La Gestión del Inventario puede incluir diferentes componentes, como los activos físicos, es decir, computadoras, laptops, servidores, maquinaria, equipos e incluso mobiliario de oficina.
Si el control del inventario se hace de forma manual, el proceso termina siendo lento y propenso a errores. Ahí entra en juego la administración del inventario con códigos QR, que consiste en vincular cada activo a un número único para que las organizaciones identifiquen, localicen y actualicen la información con un simple escaneo.
En las siguientes líneas, exploramos cómo funciona este sistema, los beneficios que aporta y la manera de empezar a implementar un control de inventario con código QR en una organización.
Control de inventario con código QR
El verdadero valor de los QR para la Gestión del Inventario radica en su capacidad para hacer que el seguimiento de los activos resulte más rápido, sencillo y mucho más preciso.
Con un simple escaneo del código, es posible acceder a información clave de un activo (ubicación, estado, historial de mantenimiento o usuario asignado) sin necesidad de revisar planillas de cálculo ni archivos en papel.
Ya sea que se use un sistema de Gestión del Inventario con QR o un generador de códigos, este enfoque ayuda a mantener registros específicos, mejorar la eficiencia y reducir las pérdidas. Es que las actualizaciones ocurren al instante, garantizando una base de datos siempre actualizada.
Este método funciona para todo tipo de activos físicos, desde equipos de IT hasta maquinaria y mobiliario de oficina. Además, se integra fácilmente con software de Gestión del Inventario con códigos QR, con lo cual se centralizan los detalles, automatizan los reportes e impulsan tomas de decisiones más estratégicas sobre el mantenimiento, los reemplazos o las actualizaciones.
Códigos QR vs. códigos de barras vs. etiquetas RFID
Antes de la elección de un método para el seguimiento de los activos físicos es importante comprender las diferencias entre códigos QR, códigos de barras y etiquetas RFID.
Cada uno presenta sus propias ventajas, costos y casos de uso, por lo cual la designación definitiva dependerá del tipo de activos, presupuesto y nivel de detalle de los registros:
- Códigos QR: bidimensionales, almacenan más información que los de barras tradicionales. Además, pueden vincularse a registros detallados de los activos, manuales o historiales de mantenimiento. Y se escanean con cualquier smartphone. Son rentables, fáciles de crear e ideales para organizaciones de todos los tamaños que gestionan distintos tipos de equipos.
- Códigos de barras: unidimensionales, tienen una capacidad limitada de reunión de datos, por lo cual se usan normalmente para la identificación básica. Resultan comunes en el comercio minorista y en sistemas simples de inventario donde solo se requiere una cantidad reducida de información. Aunque son económicos y muy compatibles, demandan un escáner y, como mencionamos, no almacenan detalles del activo.
- Etiquetas RFID: usan ondas de radio para enviar una identificación única desde un chip a un lector, que la vincula a un registro en la base de datos. No se necesita línea de visión, sino que puede leerse a través de objetos, siendo duraderas y rápidas para escaneos masivos. Sin embargo, hay que tener lectores especializados. Asimismo, su costo de implementación es más alto.
Beneficios de usar códigos QR para inventario
Los códigos QR se convirtieron en una de las herramientas más prácticas para el seguimiento de los activos físicos: son fáciles de implementar, económicos de mantener y lo suficientemente potentes como para almacenar la información necesaria para gestionar los equipos de manera eficaz.
Estas son las razones por las que destaca la Gestión del Inventario con códigos QR:
- Bajo costo de implementación: crear e imprimir estos códigos es económico, por lo cual resulta accesible para las organizaciones de cualquier tamaño.
- Alta capacidad de guardado de los datos: a diferencia de los de barras, los QR pueden almacenar gran cantidad de información, incluyendo URLs, texto o enlaces a los registros de los activos.
- Fácil escaneo: cualquier smartphone o tablet los lee, eliminando la necesidad de equipos especializados.
- Rápidas actualizaciones: la combinación de los códigos con un sistema de Gestión del Inventario permite poner al día de forma instantánea los detalles de los activos en toda la base de datos.
- Uso versátil: rastrean dispositivos de IT, maquinaria y mobiliario de oficina, entre otros.
