Gerenciamento de conformidade é o conjunto de práticas que mantém sua organização segura e em ordem. Implementado de forma eficaz, ele pode aumentar a confiança dos colegas e dos clientes, reduzir o potencial de exposição legal e apoiar a governança.
O processo de implementação tem seus desafios, pois é preciso coordenar diferentes equipes e, ao mesmo tempo, atender a uma série de normas e leis. No entanto, com uma estratégia sólida e uma ferramenta de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) que inclua recursos de conformidade, a tarefa será muito mais simples.
Venha conosco enquanto aprendemos como assumir um processo de gerenciamento de conformidade de TI e como simplificá-lo com o InvGate Asset Management.
Vamos começar.
Por que você precisa de um processo de gerenciamento de conformidade de TI?
Portanto, vamos começar fazendo a pergunta para a qual todos querem a resposta. Um processo de gerenciamento de conformidade de TI não é o mais fácil dos empreendimentos; ele exige esforço, tempo, dinheiro, pessoas, ferramentas e processos - e também não é um exercício único - então, por que precisamos dele?
Bem, a resposta simples é que ele mantém você longe de problemas. É o trilho de segurança que permite que a organização realize seus negócios de forma a garantir que seja legal, responsável, ética e proteja seu pessoal e seus dados.
A realidade é que é muito mais desafiador e caro lidar com o resultado de não ter os controles corretos em vigor. Sem o gerenciamento de conformidade, você pode facilmente se envolver em auditorias, multas e atividades de reconciliação que causarão trabalho adicional para a organização.
É importante mudar a perspectiva; em vez de ver a conformidade como um dreno de recursos ou uma despesa, devemos considerá-la um investimento na qualidade do serviço.
Ao implementar a conformidade de TI, você evitará a preparação de última hora e em pânico para auditorias, multas e retrabalho, pois não apenas reduzirá o risco de não estar em conformidade, mas também fortalecerá a estabilidade do serviço, pois reduzirá a probabilidade de interrupção do serviço devido a problemas de conformidade e não conformidade.
Elementos do processo de gerenciamento de conformidade
Agora que já deixamos clara a sua importância, vamos dar uma olhada no que é necessário para implementar um plano de gerenciamento de conformidade. Os elementos necessários para estabelecer um processo bem-sucedido incluem o seguinte.
Um conjunto sólido de objetivos
O gerenciamento de conformidade é um grande empreendimento e é importante que seja feito corretamente. Antes de criar políticas, processos e procedimentos, e antes de investir em ferramentas, entenda o que você deseja obter de sua prática. Qual é a sua principal missão? É estar em conformidade com uma norma ou requisito regulatório específico? Economizar dinheiro? Reduzir riscos? Consertar algo que já aconteceu anteriormente? Ter um controle melhor sobre as auditorias?
Se não tiver certeza sobre isso, pergunte às partes interessadas. Muitas iniciativas de conformidade enfrentam problemas porque o escopo não está claro ou porque as pessoas não têm certeza do que precisam para estar em conformidade ou do que devem priorizar. Resolvemos isso conversando com as pessoas. Incline-se para as equipes de negócios, gerência sênior, governança e risco. Chegue a um acordo sobre os objetivos como um grupo para que haja um conjunto comum de metas. Pontos de bônus? Todos concordam desde o início e sabem o que se espera deles.
Aprenda com os erros do passado
Reveja atividades de conformidade anteriores ou problemas anteriores sinalizados para a equipe de conformidade para entender por onde começar ou no que se concentrar. Entre os itens a serem examinados estão auditorias anteriores, registros, registros de riscos e projetos de conformidade em andamento.
Compreendendo o que causou dor no passado, preparação extra antes de auditorias externas, gastos excessivos para compensar multas ou trabalho adicional para tranquilizar clientes insatisfeitos, você pode criar um roteiro e gerar valor onde ele é mais necessário.
Acorde seu escopo
Depois de definir o que precisa alcançar e os possíveis desafios a serem observados, você deve definir sua esfera de ação. Delineie claramente o escopo de sua prática de gerenciamento de conformidade. Certifique-se de que seja fácil de entender, pois, se houver espaço para confusão, seu escopo se estenderá, tornando sua prática menos eficiente. Defina o que é coberto e quais aspectos de seu ecossistema de TI serão cobertos.
