Se você trabalha na área de TI, sabe que perder o controle de um ativo de hardware é mais do que um problema de inventário. Um laptop, monitor ou dispositivo de rede desaparecido pode levar a desperdício de orçamento, queda de produtividade, riscos de segurança e falhas de conformidade. É por isso que a identificação e o rastreamento precisos de ativos são partes essenciais para um checklist Gestão de Ativos de TI robusto.
Embora o termo "QR codes para Gestão de Ativos" possa ser aplicado a diversos setores e tipos de ativos, este artigo se concentra especificamente em ativos de hardware de TI. Analisaremos como as equipes de TI podem usar QR codes para etiquetar, rastrear e gerenciar dispositivos com mais eficiência e como o InvGate Asset Management ajuda a transformar esse processo em um fluxo de trabalho escalável e confiável.
Como criar QR codes para Gestão de Ativos
Por que você precisa de rastreamento de inventário por QR code?
Sua organização, equipe ou até mesmo você precisa de um sistema de rastreamento de inventário por QR code para evitar problemas comuns na Gestão de Ativos de TI. Os ativos se perdem, as auditorias ficam mais lentas, os registros se tornam obsoletos e fica cada vez mais difícil saber quem está usando cada dispositivo e onde ele está.
É aí que o rastreamento de inventário por QR code faz toda a diferença. Os QR codes ajudam a prevenir essas situações, ou a evitar que elas se agravem, possibilitando duas coisas fundamentais: visibilidade completa dos seus recursos de TI e acesso instantâneo a informações precisas sobre os ativos sempre que alguém precisar. Com o rastreamento de ativos por QR code e etiquetas de ativos com QR code devidamente atribuídas, as equipes podem identificar equipamentos mais rapidamente e manter os dados dos ativos mais fáceis de verificar.
Em geral, isso é feito por meio de software. Em alguns casos, pode ser uma ferramenta especializada na geração de QR codes, mas em ambientes de TI é mais comum usar um software de Gestão de Ativos de TI com recursos integrados de QR code. Dessa forma, as equipes podem não apenas criar e imprimir códigos, mas também vinculá-los a registros completos de ativos, manter as informações atualizadas e oferecer suporte à leitura móvel nas operações diárias.
QR codes vs. Códigos de barras vs. RFID: principais diferenças
Utilizar QR codes para rastreamento de ativos é uma opção flexível e econômica, pois eles podem armazenar mais dados do que códigos de barras e se conectam diretamente a registros detalhados dos ativos. Podem ser lidos com qualquer smartphone, o que facilita a implementação em diversas equipes sem a necessidade de hardware adicional. Para a maioria dos ambientes de TI, oferecem o melhor equilíbrio entre simplicidade, visibilidade e usabilidade.
Os códigos de barras são uma alternativa mais simples, projetados principalmente para identificação básica em vez de rastreamento detalhado. Geralmente contêm informações limitadas e exigem leitores dedicados, o que reduz a flexibilidade nas operações de TI do dia a dia. Funcionam bem para listas de inventário simples, mas são insuficientes quando se precisa de um contexto mais rico sobre os ativos.
As etiquetas RFID são projetadas para velocidade e automação, pois podem ser lidas em massa sem necessidade de linha de visão direta e são altamente duráveis. São ideais para ambientes de alto volume onde os ativos se movimentam constantemente, mas exigem leitores especializados e um investimento inicial maior.
Quando usar cada um?
Os QR codes geralmente são a melhor opção quando você precisa de uma maneira prática e de baixo custo para rastrear ativos e conectar cada item a um registro detalhado. Os códigos de barras são suficientes quando seu objetivo é a simples identificação e você não precisa de muito contexto além da identificação do ativo. A tecnologia RFID faz sentido quando os ativos estão em constante movimento, a velocidade é crucial e os ganhos operacionais justificam o investimento maior.
Usando o InvGate Asset Management como seu software de rastreamento por QR code
Para usar QR codes de forma eficaz, o primeiro passo é criar um inventário de ativos unificado. No InvGate Asset Management, isso é fácil, pois a plataforma oferece diversas maneiras de adicionar ativos, dependendo do tipo de ambiente que você gerencia e dos dados que você já possui.
1. Crie um inventário unificado de ativos
Para usar QR codes de forma eficaz, o primeiro passo é criar um inventário de TI completo. Com o InvGate Asset Management, as equipes podem criar registros de ativos individuais ou importá-los em massa usando um arquivo CSV. Há também um modelo para download que você pode usar para organizar as informações, editá-las e carregá-las na plataforma, o que facilita o início rápido com registros estruturados.
