Há muitas maneiras de abordar o Gerenciamento de Ativos. Tudo depende das suas metas pessoais, das capacidades da sua equipe e das necessidades da sua empresa.
Na verdade, de acordo com um estudo publicado pela Gartner em 2024, a maioria das empresas depende de métodos manuais (41%) e planilhas (26%) para suas operações diárias de Gerenciamento de Inventário. Portanto, há uma boa chance de você querer usar o Excel para o Asset Management.
Nesta postagem do blog, exploraremos como aproveitar ao máximo o Excel para o Gerenciamento de Ativos. Você também poderá fazer o download de um modelo do Excel com todos os elementos necessários para começar (ou talvez para compará-lo com o que você está usando atualmente).
Por fim, apresentaremos o InvGate Asset Management, nosso software dedicado à gestão de ativos, e explicaremos por que é uma ótima ideia começar a considerar a implementação de uma solução como essa.
Índice
- TL;DR
- O que está incluído no Asset Management?
- Como o Excel pode ser usado para o gerenciamento de ativos?
- Download do modelo do Excel para gerenciamento de ativos
- 10 motivos pelos quais usar o Excel para ITAM não é suficiente
- Substituição do modelo ITAM Excel pelo software ITAM
- Considerações finais
- Perguntas mais frequentes
TL;DR
- Excel como ponto de partida: Útil para o rastreamento básico de ativos, mas limitado em termos de escalabilidade, precisão e automação.
- Principais limitações do Excel: Nenhum monitoramento em tempo real, atualizações manuais propensas a erros e falta de integrações ou automação.
- Por que mudar para o software ITAM: InvGate Asset Management oferece inventário centralizado, processos automatizados, monitoramento proativo e relatórios robustos.
- Transição perfeita: Comece com o nosso modelo Excel gratuito e carregue-o na InvGate para obter uma solução ITAM eficiente e escalável.
- Recursos aprimorados: Recursos como gerenciamento de licenças, mitigação de riscos de segurança cibernética e otimização de custos excedem as possibilidades do Excel.
O que está incluído no Asset Management?
Como vamos explorar como aproveitar ao máximo o Excel para o Gerenciamento de Ativos, é essencial primeiro definir o que se enquadra no amplo conceito de Gerenciamento de Ativos e o que sua planilha deve permitir. Nem todas as organizações são iguais, e isso influenciará o escopo e as possibilidades de sua estratégia.
Se você está lendo isto, é provável que esteja usando o Excel para criar, atualizar e rastrear inventários de ativos. Tecnicamente, isso é chamado de Gerenciamento de Inventário e é uma parte crucial de qualquer estratégia eficaz de Gerenciamento de Ativos. No entanto, o Gerenciamento de Ativos e, especificamente, o Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) abrange as seguintes práticas:
- Gerenciamento de ativos de software - que inclui monitoramento de licenças de software, medição de software, gerenciamento de patches e muito mais.
- Gerenciamento de ativos de hardware - que inclui inventário de hardware, monitoramento de ativos e muito mais.
- Gerenciamento financeiro.
- Gerenciamento de contratos de TI - que inclui contratos de software (como autônomo, suíte, sistema operacional), contratos de SaaS e contratos de hardware (como contratos de arrendamento, manutenção, aluguel, suporte e garantia).
- CMDB - que inclui o banco de dados que armazena e gerencia informações sobre os vários componentes da infraestrutura de TI e um mapa visual que ajuda a simplificar o processo de gerenciamento e manutenção de um ambiente de TI.
- Relatórios - Os relatórios oferecem uma compreensão abrangente da infraestrutura de TI da sua organização e das despesas relacionadas, o que permite otimizar o orçamento e o desempenho da TI.
O que é gerenciamento de inventário?
O gerenciamento de inventário, em particular, envolve o rastreamento e o gerenciamento sistemáticos de todos os ativos físicos e digitais de uma organização. Isso inclui garantir que os dados sobre cada ativo - como tipo, localização, status e propriedade - sejam precisos e atualizados.