Crie sua equipe
Como nos filmes dos Vingadores, você precisará montar sua equipe de especialistas no assunto para criar sua prática de conformidade. Durante as etapas anteriores, você deve ter começado a delinear quem são os especialistas em relação aos diferentes campos de conformidade. Essa equipe deve incluir profissionais de TI, especialistas jurídicos e diretores de conformidade que possam ajudar a criar e implementar o plano.
Entenda seu cenário regulatório
Antes de começar a definir seus processos de documentação e conformidade, você precisa entender quais requisitos devem ser atendidos. Trabalhe com suas equipes de governança, risco e jurídica para identificar as leis e os regulamentos específicos do seu setor e da sua organização. Exemplos comuns incluem GDPR, HIPAA e SOX.
Crie sua documentação de apoio
Agora é hora de colocar tudo em ação. Desenvolva políticas, processos e padrões formais. O gerenciamento de conformidade de TI é um conjunto de práticas que precisa ser sustentado por uma política clara para que não haja espaço para nenhuma confusão.
Cada organização terá necessidades diferentes, mas os aspectos que sempre devem ser abordados incluem:
- Introdução e objetivo - Por que a conformidade é importante e como ela apoia a organização?
- Escopo - O que é coberto?
- Requisitos legais ou regulamentares aos quais o processo precisa dar suporte.
- Funções e responsabilidades - para que todos saibam o que se espera deles.
- Onde ir para obter ajuda e mais informações
Papéis e responsabilidades do gerenciamento de conformidade de TI
O gerenciamento de conformidade de TI não é nada sem seu pessoal. Aqui está um quadro das principais funções e responsabilidades envolvidas no plano de conformidade de TI:
| Role | Responsabilidades |
| Gerente de conformidade | Responsável pela prática de gerenciamento de conformidade. |
| Conselho de administração | Responsável pela conformidade e escalonamento de negócios. |
| CIO | Responsável pela conformidade e escalonamentos de segurança da informação. |
| Equipe jurídica | Fornecer conhecimento especializado sobre assuntos jurídicos de conformidade, fornecer atualizações sobre o cenário de conformidade em constante mudança e revisar contratos com fornecedores e parceiros para garantir que todos os requisitos de conformidade sejam atendidos. |
| Gerente de risco | Fornece experiência no assunto sobre gerenciamento de riscos, sustentando suas atividades de conformidade. |
| IT Security Manager | Fornece experiência no assunto sobre segurança da informação e atividades de resiliência cibernética. |
| Service desk de TI | A service desk é o ponto central de contato para todos os colegas ao relatarem problemas de TI - eles poderão identificar quaisquer problemas de conformidade e escalá-los quando necessário. |
| Equipes de suporte de TI | Fornece experiência no assunto sobre aspectos de TI de conformidade. |
| Change Management | Garantirá que todas as mudanças planejadas sejam autorizadas e gerenciadas adequadamente de acordo com os padrões atuais. |
| HR | Fornece suporte para qualquer RH, por exemplo, questões de conformidade e trata de processos disciplinares relacionados à não conformidade. |
| Equipe de auditoria interna | Realiza auditorias e avaliações internas de conformidade para garantir que tudo esteja como deveria estar e, se forem encontradas exceções, aconselha sobre a melhor maneira de lidar com elas. |
| Necessidades da função comercial | Implementar atividades de conformidade em suas próprias áreas. Garantir que as áreas estejam em conformidade com os padrões corporativos. |
Outras etapas do plano de gerenciamento de conformidade
Uma vez que você tenha tomado a decisão de se comprometer e esteja pronto para se esforçar como organização para implementar o Gerenciamento de Conformidade, é importante seguir um plano. Aqui estão as sete etapas a serem seguidas ao fazer isso.
1. Criar uma linha de base
Como mencionamos, você deve ter uma sólida compreensão do seu estado atual. Esse é um processo de linha de base, que tira um instantâneo do nosso cenário de conformidade e compreende todas as principais dependências e riscos para gerenciá-los.
Uma linha de base tem como objetivo obter uma parte mensurável do serviço para que ela seja documentada e adicionada ao seu sistema de gerenciamento de conformidade e ao registro de riscos, se for o caso. Isso garante que você tenha uma base sólida sobre a qual se apoiar e que tenha um ponto de referência para futuras iterações de processos e iniciativas de aprimoramento.
