InvGate Asset Management ahora permite hacer auditorías físicas de activos desde un teléfono, una tablet o un lector de identificación por radiofrecuencia (RFID), y cada escaneo se compara con el registro del activo en el momento en que se hace de manera automática, así el equipo ve qué coincide, qué falta y qué no debería estar ahí sin salir del lugar. Esto equivale a un ahorro de cientos de horas de trabajo manual.
La verificación física siempre ocurrió lejos del sistema de registro, por eso las discrepancias se acumulan entre un ciclo y otro y conciliarlas después se vuelve un proyecto en sí mismo. InvGate Asset Management elimina ese ida y vuelta y ofrece tres métodos de escaneo. A continuación se explica cómo hacer una auditoría física, qué se puede hacer en el lugar y qué llega próximamente.
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Cómo hacer una auditoría física con InvGate Asset Management
Una auditoría en InvGate Asset Management es un recorrido de verificación estructurado que se crea, se delimita y se ejecuta desde el dispositivo que se tiene en la mano. El equipo escanea y la plataforma compara cada lectura con el inventario vigente a medida que se registra.
Esa comparación es lo que cambia de fondo el trabajo. Las discrepancias aparecen durante el recorrido, sin una etapa de conciliación posterior, así que cuando el equipo sale de la ubicación la auditoría ya muestra qué se encontró, qué sigue pendiente y qué apareció sin estar previsto.
El escaneo funciona con tres métodos, agrupados según el hardware que necesita cada uno:
- Códigos QR, que se escanean con la cámara de cualquier teléfono o tablet iOS o Android.
- Códigos de barras, que se escanean de la misma forma y desde los mismos dispositivos (próximamente).
- RFID, con un lector portátil Zebra que ejecuta la propia app y captura en una sola pasada todos los activos etiquetados que están en su rango, sin tener que apuntar a cada dispositivo.
Paso 1: etiquetar primero los activos
Una auditoría solo puede verificar lo que puede identificar, por eso las etiquetas tienen que estar en los activos antes del primer escaneo. Cada activo lleva un código QR, una etiqueta RFID o ambos, vinculados a su registro en el inventario.
Generar, imprimir y colocar esas etiquetas es un trabajo aparte, con decisiones concretas sobre el tamaño, el material y la ubicación de cada etiqueta. La guía para etiquetar y hacer seguimiento del hardware con códigos QR recorre esa configuración desde la construcción del inventario hasta la colocación de las etiquetas, y es el paso que tiene que estar terminado antes de que valga la pena programar una auditoría. Lo mismo vale para el etiquetado RFID.
La etiqueta más flexible combina las tres cosas: un chip RFID, un código QR único y texto legible a simple vista. Esa combinación deja disponibles todos los métodos y permite usar el más rápido en cada situación. Una conciliación de inventario en un depósito es donde el RFID puede ahorrar cientos de horas de trabajo, mientras que un técnico con un único equipo que le dejaron en el escritorio lo identificará más rápido por el código impreso que con cualquier escaneo.
InvGate provee estas etiquetas, así que el equipo no tiene que resolver el etiquetado por su cuenta.
Paso 2: definir el alcance de la auditoría
Cada auditoría se crea para una única ubicación y se puede acotar a un conjunto específico de activos dentro de ella. Las dos decisiones cambian lo que los resultados pueden mostrar.
A) Por qué la ubicación es la unidad que importa
La ubicación es la base de toda auditoría porque es el único límite que un auditor puede recorrer físicamente. Una sala, un piso o una sede son áreas que una persona puede cubrir por completo, y esa cobertura completa es lo que le da sentido a un conteo. Cada auditoría abarca una sola ubicación, sin sus ubicaciones hijas, así que una sede con varias salas se audita sala por sala.
También es el dato que más rápido se desactualiza, porque los activos se mueven entre escritorios, pisos y depósitos sin que nadie actualice el registro. Además, la ubicación es lo que les da significado a los resultados, ya que un activo solo puede faltar respecto del lugar donde se esperaba encontrarlo.
