Por mais que alguns administradores de TI afirmem o contrário, usar o Excel para o gerenciamento de ativos não é uma boa ideia. O MS Excel é uma ferramenta poderosa e tem servido a analistas, contadores, pessoal de finanças, equipe de logística e até mesmo administradores de TI desde sua criação. Ele se tornou um dos softwares de escritório mais onipresentes desde seu lançamento inicial. Recentemente, o Google lançou o Sheets, um produto semelhante ao Microsoft Excel, como um concorrente em potencial.
Mas, com todos os seus recursos brilhantes, o Excel não foi projetado para o ITAM (IT Asset Management) moderno. Você pode estar expondo sua empresa a riscos e perdendo dinheiro no processo. No entanto, há uma maneira fácil de resolver isso - e ter sua amada planilha é um ótimo primeiro passo!
Dê uma olhada em nove razões pelas quais você deve abandonar sua planilha o mais rápido possível e como o InvGate Insight pode ajudá-lo a fazer o gerenciamento de ativos da maneira certa.
Vamosnos aprofundar para saber por queo Excel não funciona para o ITAM.
Tabela de conteúdo
- TL;DR
- O que está incluído no gerenciamento de ativos de TI?
- 10 razões pelas quais usar o Excel para ITAM não é suficiente
- Substituição do modelo ITAM Excel pelo software ITAM
- Perguntas frequentes
TL;DR
- ITAM é o processo de gerenciamento de todas as etapas do ciclo de vida do gerenciamento de ativos de TI para minimizar os riscos, ficar à frente de possíveis problemas e otimizar o desempenho e os custos.
- As planilhas do Excel não são suficientes para atender às necessidades de ITAM das empresas modernas. Em primeiro lugar, elas não monitoram seus ativos e não fornecem atualizações em tempo real, o que resulta em um inventário não confiável. Também não possui o nível de automação que o ITAM exige (incluindo a ausência de relatórios automatizados), deixando muito espaço para erros e operações ineficientes.
- Com uma solução ITAM dedicada, como o InvGate Insight, você adquire uma plataforma única para gerenciar todo o hardware, software, ferramentas e soluções da sua empresa. Você poderá superar as capacidades do Excel e obter um inventário centralizado e atualizado, automação, gerenciamento de contratos e licenças, relatórios periódicos e muito mais.
O que está incluído no IT Asset Management?
O gerenciamento de ativos de TI é o processo de gerenciamento de cada estágio do ciclo de vida do gerenciamento de ativos de TI, desde a aquisição até o descarte, para minimizar os custos e garantir que eles atendam aos requisitos da empresa. Inclui a avaliação das necessidades de TI e a escolha das soluções corretas para atendê-las, a manutenção, o monitoramento e a atualização dos ativos, além de fornecer aos funcionários as ferramentas para que realizem suas atividades com eficiência.
Normalmente, o ITAM abrange as seguintes práticas:
- Gerenciamento de ativos de software - que inclui monitoramento de licenças de software, medição de software, gere nciamento de patches e muito mais.
- Gerenciamento de ativos de hardware - que inclui inventário de hardware, monitoramento de ativos e muito mais.
- Gerenciamento de contratos de TI - que inclui contratos de software (como autônomo, suíte, sistema operacional), contratos de SaaS e contratos de hardware (como contratos de arrendamento, manutenção, aluguel, suporte e garantia).
- CMDB - que inclui o banco de dados que armazena e gerencia informações sobre os vários componentes da infraestrutura de TI e um mapa visual que ajuda a simplificar o processo de gerenciamento e manutenção de um ambiente de TI.
- Relatórios - Os relatórios oferecem uma compreensão abrangente da infraestrutura de TI da sua organização e das despesas relacionadas, o que permite otimizar o orçamento e o desempenho da TI.
Mas, apesar dessas atividades, o motivo pelo qual o ITAM é tão valioso para empresas de todos os portes é sua capacidade de fornecer informações precisas em tempo real para gerenciar ativos, facilitando a distribuição deles, otimizando os investimentos e se antecipando a possíveis problemas. Em resumo,o ITAM permite que você seja proativo.
