El funcionamiento óptimo del hardware puede ser un desafío para cualquier empresa. Sin embargo, un sistema de asistencia marca la diferencia.
Desde computadoras y servidores hasta dispositivos de red, el hardware constituye el núcleo de las operaciones diarias. Pero si opera de forma deficiente, es fundamental resolver los problemas con rapidez y eficacia para evitar los costosos tiempos de inactividad.
En este artículo, vamos a explorar qué implica el soporte de hardware, los signos que indican inconvenientes en tu enfoque actual y algunos consejos para mejorar tu proceso de asistencia.
También veremos la manera en que ciertas herramientas, como InvGate Asset Management e InvGate Service Management, ayudan a simplificar el seguimiento del hardware y el manejo de las solicitudes de asistencia.
Así que comencemos ahora mismo por lo básico: qué significa el soporte de hardware y por qué vale la pena prestarle atención.
¿Qué es el soporte de hardware?
El soporte de hardware hace referencia a la asistencia prestada para mantener, reparar y sustituir activos físicos de IT como computadoras, servidores, dispositivos de red y otros equipos.
Como mencionamos, las empresas dependen del hardware para sus operaciones diarias. Por lo tanto, es esencial disponer de un sistema para gestionar problemas, arreglos y cambios de modo de evitar tiempos de inactividad y la pérdida de productividad. La asistencia puede consistir en personal de soporte de IT interno, un proveedor externo o un enfoque híbrido.
Además de solucionar inconvenientes, se encarga del monitoreo y el mantenimiento proactivos para detectar los problemas antes de que interrumpan la actividad empresarial.
Por ejemplo, las prácticas como la comprobación periódica de las garantías, el estado del inventario y la salud general del equipo, garantizan que estés preparado para cualquier posible fallo del hardware.
En las próximas líneas vamos a profundizar por qué es importante el soporte de hardware y cómo optimizarlo en tu empresa.
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Señales que necesitas una mejor asistencia de hardware
No siempre es evidente que tu organización tiene problemas con el soporte de hardware. Muchas veces, los equipos terminan adaptándose a tiempos de respuesta lentos o a fallos recurrentes sin darse cuenta que un sistema más adecuado podría ahorrar tiempo y dinero.
Aquí, algunos indicadores claros que tu asistencia requiere mejoras:
- Averías frecuentes de los equipos
Si los empleados tienen que lidiar constantemente con aparatos que funcionan mal, es señal que tu sistema de soporte no está a la altura de las circunstancias. Un hardware averiado interrumpe el trabajo y aumenta la frustración, lo cual afecta el rendimiento general.
- Aumento de los costos de mantenimiento
Las reparaciones inesperadas de hardware se convierten en un gasto importante con el tiempo. Si tus costos de mantenimiento están aumentando, es hora de reconsiderar tu estrategia de soporte de hardware. ¿Están sustituyendo los equipos demasiado pronto? ¿O demoran demasiado en identificar la causa de los problemas recurrentes?
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- Largos plazos de resolución
Si tardan días, o incluso semanas, en resolver los inconvenientes de hardware, posiblemente tu proceso de soporte sea ineficaz. Los tiempos de respuesta lentos provocan períodos de inactividad, que afectan la productividad general. Un procedimiento más rápido y optimizado garantiza que los problemas no obstaculicen las operaciones.
- Sistema de seguimiento anticuado
Sin un sistema adecuado para gestionar tus activos informáticos, perderás de vista las garantías, las fechas de fin de vida útil o incluso los propios dispositivos. Las hojas de cálculo obsoletas o los procesos de seguimiento manuales provocan pérdidas de oportunidades para realizar sustituciones o reparaciones a tiempo.
- Respuestas incoherentes del proveedor de servicios
El soporte de hardware subcontratado a veces genera resultados incoherentes. Un día, una reparación se gestiona rápidamente y, al día siguiente, un problema similar demora mucho más en resolverse. Esto suele ser el resultado de una falta de comunicación o de procesos poco claros con los proveedores externos.
Consejos para implementar un eficaz asistencia de IT
Una vez que hayas identificado la necesidad de mejorar el soporte de hardware, el siguiente paso es implementar cambios para que el proceso resulte más eficiente. Los siguientes consejos te ayudarán a agilizar tu flujo de trabajo, reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de tus activos de IT.
1. Centraliza las solicitudes de asistencia
Para que tu equipo envíe los problemas relacionados con el hardware, crea un canal claro. Porque cuando todas las solicitudes se canalizan a través de un solo lugar, resulta más fácil hacer un seguimiento del progreso, priorizar y evitar que los inconvenientes se escapen por las grietas.
Por ejemplo, con InvGate Service Management puedes generar una categoría de catálogo de servicios específicamente para ofrecer soporte de hardware. Así, cualquier solicitud de reparación o reemplazo de equipos será enviada automáticamente al equipo de IT o al proveedor externo correspondiente. También es posible establecer expectativas de tiempo de respuesta y controlar si se están cumpliendo.
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2. Realiza un seguimiento del inventario y de las garantías
El seguimiento de todo el hardware de tu organización, junto con sus garantías y registros de mantenimiento, resulta un desafío sin una herramienta de Gestión de Activos de IT como InvGate Asset Management.
En efecto, dicha solución realiza un rastreo automático de cada dispositivo, su ciclo de vida y su estado de garantía, para que sepas cuándo es el momento de reemplazar los equipos obsoletos o los detalles para presentar un reclamo.
