La Gestión de Costos se convirtió en una prioridad para las empresas de todos los tamaños, que buscan constantemente formas de recortar gastos innecesarios al tiempo que mantienen la eficiencia operativa.
Una estrategia eficaz de reducción de costos IT no sólo ahorra dinero, sino que también allana el camino para un crecimiento sostenible. Una parte clave de esta iniciativa es la selección de un software con capacidades para economizar gastos. Ahí entra en juego una herramienta eficaz de Gestión de Activos tecnológicos, como InvGate Asset Management.
Con funciones para rastrear activos, gestionar costos y optimizar la asignación de recursos, ofrece información valiosa para agilizar tus operaciones de IT sin sacrificar la calidad.
Veamos, entonces, algunos consejos efectivos para bajar los gastos y las soluciones adecuadas para ayudarte en la tarea.
Consejos esenciales para la reducción de costos con tecnología
1. Gestión de Licencias
Las licencias no usadas o infrautilizadas a menudo se convierten en costos ocultos que se acumulan con el tiempo.
La medición ayuda a controlar el uso para garantizar que sólo se paga por lo que realmente se precisa. Mientras que la recolección consiste en recuperar aquellas que ya no se necesitan.
Este enfoque reduce el desperdicio y garantiza que sólo se renueven las licencias esenciales.
Medición del software con InvGate Asset Management
InvGate Asset Management ofrece herramientas robustas para la Gestión de Licencias, que impactan significativamente en la reducción de los costos IT.
Gracias a la función de medición de software, las organizaciones monitorean el uso real e identifican las aplicaciones que están subutilizadas.
Estos datos permiten tomar decisiones informadas al momento de renovar licencias, ya que se basan en necesidades y no en suposiciones, a la vez de minimizar el desperdicio de los recursos.
Recolección de licencias con InvGate Asset Management
Otra de las funciones destacadas es la recolección de licencias, que facilita la recuperación de las que ya no se utilizan. Al identificar las ociosas o redundantes, las empresas recuperan y reasignan estos recursos para quienes las necesitan, reduciendo la necesidad de comprar software adicionales.
Dicho enfoque proactivo de la Gestión de Licencias no sólo favorece el ahorro de los costos, sino que también promueve un mejor cumplimiento de los acuerdos, lo cual implica una reducción de los riesgos de sanciones.
2. Consolidación de los proveedores
La elección de varios prestadores para disponer de productos o servicios similares incrementa los costos. Por lo tanto, revisa los contratos y consolida aquellos que sean posibles para aprovechar los precios al por mayor y negociar mejores condiciones.
De este modo, a la vez de reducir los gastos se agilizan las operaciones y se reduce la complejidad.
En conclusión, el diseño de una estrategia de Gestión de Proveedores siempre es una buena idea, al igual que herramientas de IT que contribuyan con la práctica.
3. Virtualización
La ejecución de varias máquinas virtuales en un único servidor físico maximiza el uso del mismo y, al mismo tiempo, reducen los costos de hardware y energía.
Además, no requieren espacio físico y permiten prolongar la vida útil del hardware más antiguo, lo cual implica dejar de invertir más y optimizar los recursos existentes.
4. Adopción de un software de código abierto
Las soluciones de código abierto constituyen grandes alternativas al costoso software con licencia, ya que garantizan ahorros sustanciales. Incluso muchas ofrecen funciones similares.
En definitiva, una cuidadosa selección de las mismas para tareas no críticas puede suponer un ahorro significativo.
5. Automatización de las tareas rutinarias
La automatización ahorra tiempo y reduce los errores humanos, con la consiguiente reducción de costos IT.
Tareas como las actualizaciones de software, la gestión de parches y las copias de seguridad de datos son las principales candidatas para la automatización, permitiendo a tu equipo centrarse en cuestiones más estratégicas, en lugar de abocarse a los trabajos repetitivos.
6. Gestión de Garantías
InvGate Asset Management agiliza el proceso de Gestión de Garantías centralizando dicha información en un inventario unificado.
De este modo, las organizaciones rastrean fácilmente los detalles de la garantía, de forma de asegurar las reparaciones o los reemplazos pertinentes sin incurrir en costos adicionales de mantenimiento.
Al vincular los datos de la garantía directamente a cada activo, InvGate simplifica la gestión del ciclo de vida y proporciona recordatorios para abordar de forma proactiva los próximos vencimientos.
Además, sus funciones de automatización permiten establecer desencadenantes para eventos clave, como las fechas de vencimiento.
