Inventário de ativos fixos: um guia completo

Um inventário de ativos fixos identifica, contabiliza e registra esses ativos de forma precisa. Ele garante uma gestão eficiente dos recursos, evita perdas e mantém a contabilidade em dia. Os ativos fixos são a espinha dorsal de qualquer organização. De edifícios e maquinários a veículos e equipamentos, eles representam os recursos de longo prazo que mantêm as operações em andamento e impulsionam o crescimento do negócio. Compreender como rastreá-los, mantê-los e contabilizá-los é essencial.

Neste artigo, vamos conhecer o que são ativos fixos, como fazer a Gestão de Ativos Fixos, seus benefícios e práticas recomendadas para criar um inventário completo e realmente útil.

O que é um ativo fixo?

Ativos fixos são recursos tangíveis de longo prazo que uma empresa utiliza para operar e produzir bens ou serviços. Embora sejam essenciais para o negócio, são considerados de longo prazo porque não podem ser rapidamente vendidos ou convertidos em dinheiro. Exemplos comuns incluem edifícios, maquinários, terrenos, móveis e veículos.

Embora o termo geralmente se aplique a itens físicos, algumas empresas também classificam certos ativos intangíveis (como marcas registradas, patentes ou fundo de comércio) como ativos fixos quando proporcionam benefícios econômicos duradouros.

O que é a Gestão de Ativos Fixos?

A Gestão de Ativos Fixos é o conjunto de práticas para controlar todo o ciclo de vida desses bens, desde a aquisição até a baixa (venda ou descarte). Envolve planejar a compra (registrar custos, impostos e instalação), manter um cadastro atualizado dos itens, acompanhar sua alocação e condições de uso, registrar a depreciação e decidir quando substituir ou descartar o ativo.

Um processo bem estruturado de Gestão de Ativos Fixos garante planejamento de investimentos, dados contábeis precisos e conformidade com normas fiscais, além de evitar perdas e uso indevido dos bens. Em outras palavras, é a prática de monitorar e otimizar continuamente os recursos físicos da empresa, assegurando que sejam usados de forma eficaz e econômica.

Por que você precisa de um inventário de ativos fixos?

Um inventário de ativos fixos é essencial para o controle patrimonial e financeiro da empresa. Esse registro detalhado, que deve incluir cada bem, sua localização, valor e estado de conservação, evita perdas, furtos e erros de lançamento contábil. Um inventário preciso facilita auditorias internas e externas, pois garante que os relatórios contábeis reflitam fielmente os bens da empresa.

Além disso, ele permite cumprir obrigações fiscais (como o cálculo correto da depreciação) e auxilia na tomada de decisões estratégicas sobre substituições e novos ativos. Com os ativos devidamente etiquetados e registrados, os gestores podem planejar manutenções e substituições antes que ocorram falhas ou obsolescência, otimizando os recursos.

4 benefícios da Gestão de Ativos Fixos

Melhor controle patrimonial: um inventário formalizado melhora a gestão dos bens, pois cada ativo tem identificação única e histórico registrado. Isso proporciona visibilidade completa sobre onde cada recurso está e quem é responsável por ele, reduzindo perdas.
Precisão contábil e fiscal: com dados precisos de aquisição e depreciação, a empresa mantém registros financeiros confiáveis. O inventário atualizado garante que a depreciação seja lançada corretamente em cada período, apoiando a conformidade regulatória e as declarações fiscais.
Otimização de custos: o gerenciamento adequado evita compras desnecessárias, se um ativo existe mas não está registrado, a empresa pode acabar comprando outro igual. Além disso, identifica ativos obsoletos ou subutilizados, permitindo reparos ou o descarte no momento certo.
Tomada de decisão informada: dados de inventário permitem planejar investimentos e upgrades de forma estratégica. Saber exatamente quais ativos existem, em que condição e onde estão ajuda a decidir quando comprar novos equipamentos, renovar contratos de manutenção ou substituir máquinas por versões mais eficientes.

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Tipos de ativos fixos

O que é considerado um ativo fixo pode variar de uma organização para outra. Um trator, por exemplo, pode fazer parte do estoque de uma empresa que os fabrica, mas será um ativo fixo para uma fazenda que o utiliza na produção.

