La gestión de un inventario de IT organizado es más difícil de lo que parece, sobre todo cuando los entornos crecen y los activos se multiplican rápidamente entre distintas ubicaciones, propietarios, estados y ciclos de vida. La clasificación manual requiere un tiempo que los equipos podrían dedicar a otras tareas, además de ser propensa a errores, dando lugar a menudo a registros desactualizados.
En este punto entran en juego las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management, que agrupan automáticamente los recursos según reglas definidas previamente, como el tipo de dispositivo, el estado, las fechas de garantía o incluso agregando campos personalizados.
Las mismas, a diferencia de las Etiquetas Manuales, se actualizan automáticamente, lo cual garantiza que cada bien esté siempre en el grupo correcto, sin necesidad de un esfuerzo continuo.
En este artículo, explicamos qué son las Etiquetas Inteligentes y cómo funcionan en InvGate Asset Management, además de compartir ejemplos prácticos de automatización para ayudar a convertir el inventario de la organización en información útil.
¿Qué son las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management?
Las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management constituyen una herramienta flexible para clasificar y catalogar automáticamente los activos en función de ciertas condiciones definidas por cada equipo.
Una vez creadas, cualquier recurso que cumpla esos criterios se agrupa allí. Esto significa que el inventario se mantiene constantemente actualizado sin requerir la intervención manual, facilitando la organización y la toma de decisiones basadas en datos precisos.
Los equipos pueden generar esas etiquetas utilizando tanto atributos estándar de los bienes -tipo, estado o ubicación-, como campos personalizados establecidos específicamente para la empresa. En consecuencia, los posibles criterios de agrupación son prácticamente ilimitados.
Como resultado, las Etiquetas Inteligentes se adaptan a diferentes prioridades, flujos de trabajo y objetivos del negocio, permitiendo a cada compañía estructurar su inventario de IT de tal manera que refleje la operatividad real.
Etiquetas Manuales vs. Etiquetas Inteligentes
Las Etiquetas Manuales son rótulos estáticos que simplifican la clasificación y catálogo de cualquier Elemento de Configuración (CI - Configuration Item) dentro de la plataforma. Esto incluye activos -como hardware y software-, pero también usuarios, ubicaciones, contratos y proveedores, entre otros.
Las mismas se aplican manualmente y permanecen asignadas hasta que alguien las elimina, siendo útiles para la categorización básica o la agrupación puntual. Sin embargo, requieren una intervención humana continua para garantizar su precisión, ya que los recursos cambian con el tiempo.
Las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management, por otro lado, son dinámicas y automatizadas. En lugar de asignarse manualmente, se basan en condiciones definidas de antemano, como el tipo de activo, el estado, la ubicación, las fechas de garantía o los campos personalizados.
Cualquier bien que cumpla esos criterios se incluye automáticamente, mientras que se elimina cuando deja de cumplirlos. Esto convierte a las Etiquetas Inteligentes en grupos de activos dinámicos que se mantienen actualizados. Por lo tanto, son ideales para la generación de informes y la gestión automatizada del inventario a gran escala.
¿Cómo funcionan las Etiquetas Inteligentes?
Las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management agrupan activos que comparten uno o más criterios predefinidos.
A diferencia de las normales, que se pueden aplicar a diferentes tipos de CIs (como usuarios o software), las inteligentes están disponibles exclusivamente para los activos. Su funcionamiento es muy sencillo.
El equipo responsable de organizar el inventario de IT define las reglas que debe cumplir un activo para pertenecer a una Etiqueta Inteligente. A continuación, crean dicha etiqueta y le asignan esas condiciones. A partir de ese momento, cada vez que un bien responde a esos criterios, se incluye automáticamente en el grupo.
¿Cómo se configuran las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management?
Para crear las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management existen dos formas:
- Desde cero en la sección “Configuración”.
- Filtrar un grupo de activos en función de una o varias condiciones y generar una Etiqueta Inteligente rápida directamente desde el Explorador.