B) Acotar el alcance con etiquetas o una lista
Dentro de esa ubicación, una auditoría puede limitarse a los activos con determinadas etiquetas o a una lista personalizada de activos. Esto es lo que hace prácticos los controles puntuales entre ciclos completos, cuando contar todo lo que hay en una sala sería más trabajo del que la pregunta justifica.
Sirve para recorridos como los servidores de una sala antes de una ventana de mantenimiento, o los activos de alto valor de un piso antes de un informe trimestral. Los activos que están en la ubicación pero quedan fuera de ese alcance igual aparecen en los resultados, dentro de Extra, así que nada de lo escaneado se pierde.
Paso 3: hacer el escaneo
Con el alcance definido, el equipo lo recorre y cada escaneo se compara con la lista de activos esperados a medida que se registra. El método define la velocidad: los códigos QR requieren un escaneo por activo, igual que los códigos de barras cuando estén disponibles, mientras que el RFID captura de una vez todo lo que está en su rango, y eso es lo que vuelve práctico auditar una sala de servidores o un depósito.
El mismo esquema sirve para ciclos de recolección recurrentes. Un distrito escolar que entrega 2000 Chromebooks a principio de año puede escanear cada una cuando las recolecta: cada dispositivo que vuelve figura como Encontrado, lo que se esperaba y nunca se escaneó pasa a Faltante al cerrar la auditoría, y después el área de IT puede filtrar esos dispositivos en el explorador de Activos y actualizarlos de forma masiva.
Qué pasa durante y después del escaneo
Una auditoría física no se limita a producir un conteo. El recorrido también es la mejor oportunidad que tiene un equipo para corregir el registro, y la plataforma está pensada para aprovecharla.
Corregir registros sin volver al escritorio
Cuando un auditor encuentra algo que no coincide, puede corregirlo en el momento desde el teléfono, activo por activo, escaneando su código QR. Estado, ubicación, responsable, etiquetas y campos personalizados se actualizan en el registro del activo durante el recorrido.
Por ejemplo, un técnico que visita una planta de manufactura puede encontrar un servidor que el registro ubica en otra sala. Puede escanear su código QR y actualizar la ubicación, el estado, el responsable, las etiquetas y cualquier campo personalizado antes de irse, así la discrepancia no llega a la próxima auditoría.
Encontrado, Pendiente y Otros
El resumen de una auditoría devuelve tres grupos:
- Encontrado: activos que se esperaban en la ubicación auditada y que se escanearon o se cargaron durante el recorrido.
- Pendiente: activos que se esperaban ahí y todavía no aparecieron. Al cerrar la auditoría, pasan a Faltante.
- Otros: todo lo que apareció sin estar previsto.
Encontrado y Pendiente o Faltante son las dos mitades de lo que la auditoría tenía En alcance, así que leer una frente a la otra equivale a leer la ubicación misma. Otros queda fuera de ese alcance y se divide en dos: Extra reúne los activos que sí existen en InvGate Asset Management pero están registrados en otra ubicación o sin ubicación, o que están en la ubicación pero quedaron fuera del alcance por sus etiquetas o su lista, y Desconocido reúne lo que se escaneó y no tiene ningún registro, identificado solo por su número de serie o su código RFID.
La vista de resultados combina un resumen por ubicación con una vista detallada por activo, que muestra qué dispositivo no aparece, dónde estaba registrado por última vez y cuándo se vio por última vez. Cada auditoría queda registrada con fecha y hora y sincronizada con el inventario, así la siguiente parte de una base actualizada, sin depender de la hoja de cálculo del trimestre anterior.
Cada escaneo se compara con el inventario en el momento
Esto es lo que elimina la etapa de conciliación por separado. Cada escaneo se compara con la lista de esperados a medida que se registra: un activo Encontrado queda confirmado contra su registro, uno Pendiente sigue visible hasta que aparece o se cierra la auditoría, y todo lo que está fuera del alcance va a Otros.
Al cerrar la auditoría, esta queda en modo de solo lectura, los Pendientes pasan a Faltante y el registro de cada activo esperado muestra el resultado de su última auditoría física. A partir de ahí, el explorador de Activos filtra por resultado de auditoría, así que el equipo puede actuar sobre un grupo completo de una vez, por ejemplo, actualizar en una sola acción masiva la ubicación de todos los activos Faltantes.