A plataforma também oferece suporte a outros métodos de preenchimento de inventário que ajudam a expandir e manter a visibilidade ao longo do tempo. Você pode instalar o Agente de Gerenciamento de Ativos do InvGate em dispositivos para que eles reportem dados de ativos à plataforma regularmente, e pode usar a descoberta de rede para identificar e incorporar ativos conectados à sua rede.
Esse ecossistema de descoberta é ainda mais ampliado por meio das integrações do InvGate com fontes adicionais, como Google Cloud Platform, Microsoft Azure, Microsoft Intune, Jamf e outras, ajudando você a consolidar dados de ativos de todo o seu ambiente de TI em um único inventário.
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Independentemente de como os ativos são adicionados ao inventário, manualmente, por meio de importações, com o Agente ou por meio de fontes de descoberta, todos eles podem ser transformados em etiquetas de ativos com QR code na próxima etapa.
2. Enriqueça os registros de ativos antes de etiquetá-los
Antes de gerar QR codes, é importante garantir que cada registro de ativo contenha as informações corretas para suportar a etiquetagem de ativos de TI. O InvGate Asset Management preenche automaticamente muitos atributos de ativos, e esses detalhes variam dependendo do tipo de ativo, por exemplo, fabricante, modelo, número de série, sistema operacional, usuário atribuído, localização ou dados de garantia.
Se sua equipe de TI ou organização precisar rastrear dados adicionais, você também pode criar campos personalizados para tornar o inventário totalmente adaptável aos seus processos. Os clientes costumam usá-los para adicionar detalhes como a data da última manutenção, datas de fim de vida útil ou informações de compra (entre outras coisas). Esses detalhes ficam muito mais fáceis de acessar quando os usuários escaneiam o QR code com seus celulares.
Observação: esse tipo de contexto de ativos se tornará ainda mais poderoso com as Recomendações Inteligentes do InvGate, que ajudarão as equipes a identificar ações relevantes e oportunidades de melhoria com base nos dados dos ativos, tornando os registros mais úteis para as decisões do dia a dia.
3. Gere, exporte e imprima os QR codes
Assim que seus registros de ativos estiverem prontos, você poderá selecionar um ou mais ativos no Explorador de Ativos e gerar seus QR codes diretamente do InvGate Asset Management. Na janela de configuração, você poderá escolher o método de geração, o layout de impressão e a etiqueta que aparecerá com cada código, como o ID do Inventário.
A partir daí, você pode exportar os QR codes no formato que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho e imprimi-los para etiquetagem física. Se estiver imprimindo em papel padrão A4 ou carta, o layout de ajuste automático ajuda a distribuir vários QR codes de forma eficiente pela página. Se estiver usando uma impressora térmica, a opção de um código por linha é a melhor, pois gera um QR code por linha e facilita a impressão de etiquetas.
Para obter os melhores resultados, o QR code deve ter pelo menos 1,6 x 1,6 cm. Também é importante revisar as configurações de impressão antes de imprimir, especialmente margens, escala, cabeçalhos e rodapés, orientação da página e destino da impressora. Depois de impressas, suas etiquetas de identificação com QR code estarão prontas para serem colocadas nos respectivos equipamentos, facilitando o rastreamento de hardware nas operações diárias de TI.
4. Escaneie, verifique e audite ativos pelo celular
Após a impressão e fixação das etiquetas de identificação de ativos com QR code, as equipes podem escaneá-las a partir de um dispositivo móvel para abrir instantaneamente o perfil do ativo. Isso lhes proporciona acesso rápido a detalhes importantes, como status, localização, proprietário, etiquetas, dados de hardware, informações de software, documentos e histórico de atividades.
A partir do mesmo fluxo de trabalho no dispositivo móvel, as equipes também podem atualizar informações selecionadas de ativos em campo. Por exemplo, podem editar o status, a localização, o proprietário e as etiquetas. Isso torna o rastreamento de ativos por QR code mais prático para auditorias, tarefas de verificação e controle de estoque diário.
Resumo rápido
- Os QR codes ajudam as equipes de TI a rastrear ativos de hardware com mais precisão, reduzir o trabalho manual e acessar registros de ativos mais rapidamente.
- Os QR codes costumam ser a melhor opção quando você precisa de uma maneira prática e de baixo custo para identificar ativos físicos e conectá-los a registros detalhados. Os códigos de barras atendem a necessidades de identificação mais simples, enquanto a tecnologia RFID faz mais sentido quando a velocidade e a capacidade de leitura em massa justificam o custo mais elevado.
- O InvGate Asset Management oferece suporte a todo o fluxo de trabalho, desde a criação e o enriquecimento de registros de ativos até a geração, impressão e leitura de QR codes a partir de um dispositivo móvel.
- O próximo passo é colocar isso em prática com um inventário unificado e um processo de etiquetagem baseado em QR Code, desenvolvido para as operações de TI do dia a dia.
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