Aesta altura, você já deve ter percebido que uma planilha do Excelprovavelmente não dá conta do recado, mas vamos examinar mais de perto onde e por que isso acontece.
10 motivos pelos quais usar o Excel para o gerenciamento de ativos não é suficiente
Ogerenciamento adequado de ativos de TI não é complicado por si só, mas requer um software ITAM e pelo menos umgerente de ativos de TI para aproveitá-lo ao máximo. Aqui estão dez razões que podem convencê-lo amigrar do Excel para o InvGate Insight.
1. O gerenciamento de ativos não é apenas manter uma lista de ativos
O gerenciamento de ativos de TI é muito mais do que manter uma lista de ativos pertencentes ou usados pela organização. Seu poder não é fornecido apenas pelo inventário em si, mas pelo que ele pode fazer depois de concluído.
Se você usar o Excel para o gerenciamento de ativos de TI, terá um instantâneo do estoque de ativos da sua empresa em uma data específica. Mas, para ter essa imagem, você precisa criar a planilha manualmente. Primeiro, é preciso criar o modelo e, em seguida, preenchê-lo com todos os ativos que você precisa monitorar.
Isso dá margem amuitos erros. Erros nos números, erros de digitação, falta de normalização de dados e omissões são apenas alguns dos fatores que tornam uma planilha não confiável. Além disso, como não há rastreabilidade e os ativos não estão de forma alguma conectados à planilha, não é possível confiar que o inventário esteja atualizado ou que reflita o status atual do ativo. Portanto, tomar decisões com base nisso é arriscado, para dizer o mínimo.
Com o software ITAM, o que você obtém é uminventário dinâmico e confiável. Mesmo que você possa começar fazendo o upload da sua planilha atual para o InvGate Insight, ao instalar um agente nos dispositivos da sua empresa (o que pode ser feito remotamente), você pode usar a ferramenta Network Discovery para identificar todos os ativos conectados à sua rede e preencher automaticamente o seu inventário de hardware.
Além disso, depois que o Agent estiver instalado, você também poderá mapear todos os softwares instalados - autorizados e não autorizados - e gerar relatórios periódicos. Assim, você pode ter um inventário sempre atualizado para decidir a melhor mudança para a sua empresa com base nas necessidades atuais.
2. O Excel não pode monitorar ativos e fornecer atualizações de status em tempo real
Já dissemosqueo uso de uma planilha para rastrear ativos é limitado, e esse é outro motivo para isso. Seus ativos de TI e o inventário deles seguem caminhos paralelos, mas separados. O que acontece em um deles não se reflete no outro.
Portanto, por um lado, seu inventário de ativos pode ficar rapidamente desatualizado. Por outro lado, o monitoramento manual dos ativos exigirá muitos recursos e simplesmente não é viável. Isso significa que você provavelmente descobrirá que algo está errado depois que o problema explodir.
Com o software de gerenciamento de ativos, seus ativos e o inventário estão conectados. O InvGate's Agent informa periodicamente o que está acontecendo dentro de todos os dispositivos da sua organização e você pode automatizar a varredura da rede para detectar novos dispositivos (o que é extremamente útil para evitar a TI sombra).
Além disso, se vocêconfigurar as regras de integridade, sua equipe de ITAM poderá monitorar constantemente o status dos ativos e receber alertas quando eles apresentarem mau funcionamento, precisarem de manutenção ou não estiverem funcionando com precisão. Ao monitorar os ativos, você pode oferecer uma experiência tranquila aos usuários finais, agir antes que surjam problemas e reduzir o risco (e os custos) do tempo de inatividade. Isso também garantirá que os ativos tenham uma longa vida útil.
3. Falta de rastreabilidade e normalização de dados
Outradesvantagem de usar o Excel para o Asset Managementé a falta de rastreabilidade e normalização de dados. Em resumo, o Excel não oferece funções e permissões de usuário suficientes para garantir a rastreabilidade das edições de documentos. Além de não ser possível selecionar as seções da planilha que um usuário pode editar, também não é possível rastrear as alterações feitas por cada usuário.
