¿Buscas un software de Gestión de Activos gratis? Lee este artículo antes de optar por él

Si decidiste que tu organización empiece a gestionar a fondo los activos de IT, probablemente consideres un software de Gestión de Activos gratis de IT (ITAM). Pero una herramienta paga resulta inconveniente, ya sea porque no dispones de presupuesto o porque tienes dudas sobre su eficacia. 

Sin embargo, lo barato puede salir caro, y las soluciones de ITAM no son la excepción. Fueron diseñadas para gestionar hardware y software, dos de los elementos más importantes que garantizan la continuidad de una empresa. Así que ten cuidado con eso.

En este artículo, te guiaremos sobre los elementos imprescindibles para gestionar correctamente tu inventario informático de manera de evitar problemas futuros (como multas y gastos innecesarios). Y te presentaremos las mejores soluciones de ITAM existentes en el mercado. 

¿Cómo es un software de Gestión de Activos gratis?

Antes de sumergirnos en el reino de las opciones gratuitas, veamos qué es un software de ITAM y cómo ayuda a las organizaciones a manejar sus activos. Se trata de un sistema integral diseñado para rastrear, monitorear y gestionar los activos informáticos de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Esto incluye dispositivos de hardware, licencias de software y equipos de red, entre otros.

La herramienta ofrece una visión única y completa de todos los activos de IT, lo cual permite:

• Optimizar la utilización de los activos.
• Reducir los costos asociados a su adquisición y mantenimiento.
• Mejorar la seguridad y el cumplimiento.
• Hacer más eficiente las operaciones de IT. 

El software de Gestión de Activos gratis proporciona algunas de estas funciones básicas, pero no todas. 

¿Por qué necesitas un software de Gestión de Activos gratis (o no)?

A medida que crece la complejidad y el volumen de los activos de IT, a la par que aumentan las expectativas de los usuarios, su gestión eficaz se convierte en una tarea crítica para garantizar que todo funcione correctamente. 

Por lo tanto, es momento de acudir a una solución de ITAM. En concreto, estas son las razones para optar por un software de Gestión de Activos gratis (o no):

• Mejora el seguimiento y la visibilidad de los activos: el uso de hojas de cálculo o métodos manuales para realizar el rastreo pueden dar lugar a imprecisiones, incoherencias en los datos y una percepción limitada. En cambio, una plataforma centralizada permite explorarlos y monitorearlos en tiempo real, garantizando una gestión precisa del inventario y mejorando la visión de tu infraestructura de IT.
  
  
• Realiza una gestión optimizada del ciclo de vida de los activos: la reducción de los costos innecesarios y la extensión de su vida útil te ayudará a mejorar el ciclo operativo. Por eso, necesitas una herramienta que haga un seguimiento de los despliegues, supervisar los calendarios de mantenimiento y automatizar el proceso. 
  
  
• Contribuye al cumplimiento y la seguridad: al mantener un registro exhaustivo de tus activos informáticos, incluyendo las licencias de software y las configuraciones, garantizas que todos los sistemas están actualizados, parcheados y protegidos frente a vulnerabilidades. Esto es especialmente importante para aquellas organizaciones sujetas a requisitos normativos y a auditorías.
  
  
• Uso más racional de los gastos: el software de ITAM ayuda a identificar los activos no utilizados o infrautilizados, optimizando la asignación de recursos y evitando compras innecesarias. También es posible realizar un seguimiento de las licencias y suscripciones de software, lo cual implicaría dejar de gastar en licencias redundantes. 

3 ventajas del software gratuito de inventario de activos informáticos

El software gratuito de inventario de activos de IT ofrece algunas ventajas que pueden beneficiar la gestión. Repasemos algunas de ellas:

1. Ahorro de costos: obviamente no hay que pagar por el software, evitando los gastos asociados con la compra de licencias o suscripciones. 
   
   
2. Apoyo de los foros online: este espacio habitualmente es muy activo, fomenta la colaboración, la puesta en común de conocimientos y el intercambio de mejores prácticas, lo cual es clave, ya que en la mayoría de los casos el software gratuito no ofrece soporte ni cobra por él.
   
   
3. Flexibilidad del código abierto: algunas soluciones de ITAM sin cargo son de código abierto, lo que significa que éste se encuentra disponible para su modificación y personalización. Esto permite adaptar el software a tus necesidades específicas, mejorando su funcionalidad o abordando cualquier requisito único de tu organización. Sin embargo, requieres de un agente especializado para realizar esta tarea con cuidado, sin romper el código ni generar errores.

10 funciones imprescindibles de la Gestión de Activos de IT

Al explorar las opciones de los software de Gestión de Activos gratis, es importante tener en cuenta las características que debe tener para ayudarte en el manejo de dichos activos:

1. Detección de activos: para identificar y explorar automáticamente los dispositivos y el software conectados en toda la red para crear un inventario completo.
   
