Crear un inventario con códigos QR es una excelente manera de organizar, administrar y supervisar tus activos. Si bien cada organización lleva adelante este proceso de diferentes maneras, el objetivo siempre es el mismo: un mayor control de inventario.
En este artículo explicaremos cómo crear e implementar un inventario de activos con códigos QR, qué otros mecanismos de seguimiento de activos existen y en qué escenarios corresponde utilizar cada uno.
Qué es el inventario con códigos QR y cómo funciona
El término "inventario con códigos QR" se refiere a un conjunto de activos etiquetados con códigos QR únicos, utilizados para su identificación, administración y supervisión dentro de un sistema de control centralizado.
El inventario es el resultado de un proceso que las organizaciones diseñan con el objetivo de obtener un mayor control de sus activos. Este proceso varía según las necesidades y posibilidades de las empresas pero sus etapas son, en general, muy parecidas.
Básicamente consta de las siguientes fases:
- Impresión de los códigos QR.
- Adhesión de los códigos QR a los activos que se desea seguir.
- Escaneo del código QR con un dispositivo móvil.
Este ciclo se realiza, en el mejor de los casos, en el marco de las posibilidades que te da un software especializado para gestionar activos.
Qué información puede guardar un QR
Los códigos QR (Quick Response) pueden almacenar datos de diferente tipo. De hecho, la cantidad y el tipo de información que puede guardar un código QR es un aspecto clave de su versatilidad y adopción.
Entre los datos más comunes que puede contener un código QR se encuentran:
- Texto plano — Cadenas alfanuméricas simples, como nombres, códigos internos o descripciones breves.
- Identificadores únicos — IDs, números de serie o UUIDs utilizados como referencias a registros externos.
- URLs — Enlaces a sitios web, sistemas internos o perfiles digitales asociados a un activo.
- Datos estructurados simples — Información organizada en formato texto, como pares clave–valor o estructuras básicas.
- Información de contacto — Datos en formatos estándar como vCard, que incluyen nombre, teléfono o correo electrónico.
- Datos de red — Configuración de conexión Wi-Fi, como SSID, tipo de seguridad y contraseña.
- Ubicación geográfica — Coordenadas de latitud y longitud.
En la práctica, la Gestión de Activos con QR suele almacenar una referencia (como un ID o una URL) en lugar de la información completa, manteniendo el código liviano, legible y fácil de reutilizar.
Casos de uso en activos de IT y activos físicos no tecnológicos
Aunque la tecnología del código QR es la misma, su uso varía según el tipo de activo y el contexto operativo en el que se aplica. En inventarios de activos de IT y en inventarios de activos físicos no tecnológicos, los códigos QR cumplen funciones distintas, alineadas con los objetivos de control y gestión de cada entorno.
En activos de IT
En el ámbito de IT, los códigos QR se utilizan principalmente como mecanismo de identificación y trazabilidad administrativa. Cada QR suele vincularse a un registro dentro de una herramienta de IT Asset Management, permitiendo consultar información como el tipo de activo, el usuario asignado, su estado, ubicación, historial de cambios y etapa del ciclo de vida.
Este enfoque resulta especialmente útil para tareas como auditorías, inventarios periódicos, reasignaciones, soporte técnico y procesos de baja o renovación de equipos.
En activos físicos no tecnológicos
En activos físicos no tecnológicos, como maquinaria, herramientas, mobiliario, equipos industriales o vehículos, el código QR suele cumplir un rol más operativo y contextual. El escaneo del QR permite acceder a información relacionada con inspecciones, mantenimiento, documentación técnica, certificaciones, manuales o registros de uso.
En estos casos, el QR funciona como un punto de acceso rápido a información relevante para el trabajo diario, facilitando controles en campo, verificaciones de estado y seguimiento de actividades operativas.
Diferencia clave
La diferencia principal no está en el código QR, sino en el tipo de información asociada y el propósito del control. Mientras que en IT el foco está en la gestión, trazabilidad y cumplimiento, en activos no tecnológicos el énfasis suele ponerse en la operación, el mantenimiento y la seguridad.
