El gasto prudente es crucial para todas las empresas, aunque para las SaaS puede ser aún más importante porque su éxito depende de los ingresos recurrentes y la retención de clientes a largo plazo, sin dejar de lado los altos costos iniciales. 

Por lo tanto, la gestión de las erogaciones de forma eficiente resulta esencial para escalar de manera sostenible; y una gran herramienta para ello es el benchmarking de gastos en SaaS.

Se trata de la disponibilidad de ciertos puntos de referencia que permiten comparar tus presupuestos con los estándares del sector con el objetivo de saber si orientas tus recursos a las áreas adecuadas, es decir, que no desembolsas dinero adicional o, por el contrario, dejas de invertir en aspectos clave de tu negocio.

En esta guía desglosamos el benchmarking de gastos en SaaS, explicamos dónde encontrar los puntos de referencia y profundizamos en cómo utilizarlos para tomar decisiones financieras más inteligentes. ¿Estás preparado para este análisis? Entonces empecemos.

¿En qué gastarán más las empresas SaaS en 2025?

Las empresas SaaS asignan sus presupuestos estratégicamente para impulsar el crecimiento, mejorar el desarrollo de productos y ganar clientes. Según el informe SaaS Capital's 2025 Spending Benchmarks, las principales áreas de inversión varían en función de la fuente de financiación, la etapa de expansión y el tamaño de la compañía.

En las próximas líneas detallamos el benchmarking de gastos en SaaS teniendo en cuenta estas variables.

Financiación interna vs. financiación externa

Una de las principales conclusiones de Saas Capital es que las empresas autofinanciadas gastan un 93% de sus Ingresos Recurrentes Anuales (ARR - Annual Recurring Revenue) en costos operativos. 

Mientras que las compañías que reciben financiación externa (capital de riesgo o privado) desembolsan incluso más: un 109% de sus ARR, lo cual significa que invierten más allá de sus ingresos.

¿Cuáles son las principales diferencias entre estos dos enfoques?:

• Gastos en ventas y marketing: las organizaciones que reciben financiamiento externo invierten un 90% más en ventas y un 58% más en marketing, en comparación con las autofinanciadas.
• Investigación y Desarrollo (R&D - Research and Development), y éxito del cliente: las empresas respaldadas en el financiamiento externo desembolsan un 58% más en investigación y desarrollo, y un 18% más acciones en pos del éxito del consumidor, con la intención de escalar más rápido.
• Erogaciones generales y administrativas: también gastan un 82% más en esas tareas, probablemente debido a los requerimientos de informes por parte de los inversores, así como para las reuniones del consejo y las necesidades de cumplimiento.

Gastos por fases de crecimiento

Las inversiones de una empresa SaaS en diferentes áreas depende de la velocidad de su crecimiento. Según el informe mencionado anteriormente, existen algunas diferencias notables entre las compañías de mayor y menor desarrollo, especialmente en lo referente a marketing y R&D.

Las autofinanciadas no muestran grandes distinciones en el gasto, excepto en el caso de aquellas que presentan una menor evolución, que desembolsan un 20% más en marketing para atraer clientes. 

Mientras que las respaldadas por financiación externa adoptan otro enfoque: las de mayor crecimiento invierten un 30% más en marketing y un 15% más en R&D en relación a sus homólogas de evolución más lenta.

¿Qué nos dice esto?

Las empresas SaaS de crecimiento más rápido -especialmente las que cuentan con financiación externa- invierten fuerte en captación de clientes y desarrollo de productos para impulsar su expansión. Por su parte, las de menor evolución autofinanciadas se centran más en convertir leads de forma eficiente, en lugar de escalar de manera agresiva.

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Gastos por tamaño de la empresa

A medida que crecen, las empresas SaaS cambian las prioridades de sus desembolsos. Según el mismo informe, una compañía de este tipo B2B con un ARR de entre US$ 3 y US$ 5 millones suele destinar los gastos de la siguiente manera:

• 25% en R&D (en pos de mantener la competitividad del producto).
• 19% en costos generales y administrativos. Esto incluye la gestión de las operaciones, el cumplimiento y las necesidades de ampliación.
• 15% en ventas y 10% en marketing (captación de nuevos clientes).
• 10% en atención al consumidor y el éxito (retención de clientes).
• 5% en hosting, 3% en DevOps y 3% en servicios profesionales CoGS (mantenimiento de la infraestructura y calidad del servicio).

¿Qué es el CoGS?

El Costo de los Bienes Vendidos (CoGS - Cost of Goods Sold) en SaaS hace referencia a los costos directos de la prestación del servicio, incluidos los gastos de hosting en la nube, DevOps y asistencia al cliente.

Comparación completa de gastos por tamaño de la empresa

Las empresas más pequeñas asignan más dinero a las ventas y al marketing para impulsar el crecimiento inicial, mientras que las más grandes invierten más en R&D y en gastos generales y administrativos para apoyar la estabilidad a largo plazo.

