Cuando tienes que comprar una nueva solución de IT para tu organización, solo debes concentrarte en encontrar el producto adecuado e implementarlo lo antes posible. Sin embargo, si no cuentas con un proceso estructurado de adquisición de software, dicha tarea puede conducir a gastos excesivos, a riesgos por incumplimiento o simplemente a elegir herramientas que no se ajustan a tus necesidades.
En este artículo, examinamos más de cerca el Proceso de Adquisición de Software, los tipos de soluciones y los pasos para organizar tu entorno actual, así como las formas prácticas de mejorar el procedimiento. Además, te mostramos la manera en que herramientas como InvGate Asset Management agilizan estos esfuerzos.
¿Qué es un Proceso de Adquisición de Software?
Un Proceso de Adquisición de Software se refiere a los pasos involucrados en la selección, compra e implementación de soluciones de IT dentro de una organización.
Ya sea que elijas licencias para el software tradicional, abordes la transición a servicios basados en la nube o te suscribas al SaaS (Software como Servicio), el procedimiento garantiza que dichos instrumentos se alineen con los requerimientos empresariales y aporten valor a lo largo del tiempo.
Un sólido proceso de este tipo no se centra únicamente en conseguir el software al mejor precio: se trata de comprender el Coste Total de Propiedad (TCO - Total Cost of Ownership), garantizar la compatibilidad con la infraestructura actual, gestionar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y evitar gastos innecesarios. El objetivo final es asegurarse de que la solución sea beneficiosa para la organización tanto desde el punto de vista operativo como financiero.
La disponibilidad de una iniciativa bien definida es aún más importante si se tiene en cuenta que las herramientas digitales evolucionan constantemente y que las organizaciones dependen cada vez más de servicios basados en la nube y en suscripciones.
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¿Por qué necesitas un mejor proceso para la evaluación y adquisición de software nuevos?
Un proceso para la evaluación y adquisición de software nuevos ayuda a las empresas a evitar errores comunes como el gasto excesivo, los riesgos por incumplimiento y las ineficiencias operativas.
Como ya mencionamos, las organizaciones pueden perder rápidamente el control sobre el inventario de software y los costos relacionados. Aquí encontrarás más información sobre las razones de mejorar el procedimiento:
Control de costos
Sin una visión clara del software que se utiliza en toda la empresa, posiblemente se compren licencias o suscripciones innecesariamente.
Las adquisiciones redundantes no sólo incrementan los costos, sino que también generan trabajo administrativo adicional al momento de gestionar el exceso de dichas licencias o cancelar las suscripciones.
Además, el auge del SaaS y del software en la nube provocó un cambio de afrontar gastos iniciales a hacerlo con pagos recurrentes, que pueden convertirse en una bola de nieve, especialmente si la solución de IT que ya no se requiere sigue renovándose sin la supervisión adecuada.
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Cumplimiento y seguridad
La gestión de las licencias de software implica algo más que el seguimiento de las compras. Cada una de ellas viene con términos y condiciones particulares que deben cumplirse, de lo contrario tu empresa se enfrentará a sanciones o multas. Esto es importante especialmente en sectores en los que la privacidad y la seguridad de los datos se encuentran muy reguladas.
Por ejemplo, si una organización no informa del uso o no acata los acuerdos de licencia, podría enfrentarse a costosas auditorías y penas. Peor aún, si no se encuentra al día en los aspectos de seguridad del software será vulnerable a los ciberataques.
Evitar redundancias
Sin un Proceso de Adquisición de Software bien definido, es fácil que los equipos compren soluciones de IT de forma independiente, que a menudo implica herramientas redundantes abocadas a realizar las mismas tareas.
Por caso, varias áreas podrían utilizar diferentes plataformas de gestión de proyectos o de colaboración cuando una única solución sería suficiente.
Un mejor procedimiento de adquisición de software garantiza que cada instrumento sea evaluado por su compatibilidad con los sistemas existentes y por su contribución global a la productividad de la organización. Esto evita la proliferación de herramientas innecesarias o duplicadas, a la vez de simplificar el soporte, la formación y la integración.
Modalidades de adquisición del software
El tipo de solución de IT desempeña un papel importante en el proceso de compra y en la estrategia de gestión.
En las siguientes líneas enumeramos las modalidades de adquisición del software.
Licencias tradicionales
Se trata de una licencia única que habilita a utilizar el producto para un número determinado de usuarios o dispositivos. Una vez adquirida, la empresa es propietaria de la misma indefinidamente, aunque posiblemente tenga que pagar por el mantenimiento o la asistencia.
Las licencias tradicionales eran habituales antes de la generalización de la computación en la nube, que proporciona mayor flexibilidad.
Software de código abierto
El software de código abierto permite a las organizaciones utilizar, modificar y distribuir dicha solución sin pagar derechos de licencia. Aunque se reducen los costos iniciales, requieren más experiencia y recursos internos para su mantenimiento y soporte.
Servicios de suscripción
Los modelos basados en suscripciones ofrecen a las empresas la flexibilidad de pagar por el software en función de la utilización, las funciones o el número de usuarios. Este enfoque es común especialmente en las soluciones en la nube y SaaS.
Este enfoque permite ajustar el uso del software según sea necesario, a la vez que resulta beneficioso para evitar gastos excesivos.
¿Cómo prepararse para la adquisición de software?
Antes de comenzar con el procedimiento para la adquisición de software, es importante organizar tu entorno actual: auditar y planificar con antelación garantiza que no se duplicarán compras ni se gastará de más y que la solución se integrará bien con los sistemas existentes.