#1: ¿Cómo crear una Etiqueta Inteligente desde la sección "Configuración"?
Para generar una Etiqueta Inteligente desde la sección “Configuración”, hay que seguir estos pasos:
- Ingresar en Configuración > General > Etiquetas.
- Cliquear en “Añadir”.
- Completar los siguientes campos:
- Nombre: elegir uno para la Etiqueta.
- Descripción: añadir información contextual sobre la misma.
- Color: designar un color para identificar visualmente la Etiqueta en toda la plataforma.
- Etiqueta Inteligente: activar esta opción para que se actualice automáticamente según las condiciones preestablecidas.
- Configurar las condiciones en función de aquello que se desee rastrear.
#2: ¿Cómo generar una Etiqueta Inteligente Rápida desde el Explorador?
Si bien funciona igual que una Etiqueta Inteligente común, la rápida se crea de forma diferente. Desde el Explorador, se deben seguir estos pasos:
- Ingresar en “Activos”.
- Cliquear en el botón “+” para generar una nueva vista.
- Añadir condiciones específicas para filtrar los activos.
- Oprimir “Actualizar” para asegurar que hay activos que cumplen esa condición.
- Hacer clic en “Filtros aplicados” y, a continuación, en “Etiqueta Inteligente Rápida”.
- Completar los siguientes campos:
- Nombre: seleccionar uno para la Etiqueta Inteligente.
- Descripción: incorporar contexto.
- Color: elegir un color para identificarla visualmente en toda la plataforma.
- Cliquear en “Crear” para generar la nueva Etiqueta.
5 ejemplos para impulsar la automatización de ITAM con las Etiquetas Inteligentes
El uso de las Etiquetas Inteligentes en InvGate Asset Management contribuye a mantener preciso y actualizado el inventario de IT, lo cual refuerza la estrategia general de Gestión de Activos de IT (ITAM).
En combinación con las capacidades de inventario de InvGate, las Etiquetas convierten los datos de los recursos en grupos procesables que respaldan la automatización de ITAM, la generación de reportes y el control operativo.
Aunque las posibilidades son prácticamente infinitas, aquí presentamos cinco Etiquetas Inteligentes que toda organización en crecimiento debería considerar tener para un manejo del inventario más avanzado:
- Activos con datos esenciales incompletos.
- Computadoras que les faltan actualizaciones de Windows.
- Activos con shadow IT.
- Activos que se acercan al final de su vida útil.
- Dispositivos fuera de garantía.
Nota: las Etiquetas Inteligentes no tienen por qué ser permanentes. También se pueden crear de forma temporal para situaciones de seguridad específicas o requisitos de cumplimiento internos y externos. Por ejemplo, es posible generar una para identificar los dispositivos que ejecutan Windows 10, sobre todo teniendo en cuenta el final de su vida útil.
Cabe recordar que para cada una de estas Etiquetas hay que definir un nombre, un color y una descripción. Recomendamos mantener este proceso lo más organizado posible para facilitar una mejor gestión del inventario.
#1: Activos con datos esenciales incompletos
Los activos con información incompleta o faltante representan uno de los desafíos más comunes a medida que crecen los inventarios de IT. Cuando los campos clave están vacíos, resulta más difícil asignar la propiedad, planificar renovaciones, evaluar riesgos o automatizar flujos de trabajo.
La Etiqueta Inteligente actúa como una comprobación continua de la calidad de los datos, ayudando a identificar rápidamente qué recursos requieren atención para que el registro siga siendo confiable y útil.
La creación de esta etiqueta implica estos pasos:
- Activos > Ubicación > Es > Ninguna.
- Activos > Nombre del propietario > Es > Ninguno.
- Activos > Estado de la garantía > Es > No establecido.
Nota: los atributos anteriores son solo ejemplos. Cada equipo puede definir su propio conjunto de campos esenciales en función de los procesos internos, las prioridades y los objetivos empresariales. Las Etiquetas Inteligentes son totalmente flexibles, por lo cual es posible incluir cualquier condición que tenga sentido para la organización.
