La recuperación de activos IT puede parecer un paso simple y cúlmine en el manejo de equipos informáticos, pero en realidad constituye una fase muy importante para una estrategia sólida de Gestión de Activos.
A menudo se pasa por alto esta etapa en favor de otras del ciclo de vida de los activos tecnológicos, como la adquisición y el despliegue. Sin embargo, desempeña un papel fundamental en el equilibrio de los costos, la sustentabilidad y la Gestión de Riesgos.
Esta guía explora los entresijos de la recuperación de activos IT, su importancia y las ideas prácticas para ayudar a las organizaciones a recobrar el valor de forma eficaz y responsable.
¿Qué es la recuperación de activos IT?
La recuperación de activos IT se refiere al proceso sistemático de rescate, evaluación y redistribución o eliminación de los equipos tecnológicos que ya no se encuentran en uso activo.
Este proceso garantiza la recuperación del máximo valor posible de los activos, a la vez que se cumple con la normativa medioambiental y las políticas de seguridad de los datos.
En el contexto de la Gestión de Activos, esta fase cierra el ciclo de vida, permitiendo a las organizaciones redistribuir, revender o reciclar los aparatos para reducir los costos tecnológicos generales y el impacto medioambiental.
Objetivos del proceso de recuperación de activos tecnológicos
Los objetivos de la recuperación de activos IT son:
- Recobrar el valor de los activos que ya no son necesarios.
- Apoyar la sustentabilidad mediante la gestión responsable de los residuos electrónicos.
- Garantizar la seguridad de los datos a través de su eliminación y destrucción reguladas.
- Facilitar una redistribución eficiente dentro de la organización.
Por ejemplo, una empresa puede recuperar las laptops de aquellos empleados que las cambiaron por modelos más recientes. Dichos dispositivos se reacondicionan y reasignan a otros trabajadores o se venden para recuperar su valor.
Las 9 etapas para gestionar el ciclo de vida de los activos de IT
Importancia y ventajas de recuperar los activos
La recuperación de activos IT no sólo aporta beneficios económicos, sino de otras clases que desglosamos a continuación.
Cumplimiento de la seguridad de los datos
La eliminación segura de los datos es una parte integral del proceso de recuperación de activos IT. Porque cuando no se hace correctamente, personas no autorizadas pueden tomar esa información residual y provocar pérdidas financieras y daños a la reputación. Así lo constatan los reportes existentes sobre el tema.
Además, las violaciones de los datos suelen generar graves consecuencias legales, incluidas fuertes multas en virtud de regulaciones como GDPR e HIPAA, que exigen medidas estrictas de protección de la información. La norma NIST 800-88 contempla las mejores prácticas para su saneamiento.
Por eso, es fundamental mantener una cadena de custodia documentada para evitar accesos no autorizados o a la pérdida de la integridad de los datos durante la recuperación de los activos.
A su vez, las organizaciones pueden implementar procedimientos para someter a una destrucción certificada de los equipos antes de ser revendidos o reciclados.
Sustentabilidad y responsabilidad medioambiental
Los desechos tecnológicos se convirtieron en una importante preocupación medioambiental. En 2022, se generaron aproximadamente 62 millones de toneladas de residuos electrónicos en todo el mundo. Y solo el 22,3 % de esta porción se recogió y recicló formalmente.
Al alinearse con los objetivos de la sustentabilidad y la responsabilidad social corporativa, la recuperación de activos IT ayuda a minimizar este impacto mediante el reciclaje y la renovación de los dispositivos.
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Ahorro de costos y retorno de la inversión
La recuperación de activos ayuda a compensar los costos de los nuevos equipos y reducir el gasto total en tecnología con la venta, redistribución o incluso alquiler de los dispositivos no utilizados.
Por ejemplo, una empresa podría vender servidores antiguos para compensar el costo de las actualizaciones, en lugar de desecharlos.
La recuperación en el ciclo de vida de los activos
El ciclo de vida de los activos informáticos incluye las siguientes etapas:
- Solicitud: como parte de un proceso formal, controlado y organizado, se procede a pedir un equipo al service desk. De este modo, la gestión se puede hacer con celeridad.
- Adquisición: se efectúa la compra, el arrendamiento o la obtención del activo. En cualquier caso, hay que considerar el valor y la depreciación para que la operación resulte rentable.
- Ingreso: se revisa, etiqueta y accede al inventario para identificarlo y hacer el seguimiento posterior como parte de la Gestión de Activos.
- Garantía de calidad: se prueba para determinar si es apto para su propósito, es decir, si cumple con los requerimientos de uso y de garantía.
- Despliegue: para asegurar el funcionamiento correcto, es clave instalar y configurar el software en el hardware correspondiente.
- Soporte BAU: se brinda al activo un soporte continuo mediante prácticas estandarizadas de Gestión de Incidentes de modo de garantizar que está disponible para los empleados y que opera correctamente.
