¿Cómo dominar el SaaS Management?: definición, beneficios y plataformas

Ignacio Graglia noviembre 11, 2024
- 12 min read

El Software como Servicio (SaaS - Software as a Service) revolucionó el funcionamiento de las empresas gracias a las aplicaciones basadas en la nube, que aportan flexibilidad y escalabilidad. Sin embargo, la gestión de un portfolio creciente de herramientas de este tipo resulta compleja sin un enfoque estructurado. En este punto entra en juego el SaaS Management.

En el presente artículo vamos a explorar qué es el SaaS Management o Gestión SaaS, por qué resulta esencial y cómo ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, reducir costos y cumplir las normativas. ¿Estás preparado? Entonces comencemos.

¿Qué es el Saas Management?

SaaS es un modelo en el cual las aplicaciones de software se entregan a través de Internet, eliminando la necesidad de que las empresas mantengan servidores físicos o infraestructuras.

En lugar de comprar el software, las organizaciones se suscriben a herramientas que se ajustan a sus necesidades: desde plataformas de comunicación a soluciones de Gestión de Proyectos, el ecosistema SaaS abarca una amplia gama de aplicaciones.

El SaaS Management se refiere a los procesos, las herramientas y las prácticas utilizados para gestionar estas suscripciones de forma eficaz. Incluye todo: desde la supervisión de las licencias hasta la optimización del uso y la garantía de seguridad.

Esta práctica garantiza que las empresas obtengan el máximo valor de sus herramientas, al tiempo que evitan gastos y riesgos innecesarios.

Principales ventajas de la Gestión SaaS 

La gestión de las herramientas SaaS con hojas de cálculo resulta abrumadora, sobre todo a medida que la empresa crece y se suscribe a más soluciones de software. En esa instancia es crucial realizar un seguimiento del uso, los costos y el cumplimiento. 

El SaaS Management facilita y hace más eficientes esos procedimientos. Pero, ¿cuándo deberías comenzar a pensar en ello? El momento ideal es cuando tu organización gestiona varias suscripciones en distintos departamentos, lo que provoca una falta de visibilidad y un aumento de los gastos así como de los riesgos de seguridad. 

Exploremos los beneficios clave de adoptar la Gestión SaaS.

1. Eficiencia en los costos

La gestión manual de las suscripciones SaaS puede llevar a un gasto excesivo debido a licencias duplicadas, no utilizadas y renovaciones automáticas. 

Para contrarrestar estos problemas, las herramientas de SaaS Management proporcionan visibilidad sobre qué paga tu organización, ayudándote a reducir costos y a optimizar tu presupuesto de IT. Mediante el seguimiento del uso, garantizan que abones sólo por aquello que usas. 

Muchas plataformas también proporcionan información sobre las próximas renovaciones, para que nunca te agarren desprevenido.

2. Operaciones optimizadas

Sin una Gestión SaaS, varios equipos pueden utilizar herramientas diferentes para el mismo propósito, lo que lleva a ineficiencias y a silos de datos. La práctica, en tanto, proporciona una visión centralizada de todas las plataformas, que permite a las empresas estandarizar las operaciones y eliminar las aplicaciones redundantes.

Esto conduce a flujos de trabajo más fluidos, una mejor colaboración e información más coherente en todos los departamentos. También garantiza que se utilicen las soluciones adecuadas para los fines correctos, evitando la desalineación entre los equipos.

3. Mayor seguridad y garantía de cumplimiento

A medida que se añaden más aplicaciones SaaS, se hace más difícil mantener los estándares de seguridad y garantizar el cumplimiento. Cada una introduce vulnerabilidades potenciales y, sin la supervisión adecuada, las empresas pueden exponerse a riesgos innecesarios.

Las plataformas de SaaS Management ayudan a garantizar que sólo los usuarios autorizados accedan a las herramientas, aplican políticas de protección de datos y realizan un seguimiento de las normativas de cumplimiento, especialmente en los sectores que manejan información sensible, como la salud y las finanzas.

4. Mejor Gestión de Proveedores

La negociación de los contratos, la gestión de las renovaciones y la comprensión de los términos de los múltiples proveedores resulta una pesadilla logística. Las plataformas de SaaS Management proporcionan funciones que facilitan el manejo de los prestadores en un solo lugar.