QR vs. código de barras vs. RFID
Las etiquetas QR para inventario no son el único mecanismo disponible para acceder de forma rápida a la información asociada a un activo. Existen otras tecnologías ampliamente utilizadas con el mismo objetivo, entre ellas los códigos de barras y las etiquetas RFID, cada una con características y alcances distintos.
Los códigos de barras son representaciones gráficas lineales que almacenan información en forma visual y -al igual que los códigos QR- requieren contacto visual directo para ser leídos. Por su parte, RFID (Radio Frequency Identification) es una tecnología de identificación por radiofrecuencia que utiliza etiquetas electrónicas capaces de transmitir datos a un lector sin necesidad de escaneo visual.
Diferencias, costos y limitaciones
Los códigos QR y los códigos de barras funcionan como identificadores visuales que requieren escaneo directo, mientras que RFID permite identificar activos a distancia y de forma automática.
En términos de costos, los códigos de barras y los QR son opciones de bajo costo, ya que pueden imprimirse fácilmente y leerse con dispositivos comunes. RFID implica una inversión mayor, tanto por el precio de las etiquetas como por la infraestructura de lectores y sistemas necesarios para su operación.
Respecto a las limitaciones, los códigos de barras almacenan poca información y son sensibles al desgaste físico. Los códigos QR permiten mayor capacidad de datos, pero siguen requiriendo visibilidad directa. RFID elimina esta restricción, aunque puede verse afectada por interferencias, materiales específicos y mayores complejidades de implementación.
Cuándo conviene cada opción
Los códigos de barras resultan adecuados cuando se necesita una solución simple y económica para identificar activos con información básica y bajo nivel de actualización.
Los códigos QR son una opción versátil cuando se busca mayor capacidad de información, facilidad de escaneo con dispositivos móviles y vinculación directa a sistemas digitales de inventario.
Las etiquetas RFID son más convenientes en escenarios donde se requiere identificación masiva, automática y sin contacto visual, como en logística, almacenes de gran escala o procesos industriales altamente dinámicos.
Cómo implementar un control de inventario con QR
El uso de códigos QR para el seguimiento de los activos es una tarea sencilla, que garantiza consistencia y precisión. Con unos pocos pasos básicos, es posible implementar un sistema de Gestión del Inventario que funcione desde el primer día.
Pasos de implementación
El proceso general para crear códigos QR para inventario contempla los siguientes pasos:
- Construcción de la lista de activos físicos: este paso contempla la recopilación de dispositivos de IT, maquinaria, mobiliario, etc. Esto puede hacerse desde una base de datos existente, una planilla de Excel para inventario con QR o Google Sheets.
- Elección del sistema de códigos QR: la segunda etapa corresponde a la selección del método para administrar el inventario, ya sea un software específico o una solución más completa.
- Creación de códigos únicos: la tercera etapa corresponde a la creación de los códigos QR, ya sea a partir de un generador de QR especializado o una herramienta o funcionalidad de una plataforma para gestionar activos.
- Impresión de los códigos y colocación de las etiquetas: en este paso las etiquetas (que deben ser duraderas y adecuadas para el entorno) se adhieren a los activos en un lugar de fácil acceso para su posterior escaneo.
- Escaneo para la actualización de los registros: el escaneo debe mostrar el detalle del activo y brindar posibilidades para actualizar su ubicación, estado o historial de mantenimiento.
- Mantenimiento de la base de datos: la revisión y actualización regular de los registros garantiza que el seguimiento del inventario con QR resulte exacto y confiable en el tiempo.
Errores comunes a evitar
Aunque la implementación de un control de inventario con códigos QR es relativamente sencilla, existen algunos errores frecuentes que pueden afectar la precisión de los datos y la efectividad del sistema si no se consideran desde el inicio.
- Usar códigos QR sin un identificador único claro - Generar códigos sin una lógica de identificación consistente puede derivar en registros duplicados o difíciles de rastrear. Cada QR debe estar asociado a un identificador único dentro del sistema de inventario.