Por ejemplo, en el caso de tener varias laptops a las que les falla la batería, InvGate Asset Management te ayuda a verificar si todavía se encuentran bajo garantía para que resuelvas el problema rápidamente sin incurrir en costos innecesarios. También colabora para anticipar las necesidades de hardware y presupuestar en consecuencia.
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3. Implementa un mantenimiento proactivo
Las auditorías periódicas de hardware pueden identificar problemas antes de que se convierten en inconvenientes críticos. Al programar controles periódicos del rendimiento de los equipos, te aseguras que todo funcione correctamente y planificar reemplazos previo a que los dispositivos fallen de forma inesperada.
Con InvGate Asset Management, controlas regularmente que cada pieza del equipo esté contabilizada y en óptimas condiciones. Así, el mantenimiento preventivo ayuda a detectar a tiempo el hardware dañado, reduciendo el riesgo de averías repentinas que interrumpan el trabajo.
4. Mejora el análisis de la causa raíz
Si observas problemas recurrentes del hardware, investiga la causa raíz. En lugar de reparar repetidamente los dispositivos, identifica si existe un inconveniente más profundo que provoca los fallos frecuentes. Podría estar relacionado con modelos concretos del hardware, una instalación incorrecta o factores ambientales (como calor o polvo excesivos).
Con la función de análisis de causa raíz de InvGate Service Management, tu equipo puede evaluar rápidamente si un modelo de dispositivo en particular es más propenso a mostrar errores. Si llegan varias solicitudes por el mismo problema, identificarás patrones, rastrearás el origen del inconveniente y lo resolverás con celeridad.
5. Prioriza los ciclos de sustitución del hardware
Un calendario de sustitución basado en el ciclo de vida de tu hardware garantiza que los dispositivos obsoletos se cambien antes de que causen problemas graves.
También es posible alinear los reemplazos con las garantías de los aparatos, de modo de aprovechar la asistencia del proveedor antes de adquirir nuevos equipos.
Ventajas de contar con un sólido soporte de IT
Una estrategia eficaz de soporte de hardware aporta múltiples beneficios, desde la reducción del tiempo de inactividad hasta una mejor Gestión de Costos.
Explorémoslos en detalle.
1. Menos tiempo de inactividad
Un sistema organizado para gestionar los problemas de hardware asegura su resolución rápidamente, lo cual reduce la cantidad de tiempo que los empleados pasan esperando reparaciones o sustituciones, manteniendo alta la productividad.
2. Mejor utilización de los activos
Cuando conoces el estado exacto de tu hardware informático, tomas decisiones más informadas sobre reparaciones, sustituciones y actualizaciones. Esto evita compras innecesarias y garantiza que estás obteniendo el máximo valor de cada activo.
3. Optimización de la Gestión de Costos
El seguimiento de las garantías y de los ciclos de vida de los equipos te ayuda a evitar costos de reparación inesperados. En lugar de hacer frente constantemente a gastos repentinos, planificas y presupuestas las sustituciones con suficiente antelación.
4. Mayor seguridad
El hardware antiguo o que funciona mal suele plantear riesgos para la seguridad. Incluso, los dispositivos no compatibles pueden no recibir actualizaciones críticas, dejando vulnerable tu red. El mantenimiento y la sustitución regular del hardware garantizan estar al día con los protocolos de seguridad.
5. Simplificación de la toma de decisiones
Con una visión detallada de todos tus activos, incluidas las garantías y el historial del rendimiento, tu equipo tomará decisiones informadas sobre futuras compras. Tanto si se trata de decidir cuándo sustituir los equipos obsoletos como de renegociar con los proveedores, dispondrá de los datos necesarios para elegir el mejor camino a seguir.
¿Por qué elegir InvGate para el soporte de hardware?
La gestión del soporte de hardware es una tarea que consume mucho tiempo, pero con las herramientas adecuadas el proceso se vuelve mucho más manejable. Al respecto, InvGate Asset Management e InvGate Service Management ofrecen soluciones a medida para ayudar a las empresas a agilizar la asistencia.
InvGate Asset Management
InvGate Asset Management otorga una visión completa de los activos de IT, incluyendo datos en tiempo real sobre inventario, rendimiento y garantías.
Con esta información, es posible tomar medidas proactivas para mantener los equipos y así reducir la necesidad de reparaciones urgentes o de hacer frente a tiempos de inactividad inesperados.
Incluso permite saber si el proveedor debe afrontar los arreglos por fallos del hardware, considerando si el equipo se encuentra aún en garantía.
En conclusión, este sistema termina con las hojas de cálculo obsoletas y los reclamos de garantía no atendidas. Pero sobre todo, contribuye a ahorrar tiempo y dinero, a la vez de elevar la productividad.
InvGate Service Management
InvGate Service Management simplifica el proceso de gestión de solicitudes de hardware, ya que los empleados pueden enviarlas fácilmente por un único canal.
En efecto, la herramienta ofrece la posibilidad de crear un catálogo de servicios para el soporte. Así, el sistema se encarga de asignar la petición en forma automática al técnico adecuado.
La plataforma también admite el análisis de la causa raíz, lo que ayuda al equipo a abordar los problemas recurrentes de manera más eficaz y proactiva.
Juntas, estas herramientas proporcionan todo aquello que necesitas para gestionar tu soporte de hardware eficientemente, garantizando que los inconvenientes se aborden rápidamente.
Conclusión
Un soporte de hardware eficaz es esencial para mantener el buen funcionamiento de la empresa. La implementación de estrategias proactivas y el uso de herramientas como InvGate Asset Management e InvGate Service Management pueden mejorar significativamente este proceso.
En efecto, las empresas que buscan adelantarse a los problemas de hardware es fundamental invertir en soluciones y procedimientos adecuados.
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