Desde el seguimiento de los términos del acuerdo hasta la alerta automática sobre las fechas de recambio, la Gestión de Proveedores a través de una herramienta SaaS ahorra tiempo y contribuye a evitar los costosos contratiempos contractuales.

5. Análisis de uso mejorados

Si accedes a los datos del uso de las herramientas SaaS, te encontrarás con oportunidades ocultas de optimización. Las plataformas de SaaS Management proporcionan análisis de este tipo que permiten determinar qué soluciones se utilizan más y dónde estás pagando de más por las infrautilizadas.

Esta información ayuda a tomar decisiones sobre la consolidación de las suscripciones, la renegociación de los contratos o la reasignación de herramientas a quienes más las necesitan.

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Desafíos de gestionar aplicaciones SaaS

Si bien resulta beneficioso, el Saas Management no está exento de desafíos. La complejidad de manejar docenas o incluso cientos de herramientas puede resultar abrumadora, especialmente para las empresas en crecimiento. Por eso es esencial abordarla con la orientación y la estrategia adecuadas.

Estos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones a la hora de gestionar aplicaciones SaaS:

1. Complejidad de la ampliación

A medida que tu organización crece, también lo hace tu portfolio SaaS. En ese contexto, el seguimiento de cada suscripción y su uso resulta muy complejo sin un sistema específico.

2. Gestión de Contratos con Proveedores

El trato con varios prestadores, cada uno con sus propios ciclos de renovación y condiciones, puede llevar a confusión, incumplimiento en los plazos o gastos excesivos.

3. Falta de visibilidad

Sin una plataforma centralizada, el seguimiento del número total de soluciones SaaS, sus costos y su uso es muy difícil, lo que provoca gastos innecesarios.

4. Riesgos de cumplimiento y seguridad

También resulta complejo garantizar que cada aplicación SaaS cumpla con las regulaciones de la industria y se encuentre protegida contra posibles amenazas cibernéticas.

5. Integración de herramientas SaaS

Otro obstáculo es conseguir que diferentes herramientas SaaS funcionen juntas y se comuniquen de forma eficaz, especialmente cuando no dispones de las estrategias de integración adecuadas.

¿Cuándo comenzar con el SaaS Management?

El punto de inflexión para implementar una solución de SaaS Management es cuando tus hojas de cálculo se convierten en un cuello de botella, en lugar de ser una herramienta útil. Si pasas más tiempo gestionando licencias que utilizando el propio software, es hora de cambiar.

Entre las señales concretas que hay que tener en cuenta están el aumento de los costos, el número de suscripciones y las preocupaciones por la seguridad. En este punto, la inversión en una plataforma de Gestión SaaS puede agilizar las operaciones y aportar claridad a tu ecosistema de suscripciones de software.

¿Qué hace un gestor SaaS?

Un gestor SaaS es responsable de supervisar todas las herramientas de este tipo dentro de una organización. Su trabajo incluye asegurarse de que la empresa está sacando el máximo provecho de sus suscripciones, optimizando los costos y manteniendo los estándares de seguridad.

Según un estudio de Blissfully, una empresa utiliza en promedio 137 aplicaciones SaaS únicas, y las compañías medianas gastan unos 400.000 dólares anuales en SaaS.

En ese contexto, los gestores SaaS desempeñan un papel crucial en la supervisión de los gastos, la optimización del uso y la garantía de que cada herramienta satisface las necesidades de la empresa.

¿Qué son las plataformas de Gestión SaaS?

Las plataformas de Gestión SaaS son soluciones de software diseñadas para ayudar a las empresas a administrar sus crecientes ecosistemas de este tipo. Su función es centralizar todas sus suscripciones, realizar un seguimiento del uso y ayudar a optimizar el gasto y la seguridad.

También proporcionan informes detallados sobre qué herramientas se utilizan, quién las opera y durante cuánto tiempo. Esta visibilidad permite a las empresas tomar decisiones estratégicas sobre renovaciones, actualizaciones o cancelaciones.

