Pense em quanto tempo sua equipe de TI gasta por semana tentando localizar um equipamento, conferir a quem ele está atribuído ou verificar se o número de série no sistema bate com o que está fisicamente na mesa. Para muitos times de TI no Brasil, especialmente aqueles que gerenciam ambientes com hardware heterogêneo, escritórios em múltiplos andares ou filiais distribuídas, essa rotina é mais custosa do que parece.
O problema não é falta de dados: geralmente os dados existem em algum lugar. O problema é que eles não estão conectados ao ativo físico. A planilha diz uma coisa, o sistema diz outra, e o técnico em campo não tem como confirmar nenhuma delas sem abrir o laptop ou ligar para alguém.
É exatamente aí que a Gestão de Ativos com QR code faz diferença. Com uma etiqueta impressa e o app móvel do InvGate Asset Management, qualquer técnico pode apontar a câmera do celular para um equipamento e acessar o perfil completo em segundos (localização, responsável, garantia, histórico de tickets, custom fields). Sem scanner dedicado, sem consulta manual, sem ruído.
Este guia mostra como esse fluxo funciona na prática, do inventário à etiquetagem e ao escaneamento em campo, com as features reais do InvGate Asset Management.
Key takeaways
- QR codes permitem acessar o perfil completo de qualquer ativo de TI com um simples escaneamento pelo celular, sem precisar de scanners dedicados.
- Com o InvGate Asset Management, é possível gerar e imprimir QR codes diretamente da plataforma, individualmente ou em lote.
- Cada código está vinculado a um registro dinâmico: quando o ativo muda de localização ou responsável, a informação fica disponível na próxima leitura.
- QR codes são especialmente úteis para periféricos, impressoras e equipamentos que não suportam o agente de descoberta automática.
- O escaneamento pelo app móvel permite atualizar dados do ativo, mudar seu status e abrir tickets no InvGate Service Management, tudo no campo, sem abrir o notebook.
Como criar QR codes para Gestão de Ativos
Por que perder o controle de ativos de TI é mais caro do que parece
Um notebook desaparecido não é só um problema de inventário. É orçamento desperdiçado em reposição desnecessária, é risco de segurança se o equipamento estava com dados sensíveis, e é uma lacuna de conformidade que aparece na hora pior: durante uma auditoria ou ciclo de refresh.
A situação se repete com frequência em equipes de TI de médio porte: o sistema registra 80 notebooks ativos, mas ninguém sabe ao certo onde estão 15 deles. Impressoras, monitores, roteadores e outros periféricos raramente têm localização atualizada porque o agente de descoberta automática não alcança esses dispositivos. E quando alguém sai da empresa, os equipamentos atribuídos a ela raramente passam por verificação física imediata.
O resultado é um inventário que parece completo na tela, mas não reflete a realidade do ambiente. Isso afeta desde decisões de compra, como comprar equipamento que já existe em estoque parado, até a capacidade de responder a incidentes com precisão.
O que é Gestão de Ativos com QR code (e por que funciona para TI)
A Gestão de Ativos com QR code é a prática de vincular cada ativo físico a um registro digital por meio de uma etiqueta com QR code impressa e fixada no equipamento. Ao escanear a etiqueta com um celular, o usuário acessa instantaneamente o perfil completo daquele ativo na plataforma ITAM: dados de hardware, status, localização, usuário responsável, histórico de manutenção e tickets relacionados.
Na prática, o QR code para Gestão de Ativos funciona como uma ponte permanente entre o mundo físico e o registro digital. Não importa onde o equipamento esteja ou quem o esteja usando: a informação está sempre acessível, atualizada e vinculada ao ativo correto.
Para que esse fluxo funcione bem em ambientes de TI, o ideal é usar uma plataforma ITAM com gerador de QR codes embutido, não uma ferramenta externa de geração de códigos. Dessa forma, o código está diretamente conectado ao registro do ativo na plataforma, e qualquer atualização feita via escaneamento reflete imediatamente no inventário centralizado.
QR code vs. Código de barras vs. RFID: qual escolher para seu inventário de TI
Para a maioria dos ambientes de TI com ativos físicos mistos (notebooks, impressoras, monitores, roteadores, periféricos), o QR code oferece o melhor equilíbrio entre custo, praticidade e capacidade de dados.
