por una VPN o las laptops asignadas a usuarios que dejaron la organización hace un tiempo. El inventario físico de activos de IT cubre esos puntos ciegos.
InvGate Asset Management combina el descubrimiento de activos con y sin agentes con métodos de identificación física. Así, ofrece los códigos QR para verificar los aparatos periféricos y los que no ejecutan agentes; los lectores RFID, son perfectos para áreas con una alta concentración de activos; y las auditorías físicas, para comparar los resultados con los registros del sistema.
Ambos enfoques se complementan para determinar qué activos existen, dónde y en qué estado se encuentran.
Principales métodos para rastrear los activos de IT físicos
Para el conteo físico de inventario existen varios métodos, cuya elección depende del tipo de activos a controlar, el volumen, la frecuencia de las auditorías y la infraestructura existente. En la mayoría de los entornos de IT con un nivel de madurez avanzado, se usa más de uno de estos cuatro:
- Códigos QR: almacenan un identificador único vinculado al registro del activo que se escanea con la cámara de un celular inteligente. Es la opción más práctica para comenzar con la gestión de un portfolio heterogéneo de equipos distribuidos en varias ubicaciones (ver la guía sobre códigos QR para la Gestión de Activos, que incluye desde la generación de etiquetas hasta el escaneo en el terreno).
- Códigos de barras: representan un identificador básico, como el ID o el número de serie del activo. Su costo por etiqueta es bajo y resulta adecuado para entornos que ya utilizan lectores de este tipo, como los centros de datos con servidores montados en racks. Sin embargo, la etiqueta por sí sola no proporciona información suficiente sin la consulta con el sistema correspondiente.
- RFID: permite leer etiquetas mediante radiofrecuencia, sin necesidad de apuntar directamente a cada una, por lo que una sola pasada puede registrar cientos de activos. Como los lectores y las etiquetas para superficies metálicas tienen un costo más elevado, este método es rentable en entornos con un gran volumen de recursos así como de auditorías frecuentes.
- Seguimiento manual: el registro se hace mediante el número de serie, la etiqueta de identificación o la inspección visual. Si bien funciona en entornos pequeños y estables, es el primer método que muestra sus limitaciones a medida que crece el portfolio de equipos. Por eso, se ubica en la etapa 0 de madurez de ITAM.
La siguiente tabla resume las principales ventajas y desventajas de cada alternativa:
Reglas prácticas para combinar métodos
En la mayoría de los entornos de IT, se aplican estas reglas prácticas: los códigos QR representan la opción ideal para gestionar un portfolio heterogéneo de dispositivos y equipos periféricos; los de barras son adecuados cuando ya existe una infraestructura de escaneo; y la tecnología RFID compensa su costo cuando el volumen de activos es elevado y las auditorías son frecuentes. Mientras que el seguimiento manual solo funciona como una solución temporal de referencia. Muchos equipos terminan combinando distintos enfoques según el tipo de activo.
Independientemente del método elegido, cada activo físico requiere un identificador uniforme que lo vincule con un registro en el sistema. Un flujo de trabajo de Gestión del Inventario con códigos QR muestra cómo funciona esa relación en el día a día, mientras que un proceso de etiquetado define los estándares que permiten mantener la uniformidad de los identificadores en todo el portfolio.
Para prepararse para una auditoría, es importante verificar que los registros coincidan con los equipos existentes y que la documentación esté actualizada. La guía sobre auditorías internas y externas del inventario de activos de IT ofrece orientación para organizar y documentar el proceso.
¿Cómo hacer una auditoría física de activos de IT con InvGate Asset Management?
InvGate Asset Management permite gestionar la auditoría física desde una única plataforma, lo cual contempla el inventario que se utiliza como referencia hasta el resultado registrado en cada activo.
A continuación describimos el procedimiento completo para organizar la verificación, definir su alcance, identificar los equipos y corregir las diferencias detectadas. La plataforma ofrece la posibilidad de escanear códigos QR desde un teléfono y utilizar lectores RFID portátiles Zebra. La lectura de códigos de barras estará disponible próximamente.