Mesmo com essas diferenças, a maioria das empresas agrupa seus ativos fixos em categorias comuns:

Terrenos
São um dos ativos mais estáveis que uma empresa pode possuir. Não se depreciam com o tempo, mas quaisquer melhorias realizadas (como cercas, iluminação ou estacionamentos) são registradas separadamente e depreciadas.
Edifícios
Incluem escritórios, fábricas, armazéns e lojas. São essenciais para as operações e normalmente se depreciam gradualmente ao longo de sua vida útil, refletindo desgaste e envelhecimento.
Máquinas e equipamentos
Englobam todas as máquinas e ferramentas usadas na produção de bens ou na prestação de serviços, como equipamentos industriais, maquinário de fabricação ou ferramentas de construção pesada.
Veículos
Carros corporativos, caminhões de entrega ou aeronaves são considerados ativos fixos quando apoiam as operações empresariais e têm uso esperado por vários anos.
Móveis e utensílios
Mesas, cadeiras, estantes, luminárias e outros itens similares compõem esse grupo. Esses ativos facilitam as operações diárias e costumam depreciar-se com o tempo.
Equipamentos de informática
Incluem computadores, servidores e periféricos usados em diferentes departamentos. Como seu ciclo de vida é mais curto em comparação a outros ativos, eles tendem a se depreciar mais rapidamente.
Software (em casos específicos)
O software pode ser considerado um ativo fixo se for adquirido, de propriedade da empresa e usado a longo prazo para apoiar as operações, como sistemas ERP ou contábeis. No entanto, softwares baseados em assinatura ou em nuvem (SaaS) geralmente são tratados como despesas operacionais, não como ativos fixos.

O processo de Gestão de Ativos Fixos

1. Planejamento e preparação

Antes de iniciar o inventário, seu objetivo e escopo devem ser definidos. Nessa fase, organiza-se a equipe responsável (por exemplo, do departamento financeiro e de patrimônio) e os recursos necessários, como formulários, leitores de código de barras ou tablets com sistema de gestão e etiquetas ou QR codes para marcação dos bens. Um plano detalhado de cronograma e áreas a serem inventariadas também é feito para garantir que nenhum setor seja esquecido.

2. Inventário físico e etiquetagem

Em seguida, realiza-se o inventário físico dos ativos fixos. Nesse passo, percorre-se cada local da empresa para listar todos os ativos existentes, conferindo patrimônio como máquinas, equipamentos, computadores, veículos, etc. Cada item é identificado e marcado com uma etiqueta patrimonial (QR code ou código de barras) única, facilitando conferências futuras. Registra-se ainda a localização atual do ativo, seu estado de integridade e o usuário ou setor responsável.

3. Avaliação e categorização

Após a identificação, cada ativo é avaliado e classificado. Isso inclui determinar o valor contábil ou de mercado do bem considerando a depreciação acumulada, além de organizá-lo em categorias relevantes (por exemplo, por tipo de equipamento, setor da ou empresa). Classificações claras ajudam no controle financeiro e no cálculo correto da depreciação. Também se anotam informações como vida útil estimada e eventuais garantias ou restrições de uso.

4. Registro e documentação

Com os dados coletados, passa-se ao registro formal de cada ativo a planilhas de controle de ativos fixos ou softwares de Gestão de Ativos. Cria-se um cadastro detalhado contendo o código do ativo, a descrição, o fornecedor, a data de aquisição, o custo, o valor residual estimado, a localização, o usuário e outras informações relevantes. Todo esse histórico documentado garante que qualquer consulta posterior sobre o patrimônio seja fácil e confiável.

5. Controle e manutenção contínua

Após o inventário inicial, é necessário realizar um controle permanente dos ativos. Isso envolve manter os registros sempre atualizados: toda alteração no status de um bem (realocação, manutenção, baixa) deve ser anotada no sistema. Recomenda-se criar rotinas de conferências periódicas e revisões. Um bom software de Gestão de Ativos ajuda a disparar alertas de manutenção preventiva, a calcular automaticamente a depreciação e a emitir relatórios regulares, garantindo que o inventário esteja sempre preciso. Em suma, o acompanhamento contínuo mantém os dados confiáveis e impede perdas ou falhas de controle no longo prazo.

Depreciação de ativos fixos

A depreciação é a perda gradual de valor de um ativo fixo ao longo do tempo devido ao uso, envelhecimento ou obsolescência tecnológica. Ela permite distribuir o custo de um ativo durante sua vida útil, refletindo melhor o desempenho financeiro real da empresa.

Exemplo: um caminhão comprado por R$ 250.000 e usado por cinco anos pode ser depreciado em R$ 50.000 por ano. Após três anos, seu valor contábil seria de R$ 100.000.

Os principais métodos de cálculo incluem:

Linear: o valor é reduzido de forma igual todos os anos.
Saldos decrescentes: maior depreciação nos primeiros anos.
Por unidade de produção: baseada no uso real (comum em máquinas e veículos).

Como a InvGate pode ajudar a construir um inventário de ativos fixos

Se a sua organização precisa gerenciar ativos fixos (especialmente aqueles que são principalmente de TI), o InvGate Asset Management é a solução ideal. Projetado para gerenciar ativos de TI e não de TI, ele oferece uma visão completa da sua infraestrutura, ajudando você a rastrear, manter e otimizar cada recurso ao longo de seu ciclo de vida.