No entanto, o Asset Management vai além do simples inventário. Essa prática evoluiu significativamente ao longo do tempo. Hoje, quando falamos em Asset Management, estamos nos referindo à escalabilidade, à automação e, principalmente, à integração com outros sistemas. Dessa forma, as organizações estão aproveitando a prática para otimizar significativamente os custos e aumentar a eficiência relacionada ao funcionamento de seus ativos.
A esta altura, você já deve ter percebido que o uso de uma planilha de ativos provavelmente não dá conta do recado, mas vamos examinar mais de perto onde e por que isso acontece.
Como o Excel pode ser usado para o gerenciamento de ativos?
No episódio 17 do Ticket Volume, Brian Skramstad compartilhou sua experiência com o Excel. Ele mencionou, entre outras coisas, que é uma ótima ferramenta para começar - um bom "ponto de partida". Portanto, o Excel pode ser uma ótima ferramenta se você estiver apenas começando a criar seu inventário de ativos.
Na verdade, pode ser uma boa ideia começar com uma planilha, pois é uma ferramenta com a qual a maioria das pessoas está familiarizada, e depois usá-la como base quando estiver pronto para implementar uma ferramenta dedicada para gerenciar seus ativos.
Essencialmente, o Excel permite que você crie uma série de colunas para cada atributo de seus ativos. Como mencionamos anteriormente, esses atributos normalmente incluem nome, tipo, fabricante, modelo, status, proprietário, localização, ID de inventário e assim por diante. A lista pode continuar indefinidamente, dependendo das características que você deseja documentar em seu arquivo do Excel.
Em seguida, você pode criar linhas para cada um de seus ativos, sejam eles de hardware (como computadores, laptops, fones de ouvido, telefones etc.) ou de software (licenças de programas, sistemas operacionais, aplicativos etc.).
Faça o download de um modelo do Excel para gerenciamento de ativos
Para ajudá-lo a começar da maneira correta e com um modelo que garanta resultados, criamos um modelo com os campos básicos que todo inventário de ativos deve incluir. Os campos que adicionamos são os seguintes:
- Nome.
- Tipo.
- Fabricante.
- Modelo.
- Status.
- Proprietário.
- Localização.
- ID do inventário.
- Número de série.
- Data de aquisição.
- Tipo de aquisição.
- Fatura Pedido de compra.
- Fornecedor.
- Preço de aquisição.
- Preço atual.
- Porcentagem de depreciação.
- Centro de custo.
- Vencimento da garantia.
Tudo o que você precisa fazer é preencher a planilha do Excel com os dados correspondentes aos seus ativos. E pronto! Depois de preencher o modelo, você terá todo o seu inventário consolidado.
No entanto, como já mencionamos, esse inventário é estático. Você terá de atualizá-lo manualmente, o que significa que ele provavelmente se tornará obsoleto rapidamente.
Mas não se preocupe! É exatamente para isso que as ferramentas ITAM foram criadas. Você pode fazer o upload desse mesmo modelo como um CSV para a versão de demonstração do InvGate Asset Management e experimentar suas funções (sem compromisso!). Agora, vamos dar uma olhada mais de perto no motivo pelo qual essa é a sua opção mais conveniente.
10 razões pelas quais usar o Excel para a gestão de ativos não é suficiente
O gerenciamento de ativos pode ser significativamente aprimorado com o uso de um software dedicado de gerenciamento de ativos de TI. Embora o gerenciamento de ativos com o Excel possa parecer simples no início, a realização de um Gerenciamento de Ativos de TI adequado exige mais do que apenas planilhas - exige ferramentas especializadas como o software ITAM e, idealmente, um gerente de ativos de TI para supervisionar o processo de forma eficaz.
1. O gerenciamento de ativos não é apenas a manutenção de uma lista de ativos
O gerenciamento de ativos é muito mais do que manter uma lista de ativos pertencentes ou usados pela organização. Seu poder não é fornecido apenas pelo inventário em si, mas pelo que ele pode fazer depois de concluído.
Se você usa planilhas de gerenciamento de ativos no Excel, o que você tem é um instantâneo do estoque de ativos da sua empresa em uma data específica. Mas, para ter essa imagem, você precisa criar a planilha manualmente e preenchê-la com todos os ativos que precisa monitorar.