Além disso, o Excel não consegue detectar semelhanças entre as entradas de dados. Assim, você pode ter o mesmo ativo registrado com nomes diferentes (por exemplo, uma licença do Adobe Photoshop pode estar em Adobe Photoshop, Adobe PS, APS e assim por diante).
Ambos os problemas desaparecem com o InvGate Insight. A solução fornece perfis de usuário para atribuir a quantidade certa de permissões à sua equipe de gerenciamento de ativos, e você pode acessar os dados históricos a qualquer momento para analisar a atividade deles. E quanto às entradas de dados, ela os normaliza automaticamente, portanto, você não precisa se preocupar.
4. Você precisará de muitas soluções alternativas para gerenciar licenças com o Excel
O gerenciamento de licenças é outro aspecto importante do ITAM. Diferentes soluções têm diferentes tipos de licenças; algumas exigem uma licença por usuário, outras cobram por estação de trabalho e outras têm licenças flutuantes.
Sem o gerenciamento adequado de licenças, sua empresa pode acabar pagando mais do que o necessário. Além disso, você corre o risco de não cumprir os requisitos de licenciamento, incorrendo em penalidades caras se uma auditoria de software bater à sua porta.
Embora as equipes de ITAM possam gerenciar as licenças com o Microsoft Excel, elas provavelmente precisarão de muitas soluções alternativas e isso ainda não será tão fácil quanto uma solução dedicada.
5. Falta de automação
O ITAM é um processo que consome muitos recursos. Ele é responsável por um grande número de ferramentas, soluções e plataformas, e precisa estar constantemente em cima de todos esses ativos para garantir que eles estejam funcionando sem falhas. Como você pode imaginar (ou até mesmo perceber se estiver usando uma planilha), fazer isso manualmente consome muito tempo e é ineficaz.
O segredo para fazer isso corretamente - e evitar o monitoramento humano constante - é a automação. Com a automação, é possível reduzir em grande parte a carga de trabalho da sua equipe, evitando tarefas repetitivas. Por exemplo, se for necessário atualizar os laptops dos funcionários, eles não precisarão ir de cubículo em cubículo e instalar manualmente as atualizações.
Obviamente, o MS Excel não oferece o nível de automação que o gerenciamento de ativos exige, mas o software ITAM sim. O InvGate Insight permite que você automatize alertas, varredura de rede, atualizações de inventário, relatórios e muito mais.
6. Falta de relatórios de desempenho
E já que mencionamos os relatórios, vamos parar um pouco para entender por que a falta dessa automação é crucial.Os recursos de relatórios são fundamentais no gerenciamento de ativos de TI porque permitem que você tenha uma visão abrangente e atualizada do seu patrimônio de TI para que possa planejar as finanças e tomar decisões de compra.
Dito isso, o Microsoft Excel não fornece relatórios automatizados aos seus usuários. Se você precisar deles, terá de criá-los manualmente, o que deixamuitamargem para erros. Quantas vezes você já teve que lidar com uma fórmula errada? Pode ser exasperante consertar, nós sabemos.
Mas com o software, os relatórios estão cobertos. Com o InvGate Insight, você pode personalizar os relatórios com base nas métricas de seu interesse. Além disso, é possível automatizá-los para que cheguem à sua caixa de entrada periodicamente, fornecendo novos insights para que você possa agir.
7. O Excel não pode manter nem atualizar ativos por conta própria
Para fornecer serviços de TI consistentes, melhorar a vida útil dos ativos e evitar riscos de segurança cibernética, os ativos da sua empresa precisam ser mantidos e atualizados regularmente. A atualização manual de um grande número de sistemas exigirá muitos recursos, e há uma grande possibilidade de que alguns dispositivos percam suas atualizações.
Também se torna difícil controlar as versões de software dos diferentes ativos em uma planilha, principalmente porque os usuários finais aceitam atualizações nos dispositivos da empresa sem informar a equipe de TI. Eles simplesmente clicam no botão da caixa.
