¿Qué es la adquisición de hardware? Planificación y estrategias

El gasto mundial en hardware informático alcanzará los 579.700 millones de dólares en 2025. Dicha dependencia tecnológica refleja una necesidad impostergable de implementar estrategias eficaces para la compra, el mantenimiento y la sustitución de activos de este tipo.

El presente artículo explora qué implica la adquisición de hardware, cuál es su importancia en el ciclo de vida y qué pasos hay que seguir para optimizar el proceso. 

Tanto si te ocupas de gestionar las compras en una pequeña empresa como en una gran compañía, la comprensión de dicho procedimiento y la forma de optimizarlo te ayudará a tomar decisiones informadas y a conseguir importantes ahorros en los costos.

Cómo gestionar el proceso de adquisición de activos IT

Adquisición de hardware de IT: ¿Qué es?

El proceso de adquisición de hardware consiste en comprar los componentes físicos requeridos para la infraestructura informática de una organización. Estos activos abarcan laptops, servidores, equipos de red y periféricos.

En el contexto del ciclo de vida del hardware, la compra representa el primer paso: la adquisición de las herramientas adecuadas para satisfacer las necesidades de la empresa. Dicha fase sienta las bases para las etapas posteriores, que contemplan el despliegue, el mantenimiento y el eventual desmantelamiento.

La instancia de adquisición o hardware procurement requiere planificación, investigación y negociación cuidadosas, con el objetivo de obtener equipos de alta calidad que respondan a las necesidades de la organización y que tengan un precio óptimo.

Mejores prácticas para el proceso de hardware procurement

Para establecer una base sólida orientada al hardware procurement hay que disponer de una estrategia que refleje los objetivos de la organización, la eficacia operativa y el cumplimiento. Pero comencemos por considerar las 5 P de la adquisición -precio, producto, lugar, promoción, personas-, un marco popular para una eficaz toma de decisiones.

El precio se centra en la rentabilidad, equilibrando la asequibilidad con la calidad mediante la exploración de opciones como la compra al por mayor, la licitación competitiva y la negociación de condiciones favorables con los proveedores. 

La evaluación del producto, en tanto, contempla que el hardware se ajuste a los requerimientos técnicos, al tiempo que se priorice la compatibilidad, la longevidad y las funciones de seguridad integradas. 

Por su parte, el lugar (place) de la adquisición también es fundamental, es decir, la elección de los proveedores demanda una diligencia debida, centrándose en aquellos que ostentan una fiabilidad demostrada, cumplimiento y una sólida atención al cliente.

El concepto de promoción impulsa a aprovechar los incentivos de los prestadores, como descuentos o acuerdos a largo plazo, para crear valor mutuo. 

Por último, las personas desempeñan un papel importante en el proceso al involucrar a los equipos de IT, los departamentos financieros y los usuarios finales, garantizando que las decisiones satisfagan tanto las necesidades técnicas como las operativas.

Con estos principios en mente, exploremos algunas de las cuestiones a tener en cuenta para la adquisición de hardware:

• Establecer una estrategia y unas directrices claras para la compra.
• Considerar el coste total de propiedad (TCO - total cost of ownership) y el retorno de la inversión (ROI) de cada activo.
• Realizar una investigación y evaluación exhaustivas de proveedores y productos.
• Considerar medidas de control de costos, como la compra al por mayor y la negociación con los prestadores.
• Priorizar las funciones de seguridad integradas y la gestión de los proveedores.
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y las normas del sector.

En las siguientes secciones abordamos con más detalle algunas de estas prácticas recomendadas.

Lectura recomendada

Guía para principiantes sobre presupuesto de IT

Ejemplos de hardware procurement

Para entender cómo podría ser un proceso de hardware procurement, presentamos un ejemplo: una empresa manufacturera mediana necesita actualizar su línea de producción con nueva maquinaria y equipos de red. Para garantizar un procedimiento de compra adecuado, se evalúan los requerimientos y se establece un presupuesto basado en los fondos disponibles y el retorno de la inversión prevista.

Si bien selecciona un proveedor de renombre y reconocido por su calidad, la compañía se enfrenta al problema de que no entrega a tiempo, lo cual afecta a los programas de producción. Para resolver este inconveniente, contrata rápidamente a un prestador alternativo capaz de cumplir con los plazos, a la vez de reevaluar el presupuesto para priorizar las características esenciales y evitar sobrecostos.