Isso dá margem a muitos erros. Erros nos números, erros de digitação, falta de normalização de dados e omissões são apenas alguns dos fatores que tornam as planilhas de rastreamento de ativos pouco confiáveis. Além disso, como não há rastreabilidade e os ativos não estão de forma alguma conectados à planilha, não é possível confiar que o inventário esteja atualizado ou que reflita o status atual do ativo. Portanto, tomar decisões com base nisso é arriscado, para dizer o mínimo.
Com o software ITAM, o que você obtém é uminventário dinâmico e confiável. Embora você possa começar fazendo o upload da sua planilha atual para o InvGate Asset Management, ao instalar um agente nos dispositivos da sua empresa (o que pode ser feito remotamente), você pode usar a ferramenta Network Discovery para identificar todos os ativos conectados à sua rede e preencher automaticamente o seu inventário de ativos de TI.
Além disso, depois que o Agent estiver instalado, você poderá mapear todos os softwares instalados - autorizados e não autorizados - e fazer com que ele apresente relatórios periodicamente. Assim, você estará rastreando os ativos e sempre terá um inventário atualizado para decidir a melhor opção para a sua empresa com base nas necessidades atuais.
2. O Excel não pode monitorar os ativos e fornecer atualizações de status em tempo real
Já dissemos queo uso de uma planilha para rastrear ativos é limitado, e esse é outro motivo para isso. Seus ativos de TI e o inventário deles seguem caminhos paralelos, mas separados. O que acontece em um deles não se reflete no outro.
Portanto, por um lado, seu inventário de ativos pode ficar rapidamente desatualizado. Por outro lado, o monitoramento manual dos ativos exigirá muitos recursos e simplesmente não é viável. Isso significa que você provavelmente descobrirá que algo está errado depois que o problema explodir.
Com o software de gerenciamento de ativos de TI, seusativos e o inventário estão conectados. O agente da InvGate informa periodicamente o que está acontecendo dentro de todos os dispositivos da sua organização, e você pode automatizar a varredura da rede para detectar novos dispositivos (o que é extremamente útil para evitar a TI sombra).
Além disso, se você configurar as regras de integridade, sua equipe de ITAM poderá monitorar constantemente o status dos ativos e receber alertas quando eles apresentarem mau funcionamento, precisarem de manutenção ou não estiverem funcionando com precisão. Ao monitorar os ativos, você pode oferecer uma experiência tranquila aos usuários finais, agir antes que surjam problemas e reduzir o risco (e os custos) do tempo de inatividade. Isso também garantirá que os ativos tenham uma longa vida útil.
3. Falta de rastreabilidade e normalização de dados
Outradesvantagem do uso de planilhas do Excel para o Asset Managementé a falta de rastreabilidade e normalização de dados. Em resumo, o Excel não oferece funções e permissões de usuário suficientes para garantir a rastreabilidade das edições de documentos. Além de não ser possível selecionar quais seções da planilha um usuário pode editar, também não é possível rastrear as alterações feitas por cada usuário.
Além disso, o Excel não consegue detectar semelhanças entre as entradas de dados. Assim, você pode ter o mesmo ativo registrado com nomes diferentes (por exemplo, uma licença do Adobe Photoshop pode estar em Adobe Photoshop, Adobe PS, APS e assim por diante).
Ambos os problemas desaparecem com o InvGate Asset Management. A solução fornece perfis de usuário para atribuir a quantidade certa de permissões à sua equipe de Asset Management, e você pode acessar os dados históricos a qualquer momento para revisar a atividade deles. E quanto às entradas de dados, ela os normaliza automaticamente, portanto, você não precisa se preocupar.
4. Você precisará de muitas soluções alternativas para gerenciar licenças com o Excel
O gerenciamento de licenças é outro aspecto importante do ITAM. Diferentes soluções têm diferentes tipos de licenças; algumas exigem uma licença por usuário, outras cobram por estação de trabalho e outras têm licenças flutuantes.
Sem o gerenciamento adequado de licenças, sua empresa pode acabar pagando mais do que o necessário. Além disso, você corre o risco de não cumprir os requisitos de licenciamento, incorrendo em penalidades caras se uma auditoria de software bater à sua porta.