Aquí, una guía paso a paso para prepararse para el Proceso de Adquisición de Software, junto con la forma en que InvGate Asset Management puede ayudar en el procedimiento.
Paso 1: crear un inventario de tus productos de software y licencias existentes
El primer paso es realizar una auditoría exhaustiva del software existente, lo cual incluye documentar los productos, las versiones y las licencias, así como el uso de cada herramienta.
InvGate Asset Management simplifica este proceso gracias a sus capacidades de escaneo basadas en agente y en red, que automatizan el proceso del inventario, minimizan los errores manuales y aseguran una visión completa de tus activos de software. De este modo, la organización sabrá qué productos siguen en uso y cuáles hay que eliminar, reduciendo las licencias redundantes y los costos.
Paso 2: analizar el uso y optimizar las herramientas
Tras disponer de una imagen clara del inventario de software, el siguiente paso es analizar el uso de cada herramienta: ¿Todos la utilizan en su máximo potencial o algunas se subutilizan?
La función de medición de software de InvGate Asset Management realiza un seguimiento del uso de las aplicaciones en cada dispositivo. Estos datos ayudan a tomar decisiones informadas sobre qué solución merece la pena conservar.
De este modo, se optimizan las licencias en función de las necesidades reales y, potencialmente, se reasignan otras a ciertos departamentos o se cancelan las suscripciones no utilizadas.
Paso 3: fijar un presupuesto
Para crear un presupuesto, hay que tener en cuenta el Coste Total de Propiedad (soporte, actualizaciones y mantenimiento), así como cualquier gasto potencial oculto, como capacitaciones o integraciones.
Las herramientas de presupuestación de InvGate facilitan la gestión de los costos al proporcionar información sobre el uso y las renovaciones de las licencias, permitiendo predecir los gastos futuros del software con mayor precisión.
Paso 4: planificar el despliegue del software
Después de la adquisición de software sigue la fase de despliegue, que es crítica porque implica ponerlo en funcionamiento en toda la organización, sin interrumpir las operaciones cotidianas.
Las capacidades de despliegue de software basadas en scripts de InvGate Asset Management automatizan las instalaciones en múltiples dispositivos, reduciendo la intervención manual y asegurando la configuración correcta.
Esto significa que baja significativamente el tiempo de despliegue, se minimizan los errores y se mantiene el control sobre el entorno.
Mejores prácticas para comprar software
Una estrategia de adquisición de software bien planificada alinea dichas compras con los objetivos empresariales y necesidades operativas. Para tomar decisiones informadas y evitar errores costosos, aquí presentamos algunas prácticas recomendadas de este proceso:
- Involucrar a las partes interesadas clave: las decisiones de compra deben contar con la participación de varios departamentos, incluyendo IT y finanzas así como de los usuarios finales que trabajarán con el software. Esto garantiza que cumpla los requisitos técnicos, se mantenga dentro del presupuesto y aporte valor.
- Priorizar la compatibilidad y la integración: hay que considerar cómo encaja la nueva solución en el entorno informático existente. Porque si es incompatible causará interrupciones, aumentará los costos de soporte y limitará la productividad.
- Realizar una evaluación exhaustiva del proveedor: además de examinar el producto, verificar la confiabilidad, asistencia y estructura de precios del prestador. Incluso es aconsejable realizar una prueba piloto antes de comprometerse con él.
- Planificar la escalabilidad: a medida que la empresa crece, también lo harán los requerimientos de software. Por lo tanto, es fundamental elegir soluciones capaces de escalar, ya sea ampliando el número de usuarios o añadiendo funciones adicionales.
- Realizar seguimientos y revisiones periódicas: una vez adquirido e implementado, hay que seguir controlando el rendimiento, revisar los datos de uso y evaluar el aporte de valor. Esto ayudará a tomar decisiones de compra en el futuro y a evitar gastos innecesarios.
Todo lo que necesitas saber sobre la Gestión de Licencias de Software
El proceso para adquirir software garantiza el cumplimiento
Un Proceso de Adquisición de Software bien estructurado asegura el cumplimiento de diversas obligaciones legales y normativas. En efecto, cada licencia incluye términos específicos que describen cómo se puede utilizar el producto, cuántos usuarios están permitidos y qué ocurre si no se acatan esas cláusulas.
Si se incumplen esas condiciones, la organización debe hacer frente a costosas multas, demandas judiciales o incluso auditorías.
La práctica facilita el seguimiento de los acuerdos de licencia con los proveedores y la gestión de las renovaciones. Además, ayuda a cumplir con los requisitos más amplios, como GDPR, HIPAA o estándares específicos de la industria, donde el manejo seguro y regulado del software resulta esencial.
El rastreo del software desde la adquisición hasta el despliegue, junto con las auditorías periódicas, permite evitar los riesgos asociados con el incumplimiento. InvGate Asset Management colabora en esta tarea al mantener el inventario alineado tanto con los requisitos del proveedor como con los reglamentarios.
Palabras finales
Un Proceso de Adquisición de Software supone beneficios a largo plazo para tu organización, desde la reducción de los costos hasta un mejor cumplimiento. Esta práctica permite adoptar una posición proactiva, mantenerse organizado y utilizar las herramientas adecuadas para gestionar el procedimiento con eficacia.
Con los pasos y las mejores prácticas que se describen en este artículo, podrás seleccionar, comprar e implementar el software de forma estratégica y alineada con tus objetivos comerciales.
En esta instancia, InvGate Asset Management será tu mejor aliado: solicita una prueba gratuita de 30 días para conocer la plataforma en acción.