Códigos de barras funcionam bem para identificação básica (número de série, ID de inventário) mas não suportam o link a registros completos com dados dinâmicos. O RFID faz sentido em ambientes com alta rotatividade de ativos e orçamento para infraestrutura de leitoras fixas, como armazéns ou hospitais. Para a realidade da maioria das equipes de TI brasileiras, rastreamento de ativos com QR code cobre o caso de uso com uma etiqueta impressa e o celular que o técnico já carrega.
Como usar QR codes para Gestão de Ativos com o InvGate Asset Management
O InvGate Asset Management suporta o fluxo completo de etiquetagem do inventário com QR code: desde o registro inicial do ativo na plataforma até a geração das etiquetas, impressão, escaneamento em campo e atualização de dados pelo app móvel. Não é necessário nenhuma ferramenta externa.
O fluxo segue seis passos claros, descritos abaixo.
Passo 1: construa o inventário antes de gerar os QR codes
Antes de imprimir uma única etiqueta, todos os ativos que serão rastreados precisam ter um registro no InvGate Asset Management. Esse é o passo mais importante: um QR code sem registro vinculado não tem utilidade.
O IGAM oferece quatro formas de popular o inventário de ativos de TI:
- Agente instalado no endpoint: para notebooks, desktops e servidores Windows, macOS, Linux e Android. O agente reporta automaticamente dados de hardware e software.
- Discovery de rede: varre o ambiente por faixa de IP e importa dispositivos conectados, como switches, impressoras em rede, access points, câmeras.
- Importação via CSV: para migrar registros de planilhas existentes ou de sistemas anteriores.
- Entrada manual: para ativos que não têm agente nem conectividade de rede — periféricos avulsos, projetores, equipamentos em estoque.
O ponto crítico aqui é que qualquer ativo adicionado por qualquer um desses métodos pode receber uma etiqueta QR. Isso significa que o mesmo fluxo funciona tanto para um notebook gerenciado pelo agente quanto para um monitor que foi inserido manualmente.
Passo 2: configure os dados do registro antes de imprimir
Com os ativos registrados, o próximo passo é garantir que cada perfil esteja completo antes de gerar a etiqueta. Isso importa porque tudo que estiver no registro vai aparecer quando alguém escanear o código no campo.
O InvGate Asset Management preenche automaticamente os principais campos de hardware para dispositivos gerenciados pelo agente ou descobertos via rede: fabricante, modelo, número de série, sistema operacional, usuário atribuído, localização e informações de garantia.
Para necessidades específicas de cada equipe, é possível criar custom fields, campos personalizados que complementam os dados padrão da plataforma. Usos comuns incluem:
- Data da última manutenção preventiva
- Data de fim de vida prevista
- Informações de compra (ordem de compra, fornecedor)
- Condição física do equipamento
- Número de patrimônio interno
Esses campos ficam acessíveis imediatamente quando o técnico escaneia o QR code pelo celular, o que torna o setup inicial diretamente relevante para o trabalho em campo.
Passo 3: gere e imprima as etiquetas QR
Com os registros prontos, selecione os ativos no Asset Explorer do IGAM e gere os QR codes diretamente da plataforma. É possível gerar individualmente ou em lote, útil ao receber um novo carregamento de equipamentos.
Na janela de configuração, é possível escolher o método de geração, o layout de impressão e o rótulo que vai aparecer junto ao código (como o Inventory ID do ativo).
O IGAM oferece dois formatos de saída:
- Geração direta em PDF: gera um arquivo com layout automático em folha A4, com múltiplas etiquetas por página. Adequado para qualquer impressora comum. Essa é a opção padrão para a maioria das equipes.
- Exportação CSV para impressora térmica: para equipes com impressoras térmicas dedicadas à etiquetagem, o CSV permite importar os dados e imprimir uma etiqueta por linha com o software da impressora.
Para garantir leitura confiável pelo celular, o tamanho mínimo recomendado de impressão é em torno de 2 cm × 2 cm. Etiquetas menores podem gerar falhas de leitura dependendo da câmera do dispositivo.
Passo 4: escaneie pelo app móvel e acesse o perfil do ativo
Este é o passo que fecha o loop entre o hardware físico e o registro digital.
Com as etiquetas fixadas nos equipamentos, qualquer técnico com o app móvel do InvGate Asset Management pode apontar a câmera do celular para o QR code e abrir o perfil completo do ativo em segundos. Sem scanner dedicado, sem laptop, sem precisar acessar a plataforma via navegador.