Embora as equipes de ITAM possam gerenciar as licenças com o Microsoft Excel, elas provavelmente precisarão de muitas soluções alternativas e isso ainda não será tão fácil quanto uma solução dedicada.
5. Falta de automação
O ITAM é um processo que consome muitos recursos. Ele é responsável por um grande número de ferramentas, soluções e plataformas, e precisa estar constantemente em cima de todos esses ativos para garantir que eles estejam funcionando sem falhas. Como você pode imaginar (ou até mesmo perceber se estiver usando uma planilha), fazer isso manualmente consome muito tempo e é ineficaz.
O segredo para fazer isso corretamente - e evitar o monitoramento humano constante - é a automação. Com a automação, é possível reduzir em grande parte a carga de trabalho da sua equipe, evitando tarefas repetitivas. Por exemplo, se for necessário atualizar os laptops dos funcionários, eles não precisarão ir de cubículo em cubículo e instalar manualmente as atualizações.
Obviamente, o MS Excel não oferece o nível de automação que o Asset Management exige, mas o software ITAM sim. InvGate Asset Management lhe permite automatizar alertas, escaneamento de rede, atualizações de inventário, relatórios e muito mais.
6. Falta de relatórios de desempenho
E já que mencionamos os relatórios, vamos parar um momento para entender por que a falta dessa automação é crucial.Os recursos de relatórios são fundamentais na Gestão de Ativos de TI porque permitem que você tenha uma visão abrangente e atualizada do seu patrimônio de TI para que você possa planejar as finanças e tomar decisões de compra.
Dito isso, um arquivo do Excel não fornece relatórios automatizados aos seus usuários. Se você precisar deles, terá de criá-los manualmente, o que deixamuitamargem para erros. Quantas vezes você já teve que lidar com uma fórmula errada? Sabemos que pode ser exasperante consertá-la.
Mas com o software, os relatórios estão cobertos. Com InvGate Asset Management você pode personalizar os relatórios dos painéis com base nas métricas que lhe interessam. Além disso, é possível automatizá-los para que cheguem à sua caixa de entrada periodicamente, fornecendo novos insights para que você possa agir.
7. O Excel não consegue manter nem atualizar os ativos por conta própria
Para fornecer serviços de TI consistentes, melhorar a vida útil dos ativos e evitar riscos de segurança cibernética, os ativos da sua empresa precisam ser mantidos e atualizados regularmente. A atualização manual de um grande número de sistemas exigirá muitos recursos e há uma grande possibilidade de que alguns dispositivos percam suas atualizações.
Também se torna difícil controlar as versões de software dos diferentes ativos em uma planilha, principalmente porque os usuários finais aceitam atualizações nos dispositivos da empresa sem informar a equipe de TI. Eles simplesmente clicam no botão da caixa.
Mas o software de inventário pode monitorar tudo isso para você. O InvGate Asset Management's Agent informa periodicamente sobre o software, de modo que você pode saber em poucos cliques quais ativos precisam ser atualizados (e quais foram protegidos por seus usuários), ou se a sua capacidade atingiu o limite. Além disso, se você o tiver conectado ao InvGate Service Management, poderá criar tickets para atribuir a tarefa e resolver o problema.
8. Falta de integrações
Outro aspecto do ITAM em que o Excel deixa a desejar são asintegrações. Ao executar uma estratégia de gerenciamento de ativos, você não precisa apenas listar e monitorar os itens, mas também fazer as coisas em outros dispositivos. E, embora alguns deles possam ser acessíveis à sua equipe - como os servidores da empresa -, nas empresas modernas, os ativos raramente são mantidos em uma única sala; para equipes geograficamente distribuídas, eles podem até estar separados por continentes.
Portanto, você precisará acessá-los remotamente. Agora, se você estiver usando o Excel, precisará obter outras soluções para acesso remoto e não poderá vincular os dois para atualizar o arquivo. Enquanto isso, é possível integrar o InvGate Asset Management com um software como o TeamViewer e aproveitar a sua funcionalidade de desktop remoto sem sair da plataforma ITAM - e com a vantagem extra de rastreabilidade e atualização automática dos registros.