Aqui estão alguns dos principais recursos que o InvGate Asset Management oferece:

Banco de dados de ativos centralizado - Crie e mantenha um banco de dados unificado de todos os seus ativos (ou um inventário de ativos fixos) com vários métodos de preenchimento. Você pode adicionar ativos fixos manualmente ou automaticamente, abrangendo todo o seu portfólio de ativos com o mínimo de esforço.
Rastreamento abrangente de ativos - Rastreie ativos em toda a sua organização, automaticamente para ativos de TI por meio do InvGate Agent instalado em computadores e servidores, e manualmente ou por meio de entradas personalizadas para ativos não relacionados a TI.
Rastreamento de ativos fixos - Para ativos físicos, a InvGate oferece rastreamento robusto de ativos de TI, além da impressão de QR Codes para fácil etiquetagem e identificação. Integrações adicionais estão em desenvolvimento para aprimorar ainda mais o rastreamento de ativos não relacionados à TI.
Cálculo automático de depreciação - O InvGate Asset Management calcula automaticamente a depreciação usando o método linear. Você pode definir regras por tipo de ativo, fabricante ou vida útil para manter dados financeiros precisos e planejar substituições com facilidade.
Relatórios e painéis personalizáveis - Gere relatórios automáticos e painéis visuais para monitorar o valor, a depreciação e o desempenho dos ativos. Esses insights auxiliam na tomada de decisões mais eficazes e no planejamento de longo prazo.

Quer ver tudo isso em ação? Comece sua avaliação gratuita de 30 dias do InvGate Asset Management e confira também a demo para conhecer seus principais recursos. Descubra como é fácil rastrear, controlar e otimizar todos os seus ativos fixos em um só lugar.

3 boas práticas para o controle de ativos fixo

Mantenha o inventário sempre atualizado: registre todas as aquisições, transferências e baixas de ativos assim que ocorrerem. Um inventário completo, incluindo localização, condição e valor de cada ativo evita perdas e simplifica auditorias internas e externas.
Use um software de gestão ou rastreamento: ferramentas especializadas automatizam a coleta de dados (por exemplo, com leitores de código de barras) e o cálculo de depreciação. Softwares de Gestão de Ativos simplificam muito o trabalho de monitorar e gerar relatórios sobre bens patrimoniais.
Etiquete os ativos: adote um sistema de etiquetas patrimoniais (códigos de barras ou QR codes) fixadas em cada bem. Com as etiquetas, é possível localizar e conferir rapidamente os ativos durante inventários físicos ou auditorias. Essa rastreabilidade melhora a visibilidade dos bens e assegura que não sejam confundidos ou esquecidos.

Perguntas frequentes

O que é um inventário de ativos fixos?

É um registro detalhado de todos os bens duráveis da empresa, incluindo informações como localização, valor de aquisição e estado de conservação. Esse cadastro preciso de todo o patrimônio garante que a contabilidade reflita corretamente a situação da empresa.

Por que minha empresa precisa fazer um inventário de ativos fixos?

Para evitar perdas e manter a organização patrimonial em dia. Um inventário atualizado ajuda a prevenir furtos ou desaparecimento de bens, além de assegurar que os relatórios contábeis estejam corretos e em conformidade com as exigências fiscais. Isso facilita auditorias e decisões como reposição ou realocação de equipamentos.

Por que usar um sistema ou software em vez de apenas planilhas?

Planilhas eletrônicas são suscetíveis a erros de digitação e falta de segurança (como alterações acidentais ou dados desatualizados). Um software dedicado automatiza processos como a coleta de dados e o cálculo da depreciação, reduzindo o trabalho manual e evitando inconsistências. Além disso, sistemas especializados geram relatórios customizados e atendem melhor às exigências contábeis e de auditoria, dando muito mais confiabilidade ao controle patrimonial.

Como calcular a depreciação de um ativo fixo?

Normalmente usa-se o método linear: subtrai-se o valor residual estimado (por exemplo, o valor de revenda) do custo do ativo e divide-se pela vida útil em anos. Por exemplo, se um equipamento custou R$ 10.000, tem valor residual de R$ 1.000 e vida útil de 5 anos, a depreciação anual será (10.000 – 1.000) / 5 = R$ 1.800 por ano. O sistema ou planilha de controle de ativos pode fazer essa conta automaticamente a cada ano.

O que são etiquetas de ativos fixos e para que servem?

São marcadores (placas ou adesivos com código de barras/QR code) colados em cada bem para identificar o patrimônio da empresa. As etiquetas agilizam o rastreamento físico: basta ler o código para saber imediatamente os dados do ativo no sistema. Isso torna mais fácil verificar se o equipamento está no local certo e em bom estado.