1. Armar un único inventario contra el cual auditar
Para detectar discrepancias, el primer paso es registrar cada activo a través de alguno de los siguientes métodos: automáticamente gracias a la ejecución del Agente de InvGate Asset Management; el descubrimiento de red para los dispositivos sin agentes; y la incorporación de los que se encuentran en otras plataformas en base a las integraciones con Microsoft Intune, Amazon Web Services (AWS) y Microsoft Azure.
El inventario físico de activos de IT -periféricos y equipos sin dirección de red- involucra un proceso manual, de a uno o en bloque, mediante la importación de un archivo CSV.
De este modo, todos los activos quedan registrados en un inventario común que sirve de referencia para comparar los resultados del conteo físico.
2. Etiquetar cada activo con QR, RFID o los dos
Cada activo debe tener una etiqueta física cuyo código esté registrado en su ficha. Las tres formas de hacerlo son:
- Etiquetas con códigos QR impresas internamente: se genera desde el explorador de activos, tanto para uno solo como para un lote completo, y se imprime con el diseño que requiera la organización.
- Etiquetas de InvGate con códigos QR y RFID juntos: suministradas a través del socio de impresión de InvGate, dichas etiquetas incluyen un código QR y una incrustación RFID, con formatos aptos para superficies metálicas (laptops y servidores). El RFID se calcula a partir del QR, por lo que un solo escaneo vincula ambos identificadores al activo. La generación de lotes de estas etiquetas directamente desde la plataforma estará disponible próximamente.
- Etiquetas RFID existentes: también es posible utilizar etiquetas UHF estándar de otros proveedores. En este caso, el número RFID se vincula a cada activo en un paso independiente.
Para agilizar el escaneo una vez iniciado el proceso, es fundamental verificar el estado de las etiquetas: reemplazar las dañadas, evaluar su legibilidad y constatar que todos los activos tengan una identificación adecuada.
3. Crear la auditoría y definir su alcance
La auditoría se crea desde el explorador homónimo del módulo Activos y se asocia a una ubicación específica. El alcance se puede limitar a los equipos con determinadas etiquetas o a una lista de identificadores incorporados directamente en la plataforma, como los ID de los activos, los números de serie o los nombres de los hosts.
Este alcance permanecerá fijo hasta que se selecciona la opción Actualizar alcance, por lo cual los cambios realizados en otras partes del inventario no modificarán el recuento en curso.
Para comparar los resultados a lo largo del tiempo, es importante mantener criterios uniformes entre las distintas auditorías.
Como referencia, una organización puede programar una auditoría completa por ubicación cada trimestre y realizar verificaciones más frecuentes de los equipos de alto valor o que se trasladan habitualmente.
4. Escanear la ubicación con el celular o con un lector RFID
Los resultados se incorporan a la auditoría mediante tres métodos, combinables entre sí:
- Códigos QR desde un teléfono. El auditor escanea cada etiqueta con la cámara del celular, un activo a la vez y sin necesidad de hardware adicional. Esta modalidad es adecuada para espacios pequeños, portfolio de equipos heterogéneos y aquellos sin una incrustación RFID.
- RFID con un lector Zebra. El profesional mantiene presionado el gatillo y recorre el espacio mientras el lector capta todos los activos etiquetados que se encuentran dentro de su alcance, sin tenerlos a la vista. El método es ideal para depósitos, racks y cualquier área con una alta densidad de bienes.
- Carga manual desde una computadora. El responsable del estudio pega una lista de identificadores en la auditoría. La opción está pensada para los equipos que realizan el recuento por otros medios o reciben una hoja de cálculo de un tercero.
El escaneo por códigos de barras estará disponible próximamente como una cuarta opción.
Durante la auditoría, el sistema compara los equipos encontrados con los previstos y permite incorporar resultados por lotes, por ejemplo, según el piso o el sector. Además, los técnicos pueden actualizar la ubicación, el estado y las notas de un activo desde el teléfono al leer el código QR. Si se escanea el mismo equipo más de una vez, no se generan registros duplicados.