Por otra parte, cabe aclarar que las organizaciones abordan la adquisición de hardware de distintas maneras en función de su tamaño, sector y estrategia de IT. A continuación ofrecemos algunos ejemplos:

• Pequeñas empresas: suelen acudir a un único proveedor para facilitar la gestión. Dichas organizaciones se enfrentan a limitaciones presupuestarias. 
• Grandes compañías: pueden suscribir acuerdos de adquisición al por mayor con prestadores de servidores, dispositivos de almacenamiento e infraestructura de red. También utilizan software de compras para agilizar la selección de los proveedores.
• Instituciones educativas: a menudo adquieren hardware como tablets y computadoras a través de programas gubernamentales o descuentos al por mayor, lo cual garantiza que los estudiantes y el personal tengan acceso constante a la tecnología.

InvGate Asset Management

Software de Gestión de Activos

4.4 Gartner

★ ★ ★ ★ ★

Ver más

¿Por qué es importante la adquisición de hardware?

La adquisición de hardware tiene implicancias de gran alcance para las empresas, ya que afecta tanto a la eficiencia operativa como a la gestión de los costos. En ese contexto, es aconsejable adoptar un enfoque estructurado para el proceso de compras de IT. 

Aquí, las ventajas:

• Control de costos: la compra estratégica ayuda a las organizaciones a no salirse del presupuesto mientras adquieren las herramientas necesarias para operar con eficacia.
• Escalabilidad: también garantiza que el hardware pueda adaptarse al crecimiento de la empresa sin requerir sustituciones frecuentes.
• Cumplimiento: la adhesión a las políticas y normas de hardware procurement reduce el riesgo de problemas legales o reglamentarios relacionados con el uso de dichos equipos.
• Continuidad operativa: la adquisición oportuna evita interrupciones de las funciones críticas de la compañía.

Etapas en el proceso de hardware procurement

Un proceso estructurado de adquisición de hardware garantiza la coherencia y la responsabilidad. A continuación, los pasos clave:

Paso 1: Evaluación de las necesidades de la organización

La primera tarea es identificar los requerimientos de hardware de la organización, lo cual implica:

• Considerar factores como los costos operativos, la escalabilidad y la compatibilidad con los sistemas existentes.
• Rastrear los componentes de hardware y software necesarios para respaldar las operaciones empresariales.
• Desarrollar una estrategia de adquisición que se ajuste a los objetivos del negocio y a las limitaciones presupuestarias.
• Consultar con los departamentos para comprender los requerimientos específicos y evaluar el inventario actual de hardware de modo de identificar las carencias.
• Planificar los próximos proyectos o el crecimiento previsto. Por ejemplo, la ampliación de las operaciones puede demandar equipos de red adicionales o considerar un cambio hacia servicios de computación en la nube.

Para facilitar esta fase, una herramienta de Gestión de Activos de IT (ITAM) como la nuestra, InvGate Asset Management, permite unificar toda la información de los activos actuales en un inventario centralizado. 

Paso 2: Establecer políticas de adquisición

Con el objetivo de garantizar que las decisiones de adquisición se ajusten a las metas de la organización, hay que elaborar directrices claras, teniendo en cuenta las siguientes cuestiones: 

• Límites presupuestarios: establecer parámetros realistas de los gastos basados en las necesidades departamentales.
• Listas de los proveedores de IT preferidos: la nómina ayuda a agilizar la selección y reducir el riesgo de retrasos o productos de calidad inferior.
• Flujos de trabajo de aprobación: definir quién autorizará las compras en función de su presupuesto. Por ejemplo, los directores de los departamentos se encargarán de los artículos de bajo costo, mientras que la aprobación ejecutiva será necesaria para las inversiones importantes.
• Mantenimiento de los registros: todas las cuestiones vinculadas a las adquisiciones -pedidos, contratos, facturas y la comunicación con los proveedores- tienen que ser anotadas de forma detallada. Esto contribuye a los procesos de auditoría, la rendición de cuentas y los esfuerzos de cumplimiento.

Una visión clara de los datos financieros resulta crucial. Sobre esa base, InvGate Asset Management ofrece funciones de Presupuestación de IT y Depreciación de Activos orientadas a desplegar información sobre las inversiones actuales y las tasas de depreciación del hardware. Por lo tanto, estas herramientas ayudan a tomar decisiones estratégicas al asegurar que las compras se alineen con los objetivos financieros y la planificación a largo plazo.