Mas o software de inventário pode monitorar tudo isso para você. O agente do InvGate Insight informa periodicamente sobre o software, de modo que você pode saber em poucos cliques quais ativos precisam ser atualizados (e quais foram protegidos por seus usuários), ou se a sua capacidade atingiu o seu limite. Além disso, se você o tiver conectado ao InvGate Service Desk, poderá criar tíquetes para atribuir a tarefa e resolver o problema.
8. Falta de integrações
Outro aspecto do ITAM em que o Excel deixa a desejar são asintegrações. Ao executar uma estratégia de gerenciamento de ativos, você não precisa apenas listar e monitorar os itens, mas também fazer as coisas em outros dispositivos. E, embora alguns deles possam estar acessíveis à sua equipe - como os servidores da empresa - nas empresas modernas, os ativos raramente são mantidos em uma única sala; para equipes geograficamente distribuídas, eles podem até estar separados por continentes.
Portanto, você precisará acessá-los remotamente. Agora, se você estiver usando o Excel, precisará obter outras soluções para acesso remoto e não poderá vincular os dois para atualizar o arquivo. Enquanto isso, é possível integrar o InvGate Insight com um software como o TeamViewer e aproveitar a sua funcionalidade de desktop remoto sem sair da plataforma ITAM - e com a vantagem extra de rastreabilidade e atualização automática dos registros.
E não vamos nos esquecer de que, como mencionamos acima, a integração do software ITAM com seu help desk é uma maneira inteligente de aumentar a produtividade e a eficiência.
9. O Excel e o ITAM proativo são incompatíveis
Para obter o máximo de suas soluções de hardware e software, as empresas precisam de uma estratégia de ITAM proativa. Não é sensato (nem econômico) ficar correndo para tentar consertar as coisas. A abordagem correta é implementar uma mentalidade preventiva, em que você possa prever os requisitos futuros da organização, as expectativas dos funcionários e dos clientes e os possíveis problemas, e tomar decisões com base nisso.
Mas, para fazer isso, você precisa de dados granulares sobre o desempenho dos ativos da sua organização, o uso, as despesas associadas e as vulnerabilidades de segurança. E sim, você adivinhou certo, o MS Excel simplesmente não tem os recursos necessários para coletar esses dados. É possível armazenar informações e até mesmo visualizá-las (até certo ponto), mas você precisará de soluções separadas para coletar e filtrar esses dados.
10. O gerenciamento de ativos baseado no Excel não é escalonável
Para concluir essa lista de motivos pelos quais não é recomendávelfazero gerenciamento de ativos com uma planilha do Excel, temos a falta de escalabilidade. Empresas muito pequenas, que têm apenas alguns laptops e uma impressora, podem fazer o Excel funcionar para o gerenciamento de ativos.
Porém, à medida que a organização cresce, ela precisará de mais ativos para atender às suas necessidades. Nesse ponto, até mesmo a simples tarefa de manter e atualizar as informações sobre ativos nas planilhas do Excel logo exigirá muitos recursos.
E não se trata apenas de uma questão de documentação. Um grande número de ativos também aumentará os riscos associados. A organização estará mais suscetível a ataques cibernéticos e poderá cometer erros dispendiosos no gerenciamento de licenças. Para evitar isso, é melhor começar com uma solução de gerenciamento de ativos dedicada, mesmo que você tenha acabado de iniciar sua empresa.
Substituindo o modelo Excel de gerenciamento de ativos de TI pelo software ITAM
Abordamosos motivos pelos quais gerenciar ativos no Excelnão é a melhor ideia para sua empresa. No entanto, se você já estiver fazendo isso, talvez esteja relutante em migrar para uma plataforma, pois há vários custos de mudança a serem considerados. Portanto, vamos recapitular o que está em jogo e como reduzir esses custos associados.