Então, como você realiza um exercício de linha de base na vida real? Nossa recomendação? Comece com seu requisito de conformidade mais crítico. Você sabe qual é. Ou seja, aquele que está no radar de quase todos os gerentes seniores. Aquele que é destacado no registro de riscos em todas as reuniões. Esse é o único.
Comece conversando com todos os envolvidos, desde as equipes de suporte até a empresa. Como parte do exercício de linha de base, chame a equipe de Gerenciamento de Riscos, se houver, para avaliar e identificar possíveis riscos de conformidade e vulnerabilidades em sua infraestrutura de TI e processos.
2. Treinamento de colegas
A conformidade é algo pelo qual todos são responsáveis, portanto, o treinamento dos colegas é fundamental. Depois de definir sua equipe e suas funções e responsabilidades, trabalhe com as equipes de RH e de Aprendizagem e Desenvolvimento para criar programas de treinamento. Isso deve garantir que todos os funcionários conheçam as obrigações de conformidade e entendam as políticas, os procedimentos e os padrões apropriados.
3. Continue criando seus procedimentos e instruções de trabalho
Também já falamos sobre a importância de definir políticas e processos claros que devem responder à área de trabalho e às necessidades específicas de sua organização. Agora é o momento de expandi-las com diretrizes detalhadas e instruções de trabalho que se alinham com os requisitos regulamentares que você identificou. Isso pode incluir controles de acesso, instruções de gerenciamento de dados, procedimentos de gerenciamento de incidentes, etc.
4. Monitore a conformidade
Implemente ferramentas de monitoramento para garantir a conformidade contínua. Se a sua organização tiver uma prática de gerenciamento de eventos, pergunte se ela pode gerenciar eventos e alertas de conformidade para que você possa automatizar tarefas rotineiras de conformidade, como monitoramento, revisão de logs, realização de avaliações de vulnerabilidade e rastreamento de acesso e alterações de dados.
No entanto, lembre-se de que o monitoramento de conformidade é um processo que pode ser realizado por meio de uma ferramenta de gerenciamento de eventos.
No entanto, lembre-se de que, com tantas informações circulando, não é difícil que as coisas se misturem. Para essa etapa, o recurso Software Compliance do InvGate Asset Management pode ajudá-lo a garantir que nada seja esquecido. Ele combina os dados do seu contrato com o uso de software relatado, permitindo que você monitore facilmente qualquer sistema fora de conformidade e outros aspectos importantes, como custos ou uso.
5. Inventário e classificação de dados
Identifique e classifique todos os dados de sua organização com base em sua sensibilidade, confidencialidade e requisitos regulamentares. Trabalhe com seu diretor de proteção de dados ou DPO para implementar medidas adequadas de proteção de dados para cada categoria.
6. Controle de acesso
Trabalhe com suas equipes de segurança de TI e gerenciamento de instalações para implementar controles de acesso robustos. Isso garante que somente o pessoal autorizado possa acessar dados confidenciais. Isso inclui acesso físico, autenticação de usuários, acesso baseado em funções e políticas de senhas fortes.
7. Ative a MFA
Este não é um requisito específico de conformidade, mas é uma boa ideia, portanto, tenha paciência conosco. Se você ainda não implementou a autenticação multifator ou MFA em sua organização, agora é a hora. Ter a MFA implementada significa que, mesmo que uma senha seja adivinhada, ela não poderá ser usada sem uma segunda senha de uso único emitida por chamada, texto ou aplicativo.
8. Criptografia de dados
Use a tecnologia de criptografia para proteger os dados confidenciais contra acesso não autorizado. Envolva suas equipes de DPO e de segurança de TI para garantir que qualquer criptografia usada possa ser integrada à infraestrutura atual, seja fácil de usar e esteja em conformidade com os regulamentos relevantes.
9. Plano de resposta a incidentes
Tenha um plano em vigor para quando as coisas derem errado. Sei que ninguém gosta de pensar em não estar em conformidade, mas, mesmo com toda a boa vontade do mundo, as pessoas cometem erros, portanto, tenha um plano que defina as medidas necessárias a serem tomadas em caso de violação de dados ou falha de conformidade. Certifique-se de que esse plano seja salvo de forma centralizada e testado regularmente e converse com a sua equipe de TI sobre a possibilidade de ter uma categoria de incidentes para problemas de conformidade.