E não vamos nos esquecer de que, como mencionamos acima, a integração do software ITAM com seu help desk é uma maneira inteligente de aumentar a produtividade e a eficiência.
9. O Excel e o ITAM proativo são incompatíveis
Para obter o máximo de suas soluções de hardware e software, as empresas precisam de uma estratégia de ITAM proativa. Não é sensato (nem econômico) ficar correndo para tentar consertar as coisas. A abordagem correta é implementar uma mentalidade preventiva, em que você possa prever os requisitos futuros da organização, as expectativas dos funcionários e dos clientes e os possíveis problemas, e tomar decisões com base nisso.
Mas, para fazer isso, você precisa de dados granulares sobre o desempenho dos ativos da sua organização, o uso, as despesas associadas e as vulnerabilidades de segurança. E sim, você adivinhou certo, o MS Excel simplesmente não tem os recursos necessários para coletar esses dados. É possível armazenar informações e até mesmo visualizá-las (até certo ponto), mas você precisará de soluções separadas para coletar e filtrar esses dados.
10. O gerenciamento de ativos baseado no Excel não é escalonável
Para concluir essa lista de motivos pelos quais não é aconselhávelfazero gerenciamento de ativos com uma planilha do Excel, temos a falta de escalabilidade. Empresas muito pequenas, com apenas alguns laptops e uma impressora, podem fazer o Excel funcionar para o gerenciamento de ativos.
Porém, à medida que a organização cresce, ela precisará de mais ativos para atender às suas necessidades. Nesse ponto, até mesmo a simples tarefa de manter e atualizar as informações dos ativos nas planilhas do Excel logo exigirá muitos recursos.
E não se trata apenas de uma questão de documentação. Um grande número de ativos também aumentará os riscos associados. A organização estará mais suscetível a ataques cibernéticos e poderá cometer erros dispendiosos no gerenciamento de licenças. Para evitar isso, é melhor começar com uma solução dedicada de gerenciamento de ativos, mesmo que você tenha acabado de iniciar sua empresa.
Substituindo o modelo Excel de gerenciamento de ativos de TI pelo software ITAM
A esta altura, está claro que uma planilha do Excel pode ser um bom ponto de partida para o gerenciamento de ativos, mas não é de forma alguma escalável. A próxima etapa natural para os gerentes de ativos ou equipes responsáveis pelo rastreamento dos ativos de uma organização é implementar uma solução dedicada de gerenciamento de ativos. E é aqui que nos destacamos.
InvGate Asset Management é uma solução abrangente que não só permite criar e manter facilmente o seu inventário de ativos, mas também permite automatizar todo o ciclo de vida dos ativos, otimizar as despesas e vincular os ativos à geração de bilhetes através de seus recursos de integração. Além disso, com InvGate Asset Management você poderá superar as capacidades do Excel e alcançar:
- Um inventário centralizado e atualizado de software e hardware.
- Gestão de inventário não IT (que pode ser feito com códigos QR).
- Monitoramento de ativos para ficar de olho no desempenho dos ativos e resolver problemas antes que eles apareçam.
- Automação para liberar o tempo da sua equipe de tarefas repetitivas e concentrar sua atenção em tarefas mais importantes.
- Gerenciamento de contratos e licenças para garantir a conformidade e evitar multas.
- Medição de software para controlar o uso de licenças e garantir a distribuição correta das licenças.
- Relatórios periódicos para monitorar o desempenho da sua equipe e dos ativos e fazer os ajustes necessários.
- Uma melhor experiência para funcionários e clientes, garantindo um desempenho perfeito das ferramentas e dos ativos da organização.
- Um ambiente seguro, protegido contra possíveis ameaças cibernéticas, reduzindo o risco de tempo de inatividade dos ativos.
- Planejamento inteligente de despesas e orçamentos para investir com sabedoria (e economizar dinheiro em ativos desnecessários).