   
2. Seguimiento: rastrear y acceder a los detalles de los activos, como especificaciones de hardware, versiones de software, información de compra y ubicación. Todos estos datos permiten contar con un inventario preciso y actualizado.
   
   
3. Gestión de licencias de software: para ayudar a rastrearlas y manejarlas, lo cual es fundamental para el cumplimiento, evitando violaciones y optimizando su utilización.
   
   
4. Gestión de los contratos: gracias a la disponibilidad de un repositorio centralizado es posible manejar los contratos y las garantías asociados a los activos de IT, permitiendo realizar renovaciones puntuales y un mantenimiento proactivo.
   
   
5. Automatización: las notificaciones, el estado de los cambios y otros campos pueden automatizarse para agilizar los procesos y reducir el esfuerzo manual.
   
   
6. Reportes: para generar estadísticas sobre la utilización de los activos, los costos del ciclo de vida, el historial de mantenimiento y el estado de cumplimiento, lo cual es de gran ayuda para una mejor toma de decisiones.
   
   
7. Reglas de salud predefinidas: para monitorear la salud, el rendimiento y la seguridad de los activos, lo que permite identificar y resolver posibles problemas de forma proactiva.
   
   
8. Smart Tags: para aplicar etiquetas personalizables a los activos, proporcionando una capa adicional en la organización, además de facilitar la búsqueda y el filtrado.
   
   
9. Medición del software: para hacer un seguimiento de su uso, proporcionando datos para su optimización, asignación de licencias y gestión de costos.
   
   
10. Personalización: de los campos dentro de tus activos para alinearlos con los requisitos y procesos específicos de tu organización.

6 desventajas del software de Gestión de Activos gratis

Si bien ya repasamos algunos beneficios, el software de Gestión de Activos gratis también posee desventajas considerables que son necesario sopesar a la hora de evaluar tu próximo paso. De lo contrario, destinarás tiempo, esfuerzo y recursos a una herramienta que deberás reemplazar con el tiempo, ya que no cumple con tus expectativas y objetivos.

1. Características limitadas: algunas funciones (reportes avanzados, automatización o capacidades de integración) pueden estar ausentes, lo que restringe la eficacia del software al momento de satisfacer necesidades organizativas complejas y una adecuada Gestión de Activos. 
   
   
2. Asistencia acotada: la mayoría de los proveedores no ofrecen soporte o cobran por este servicio. Si bien existen foros, no ofrecen el mismo nivel de asistencia. Todo esto implica tiempos de resolución más largos, afectando las operaciones críticas.
   
   
3. Seguridad y cumplimiento no garantizados: el software gratuito no suele ofrecer suficientes funciones en estos aspectos. Asimismo, las actualizaciones pueden tardar más en lanzarse (o no lanzarse), lo que expone a tu organización a posibles vulnerabilidades.
   
   
4. Hosting y Gestión de la Infraestructura a tu cargo: con un software de Gestión de Activos gratis, normalmente tu eres responsable del hosting y del manejo de los servidores, que requieren conocimientos técnicos y recursos que a veces no están disponibles para todas las organizaciones.
   
   
5. Costos adicionales: aunque el software en sí es gratuito, habitualmente conlleva gastos extra para habilitar ciertas funciones. Por ejemplo, el hosting, el mantenimiento de la infraestructura, la personalización, el soporte o las integraciones. Así que ten en cuenta el Coste Total de Propiedad para evaluar con precisión la asequibilidad de la herramienta a largo plazo.
   
   
6. Problemas de formación y usabilidad: este tipo de software suele carecer de interfaces amigables y de una usabilidad intuitiva, lo que implica que el aprendizaje sea más complejo para tus equipos de IT, requiera de más tiempo y recursos adicionales. Además, obstaculiza el proceso de onboarding, afectando la productividad.

Entonces, ¿debería optar por un software de Gestión de Activos gratis?

La respuesta depende de tus circunstancias y prioridades específicas. Si tu organización cuenta con un presupuesto ajustado y el ahorro de costos resulta crucial, el software de Gestión de Activos gratis constituye una opción viable. Este tipo de herramienta permite establecer un nivel básico de gestión de activos sin incurrir en gastos adicionales.

Sin embargo, esta decisión se topa con varias limitaciones en cuanto a funciones, soporte, seguridad y escalabilidad. Entonces, si bien al principio parece una decisión inteligente, a futuro resultará un proceso ineficaz que consumirá tiempo y recursos en tu empresa. Así que si tienes la oportunidad de invertir en una herramienta de ITAM más robusta y eficiente, te aconsejamos hacer la transición lo antes posible.