5. Controlar los resultados antes de cerrar
Mientras la auditoría está abierta, el resumen muestra los activos incluidos en el alcance, los encontrados, los pendientes y otros (los que requieren una revisión adicional). Entre estos últimos figuran:
- Extra: activos registrados en el inventario que aparecen en la auditoría, pero pertenecen a otra ubicación o quedan fuera de los filtros aplicados.
- Desconocidos: equipos detectados que no coinciden con ningún registro del sistema.
Estos resultados corresponden a los problemas a investigar: los activos fantasma que no se encuentran, los equipos sin registrar y los que tienen una ubicación incorrecta. Cada caso requiere una respuesta diferente, por lo cual el sistema los organiza en pestañas separadas.
6. Cerrar la auditoría y corregir los registros
Al cerrar la auditoría, los activos con estado Pendientes pasan a No Encontrados. El sistema registra en cada dispositivo el nombre de la auditoría, la fecha, la ubicación y el resultado. De esta manera, la organización cuenta con datos de la última verificación física.
La plataforma no permite deshacer el cierre, por lo cual conviene revisar primero el grupo Otros y marcar los que figuran como No Encontrados para investigarlos antes de darlos de baja, ya que cabe la posibilidad que estén en tránsito, prestados o almacenados fuera de las instalaciones.
A partir de ese momento, las correcciones se pueden realizar de forma masiva: filtrar el explorador de activos por resultado de auditoría, enviar los Extra al explorador para corregir su ubicación y exportar la lista de los Desconocidos para registrarlos.
Otra opción es pegar una lista de hasta 500 identificadores para localizar todos los activos coincidentes en una sola búsqueda. Esto facilita la confirmación de una entrega al recibirla o actualizar los registros de los dispositivos que regresaron después de un préstamo.
7. Documentar los resultados y vigilar las diferencias entre auditorías
Los resultados de la auditoría se exportan en formato CSV o XLSX: incluyen el total de activos escaneados, las discrepancias por categoría y los casos pendientes. Este informe se convierte en la referencia para el siguiente ciclo y en el registro de evidencias para demostrar el cumplimiento normativo.
La documentación para la preparación de una auditoría HAM amplía este paso para responder los requisitos formales. Un proceso más detallado incorpora datos de descubrimiento, reglas de estado y reportes adicionales al recuento físico.
Entre un ciclo y otro, las Etiquetas Inteligentes permiten agrupar activos según los criterios que defina el equipo, mientras que las reglas de automatización envían alertas cuando presentan un comportamiento distinto al esperado, por ejemplo, si un dispositivo sigue asignado a un usuario que ya no trabaja en la organización.
De este modo, la próxima auditoría comienza con una lista mucho más reducida de cuestiones pendientes. Para conocer estas funcionalidades, consulta la guía sobre las auditorías físicas en InvGate Asset Management.
Próximamente: el portal del menú QR
El portal del menú QR permitirá a cualquier persona escanear la etiqueta de un activo y acceder a una página pública para informar el hallazgo de un dispositivo o la detección de un problema. Esta acción podrá generar un ticket en InvGate Service Management y, opcionalmente, mostrar los detalles del activo.
Cabe destacar que no será necesario tener una cuenta en InvGate Asset Management para utilizar esta funcionalidad.
Conclusión
Un inventario físico de activos de IT ayuda a respaldar cada plan de renovación de equipos, decisión de compra e informe de cumplimiento al reflejar la realidad de las instalaciones. Los códigos QR ofrecen un punto de partida ideal al no requerir hardware adicional, mientras que la tecnología RFID es perfecta para las áreas con una alta concentración de dispositivos ya que se recorre una sola vez el espacio, y un ciclo de auditorías constante evita la ampliación de la brecha entre los registros y el contexto concreto.
Sin embargo, elegir un método de identificación no es suficiente. La clave está en realizar auditorías periódicas, investigar las discrepancias y actualizar los registros para mantener un inventario fiable a lo largo del tiempo.
Con InvGate Asset Management, los equipos de IT pueden centralizar el inventario, realizar auditorías físicas con códigos QR o lectores RFID y documentar los resultados desde una misma plataforma.
Para conocer el proceso y saber cómo se adapta a tu entorno, inicia una prueba gratuita de 30 días o contacta al equipo de Ventas de InvGate Asset Management.