#2: Computadoras que les faltan actualizaciones de Windows
Para reducir las vulnerabilidades de seguridad y garantizar el cumplimiento normativo, es clave que los sistemas operativos estén actualizados. Los dispositivos que ejecutan Windows con actualizaciones pendientes suelen constituir uno de los puntos de entrada más fáciles para las amenazas, especialmente en entornos en expansión donde la aplicación de parches suele volverse irregular.
La Etiqueta Inteligente, entonces, facilita el rastreo de las computadoras que requieren atención inmediata, lo cual permite priorizar las medidas correctivas y automatizar las acciones de seguimiento.
Así se genera:
- Equipo > Tiene actualizaciones pendientes > Sí.
#3: Activos con shadow IT
La shadow IT suele aparecer de forma silenciosa, a través de software no aprobado o ajeno a la empresa instalado en los dispositivos de la compañía. Aunque algunas aplicaciones parecen inofensivas, pueden introducir riesgos de seguridad, problemas en las licencias y preocupaciones relacionadas con la productividad.
La Etiqueta Inteligente contribuye a identificar los equipos que ejecutan plataformas de juegos populares, un indicador común de software no autorizado, para que los equipos de IT investiguen rápidamente y tomen las medidas pertinentes.
Dicha Etiqueta se crea así:
- Computadora > Instalaciones de software > Contiene > Steam.
- O bien: Computadora > Instalaciones de software > Contiene > Epic.
- O bien: Computadora > Instalaciones de software > Contiene > Battle.
Nota: esta lista puede incluir cualquier software que el equipo considere relevante. InvGate Asset Management también ofrece una función dedicada a las políticas de autorización de software, lo cual facilita mucho este proceso.
#4: Activos que se acercan al final de su vida útil (EOL)
El seguimiento de los activos a medida que se acercan al final de su ciclo de vida es esencial para planificar su sustitución de forma proactiva, realizar previsiones presupuestarias y reducir el riesgo operativo.
La Etiqueta Inteligente permite identificar los dispositivos en dichas condiciones para tomar medidas antes de que se produzcan fallos o interrupciones.
De este modo se genera:
- Activos > Fecha de EOL > Es (rango) > Este año.
Nota: para utilizar esta Etiqueta, se deberá crear un campo personalizado denominado “Fecha de EOL” y asegurarse de que se complete en todos los activos. Una vez configurada, mantendrá automáticamente actualizado este grupo.
#5: Dispositivos fuera de garantía
Los dispositivos que se acercan al final de su período de garantía suelen suponer un mayor riesgo operativo y conllevan costos de asistencia técnica inesperados. Esta Etiqueta ayuda a identificar de forma proactiva los activos cuya garantía está a punto de caducar, lo cual facilita la planificación de las renovaciones, la priorización de las sustituciones o la preparación de medidas de mitigación.
Su creación contempla esta acción:
- Activos > Fecha de caducidad de la garantía > Es > Próximos 30 días.
Nota: el intervalo de tiempo es totalmente personalizable: se puede ajustar a 7 o 15 días o cualquier período que se adapte a los procesos particulares de la organización. También es posible crear Etiquetas Inteligentes adicionales para identificar activos con garantías ya caducadas o combinar esta regla con otras condiciones según sea necesario.
Reflexiones finales
Las Etiquetas Inteligentes en Invate Asset Management contribuyen a convertir el inventario de IT en un sistema dinámico que se mantiene organizado, se adapta a las prioridades de la organización y habilita la automatización a gran escala.
Ya sea que se esté trabajando en mejorar la calidad de los datos, reforzar la seguridad o planificar los ciclos de vida de los activos, dichas Etiquetas ofrecen una forma sencilla de pasar de la visibilidad a la acción.
Si quieres saber cómo funciona en la práctica, accede a una prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management y comienza a crear tus propias Etiquetas Inteligentes en solo unos minutos.