- Reducción de los errores: eliminan el ingreso manual de la información. Esto implica la disminución de la probabilidad de equivocaciones en los registros.
- Integración con los software: funcionan de manera fluida con soluciones de Gestión del Inventario, permitiendo reportes y análisis automatizados.
- Portátiles y duraderos: los códigos QR pueden imprimirse en distintos tamaños y materiales para resistir los diferentes entornos.
¿Cómo crear códigos QR para inventario?
El uso de códigos QR para el seguimiento de los activos es una tarea sencilla, que garantiza consistencia y precisión. Con unos pocos pasos básicos, es posible implementar un sistema de Gestión del Inventario que funcione desde el primer día.
El proceso general para crear códigos QR para inventario contempla:
- Construcción de la lista de activos físicos: la recopilación de dispositivos de IT, maquinaria, mobiliario, etc. Esto puede hacerse desde una base de datos existente, una planilla de Excel para inventario con QR o Google Sheets.
- Elección del sistema de códigos QR: selección del método para administrar el Inventario que mejor se adapte a las necesidades de la organización, ya sea un software específico o una solución más completa de Gestión de Activos de IT.
- Creación de códigos únicos: un generador de QR construye un número específico para cada activo para poder vincularlo al registro del sistema.
- Impresión de los códigos y colocación de las etiquetas: deben ser duraderas, adecuadas para el entorno y adherirse en un lugar de fácil acceso para el escaneo posterior.
- Escaneo para la actualización de los registros: tiene que mostrar el detalle del activo para poner al día la ubicación, el estado o el historial de mantenimiento.
Mantenimiento de la base de datos: es clave revisar y actualizar regularmente los registros para garantizar que el seguimiento del inventario con QR resulte exacto y confiable en el tiempo.
Cómo usar InvGate como tu software de Gestión del Inventario con códigos QR
Cómo crear códigos QR para inventarios de IT
InvGate Asset Management combina la generación simple de códigos con una plataforma completa de seguimiento de los activos. En lugar de depender de herramientas de terceros, se puede crear, asignar y escanear QR directamente dentro del sistema (sin aplicaciones ni hardware adicional).
La generación de QR es rápida: hay que seleccionar los activos, elegir el diseño y exportar los códigos. Cada uno es único y se vincula directamente al perfil del equipo físico, brindando acceso inmediato a sus especificaciones, ubicación, historial de mantenimiento y solicitudes relacionadas (a través de nuestras integraciones nativas con herramientas de Gestión de Servicios de IT).
El escaneo funciona tanto en el navegador como en dispositivos móviles: desde la versión de escritorio se precisa un escáner para ingresar directamente en el perfil del activo. En el móvil, se debe escanear con la cámara para visualizar o editar detalles, registrar el mantenimiento o crear un ticket de soporte en el momento.
Esta flexibilidad la convierte en una solución ideal para rastrear equipos de IT, maquinaria, mobiliario de oficina e incluso activos no técnicos.
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Ejemplos y casos del manejo del inventario con QR
Para comprender por completo los beneficios del manejo del inventario con QR, es útil revisar ciertas aplicaciones reales. Desde departamentos de IT hasta instituciones de salud, esos códigos permiten rastrear, mantener y gestionar una amplia gama de activos físicos.
Aquí algunos ejemplos:
- Seguimiento de equipos tecnológicos: asignación de QR a laptops, desktops y periféricos para que los técnicos accedan al instante a sus especificaciones, detalles de la garantía e historial de mantenimiento, sin necesidad de abrir los dispositivos ni buscar en los registros.
- Mantenimiento de la maquinaria: el código en cada equipo ayuda al personal a consultar rápidamente los cronogramas de los servicios, los manuales de seguridad y el historial de reparaciones antes de comenzar su trabajo.
- Gestión del mobiliario de la oficina: los QR en escritorios, sillas y equipos de salas de reuniones facilitan el rastreo de la ubicación y la agilización de los procesos de check-in/check-out en mudanzas o reasignaciones.
Control de las herramientas en operaciones de campo: el etiquetado de los instrumentos y los equipos portátiles contribuye a que el personal en ubicaciones remotas confirme la disponibilidad, reporte los daños o registre su uso directamente desde sus dispositivos móviles.