O que o técnico vê ao escanear:
- Status atual do ativo
- Localização registrada
- Usuário responsável
- Dados de hardware (fabricante, modelo, número de série)
- Informações de software (se aplicável)
- Histórico de atividades e tickets relacionados
- Custom fields configurados pela equipe
- Documentos anexados (contratos, manuais)
A partir do mesmo app, o técnico pode atualizar informações diretamente no campo: mudar o status do ativo, alterar a localização, trocar o responsável ou adicionar uma observação. Nenhuma dessas ações exige abrir o sistema no computador.
O recurso mais relevante para equipes que usam o InvGate Service Management em paralelo: com o rastreamento de ativos com QR code é possível abrir um ticket com os dados do ativo já carregados (modelo, número de série, localização, usuário atribuído). Isso elimina o vai-e-vem típico entre o técnico que está com o equipamento em mãos e o atendente que precisa dos dados para registrar o chamado.
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Casos de uso práticos: quando os QR codes fazem mais diferença
QR codes para Gestão de Ativos não são igualmente úteis para todos os tipos de hardware. Eles são mais valiosos nos cenários onde o discovery automático não alcança ou onde o controle manual gera mais atrito.
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Periféricos e equipamentos sem agente instalável. Impressoras, monitores, roteadores, switches, projetores e outros equipamentos de rede raramente têm um agente instalável. Sem etiqueta física, esses ativos ficam invisíveis para o inventário ou dependem de atualizações manuais que ninguém faz. Com uma etiqueta QR fixada, qualquer técnico pode conferir o status, a localização e o histórico de manutenção do equipamento sem nenhum sistema adicional.
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Auditorias físicas em campo. A auditoria de inventário tradicional exige que o técnico carregue uma lista impressa, confira cada equipamento e depois atualize o sistema na mesa. Com QR codes e o app móvel do IGAM, o fluxo se inverte: o técnico escaneia o equipamento onde ele está, confirma os dados no momento e segue para o próximo. Equipes com múltiplos andares, salas de servidores e locais remotos ganham especialmente com essa abordagem.
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Onboarding e offboarding. Durante o processo de offboarding, verificar rapidamente quais dispositivos estão atribuídos a um colaborador é uma das etapas mais demoradas e mais propensas a erros. Com QR codes, o técnico escaneia cada equipamento no momento da devolução, confirma a atribuição e atualiza o status imediatamente, sem consulta manual ao sistema.
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Ativos compartilhados ou em rotatividade de localização. Notebooks de treinamento, câmeras, microfones e outros equipamentos que circulam entre departamentos ou pessoas perdem o rastro com facilidade. A etiqueta QR garante que qualquer pessoa que interagir com o equipamento possa registrar a movimentação na hora, mantendo o registro atualizado sem depender de um processo centralizado.
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Equipamentos em locais remotos ou filiais. Para empresas com escritórios em diferentes cidades ou estados, manter o inventário físico atualizado é um desafio logístico. Com o app móvel do IGAM, um técnico local ou um responsável de TI na filial pode escanear os equipamentos do seu escritório e atualizar os registros na mesma plataforma centralizada, sem precisar de suporte presencial da equipe principal.
QR codes e Etiquetas Inteligentes: dois níveis de controle no InvGate Asset Management
O InvGate Asset Management combina dois mecanismos de controle que se complementam: QR codes físicos e Etiquetas Inteligentes digitais.
Os QR codes físicos são as etiquetas impressas e fixadas no hardware. Eles resolvem o problema da identificação no mundo físico: conectam o objeto real ao seu registro digital. Sem o QR code, o técnico que está com o equipamento em mãos não tem como acessar o perfil do ativo imediatamente.
As Etiquetas Inteligentes são regras automáticas configuradas dentro da plataforma que classificam e agrupam ativos com base em atributos ou condições. Por exemplo: qualquer ativo com garantia vencida recebe automaticamente a etiqueta "Garantia expirada". Um notebook sem usuário atribuído entra no grupo "Sem responsável". Um equipamento sem escaneamento nos últimos 90 dias é marcado para verificação.
A lógica que conecta os dois é simples: o QR code garante que o registro seja atualizado quando há interação física com o equipamento, e a Etiqueta Inteligente mantém o registro organizado e acionável automaticamente, com base nos dados que entram.
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Boas práticas para manter os códigos QR úteis ao longo do tempo
Gerar e imprimir etiquetas QR é a parte mais simples do processo. Mantê-las funcionais e úteis ao longo do tempo exige alguns cuidados operacionais.
