Muitas empresas ainda utilizam o Excel para Gestão de Ativos. De acordo com um estudo do Gartner (2024), 41% das organizações recorrem a métodos manuais e 26% dependem de planilhas em suas operações diárias de inventário.
Pensando nisso, neste artigo vamos mostrar como aproveitar ao máximo o Excel nessa tarefa e disponibilizar um modelo gratuito para download, com todos os elementos necessários para você começar ou comparar com a planilha que já usa hoje.
E, não paramos por aí, apresentaremos também o InvGate Asset Management, nosso software dedicado à Gestão de Ativos, explicando por que pode ser a evolução natural do Excel na sua empresa.
Como o Excel pode ser usado para Gestão de Ativos?
O Excel pode ser usado para a Gestão de Ativos criando uma tabela estruturada para registrar detalhes importantes de cada ativo, como tipo, localização, proprietário e status, e atualizando-a manualmente à medida que ocorrem alterações.
Por que isso é uma boa ideia? Porque é simples, acessível e (mais importante) um bom ponto de partida para rastrear ativos. Além disso, o Excel, ou qualquer outra planilha, é uma ferramenta com a qual a maioria das pessoas está familiarizada e pode servir como base quando você estiver pronto para implementar uma ferramenta dedicada à gestão de seus ativos.
"Ainda acho que o Excel é muito eficaz para começar [...] Sempre há um ponto de partida."
Brian Skramstad
Principal de ITSM da Allianz Technology
Episódio 17 de Ticket Volume
Baixe um modelo de planilha de inventário de TI gratuito
Para ajudar você a começar, criamos um modelo pronto para uso com todos os campos essenciais de que seu inventário de ativos precisa. A configuração já está pronta, basta inserir os detalhes dos seus ativos e você terá um inventário completo e consolidado em poucos minutos.
O que monitorar em uma planilha de controle de ativos?
Depois de baixar o modelo, você poderá ver o tipo de informação que um time de TI deve acompanhar em cada ativo. A ideia é simples: registrar o que você tem, onde está, quem usa e em que estado se encontra.
Na prática, isso significa incluir colunas como tipo de ativo, fabricante, localização, responsável e validade da garantia. Também vale registrar custo e data de aquisição para monitorar o orçamento e planejar substituições.
O segredo é focar nos dados que realmente ajudam na tomada de decisão, seja para manutenção, orçamento, compliance ou segurança. Nada de preencher a planilha só por preencher.
Limitações do uso do Excel para Gestão de Ativos
O Excel é um ótimo ponto de partida para organizar seus ativos, mas não foi feito para atender às demandas da Gestão de Ativos moderna. À medida que sua empresa cresce, suas limitações ficam cada vez mais evidentes. É exatamente aí que as planilhas acabam ficando para trás.
1. Elas oferecem apenas uma visão estática
Uma planilha mostra seu inventário de ativos em um único momento no tempo. Depois de criada, qualquer alteração (desde a inclusão de um novo dispositivo até a aposentadoria de um antigo) precisa ser registrada manualmente.
Isso significa que seus dados podem ficar desatualizados rapidamente, dificultando decisões precisas e rápidas que dependem de uma visão em tempo real do seu ambiente.
2. Sem monitoramento em tempo real
Se um laptop ficar offline, um software precisar de atualização ou um dispositivo não autorizado aparecer na rede, o Excel não avisa. Você só vai perceber ao checar manualmente… ou quando o problema se agravar.
Sem monitoramento automático, pequenos problemas podem se tornar downtime, incidentes de segurança ou falhas de compliance.
3. Precisão e rastreabilidade limitadas
Entradas manuais dão margem a erros: digitação errada, registros duplicados e informações faltando são comuns em planilhas.
Além disso, como o Excel não registra histórico detalhado de alterações nem permissões granulares, fica difícil rastrear quem mudou o quê, um problema em auditorias ou investigações.
4. Controle de licenças complicado
Planilhas podem armazenar informações de licenças, mas não conseguem monitorar uso, vencimentos ou conformidade automaticamente.
Isso pode resultar em renovações perdidas, licenças não utilizadas e riscos em auditorias de fornecedores, gerando custos desnecessários ou penalidades.
5. Sem automação integrada
Qualquer atualização, relatório ou lembrete de manutenção no Excel precisa ser feito manualmente. Isso aumenta a carga de trabalho do time de TI, consome tempo e abre espaço para erros. Em ambientes com muitos ativos, a falta de automação dificulta manter dados atualizados e processos eficientes.
6. Difícil de escalar
À medida que a empresa cresce, o inventário também cresce e as planilhas grandes se tornam difíceis de manter, mais propensas a falhas e lentas para compartilhar. No fim, o esforço para manter tudo atualizado supera a conveniência inicial, criando um gargalo nas operações de TI.
Substituindo o planilha de inventário de TI pelo software ITAM
Já está claro que as planilhas são uma boa forma de começar a rastrear ativos, mas não conseguem oferecer a precisão, eficiência e escalabilidade que a Gestão de Ativos moderna exige. A boa notícia? Migrar do Excel para o InvGate Asset Management é simples.
Se você já tem seu inventário em nosso modelo do Excel (ou em qualquer outra planilha), pode importá-lo diretamente para o InvGate Asset Management em apenas alguns cliques. A plataforma suporta arquivos .csv e .xls, não exige programação e é intuitiva tanto para equipes técnicas quanto não técnicas.
E, depois que seus dados estiverem na ferramenta, os benefícios vão muito além do que o Excel pode oferecer:
- Inventário centralizado e atualizado – Mantenha todos os registros de hardware, software e também ativos não relacionados a TI precisos e em um só lugar.
- Múltiplos métodos de descoberta – Popule seu inventário automaticamente por meio de agentes, varreduras de rede, entradas manuais e integrações.
- Gestão do Ciclo de Vida dos Ativos – Planeje, implemente, mantenha e aposente ativos com monitoramento em tempo real de integridade e desempenho para identificar problemas antes.
- Automação – Elimine atualizações manuais repetitivas com alertas automáticos, relatórios agendados e ações de ciclo de vida.
- Orçamento e compliance mais inteligentes – Planeje compras e substituições com dados precisos, gerencie contratos e licenças para evitar gastos excessivos e penalidades.
- Relatórios e dashboards personalizados – Obtenha insights acionáveis sem trabalho manual de planilha.
- Mais segurança e conformidade – Reduza vulnerabilidades e esteja sempre pronto para auditorias, mantendo os ativos atualizados, monitorados e rastreáveis.
Com o InvGate Asset Management, você ganha mais controle sobre seus ativos, e com mais controle vêm menos riscos, menos penalidades e operações de TI muito mais fluidas.
E o melhor: você pode avaliar gratuitamente por 30 dias. Basta carregar seu inventário atual e, em minutos, terá um sistema centralizado e ativo, pronto para crescer junto com sua organização.