Estas acciones automatizadas -notificaciones por correo electrónico o actualizaciones de estado- garantizan que los equipos se mantengan informados sobre la cobertura de la garantía, lo cual implica una reducción del riesgo de gastos imprevistos y la ampliación de la vida útil de los activos de IT.
En conclusión, siempre es posible verificar tus garantías con InvGate Asset Management.
7. Habilitación de Power Management en los dispositivos
La configuración de Power Management en computadoras y otros dispositivos ayuda a reducir el consumo de energía. Esto significa configurarlos para que entren en modo de reposo durante la inactividad o programar apagados después de las horas de trabajo.
De este modo, se reducen significativamente los gastos en servicios públicos, contribuyendo al ahorro general de los costos de IT.
8. Optimización del almacenamiento de los datos
La proliferación de los datos aumenta los gastos de almacenamiento, por lo que es esencial aplicar políticas que eliminen regularmente los archivos innecesarios y guarden la información antigua.
Los proveedores de almacenamiento en la nube suelen cobrar por gigabyte. En consecuencia, debes revisar periódicamente las políticas de guardado para ahorrar costos.
9. Implementación de Políticas de Trabajo Remoto
El trabajo a distancia reduce los gastos relacionados con la oficina, como la electricidad, el hardware y la asistencia técnica in situ. Pero es necesario equipar a los empleados con soluciones seguras de acceso remoto y fomentar los modelos híbridos para optimizar los recursos sin comprometer la productividad.
10. Utilización de Prácticas de Eliminación de Activos Informáticos
Un proceso eficaz de eliminación de activos minimiza los riesgos y recupera el valor de los equipos no utilizados u obsoletos. Así, en lugar de almacenar hardware antiguo, considera opciones como la venta, el reciclaje o la donación, que no sólo liberan espacio de almacenamiento sino que pueden aportar fondos adicionales.
11. Formación en tareas informáticas eficientes
La reducción de costos IT no sólo tiene que ver con la infraestructura y las herramientas, sino también con fomentar el uso eficiente de la tecnología entre los empleados.
Por lo tanto, ofrece formación sobre las mejores prácticas de almacenamiento de datos, uso de dispositivos y seguridad. Porque un equipo capacitado ayuda a evitar el despilfarro involuntario.
12. Centralización de las compras de IT
La centralización de las compras permite obtener descuentos por volumen, estandarizar los equipos y facilitar el seguimiento de los activos. Cuando las adquisiciones se hacen de forma aislada, en cambio, se generan redundancias y un incremento de los costos.
13. Traspaso a la nube (cuando tenga sentido)
InvGate Asset Management facilita la gestión eficaz tanto de los activos físicos como de los basados en la nube, garantizando operaciones rentables y procesos optimizados.
En efecto, a través de sus capacidades de Gestión de Activos en la Nube (CAM - Cloud Asset Management), InvGate permite a los equipos supervisar los recursos de ese entorno, como máquinas virtuales, almacenamiento y aplicaciones, junto con los activos tecnológicos físicos.
Esta visión holística ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento del uso y a controlar los costos, proporcionando la visibilidad necesaria para evitar gastos innecesarios.
Una de las principales ventajas de gestionar los activos en la nube con InvGate es la optimización de los costos. Al hacer un rastreo del uso de los recursos e identificar los activos infrautilizados, los equipos pueden eliminar el despilfarro y reasignar los fondos de forma más eficaz.
La mejora de la visibilidad es otra ventaja clave, ya que la herramienta ofrece tableros y funciones de generación de reportes en tiempo real, que facilitan el monitoreo de los recursos en la nube, el control de la asignación y la información de que se ajustan a los requisitos operativos.
14. Optimización de los contratos de servicios de IT
Los contratos de servicios para soporte tecnológico, mantenimiento o suscripciones de software a menudo no se ajustan a las necesidades actuales.
Por lo tanto, revisa periódicamente estos acuerdos y renegocia para reflejar el uso y el crecimiento actuales de tu empresa, para asegurarte de que no estés pagando de más.
15. Realización de auditorías informáticas periódicas
Las auditorías rutinarias de tus activos informáticos revelan licencias no utilizadas, aplicaciones redundantes y hardware obsoleto. Al identificar áreas de mejora, es posible tomar decisiones basadas en datos sobre reducción de costos IT.
Las auditorías periódicas también contribuyen a controlar el cumplimiento, a la vez de reducir posibles gastos legales.
¿Cómo realizar una auditoría informática en 2024?
¿Qué es la reducción de costos IT?
La reducción de costos IT se refiere a las estrategias destinadas a minimizar los gastos relacionados con la tecnología en una organización sin comprometer la eficiencia operativa. Esto implica identificar las áreas de despilfarro, racionalizar los recursos y aplicar prácticas rentables para garantizar que los presupuestos de IT se utilizan de forma inteligente.