Características de las plataformas para administrar suscripciones SaaS

La plataforma de SaaS Management debe contar con las siguientes características para que sea adecuada: 

1. Gestión de Licencias

Una Gestión de Licencias eficaz garantiza que no pagues por aquellas suscripciones duplicadas o no utilizadas. Las herramientas de SaaS Management realizan un seguimiento de cada una para garantizar que se ajustan al uso real. Esto significa que es capaz de detectar y eliminar automáticamente las redundancias, agilizar los procesos de adquisición y evitar sorpresas al final del ciclo de facturación.

También ayuda a gestionar diferentes niveles de licencias dentro de la misma plataforma, lo que permite a las empresas asignar las suscripciones adecuadas a los usuarios específicos, dependiendo de sus roles o funciones de trabajo. 

Este enfoque de gestión dinámica asegura que los recursos se desplieguen de forma eficiente y en consonancia con las necesidades reales de la empresa.

2. Optimización de costos y presupuesto

Las plataformas de SaaS Management facilitan la elaboración de presupuestos, el monitoreo del gasto y la identificación de oportunidades de ahorro gracias a la eliminación de las redundancias o la negociación de mejores tarifas con los proveedores. 

Estas herramientas proporcionan información de los costos a nivel departamental y sobre el ROI de cada solución para prever los gastos futuros, basándose en datos históricos. 

A su vez, brinda alertas para las próximas renovaciones, lo cual es esencial para evaluar los contratos en curso y así negociar condiciones favorables antes de su reposición automática. 

Por último, al contar con una imagen clara del gasto en SaaS, las organización pueden alinear mejor su estrategia de software con los objetivos financieros generales.

3. Análisis y reportes de uso

Los análisis de uso revelan qué herramientas son necesarias y cuáles están infrautilizadas, permitiendo tomar mejores decisiones sobre renovaciones y cancelaciones para optimizar las suscripciones. 

En efecto, la plataforma es capaz de supervisar la frecuencia de uso de las aplicaciones, las funciones específicas que ejecutan los empleados y su impacto en la productividad.

Además, las capacidades avanzadas de generación de reportes presentan un tablero en tiempo real, lo cual simplifica la identificación de patrones o cuellos de botella en el uso de SaaS. Esto ayuda a los equipos a sacar el máximo provecho de sus herramientas y evita el agobio de las mismas por la cantidad de aplicaciones que deben operar.

4. Seguridad y cumplimiento

Un mayor número de herramientas SaaS conlleva más riesgo de violaciones de la seguridad y del cumplimiento normativo. Las plataformas de SaaS Management aplican políticas de seguridad y controlan el acatamiento, a la vez de garantizar que los datos confidenciales permanezcan protegidos. En particular, ofrecen funciones como el inicio de sesión único (SSO - single sign-on) y la autenticación multifactor (MFA - multi-factor authentication) para aplicar controles de acceso más estrictos.

La Gestión del Cumplimiento es igualmente crucial, especialmente en sectores como la salud, las finanzas o la administración pública. Una herramienta de SaaS Management garantiza que las soluciones en uso acaten las normas reglamentarias como GDPR, HIPAA o SOC 2, proporcionando registros de auditoría y comprobaciones de cumplimiento automatizadas para reducir el riesgo de multas y sanciones.

Cómo puede ayudar InvGate Asset Management con el SaaS Management

InvGate Asset Management ofrece potentes funciones para abordar algunos de los mayores desafíos de la Gestión SaaS. Desde el manejo de licencias de software complejas hasta la garantía del cumplimiento, constituye una solución integral que ayuda a las empresas a optimizar sus aplicaciones SaaS de manera efectiva. 

A continuación se detallan algunas de las áreas clave en las que InvGate Asset Management puede tener un impacto significativo:

Profundicemos en cada uno de estos aspectos para conocer cómo la solución de InvGate es capaz de agilizar tu estrategia de Gestión SaaS.

1. Gestión de Licencias de Software

Esta tarea resulta abrumadora, especialmente cuando nos enfrentamos a un portfolio amplio de suscripciones SaaS. InvGate Asset Management simplifica este proceso gracias a su plataforma centralizada que permite rastrear y gestionar todas las licencias de software. Con información sobre su uso, las empresas se aseguran que no están gastando de más en soluciones subutilizadas o violando los acuerdos.

