Con la finalidad de mejorar la Gestión de Activos de Software de los usuarios, InvGate Asset Management incorpora capacidades de Software Compliance (cumplimiento del software).
Al garantizar el cumplimiento normativo, las organizaciones evitan multas por infringir leyes, altos costos financieros y tiempos de inactividad, además de optimizar la asignación de recursos de software.
En las próximas líneas veremos en qué consiste este nuevo módulo y cómo te permitirá elevar tus operaciones diarias de Gestión de Activos de IT (ITAM).
¿Por qué necesitas incorporar la práctica de cumplimiento del software?
Uno de los pilares de cualquier estrategia de ITAM es mantener estrictos controles y una supervisión dedicada de los activos de software. ¿Por qué necesitas incorporar la práctica de cumplimiento?
En primer lugar, te permite acatar los requisitos de conformidad: las licencias reúnen términos y condiciones que deben cumplir las organizaciones. De hecho, el incumplimiento puede acarrear consecuencias legales y multas innecesarias. Mediante el seguimiento y la gestión del uso no autorizado, te aseguras que el negocio opera dentro de los límites definidos por los acuerdos de software.
La práctica también te ayuda a supervisar el uso del software y a optimizar tanto la asignación de recursos como el presupuesto de IT. Lo hace mediante un registro de las licencias adquiridas, que garantiza que se ajustan al número de instalaciones; e identifica las aplicaciones infrautilizadas o poco utilizadas. De esta manera, tienes la posibilidad de retirarlas o reasignarlas. En conclusión, tomas decisiones más inteligentes sobre la Gestión de Activos.
4 beneficios del nuevo módulo de Software Compliance de InvGate Asset Management
Ya anunciamos que InvGate Asset Management incorpora capacidades de Software Compliance. Pero ¿cuáles son sus beneficios? Agilizar tanto la Gestión de Licencias como la de Software. Aquí, el detalle de las nuevas funciones:
- Seguimiento optimizado de las licencias de software: esta función permite monitorear y controlar todos sus aspectos, asegurando que cada instalación se alinea perfectamente con las licencias adquiridas.
- Supervisión holística del cumplimiento: ayuda a realizar un rastreo de varios tipos de licencias, desde las basadas en dispositivos hasta las que se sustentan en los usuarios, garantizando que tu organización se adhiere a los términos y condiciones específicos de cada acuerdo.
- Control avanzado de los costos: este nuevo módulo proporciona información sobre tus gastos anuales en software, calcula los pagos por actualización que son necesarios para el cumplimiento e identifica ahorros posibles por la asignación de recursos.
- Utilización eficiente de los recursos: en línea con el punto anterior, al marcar las instalaciones de software de bajo uso, podrás recoger las licencias vacantes o infrautilizadas para redistribuirlas o retirarlas.
¿Cómo funciona la capacidad de Software Compliance?
La función de Software Compliance de InvGate Asset Management toma los datos de los contratos registrados en tu instancia y los combina con el uso de software informado previamente.
Al cruzar ambas fuentes, InvGate Asset Management puede calcular indicadores fundamentales, como el valor anual de tus licencias. Para ello, divide los valores totales de los costos especificados por licencia por el número de licencias.
¡Veamos cómo activar esto!
Cómo configurar la función de Software Compliance
El primer paso es la activación de las capacidades de medición en tu instancia.
Para activar el módulo de Compliance, debes ir a “Contratos” y seleccionar “Cumplimiento de software”. ¡Y listo!
A partir de ahora, la función procesará la información de tus módulos de Contratos y Medición de Software, y la clasificará de la siguiente manera:
- Incumplimiento de las instalaciones: el software asociado a un contrato que no tiene la licencia correspondiente. Esta sección se divide en tres categorías basadas en el tipo de contrato, incluyendo Instalación de Dispositivos, CPU o core y Licencias de Usuario.
- Costo de regularización por incumplimiento: un estimado que necesitas gastar -en la moneda configurada- para regularizar tu situación de incumplimiento.
- Bajo uso: el número de instalaciones con licencia que no fueron utilizadas en los últimos 30 días.
- Ahorro potencial anual: estimación posible de conseguir -en la moneda configurada- redistribuyendo las licencias de las instalaciones de bajo uso.
Debajo de estas métricas, accederás a otra sección en el panel de Software Compliance: el Explorador de Contratos. Veamos de qué se trata.
Cómo usar el Explorador de Contratos
Por defecto, el Explorador de Contratos te ofrece una vista rápida y detallada de la siguiente información:
- Nombre y tipo de contrato.
- Bajo uso (explicado anteriormente).
- Ahorro potencial (explicado anteriormente).
- Licencias asignadas (del contrato).
- Licencias disponibles (para su asignación).
- Costo asignado (el estimado de las licencias asignadas).
- Costo total (el estimado del contrato).
- Fecha de vencimiento (del contrato).
Si deseas saber más sobre un contrato en particular, puedes hacer clic sobre él para acceder a su perfil.
Cabe destacar que la configuración por defecto del Explorador de Contratos agrupa la información por contrato. Sin embargo, es posible personalizar la clasificación de los datos para ajustarla a tus necesidades. Algunas otras variables son:
- Nombre del software
- Versión del software
- Categoría de software
- Centro de costos
- Proveedor del contrato
Si eliges cualquiera de las opciones anteriores, la información mostrada en el Explorador de Contratos seguirá incluyendo el bajo uso, el ahorro potencial y las licencias y el costo asignados, junto con:
- Sin licencia (número de contratos que no tienen una licencia asociada).
- Costo sin licencia (costo anual estimado que es necesario cubrir para que las entidades cumplan con las licencias de software).
Además, los criterios de agrupación “Centro de costo” y “Proveedor del contrato” mostrarán la columna “Disponible”, que presenta el número de licencias disponibles en el contrato.
Resumen
Con cada nueva característica, función y capacidad que sumamos, apuntamos al mismo objetivo: mejorar tus operaciones de IT y mantenerlas alineadas con tus objetivos empresariales. Cuando mencionamos que InvGate Asset Management incorpora capacidades de Software Compliance perseguimos exactamente eso.
Este nuevo módulo te ayuda a mantener el cumplimiento legal y regulatorio de tus activos de software, a la vez de optimizar recursos, controlar costos y tomar decisiones estratégicas informadas para futuras mejoras.
Si tienes más preguntas sobre esta función, puedes comunicarte con tu socio especialista o nuestro equipo de soporte, que siempre estamos dispuestos a ayudarte en lo que necesites.