Para asegurar que tomas la decisión correcta, te recomendamos que selecciones una solución que incluya una prueba gratuita antes de asumir el compromiso de una inversión a largo plazo. Esto te permitirá conocer el software de primera mano, evaluar su facilidad de uso, explorar sus funciones y valorar si se adapta a tus necesidades específicas. 

Las 10 mejores alternativas de software de ITAM con pruebas gratuitas o totalmente sin cargo

Las opciones de software de ITAM con pruebas gratuitas -o que son directamente gratis- más destacadas del mercado son las siguientes:

La herramienta incluye todas las funciones clave mencionadas anteriormente, además de CMDB y varias integraciones (como desktop remoto e InvGate Service Management, que juntos constituyen un combo perfecto para tus operaciones de IT). 

Su intuitiva interfaz de usuario facilita el uso por parte de los agentes de todos los niveles y permite una rápida implementación de entre 2 a 4 semanas. Para ello, proporciona varios instrumentos, como plantillas de hojas de cálculo para pasar de tu inventario Excel a tu herramienta de ITAM.

Antes de la prueba gratuita, incluso es posible acceder a una demostración en vivo para experimentar todas sus características.

2.  GLPI: es una solución de ITAM gratuita y de código abierto, que proporciona una amplia gama de características, incluyendo el seguimiento de activos, la Gestión de Contratos y la Gestión de Licencias de Software, entre otras. Además, es personalizable y cuenta con un foro como soporte. Sin embargo, es compleja de instalar y configurar, por lo que también es difícil de navegar para los usuarios sin conocimientos técnicos.

3. Snipe-IT: dispone de una versión gratuita con un hosting propio y de código abierto. Entre sus funciones figuran el seguimiento de activos, el registro de entrada y salida, la Gestión de Licencias de Software y los campos de activos personalizables. Si bien posee una interfaz fácil de usar, carece de la atención al cliente dedicada que suelen tener las soluciones de ITAM pagas.

4. ManageEngine Asset Explorer: tiene una versión gratuita que permite gestionar hasta 25 activos. Las funciones destacadas son: seguimiento de activos, Gestión de Licencias de Software, Gestión de Contratos y Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT.

5. OCS Inventory: un software de ITAM de código abierto que proporciona una versión gratuita. Las funciones incluidas son: Gestión de Inventario, despliegue de software y seguimiento de licencias. Sin embargo, es posible que debas enfrentarte a problemas de escalabilidad en entornos de IT más grandes o complejos. Porque a medida que aumenta el número de activos y usuarios, el software gratuito es incapaz de manejar las crecientes demandas, lo que provoca inconvenientes en el rendimiento.

6. Snappy Asset Manager: cuenta con una versión gratuita de su software de ITAM basado en la nube, con una cantidad limitada de activos para gestionar. Incluye funciones de seguimiento, Gestión de Garantías, rastreo de licencias de software y generación de reportes. Pero ten en cuenta que tiene capacidades de integración limitadas con otros sistemas de IT, lo cual implica que hay que introducir manualmente los datos y dificulta el intercambio fluido de información entre los diferentes procesos de IT.

7. Freshservice: ofrece una prueba gratuita de su módulo de Gestión de Activos de IT. Esto te permite explorar sus funciones de seguimiento de activos, Gestión de Licencias de Software y planificación de la renovación de hardware.

8. Spiceworks: es un software gratuito de ITAM que posee funciones de Gestión de Activos, incluyendo el seguimiento de inventarios, el monitoreo de las garantías y la elaboración de reportes.

9. Lansweeper: cuenta con funciones de Descubrimiento de Activos, Gestión de Inventario, cumplimiento de licencias de software y generación de reportes. Es compatible con varios entornos de IT y proporciona paneles de activos personalizables.

Reflexiones finales

Cuando se trata de encontrar y asumir el compromiso de un software de Gestión de Activos de IT adecuado, es esencial asegurarse de que satisface las necesidades actuales, el presupuesto y los objetivos a largo plazo de tu organización. Si optas por una herramienta gratuita, debes ser consciente de sus restricciones: funciones limitadas, nulo soporte y problemas de seguridad. Saber de antemano esto te ahorrará esfuerzo y evitará futuros dolores de cabeza.

Si tienes la oportunidad de invertir en una solución de ITAM más robusta que se ajuste a tu presupuesto, te aconsejamos que lo hagas. Una herramienta confiable y eficaz te reportará numerosas ventajas, como funciones avanzadas, soporte integral, medidas de seguridad mejoradas y escalabilidad. Todas ellas son esenciales para una práctica de ITAM competitiva en el panorama empresarial actual. 

Para asegurarte de que tomas la decisión correcta, considera y analiza tantas opciones como sea posible aprovechando las pruebas gratuitas. Un ejemplo es InvGate Asset Management, el cual ofrece una prueba gratuita de 30 días que te permitirá conocer a fondo qué te aporta en tu organización.