¿Cómo cambia el gasto a medida que crecen las empresas SaaS?

Según SaaS Capital, las startups (<US$ 1 millón de ARR) dedican la mayor parte de su presupuesto a ganar consumidores (ventas y marketing) y al hosting, ya que se centran en conseguir los primeros clientes y en lanzar su producto.

Las SaaS en fase de crecimiento (entre US$ 1 y US$ 10 millones de ARR) empiezan a aumentar el gasto en R+D para mejorar su producto, al tiempo que siguen asignando importantes recursos a ventas y marketing. 

Y las SaaS maduras (ARR de entre US$ 10 y US$ 20 millones) se focalizan más en la eficiencia, por lo cual orientan menos dinero al marketing, y más a gastos generales y administrativos para gestionar las operaciones complejas. 

Veamos el benchmarking de gastos en SaaS en detalle:

Información clave:

• Los costos de hosting y DevOps se reducen a medida que las empresas escalan y optimizan la infraestructura.
• El gasto en ventas y marketing es mayor en las primeras etapas (<US$ 3 millones de ARR) y disminuye gradualmente a medida que aumenta el conocimiento de la marca y las ventas entrantes.
• Las inversiones en R&D y administración se incrementa con el tiempo, lo cual refleja la necesidad de desarrollo de productos y madurez operativa.

¿Cómo la inteligencia artificial está reconfigurando el gasto de SaaS en 2025?

Según el informe 2024 SaaS Benchmarks de High Alpha, las empresas nativas de inteligencia artificial (IA) están creciendo más rápido y operando de forma más eficiente que las SaaS tradicionales. Este cambio se refleja en la manera que asignan sus presupuestos.

Tendencias de gastos de SaaS de las empresas impulsadas por IA

Las empresas SaaS nativas de IA están dedicando una mayor parte de sus ingresos a R&D a medida que desarrollan automatización impulsada por esa tecnología, así como análisis predictivo y herramientas inteligentes de atención al cliente. 

Sin embargo, estas innovaciones conllevan mayores costos de computación en la nube, ya que las cargas de trabajo de inteligencia artificial requieren procesamiento en GPU, almacenamiento de datos y formación de modelos. 

Como resultado, muchas compañías registran un mayor gasto en hosting y en DevOps, lo que podría cambiar el benchmarking de gastos en SaaS respecto a la infraestructura.

Al mismo tiempo, la monetización de la IA sigue siendo un desafío. Si bien el 31% de las empresas SaaS aún no generaron ingresos por esta vía, las que lo hacen suelen utilizar modelos de precios por suscripción basados en el uso o híbridos. 

A medida que crece la adopción de la inteligencia artificial, las compañías deben equilibrar la inversión en esa tecnología con estrategias de monetización sostenibles para garantizar la rentabilidad.

ARR por empleado: ¿Hasta qué punto son eficientes las empresas SaaS?

Una estadística de eficiencia clave para las empresas SaaS es el ARR por empleado, que mide el ingreso aportado por cada miembro del equipo. Esto ayuda a evaluar la productividad, optimizar la contratación y comparar su escalabilidad con los estándares del sector.

Según el informe mencionado anteriormente, la siguiente tabla compara el ARR por empleado en compañías de diferentes tamaños. El cuartil superior representa el 25% de las firmas con mayor eficiencia, el medio con la mitad que obtienen mejores resultados y la otra mitad peores, y el cuartil inferior refleja el 25% más bajo que genera menos ingresos por empleado.

ARR de SaaS por empleado según el tamaño de la empresa

Como era de esperar, las empresas SaaS en fase inicial (<US$ 1M ARR) tienen un menor ARR por empleado, situándose en los US$ 71.000 (medio), ya que invierten mucho en crecimiento y desarrollo de productos. 

El salto más significativo se produce entre US$ 1 y US$ 5 millones de ARR, donde la eficiencia mejora, alcanzando los US$ 120.000 por trabajador. 

Las empresas SaaS más grandes (más de US$ 50 millones de ARR) generan los mayores ingresos por empleado, con un cuartil superior de US$ 264.000, pero el estrato medio disminuye ligeramente después de los US$ 20 millones de ARR, lo cual sugiere posibles ineficiencias de escala.

Estos datos ayudan a los fundadores de compañías SaaS a evaluar su eficiencia operativa, sus estrategias de contratación y cuándo podrían necesitar optimizar para escalar.

Reflexiones finales

El benchmarking de gastos en SaaS ayuda a garantizar que los presupuestos se alineen con el crecimiento sostenible. Las empresas más pequeñas priorizan ganar clientes, mientras que las más grandes se centran en R&D y en la eficiencia. 

Mientras tanto, la adopción de la IA está cambiando los patrones de gastos, con un aumento de los costos de infraestructura y la evolución de las estrategias de monetización.

Al aprovechar estos puntos de referencia, las empresas SaaS pueden optimizar las inversiones, evitar el gasto excesivo y escalar de forma más inteligente en un panorama cada vez más competitivo.