Al centrarse en la reducción de costos IT, las organizaciones pueden liberar recursos financieros para la innovación, el crecimiento y otras iniciativas estratégicas. Mediante una planificación y ejecución inteligentes, esta práctica se convierte en un enfoque sostenible para gestionar los recursos financieros en consonancia con los objetivos empresariales.
La importancia de una estrategia de reducción de costos gracias a la tecnología
Una estrategia de reducción de costos gracias a la tecnología bien concebida no sólo contribuye a los resultados, sino que también mejora la competitividad a largo plazo. Con la rápida evolución de IT, los gastos aumentan si no se controlan.
En tanto, una estrategia bien estructurada, permite manejar los costos y dejar espacio para nuevas inversiones que fomenten el crecimiento. Más allá del ahorro inmediato, esta iniciativa optimiza la resiliencia operativa al priorizar los gastos esenciales y evitar inversiones redundantes u obsoletas. De este modo, las empresas se adaptan más rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado y a los avances tecnológicos.
¿Cuándo deberías plantearte una estrategia de reducción de costos informáticos?
Las organizaciones deben plantearse una estrategia de reducción de costos con tecnología siempre que los gastos crezcan de forma desproporcionada con respecto a su rendimiento general.
La revisión periódica puede revelar ineficiencias que, si se abordan, impulsarían una mejora de la rentabilidad. Por ejemplo, si las erogaciones en IT superan sistemáticamente el presupuesto sin aportar un valor proporcional, es hora de replantearse y reasignar los recursos.
La reducción de costos con tecnología también resulta esencial durante los períodos de recesión económica o cuando se preparan las fases de crecimiento. Al recortar de antemano los gastos innecesarios, las empresas están en condiciones de capear la inestabilidad financiera o asignar en forma más adecuada los fondos a la expansión y la innovación.
Resumen
Una estrategia de reducción de costos IT eficaz combina una planificación minuciosa con medidas prácticas para eliminar el despilfarro y optimizar los recursos.
Aquí un breve resumen de los puntos esenciales:
- Gestión de Licencias: usa la medición y recolección de las mismas para reducir el software infrautilizado.
- Consolidación de proveedores y contratos de servicios: optimiza las relaciones con los prestadores y renegocia los acuerdos para obtener condiciones más favorables.
- Automatización y virtualización: automatiza las tareas rutinarias y virtualiza los recursos para reducir los costos operativos.
- Migración a la nube y eliminación de activos: adopta servicios en este entorno cuando sea beneficioso y saca los dispositivos obsoletos para liberar recursos.
- Formación de los empleados y compras centralizadas: capacita a los trabajadores en las mejores prácticas y centraliza las adquisiciones de IT para aumentar la eficiencia.
Con una estrategia clara y las herramientas adecuadas -como InvGate Asset Management- las empresas pueden lograr avances significativos hacia una Gestión de Costos sustentable, alineando los recursos de IT con los objetivos generales del negocio.
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué es la reducción de costos IT?
La reducción de costos IT implica estrategias -como la optimización de las licencias, la consolidación de los proveedores y la automatización de las tareas- para disminuir los gastos tecnológicos sin afectar la eficiencia.
2. ¿Por qué es importante una estrategia de reducción de costos con tecnología?
Una estrategia ayuda a controlar los gastos, apoya el crecimiento y mejora la capacidad de recuperación, lo que facilita la adaptación a los cambios y la inversión en innovación.
3. ¿Cómo ayudan las herramientas de Gestión de Activos de IT a bajar costos?
Las herramientas de ITAM rastrean y optimizan los recursos, identifican los activos infrautilizados y centralizan la gestión, ayudando a reducir el despilfarro y los gastos innecesarios.
4. ¿Cuándo una empresa debe plantearse la reducción de costos?
Las empresas deben considerar la reducción de costos cuando los gastos de IT crecen de forma desproporcionada con respecto al valor aportado; o durante las recesiones económicas, para maximizar la eficiencia de los recursos.
5. ¿Qué consejos rápidos ayudan a reducir los gastos?
La reducción de costos con tecnología involucra iniciativas como la Gestión de Licencias y garantías, la consolidación de los proveedores, la adopción de la nube y las auditorías rutinarias. Todo esos casos ayudan a identificar oportunidades de ahorro inmediatas.
6. ¿El paso a la nube es siempre rentable?
No siempre; es mejor analizar los costos y considerar un modelo híbrido, si una migración completa no se ajusta a las necesidades operativas.