Além disso, sua experiência de usuário intuitiva, recursos de arrastar e soltar e várias maneiras de unificar seu inventário ajudam a reduzir os custos de troca. Se acrescentarmos a isso o fato de que não é necessário integrar toda a empresa para migrar de um modelo do Excel para o software ITAM (já que apenas a equipe de TI precisará estar ciente disso), a decisão é óbvia.
A melhor parte? Você já tem um inventário completo graças ao modelo de Excel que criamos para essa finalidade. Para começar a explorar o InvGate Asset Management, tudo o que você precisa fazer é carregar o arquivo no formato .csv. Ele importará automaticamente seus ativos para o sistema.
As etapas para fazer isso são simples e estão detalhadas na segunda folha do modelo.Se você já está animado, é hora de agir. Experimente o InvGate Asset Management gratuitamente por 30 dias e carregue seu inventário em apenas alguns segundos.
Considerações finais
O Excel é uma ferramenta útil para criar um inventário básico, mas tem seus limites quando se trata de gerenciar as complexidades do gerenciamento de ativos de TI. À medida que sua organização cresce, o mesmo acontece com as necessidades de gerenciamento de ativos, o que torna uma solução ITAM dedicada a próxima etapa lógica. Ferramentas como InvGate Asset Management simplificam os processos, reduzem o esforço manual e garantem que seu inventário seja sempre preciso e acionável.
Se você está pronto para atualizar sua estratégia ITAM, InvGate Asset Management oferece a solução perfeita. Com recursos como atualizações automatizadas de inventário, monitoramento proativo de ativos e integração perfeita com seu ecossistema de TI, ele capacita sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Experimente-o gratuitamente e veja como ele transforma suas operações de gerenciamento de ativos!
Portanto, você precisa de uma ferramenta que possa cobrir tudo isso e que acompanhe sua organização à medida que ela cresce. Quer ver o que InvGate Asset Management pode fazer por você? Solicite nosso teste gratuito de 30 dias e dê uma olhada! E se você ainda tiver dúvidas, pode agendar uma chamada com nossos especialistas para perguntar qualquer coisa.
Perguntas frequentes
1. Como faço para rastrear ativos no Excel?
Crie uma planilha com colunas para os principais detalhes dos ativos (por exemplo, nome, tipo, localização, status, número de série). Preencha as linhas com os dados correspondentes a cada ativo. No entanto, lembre-se de que as alterações devem ser atualizadas manualmente, pois o Excel não pode automatizar as atualizações.
2. Como você calcula o retorno sobre os ativos no Excel?
Use a fórmula: Retorno sobre ativos (ROA) = Lucro líquido / Ativo total. Insira os valores nas células do Excel e aplique a fórmula para calcular. Observe que qualquer alteração nos dados precisará ser atualizada manualmente, pois o Excel não oferece suporte à automação para atualizações dinâmicas.
3. Os gerentes de ativos usam o Excel?
Empresas muito pequenas que têm um pequeno número de ativos para gerenciar podem usar o Excel. Nesse caso, a função do MS Excel pode se limitar a manter o controle dos ativos, seus fornecedores, informações de suporte e seus patches de segurança.
Mas, à medida que o tamanho da organização cresce, não será viável usar o Excel para o gerenciamento de ativos. Será melhor usar uma solução dedicada de gerenciamento de ativos.
4. O Excel é bom para controlar o inventário?
O MS Excel pode ser usado para armazenar informações de inventário. Mas ele não pode rastrear automaticamente os ativos ou coletar informações sobre os ativos; os usuários terão de coletar os dados e inseri-los manualmente nas planilhas. Se a organização tiver um grande número de ativos e precisar coletar e atualizar diferentes tipos de informações, não será fácil usar o Excel para controlar o inventário.
5. Qual é a melhor maneira de monitorar os ativos?
O software ITAM seria a melhor maneira de monitorar os ativos. Para oferecer uma prestação de serviços contínua, as empresas precisam monitorar seus ativos continuamente em busca de anomalias. Elas devem ter tempo suficiente para corrigir os problemas antes que eles afetem a qualidade do serviço. Portanto, uma solução ITAM robusta pode fazer o monitoramento automaticamente e emitir alertas se os parâmetros saírem dos valores predefinidos.