10. Gerenciamento de fornecedores
Trabalhe com seus fornecedores, vendedores e parceiros terceirizados para garantir que eles estejam em conformidade com os regulamentos relevantes. Certifique-se de que os requisitos de conformidade sejam capturados em um nível contratual para que não haja espaço para confusão e todos saibam o que se espera deles.
11. Melhoria contínua
Finalmente, é hora de melhorar. As normas de conformidade mudam e você precisa ficar atento à sua prática para garantir que ela não fique para trás. Incorpore ciclos de atividades de revisão e aprimoramento em seu processo para se adaptar às mudanças nos regulamentos, na tecnologia, nas ameaças em potencial e nas necessidades comerciais.
Melhores práticas para o gerenciamento de conformidade de TI
Ao seguir as etapas de implementação, tenha em mente estas práticas recomendadas de gerenciamento de conformidade de TI:
- Criar um clube de cultura - Crie uma cultura em que os colegas se sintam seguros para levantar e discutir problemas e riscos de conformidade. Se as pessoas se sentirem à vontade para falar sobre possíveis problemas, é mais provável que se envolvam com o processo, pois se sentem apoiadas em vez de sob escrutínio.
- Incorpore-a às atividades cotidianas - A conformidade não é um exercício único (quem dera!), portanto, a maneira mais fácil de atacá-la é incorporá-la às suas atividades cotidianas. Se ela se tornar parte do trabalho diário, todos se sentirão à vontade para realizar as tarefas que se espera deles, pois isso faz parte de sua rotina normal.
- Seja proativo com a aplicação de patches- Aplique patches regularmente e teste sua prática de Gerenciamento de patches para evitar uma situação do tipo Schrodinger. Já que estamos falando de testes, teste também seu processo de backup e restauração. Nada é mais provável de levantar bandeiras vermelhas com um auditor do que se ele pedir para ver evidências de que algo foi restaurado com êxito a partir de um backup e ninguém sabe o que fazer.
- Use a automação para aliviar a carga- A automação pode tornar a conformidade mais fácil e mais eficiente, automatizando tarefas rotineiras, como monitoramento de eventos e gerenciamento de exceções.
- Tenha em mente que os relacionamentos são importantes - Crie relacionamentos sólidos com seus fornecedores e parceiros. Se você fizer revisões regulares dos serviços, terá menos probabilidade de não estar em conformidade sem saber, por exemplo, se estiver com licença insuficiente ou se não estiver em dia com as renovações obrigatórias de patches ou certificados. Tenha um cronograma de programações de auditoria e renovações para saber quando começar a planejar as renovações de certificados (e se puder automatizá-las, melhor ainda) e as atividades de auditoria.
- Tome proativo - Ao conversar com as partes interessadas, pergunte a elas quais são os riscos de conformidade que as mantêm acordadas à noite. Pergunte se eles têm alguma preocupação e adicione qualquer problema de conformidade ao seu registro de riscos.
- Continuar avançando - Sabemos que já dissemos isso anteriormente, mas é importante repetir quantas vezes forem necessárias. Os serviços de TI, os padrões, as regras, os requisitos regulamentares e os objetivos comerciais estão em constante evolução, portanto, inclua atividades de melhoria contínua em seu plano para manter-se alinhado com as necessidades de sua organização.
Resumindo
A implementação de um processo de gerenciamento de conformidade de TI o ajudará a gerenciar, controlar e proteger sua organização contra exposição legal, regulamentar e de reputação. No entanto, não se trata de um empreendimento pequeno. Requer um planejamento cuidadoso, a definição de objetivos claros e a incorporação de diferentes atividades para implementar, executar e melhorar a conformidade.
Para apoiar sua estratégia, uma ferramenta que incorpore recursos de conformidade o ajudará a manter seus dados organizados e a monitorar todas as instalações que estejam fora de conformidade. Lembre-se também de que seu processo deve conter atividades de melhoria contínua e ser revisado regularmente para garantir que permaneça adequado à finalidade.
E, se você quiser melhorar a conformidade, pode usar uma ferramenta que o ajude a manter os dados organizados e a monitorar todas as instalações que estão fora de conformidade.
E, se quiser ver por si mesmo como o InvGate Asset Management pode dar suporte ao seu gerenciamento de conformidade, solicite o nosso teste gratuito de 30 dias!