La función de Gestión de Licencias de Software de InvGate ayuda a detectar licencias no utilizadas o redundantes, optimizar las renovaciones y garantizar que los costos se ajusten al uso real. De esta manera, las organizaciones pueden tomar decisiones informadas sobre reposiciones o cancelaciones de contratos, a la vez de ahorrar tiempo y dinero.

2. Cumplimiento de software

El acatamiento de los acuerdos de software resulta fundamental, especialmente con el creciente número de herramientas SaaS. 

El módulo de Cumplimiento de Software de InvGate Asset Management asegura que las empresas se adhieran a los convenios de licenciamiento, proporcionando monitoreo e informes continuos.

Esta función automatiza el seguimiento de los estados de cumplimiento y alerta a las empresas sobre cualquier violación o discrepancia potencial. 

Al integrar estos controles en el proceso de Gestión de Software, InvGate contribuye a minimizar el riesgo de costosas multas, problemas legales e incumplimientos.

3. Auditorías de IT

Las auditorías de IT son esenciales para mantener la transparencia y la rendición de cuentas en la Gestión SaaS. InvGate Asset Management facilita la ejecución de estas iniciativas al ofrecer sólidas funciones de reportes y seguimiento que brindan una visión clara de todos los activos de software y hardware en uso en la organización.

Así, las empresas pueden generar informes de auditoría detallados, hacer un rastreo de la utilización de las soluciones de IT y asegurarse de que cada herramienta de su portfolio SaaS esté contabilizada. 

Este nivel de visibilidad no sólo respalda el cumplimiento normativo, sino que también ayuda a identificar oportunidades de optimización dentro del ecosistema de software existente.

Reflexiones finales

El SaaS Management no es una tendencia pasajera; sino una necesidad esencial para las empresas modernas que pretenden optimizar sus operaciones y el gasto en software así como reforzar su enfoque de seguridad.

La implementación de una estrategia de Gestión SaaS ofrece un salvavidas, al garantizar que cada herramienta ofrezca valor y que cada dólar gastado en software esté justificado.

La inversión en una sólida plataforma de SaaS Management permite centralizar el ecosistema de soluciones de IT, mejorar las medidas de seguridad y obtener la información clave para tomar decisiones basadas en datos. 

Tanto si se trata de una startup de rápido crecimiento como de una gran empresa que hace malabares con docenas de suscripciones, la Gestión SaaS ayuda a desbloquear la eficiencia operativa.

¿Estás listo para tomar el control de tus suscripciones SaaS? Comienza por evaluar tu entorno actual con la prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué significa SaaS?

SaaS significa Software como Servicio (Software as a Service), e implica que las aplicaciones se encuentran online y se acceden a ellas a través de Internet.

2. ¿Qué es la Gestión SaaS?

La Gestión SaaS consiste en la supervisión, optimización y garantía de seguridad de las suscripciones SaaS de una empresa.

3. ¿Qué es la Gestión de Usuarios SaaS?

La Gestión de Usuarios SaaS implica controlar el acceso, asignar licencias y gestionar roles dentro de las herramientas SaaS.

4. ¿Qué es la Gestión de Operaciones SaaS?

La Gestión de Operaciones SaaS se refiere a la supervisión de dichas herramientas y a garantizar su alineación con las operaciones empresariales.

5. ¿Qué es la Gestión de Cuentas SaaS?

Se trata de gestionar las relaciones con los proveedores de las aplicaciones SaaS, así como las renovaciones y la negociación de los contratos.

6. ¿Qué es la Gestión de Proyectos SaaS?

La Gestión de Proyectos SaaS utiliza herramientas de este tipo para planificar, ejecutar y realizar un seguimiento del progreso y los recursos de dicho proyecto.

7. ¿Qué hace un gestor SaaS?

Un gestor SaaS supervisa las aplicaciones SaaS dentro de una organización, optimizando su uso y garantizando su cumplimiento.

8. ¿Es lo mismo SaaS y CRM?

No, SaaS es un modelo de entrega de software, mientras que CRM (Customer Relationship Management) es un tipo específico de software que puede entregarse a través de SaaS.

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