Com uma solução ITAM dedicada, o que você está adquirindo é uma plataforma única para gerenciar todo o hardware, software, ferramentas e soluções da sua empresa em um só lugar. Isso centraliza todos os dados de ativos, facilitando a análise pelas equipes e a tomada de melhores decisões.
Além disso, com o InvGate Insight, você poderá superar as capacidades do Excel e alcançar:
- Um inventário centralizado e atualizado de software e hardware.
- Gerenciamento de inventário não relacionado à TI (que pode ser feito com códigos QR).
- Monitoramento de ativos para ficar de olho no desempenho dos ativos e resolver problemas antes que eles apareçam.
- Automação para liberar o tempo da sua equipe de tarefas repetitivas e concentrar sua atenção em tarefas mais importantes.
- Gerenciamento de contratos e licenças para garantir a conformidade e evitar multas.
- Medição de software para controlar o uso de licenças e garantir a distribuição correta das licenças.
- Relatórios periódicos para monitorar o desempenho da sua equipe e dos ativos e fazer os ajustes necessários.
- Uma melhor experiência para funcionários e clientes, garantindo um desempenho perfeito das ferramentas e dos ativos da organização.
- Um ambiente seguro, protegido contra possíveis ameaças cibernéticas, reduzindo o risco de tempo de inatividade dos ativos.
- Planejamento inteligente de despesas e orçamentos para investir com sabedoria (e economizar dinheiro em ativos desnecessários).
Além disso, sua experiência de usuário intuitiva, recursos de arrastar e soltar e várias maneiras de unificar seu inventário ajudam a reduzir os custos de troca. Se acrescentarmos a isso o fato de que não é necessário integrar toda a empresa para migrar de um modelo do Excel para o software ITAM (já que apenas a equipe de TI precisará estar ciente disso), a decisão é óbvia.
Considerações finais
O Microsoft Excel é uma solução poderosa, mas não foi projetado para o gerenciamento de ativos de TI. Portanto, ele não tem recursos suficientes para suportá-lo e fica aquém de qualquer tentativa de dimensioná-lo, seja no número de ativos ou de funcionalidades.
O ITAM moderno não se trata apenas de manter informações sobre os ativos, mas também de:
- Otimizar o custo dos ativos.
- Garantir o desempenho dos ativos.
- Melhorar a satisfação dos funcionários e dos clientes.
- E garantir a segurança da organização.
Portanto, você precisa de uma ferramenta que possa cobrir tudo isso e que acompanhe sua organização à medida que ela cresce. Deseja ver o que o InvGate Insight pode fazer por você? Solicite nossa avaliação gratuita de 30 dias e dê uma olhada! E se você ainda tiver dúvidas, pode agendar uma chamada com nossos especialistas para perguntar qualquer coisa.
Perguntas frequentes
Os gerentes de ativos usam o Excel?
Empresas muito pequenas que têm um pequeno número de ativos para gerenciar podem usar o Excel. Nesse caso, a função do MS Excel pode se limitar a manter o controle dos ativos, seus fornecedores, informações de suporte e patches de segurança.
Mas, à medida que o tamanho da organização cresce, não será viável usar o Excel para o gerenciamento de ativos. Será melhor usar uma solução dedicada de gerenciamento de ativos.
O Excel é bom para controlar o inventário?
O MS Excel pode ser usado para armazenar informações de inventário. Mas ele não pode rastrear automaticamente os ativos ou coletar informações sobre os ativos; os usuários terão de coletar os dados e inseri-los manualmente nas planilhas. Se a organização tiver um grande número de ativos e precisar coletar e atualizar diferentes tipos de informações, não será fácil usar o Excel para controlar o inventário.
Qual é a melhor maneira de monitorar os ativos?
O software ITAM seria a melhor maneira de monitorar os ativos. Para oferecer uma prestação de serviços contínua, as empresas precisam monitorar seus ativos continuamente em busca de anomalias. Elas devem ter tempo suficiente para corrigir os problemas antes que eles afetem a qualidade do serviço. Assim, uma solução ITAM robusta pode fazer o monitoramento automaticamente e emitir alertas se os parâmetros saírem dos valores predefinidos.