- Mantenimiento: para que los activos funcionen a niveles óptimos e incluso se prolongue su vida útil, es fundamental realizar un mantenimiento regular (proactivo, preventivo y reactivo) para hacer frente a problemas inesperados y ejecutar las actualizaciones correspondientes.
- Recuperación: cuando los activos se acercan al final de su vida útil, es menester retirarlos de forma controlada, lo que implica determinar el mejor curso de acción.
- Eliminación: cualquier material peligroso debe desecharse teniendo en cuenta la normativa local o, si es apto, volver a usarse, para lo cual se requiere un reciclado. También es posible venderlo o donarlo.
La inclusión de la recuperación en el ciclo de vida es clave para mantener una estrategia sustentable de la Gestión de Activos, ya que impulsa la optimización de los recursos a través del mantenimiento del ciclo de vida circular, la reincorporación de los equipos en la empresa siempre que sea posible y la administración de forma responsable de aquellos que llegaron al final de su ciclo útil.
Para las organizaciones que aspiran a mejorar la eficiencia y reducir los residuos, la alineación de los procesos de recuperación con las prácticas más amplias de Gestión de Activos de IT (ITAM) ofrece beneficios a largo plazo.
Recuperación de activos IT vs. eliminación: ¿Cuál es la diferencia?
Si bien la recuperación y la eliminación de activos informáticos parecen similares, cumplen funciones distintas dentro del ciclo de vida.
La primera se centra en recuperar y maximizar el valor de los equipos que ya no se utilizan activamente. Mientras que la eliminación de los activos informáticos (ITAD - It asset disposal) es la fase final de la Gestión de Activos para los elementos que ya no tienen valor en la organización. Normalmente implica el reciclaje o la destrucción responsable.
Distinciones clave:
- La recuperación de activos IT tiene como objetivo evaluar, restituir y potencialmente reutilizar o revender dichos equipos. Este proceso incluye la recuperación, inspección y un exhaustivo proceso de limpieza de los datos para permitir un uso seguro.
- La eliminación de activos IT consiste en destruir o reciclar de forma respetuosa con el medioambiente los equipos dañados, obsoletos o sin valor de reventa. Es esencial para cumplir los requisitos normativos sobre los residuos electrónicos y la manipulación de materiales peligrosos.
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Los pasos clave del proceso de recuperación de activos
Para implementar con éxito un programa de recuperación de activos IT, las organizaciones deben seguir un enfoque estructurado que priorice la eficiencia, la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa.
Estos son los pasos esenciales:
1. Recuperación de los activos
La recuperación de activos IT es el primer paso, especialmente cuando se encuentran en manos de los empleados. Esto implica la reunión de los dispositivos de los trabajadores que dejan la organización o de los que reciben otro aparato en su reemplazo.
Las políticas para esta tarea deben formar parte de los protocolos estándar del offboarding y actualización de los equipos para evitar la pérdida de los activos y garantizar una recuperación oportuna.
Esta instancia puede implicar la coordinación entre las áreas tecnológica y RR.HH. para realizar un seguimiento de la ubicación de cada dispositivo, el historial del usuario y el estado actual. Así que considera incluir este paso en tu flujo de trabajo de offboarding de los empleados.
2. Identificación y evaluación
Luego, los activos se catalogan y evalúan para determinar su estado, potencial de reutilización, valor de reventa o reciclaje.
Un sistema centralizado de Gestión de Activos ayuda en este proceso proporcionando datos en tiempo real sobre el ciclo de vida del mismo, la edad, las configuraciones de software y el estado del hardware, permitiendo identificar el mejor uso próximo.
Y, por supuesto, puedes utilizar InvGate Asset Management que brinda una plataforma centralizada para acceder a los datos de tus activos tecnológicos, lo cual contempla detalles de todos los movimientos y evaluaciones de los dispositivos.
3. Sanitización y seguridad de los datos
La seguridad de los datos es primordial en la recuperación de activos IT. Por eso, cualquier dispositivo que contenga información sensible o confidencial debe someterse a un exhaustivo saneamiento o a su destrucción física.
En función del tipo de activo y de los requisitos normativos, es posible utilizar técnicas como la sobreescritura, la desmagnetización y la destrucción física.
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4. Determinación de la eliminación de los activos
En función del estado y el valor de un activo, el siguiente paso es decidir su eliminación final. Las opciones son las siguientes:
- Reasignación: aquellos reacondicionados que siguen cumpliendo las normas internas pueden reasignarse dentro de la organización.
- Reventa: los que tienen valor de mercado es posible comercializarlos a terceros, a menudo a través de proveedores de ITAD.
- Reciclaje o eliminación: los que no cuentan con valor de reventa suelen reciclarse o eliminarse de forma segura, de acuerdo con las normas medioambientales.