Paso 3: Investigar proveedores y productos

Una revisión exhaustiva de los proveedores y sus propuestas contribuirá a evitar errores costosos. Para tal fin, hay que considerar: 

• Reputación del prestador: comprobar las reseñas o buscar recomendaciones de empresas similares. Por ejemplo, es fundamental priorizar aquellos conocidos por su rapidez de entrega y su sólido servicio de atención al cliente.
• Especificaciones del producto: la compatibilidad con los sistemas actuales también resulta esencial, es decir, laptops que se adapten a las plataformas operativas o periféricos.
• Opciones de garantía: las ampliadas o los planes de mantenimiento permiten reducir los gastos a futuros.

Con la Base de Datos de la Gestión de Configuración (CMDB) de InvGate Asset Management es posible obtener una comprensión integral de la interconectividad de todos los Elementos de Configuración (CI - Configuration Item), así como información vital de los componentes del hardware, sus configuraciones, relaciones e historial. 

Paso 4: Solicitar y revisar presupuestos

Con los proveedores preseleccionados, la siguiente tarea consiste en el envío de solicitudes de propuestas (RFPs - requests for proposals) o presupuestos (RFQs - requests for quotes) con la finalidad de evaluar sus respuestas en función de:

• Precios y descuentos.
• Plazos de entrega.
• Asistencia posventa.

Un planteo organizado de la evaluación de presupuestos garantiza la selección de la opción más rentable sin comprometer la calidad.

Paso 5: Realizar la compra

Una vez elegido el proveedor, hay que proceder a realizar la adquisición. En este punto se necesita:

• Generar órdenes de compra.
• Hacer un seguimiento de los plazos de pago y entrega.
• Mantener la documentación para futuras consultas.

Paso 6: Recibir y revisar los equipos

En el momento de la entrega se inspecciona el hardware para confirmar que cumple las especificaciones acordadas. Si existe alguna discrepancia hay que contactar al proveedor inmediatamente.

En este punto, también se comienzan a registrar los nuevos equipos en una herramienta de Gestión de Activos de IT (ITAM). Esta práctica garantiza un inventario preciso y centralizado de todos los aparatos. 

Un sistema ITAM sólido ayuda a:

• Mejorar la visibilidad de los activos.
• Gestionar el ciclo de vida.
• Optimizar la presupuestación para futuras sustituciones.
• Incrementar la seguridad y el cumplimiento.

Paso 7: Desplegar y documentar

Una vez adquirido el nuevo hardware es esencial integrarlo al entorno de IT de forma eficaz. Para ello, se documenta el proceso de despliegue, el cual debe incluir:

• Detalles de la configuración.
• Usuarios o departamentos asignados.
• Plan y calendario para el mantenimiento preventivo.

Esta documentación exhaustiva no sólo ayuda en las auditorías, sino que también respalda la gestión continua del ciclo de vida de los activos informáticos.

Para asegurar que todos los dispositivos están equipados con el software necesario, es posible agilizar el proceso utilizando el despliegue de software basado en scripts de InvGate Asset Management, que permite instalar las aplicaciones requeridas en todos los dispositivos de una sola vez.

Conclusión

Una eficaz adquisición de hardware resulta esencial para crear y mantener una infraestructura de IT confiable. Un proceso estructurado puede minimizar los costos, mejorar la eficacia y garantizar la alineación con los objetivos empresariales.

Antes de dejarte, aquí te damos algunos consejos adicionales:

• Aprovecha la experiencia de los especialistas en compras y de los profesionales de IT para fundamentar el procedimiento.
• Utiliza los recursos y las prácticas recomendadas del sector para estar al día de las últimas tendencias y tecnologías en materia de hardware procurement.
• Considera la posibilidad de tercerizar los servicios de adquisición a proveedores especializados.
• Desarrolla una estrategia que se ajuste a los objetivos empresariales y aprovecha los recursos y conocimientos disponibles.

Recuerda que se trata del principio de tu plan del ciclo de vida de los activos. No te detengas en la adquisición: dispone de una estrategia completa, que incluya el establecimiento de un calendario para la sustitución de los equipos de hardware (ciclos de actualización), la disponibilidad de un programa de mantenimiento confiable para mejorar el período útil de los equipos e incluso garantizar las prácticas recomendadas hasta su eliminación y reciclaje.

InvGate Asset Management te ayudará a iniciar tu viaje hacia una gestión del ciclo de vida de los activos sin fisuras gracias a sus poderosas herramientas y funciones que apoyarán cada etapa, desde la adquisición hasta el retiro. Para conocer esta plataforma, accede hoy mismo a una prueba gratuita.