El efecto práctico se nota en cómo se planifica un ciclo. En lugar de recorrer cada ubicación con una hoja de cálculo y compararla después con el inventario, el equipo la recorre una vez y se va con todas las discrepancias ya ordenadas y listas para resolver.
Encontrar activos en InvGate Asset Management a partir de cualquier lista externa
No todas las preguntas sobre activos empiezan por una ubicación. InvGate Asset Management permite pegar cualquier lista de identificadores, como IDs de activo, IDs de inventario, hostnames y números de serie, y devuelve todos los activos que coinciden en una sola búsqueda.
Esto es lo que arma la lista de esperados antes de una auditoría, para comparar la lista que ya se tiene con la que produce la auditoría. La misma búsqueda sirve en tres momentos:
- Antes de una auditoría, para definir qué debería haber.
- Durante la recepción, para confirmar qué llegó realmente.
- Después de una auditoría, para actualizar de forma masiva el estado de los dispositivos devueltos o faltantes.
Próximamente: QR Menu Portal
Un código QR en un activo no tiene por qué ser solo para el equipo de IT. QR Menu Portal, que llegará en una próxima versión, convierte cualquier activo etiquetado en un punto de partida para actuar, con un menú configurable que se abre al escanear y no requiere app ni inicio de sesión.
Lo que aparece en ese menú se configura por tipo de activo. Una impresora compartida en una sala de reuniones puede ofrecer "Reportar un problema", "Pedir insumos" y "¿Quién administra esto?", y cuando alguien toca la primera opción se crea un ticket en InvGate Service Management, sin que esa persona tenga que conocer el número de etiqueta del activo ni el proceso de la mesa de ayuda.
Conclusión
Las auditorías físicas en InvGate Asset Management unen la verificación y el control contra el registro en un mismo recorrido. El equipo define una auditoría para una ubicación, la recorre con un teléfono o un lector RFID, corrige registros puntuales en el camino y se va con Encontrado, Faltante y Extra ya ordenados y listos para resolver.
El requisito previo es real: las etiquetas tienen que estar en los activos antes de que todo esto funcione. Una vez colocadas, puedes hacer un recorrido sobre tu propio inventario con una prueba gratuita de 30 días, o hablar con Ventas para definir qué método de escaneo se adapta a tus ubicaciones y volúmenes.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una auditoría física de activos?
Una auditoría física de activos es un recorrido de verificación acotado que compara el registro de activos con lo que está físicamente presente en una ubicación o en un conjunto de activos dentro de ella. Produce un resultado clasificado que muestra qué coincidió, qué se esperaba y no se encontró, y qué se encontró sin estar previsto.
¿Qué se necesita para hacer una auditoría física con InvGate Asset Management?
Los activos tienen que tener las etiquetas ya colocadas y hace falta un dispositivo para escanear. Los códigos QR funcionan con la cámara de cualquier teléfono o tablet iOS o Android, y el escaneo RFID requiere un lector RFID portátil Zebra. El escaneo de códigos de barras llega próximamente, y los activos también se pueden cargar manualmente desde el escritorio por ID de activo, ID de inventario, hostname o número de serie.
¿Se pueden auditar activos que no son equipos de IT?
Sí. La auditoría funciona con cualquier activo que tenga una etiqueta y un registro en el inventario, incluidos los dispositivos no conectados que nunca aparecen en un escaneo de red.
¿Cuál es la diferencia entre Encontrado, Faltante y Extra?
Encontrado significa que el activo se esperaba en la ubicación auditada y se escaneó o se cargó durante el recorrido. Faltante significa que se esperaba ahí y no apareció antes del cierre de la auditoría. Extra significa que el activo existe en InvGate Asset Management pero no se esperaba en esa auditoría, ya sea porque está registrado en otra ubicación o porque el alcance lo dejó fuera. Lo que se escanea y no tiene ningún registro figura como Desconocido.