5. Documentación y reportes
El registro de cada paso del proceso de recuperación es esencial para mantener la transparencia y el cumplimiento. La documentación debe incluir detalles sobre la limpieza de los datos, las decisiones de eliminación y el acatamiento de las normas medioambientales para los esfuerzos de reciclaje.
Esta documentación apoya los requisitos de auditoría y proporciona información sobre el éxito de los esfuerzos de recuperación.
6. Cumplimiento de la normativa medioambiental y reciclaje
La normativa sobre reciclaje de residuos electrónicos varía según la región, por lo que es esencial conocer las leyes aplicables y trabajar con empresas certificadas sobre el tema.
El cumplimiento de estas reglas ayuda a las organizaciones a evitar riesgos legales y demuestra su compromiso con la sustentabilidad.
Las prácticas de reciclaje adecuadas también contribuyen a reducir la huella de carbono de la organización.
Consejos para optimizar el proceso de recuperación de equipos
Algunas de las mejores prácticas que facilitan el aumento de la eficacia de la recuperación de activos IT son:
- Revisar periódicamente las políticas del ciclo de vida de los activos: las estrategias de recuperación deben adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización. Las revisiones periódicas pueden identificar cambios en el uso de los dispositivos o en los requisitos normativos, lo que permite a las empresas ajustar las políticas según sea necesario.
- Implementar un sistema centralizado de Gestión de Activos: el uso de una solución ayuda a realizar un seguimiento a lo largo del ciclo de vida, lo cual implica una agilización de los procesos de recuperación y una mejora de la precisión de los datos.
- Asociarse con proveedores certificados de ITAD: para simplificar el procedimiento de recuperación, estos prestadores son especialistas en la destrucción, el reciclaje y la reventa segura. Además, a menudo proporcionan informes detallados para el cumplimiento de la normativa.
- Formar a los empleados en protocolos de recuperación: educarlos sobre la importancia de esta práctica así como de los procedimientos adecuados de eliminación puede fomentar un entorno tecnológico más sustentable. También reduce el riesgo al garantizar que los trabajadores siguen los requisitos de cumplimiento para la destrucción de los datos y la manipulación de residuos electrónicos.
Tendencias futuras en la recuperación de activos informáticos
A medida que evolucionan la tecnología y las exigencias normativas, se espera que la recuperación de activos IT se adapte con las siguientes iniciativas:
- Mayor énfasis en la sustentabilidad: con la creciente concientización sobre los problemas de los residuos electrónicos, las organizaciones están priorizando las prácticas ecológicas. Esto puede incluir la creación de programas internos de recuperación, la reducción de los desechos electrónicos y la elección de proveedores ITAD responsables con el entorno.
- Avances en los métodos de saneamiento de datos: los enfoques de destrucción de la información serán más seguros y eficientes para acompañar el ritmo de las tecnologías emergentes además de proteger los datos sensibles.
- IA y automatización en el proceso: estas herramientas también cumplen una función primordial en el seguimiento y la evaluación de los activos, así como en la generación de reportes para una recuperación de activos más eficiente.
Conclusión
La recuperación de activos IT es una parte vital de la gestión eficiente de los recursos informáticos, que contribuye al ahorro económico, la responsabilidad medioambiental y la seguridad de los datos.
Cuando se integra en el ciclo de vida más amplio, permite un enfoque sustentable de la Gestión de Activos, extendiendo el valor más allá del uso inicial. Así, las organizaciones pueden maximizar el retorno de la inversión al tiempo que promueven prácticas de eliminación responsables, lo que en última instancia conduce a una estrategia informática más rentable y consciente del medioambiente.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es la recuperación de activos IT?
La recuperación de activos IT consiste en recobrar y reutilizar o revender equipos informáticos en desuso o retirados para recuperar su valor y garantizar una eliminación segura.
¿Cómo encaja la recuperación en el ciclo de vida de los activos informáticos?
La recuperación forma parte de las etapas finales del ciclo de vida de los activos. Consiste en identificar, evaluar y procesar de forma segura los dispositivos que ya no están en uso activo, ya sea para revenderlos, reutilizarlos o reciclarlos.
¿Por qué es fundamental el saneamiento de los datos en la recuperación de los activos?
El saneamiento de los datos es esencial para proteger la información confidencial. Sin ella, los activos podrían revenderse o reciclarse con datos residuales, que provocaría brechas de seguridad o violaciones de la normativa.
¿Cómo las organizaciones pueden hacer un seguimiento de los activos para su recuperación?
Un software de Gestión de Activos, como InvGate Asset Management, permite a las organizaciones hacer un seguimiento de los mismos a lo largo de su ciclo de vida, ayudando en los procesos de recuperación.
¿Cómo contribuye la recuperación de activos a la sustentabilidad?
La recuperación de activos IT reduce los residuos electrónicos mediante la reutilización o el reciclaje de los componentes, lo cual implica el apoyo deliberado a las políticas medioambientales y a la sustentabilidad.