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Onde fixar a etiqueta no equipamento. Escolha um local visível, de fácil acesso com o celular e protegido de desgaste físico. Em notebooks, o verso da tampa ou a lateral inferior são boas opções. Em impressoras e monitores, a parte posterior ou lateral. Evite superfícies que esquentam muito, bordas com alto atrito ou áreas cobertas durante o uso normal do equipamento.
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Como lidar com etiquetas danificadas. Etiquetas rasgadas, com sujeira acumulada ou parcialmente removidas podem falhar na leitura. O InvGate Asset Management permite regenerar o QR code de qualquer ativo a qualquer momento. O novo código aponta para o mesmo registro, sem perda de histórico. Ao detectar uma etiqueta danificada durante uma auditoria, gere o novo código, imprima e substitua na hora.
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Quando regenerar um QR code. Não é necessário regenerar o código quando o ativo muda de localização, responsável ou status, esses dados são dinâmicos e estão no registro, não no código em si. Regenere apenas quando a etiqueta física estiver ilegível ou quando o ativo for transferido de uma instância da plataforma para outra.
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Como manter os dados do registro atualizados após o escaneamento. O escaneamento por si só não atualiza os dados, é o técnico que, ao abrir o perfil via app, deve confirmar ou corrigir as informações. Uma boa prática é criar um custom field de "Data da última verificação física" e atualizá-lo em cada escaneamento durante auditorias. Isso permite filtrar no Asset Explorer quais ativos não foram verificados fisicamente nos últimos 30, 60 ou 90 dias.
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Auditoria periódica com scan em campo. Estabeleça uma cadência regular de auditoria física, trimestral ou semestral, dependendo do volume de ativos. Use o app móvel para escanear os equipamentos sala por sala, andar por andar, ou escritório por escritório. Ao final, o inventário no IGAM reflete exatamente o que existe fisicamente no ambiente.
Conclusão
O fluxo é simples quando cada parte está no lugar certo: registrar os ativos no inventário, configurar os campos do registro, gerar as etiquetas QR, imprimir, fixar nos equipamentos e escanear pelo celular no campo.
O que o InvGate Asset Management faz é fechar esse loop inteiro dentro de uma única plataforma sem ferramentas externas de geração de código, sem planilhas paralelas, sem depender de sistemas separados para o rastreamento físico e para os tickets de suporte. O QR code gerado na plataforma aponta para o registro da plataforma. O escaneamento abre o perfil na plataforma. A atualização de dados e a abertura de tickets acontecem na mesma tela.
Para equipes de TI que gerenciam ambientes com hardware físico heterogêneo — e especialmente aquelas com filiais, locais remotos ou alto volume de ativos não gerenciados por agente —, isso representa uma mudança concreta no controle do inventário.
Quer ver como funciona no seu ambiente? Solicite uma demo do InvGate Asset Management com um de nossos especialistas.
Perguntas frequentes sobre Gestão de ativos com QR code
O que é necessário para usar QR codes na Gestão de Ativos de TI?
Quatro elementos básicos: um inventário digital com os registros dos ativos, uma plataforma ITAM com gerador de QR codes embutido (como o InvGate Asset Management), uma impressora para as etiquetas (pode ser qualquer impressora comum com folha A4 ou uma impressora térmica para volumes maiores) e um celular com câmera para o escaneamento em campo. Não é necessário nenhum scanner dedicado.
QR code ou código de barras: qual é melhor para inventário de TI?
Para a maioria dos casos de inventário físico de TI, o QR code é a escolha mais completa. Ele armazena mais dados que um código de barras, pode ser escaneado com qualquer celular sem hardware adicional e está diretamente vinculado ao perfil completo do ativo na plataforma — incluindo histórico, custom fields e tickets. Códigos de barras são adequados para identificação básica, mas não suportam o link a registros dinâmicos da mesma forma. Se o seu ambiente exige rastreamento automático em alto volume sem linha de visão, aí o RFID entra como alternativa, mas com custo de implementação significativamente maior.
Como atualizar os dados de um ativo escaneando o QR code?
Ao escanear a etiqueta pelo app móvel do InvGate Asset Management, o perfil completo do ativo abre imediatamente. A partir dessa tela, é possível editar o status, mudar a localização, trocar o responsável, atualizar custom fields ou abrir um ticket no InvGate Service Management, com os dados do ativo já carregados automaticamente. Tudo no celular, sem precisar acessar a plataforma via desktop.
Independentemente de como os ativos são adicionados ao inventário, manualmente, por meio de importações, com o Agente ou por meio de fontes de descoberta, todos eles podem ser transformados em etiquetas de ativos com QR code na próxima etapa.