- Almacenar demasiada información dentro del código QR - Cargar el QR con datos extensos en lugar de una referencia (ID o URL) hace que el código sea más denso, difícil de escanear y menos flexible ante cambios futuros.
- Colocar las etiquetas en ubicaciones poco accesibles - Ubicar los códigos en zonas ocultas, curvas o expuestas al desgaste dificulta el escaneo y reduce su utilidad en tareas de control, auditoría o mantenimiento.
- No definir un responsable del mantenimiento de los datos - Sin procesos claros para actualizar la información del inventario, los registros pierden precisión rápidamente, incluso cuando los códigos QR están correctamente implementados.
- Tratar el QR como una solución aislada - Implementar códigos QR sin integrarlos a un sistema centralizado de inventario limita su valor. El QR debe ser un punto de acceso a información confiable, no un fin en sí mismo.
Cómo usar InvGate como tu software de Gestión del Inventario con códigos QR
Cómo crear códigos QR para inventarios de IT
InvGate Asset Management es un software de Gestión de Activos de IT que combina la generación simple de códigos con una plataforma completa de seguimiento de activos.
En lugar de depender de herramientas de terceros, se puede crear, asignar y escanear QR directamente dentro del sistema (sin aplicaciones ni hardware adicional). Esto lo transforma, virtualmente, en un software para inventario con QR.
Cómo generar y escanear códigos QR con InvGate Asset Management
La generación de QR es rápida: hay que seleccionar los activos, elegir el diseño y exportar los códigos. Cada uno es único y se vincula directamente al perfil del equipo físico, brindando acceso inmediato a sus especificaciones, ubicación, historial de mantenimiento y solicitudes relacionadas (a través de nuestras integraciones nativas con herramientas de Gestión de Servicios de IT).
El escaneo funciona tanto en el navegador como en dispositivos móviles: desde la versión de escritorio se precisa un escáner para ingresar directamente en el perfil del activo. En el móvil, se debe escanear con la cámara para visualizar o editar detalles, registrar el mantenimiento o crear un ticket de soporte en el momento.
Esta flexibilidad la convierte en una solución ideal para rastrear no sólo equipos de IT sino maquinaria, mobiliario de oficina e incluso activos no técnicos.
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Preguntas frecuentes sobre inventario con QR
¿Qué conviene usar: QR, código de barras o RFID?
Depende del contexto y del nivel de automatización requerido. Los códigos de barras y los QR son opciones económicas que requieren lectura con línea de visión directa, mientras que RFID permite identificación automática y sin contacto visual, pero implica mayores costos e infraestructura. Para la mayoría de los inventarios de activos, el QR ofrece un buen equilibrio entre costo, flexibilidad y facilidad de implementación.
¿Cómo mantener actualizada la información del activo?
La clave está en centralizar los datos en un sistema de inventario y utilizar el código QR como punto de acceso al registro del activo. Cada escaneo debe permitir consultar y actualizar información relevante, como ubicación, estado o historial, siguiendo procesos definidos y responsables claros.
¿Qué información debería contener un código QR en un inventario?
En la práctica, lo más recomendable es que el QR almacene solo un identificador único o una URL que apunte al registro del activo. Esto facilita el mantenimiento de la información y evita tener que reemplazar el código cuando los datos cambian.
¿Los códigos QR pueden usarse en cualquier tipo de activo?
Sí. Los códigos QR pueden aplicarse tanto a activos de IT como a activos físicos no tecnológicos, como mobiliario, herramientas o maquinaria. La diferencia está en el tipo de información asociada y en el uso que se hace del escaneo en cada contexto.
¿Qué pasa si una etiqueta QR se daña o se pierde?
Si el QR está vinculado a un identificador único dentro del sistema, la etiqueta puede reemplazarse sin afectar el registro del activo. Solo es necesario generar un nuevo código y asociarlo nuevamente al mismo activo en la base de datos.
