Ideas para diseñar tu portal de autoservicio

InvGate junio 24, 2021

Imagina esto: aparece un nuevo parche de seguridad y tienes que instalarlo en cada uno de los dispositivos de tu empresa. Para algunos puede ser un proceso automático; pero para otros, quizás con hardware más antiguo, se necesita la ayuda de un equipo de IT. Tu fuerza laboral está descentralizada y distribuida a lo largo de diferentes locaciones, y atrás quedaron los días en los que los usuarios podían cruzarse en persona con un miembro del equipo de IT y decirle “Necesito tu ayuda”. 

Entonces, ¿qué hacen los usuarios? Recurren al correo electrónico (o, peor aún, a llamadas telefónicas). Los miembros del equipo de IT terminan abrumados por la inmensa cantidad de solicitudes que se efectúan por estos medios de comunicación ineficientes y se ven obligados a documentar manualmente cada pedido, realizar un seguimiento manual de cada uno de ellos y ponerse al día con la interminable montaña de obligaciones que estas situaciones acarrean. Los usuarios se frustran, los miembros del equipo de IT se abruman y la productividad se estanca.

Y no se necesita un parche de software en toda la empresa para desencadenar un escenario como este. Lo mismo podría ocurrir con procesos más simples como la incorporación de nuevo personal, la solicitud de nuevos dispositivos o la programación de capacitaciones. Un portal de autoservicio no es solo una herramienta que le brinda una solución al usuario; es una solución en sí misma.

Beneficios de un portal de autoservicio

“Dejar que los usuarios se sirvan a sí mismos”.

Un portal de autoservicio mejora considerablemente la experiencia digital del usuario, ya que le brinda la posibilidad de tener el control de su propia solicitud, hacerle un seguimiento rápido y conectarse con facilidad con los miembros del equipo de IT. Esto no solo genera una mayor motivación y eficiencia entre las partes, sino que también disminuye el costo del servicio.

A continuación, les compartimos algunos beneficios inmediatos que brinda un portal de autoservicio:

  • Reducción del tiempo de respuesta. Ya no será necesario ponerse al día a través de medios de comunicación anticuados e ineficientes. Los equipos de IT podrán responder rápidamente las solicitudes en tiempo y forma.
  • Reducción de la cantidad de llamadas. A través de un portal de autoservicio con acceso a una base de conocimiento fácil de navegar, los usuarios podrán encontrar respuestas y soluciones por sí mismos. 
  • Incremento de la satisfacción del usuario. Una experiencia más eficiente para todos significa una menor carga laboral y una mayor motivación.
  • Incremento del soporte general. Un mayor número de usuarios se animará a solicitar ayuda una vez que sepan que pueden hacerlo con facilidad desde el portal.

Ejemplos de diseño de un portal de autoservicio

Si utilizas un sistema de mesa de ayuda con funcionalidades de autoservicio, entonces quizás te interese contar con algunas ideas para diseñar tu portal. Aquí te compartimos algunos diseños elegantes y efectivos para que te vayas haciendo una idea. Portal

Portal de autoservicio para una empresa biomédica. Una barra de búsqueda predominante y accesible les permite a los usuarios navegar con facilidad por la base de conocimiento de la empresa y encontrar lo que están buscando sin ningún problema.

Restaurant---portal

Portal de autoservicio para un restaurante. Los íconos grandes y las descripciones claras hacen que esta herramienta sea extremadamente simple para usuarios con cualquier nivel de conocimiento técnico.

Retail-portal

Portal de autoservicio para un negocio minorista. El branding es un aspecto importante para un portal de autoservicio; el objetivo es que se sienta como parte de la empresa y refuerce su identidad.

University---portal

Portal de autoservicio para una universidad. Un catálogo de servicios claro es fundamental para un portal de autoservicio (aquí tienes algunos consejos para crear uno excelente).

kids-education---portal

Portal de autoservicio para educación preescolar y primaria. Los diseños amigables son importantes para cualquier industria. Para lograr eso, necesitas una herramienta que te permita personalizar tu portal de servicios de acuerdo a tus necesidades para reflejar la identidad de tu empresa. 

Estos son algunos ejemplos de diseño para un portal de autoservicio en diferentes rubros. No te olvides de seguirnos para acceder a más consejos relacionados al autoservicio y a mejorar la experiencia del cliente. 

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