La gestión de activos es un concepto que cada vez toma más relevancia en empresas de todos los sectores. Entender los principios detrás de una buena gestión de activos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas, reducir riesgos y planificar el uso de sus recursos de manera inteligente.
En este artículo, exploraremos qué es la gestión de activos, sus beneficios para las empresas y las distintas estrategias que se pueden aplicar para implementar este tipo de enfoque.
Veremos también un aspecto fundamental en tecnología, la gestión de activos de IT, que se enfoca en controlar recursos tecnológicos como el software y el hardware, tan esenciales en las operaciones diarias.
Acompáñanos para descubrir cómo este enfoque puede contribuir al éxito de tu organización.
Qué es la gestión de activos
La gestión de activos es un enfoque estratégico que permite a las empresas organizar, monitorear y mantener sus recursos de manera eficiente. Se basa en maximizar el valor de los activos de una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde la adquisición hasta la disposición. En el contexto empresarial, un “activo” puede abarcar desde maquinaria y equipos hasta software, datos, y en ciertos casos, propiedad intelectual.
En terminos generales, la gestión de activos se centra en la administración de activos tangibles e intangibles que impactan directamente en las operaciones y en la rentabilidad de la empresa. Aquí se incluyen activos físicos como inmuebles, maquinaria, flotas de vehículos y otros elementos clave para el funcionamiento diario.
En este ámbito, la gestión de activos permite planificar, mantener y optimizar los recursos para reducir costos y extender su vida útil. Un estándar clave en este contexto es la norma ISO 55000, que abarca guías y prácticas sobre cómo maximizar el valor de estos activos a lo largo de su ciclo de vida.
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La importancia de la gestión de activos en empresas
Implementar una estrategia sólida de gestión de activos ofrece múltiples beneficios para las empresas. La optimización de recursos no solo genera ahorros económicos, sino que también permite un mejor control sobre el inventario y el estado de los activos, facilitando la planificación de mantenimientos, actualizaciones y renovaciones.
Cuando las empresas conocen el valor, estado y ubicación de sus activos, pueden tomar decisiones informadas sobre su uso o reemplazo. Esto se traduce en mejoras significativas en la productividad, al evitar ineficiencias como la duplicación de recursos o el desperdicio de activos obsoletos.
A nivel operativo, la gestión de activos es clave en sectores donde la infraestructura y el equipo son fundamentales para el negocio, como en la industria manufacturera, tecnológica, y de servicios. Empresas que manejan grandes inventarios, como el sector minorista y logístico, también se benefician enormemente de una estrategia de gestión de activos bien implementada.
Tipos de activos en la gestión de activos
En la gestión de activos, es importante reconocer los diferentes tipos de activos que pueden estar presentes en una empresa. Estos son algunos de los más comunes:
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Activos físicos: Incluyen equipos, maquinaria, instalaciones y vehículos. Su gestión implica el mantenimiento preventivo y la planificación para reemplazos a fin de evitar interrupciones en la operación.
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Activos digitales: Se refiere a datos, software, y sistemas informáticos que requieren actualizaciones, seguridad y control de accesos. En este sentido, la seguridad digital es un aspecto crítico, ya que la pérdida o robo de información puede impactar gravemente a la organización.
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Activos financieros: Dinero, inversiones y cuentas por cobrar. Estos activos necesitan una gestión cuidadosa para asegurar una buena liquidez y el retorno de inversión.
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Propiedad intelectual: Patentes, derechos de autor y marcas. Estos activos no físicos son valiosos para la competitividad y deben protegerse adecuadamente para evitar pérdidas.
Otra manera de clasificar los activos es según su permanencia o liquidez:
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Activos corrientes: Son aquellos que pueden convertirse en efectivo en un corto plazo, generalmente dentro del ciclo operativo de la empresa (menos de un año). Entre ellos se encuentran el efectivo, las cuentas por cobrar y el inventario. La gestión de estos activos es clave para mantener la liquidez de la empresa y asegurar su capacidad de responder a compromisos financieros a corto plazo.
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Activos fijos: También conocidos como activos no corrientes, estos son recursos de larga duración que la empresa utiliza en su operación diaria y que no se convierten en efectivo fácilmente. Ejemplos incluyen maquinaria, edificios y terrenos. Su gestión implica planificación de mantenimiento, depreciación y, eventualmente, reemplazo.
Conocer los diferentes tipos de activos facilita a las empresas definir estrategias específicas de gestión y, al mismo tiempo, establecer métricas adecuadas para evaluar su desempeño.
Etapas en el ciclo de vida de los activos
Para gestionar de manera efectiva, es fundamental comprender las etapas del ciclo de vida de un activo, que incluye desde la adquisición hasta la disposición final. A continuación, se describen las etapas principales en este ciclo:
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Adquisición: Se evalúan las necesidades de la empresa y se seleccionan los activos que mejor se ajusten a los objetivos y presupuesto disponibles.
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Operación y mantenimiento: Una vez que los activos están en uso, deben gestionarse adecuadamente para evitar deterioro o pérdida de valor. Esto incluye tareas de mantenimiento preventivo, monitoreo de condiciones y reparaciones.
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Optimización: En esta fase, se analiza el desempeño de los activos y se identifican oportunidades para mejorar su eficiencia o productividad.
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Desactivación o disposición: Cuando los activos alcanzan el final de su vida útil, se deben retirar o reemplazar de manera adecuada, evaluando opciones de reciclaje o venta si es posible.
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Cómo implementar una estrategia de gestión de activos
Para implementar con éxito una estrategia de gestión de activos, es recomendable seguir ciertos pasos que permitan a la organización establecer controles adecuados. A continuación, se detallan los pasos clave para iniciar esta estrategia en cualquier empresa:
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Realizar un inventario de activos
El primer paso consiste en llevar a cabo un inventario de activos completo de todos los activos de la organización. Esto permite tener una visión clara sobre la cantidad, ubicación y estado de cada recurso. Existen herramientas digitales que facilitan la creación de inventarios y el seguimiento en tiempo real. -
Definir métricas y objetivos
Para medir el desempeño de los activos, es importante establecer métricas específicas, como el retorno de inversión (ROI), el costo de mantenimiento o el tiempo de vida útil. Estas métricas deben alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa. -
Asignar responsables de la gestión
Identificar a las personas o equipos encargados de la gestión de activos es fundamental para que esta estrategia funcione correctamente. Esto incluye tanto el monitoreo como la realización de mantenimientos y la disposición de activos. -
Establecer procedimientos de mantenimiento
Implementar una rutina de mantenimiento preventivo y correctivo reduce el riesgo de fallos y alarga la vida útil de los activos. Además, permite minimizar costos asociados a reparaciones inesperadas. -
Utilizar herramientas de gestión de activos
Existen software especializados en gestión de activos, que ofrecen desde el control de inventarios hasta la planificación de mantenimientos. Estas herramientas facilitan el seguimiento y mejoran la precisión en el análisis de datos.
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Gestión de activos en IT
La gestión de activos de TI se deriva de las prácticas generales de gestión de activos, pero presenta particularidades que requieren un enfoque especializado. Esta área, también conocida como IT Asset Management (ITAM), se enfoca en el manejo de recursos tecnológicos específicos, como el hardware, el software y los datos. Dentro de esta disciplina, se abordan aspectos clave como la administración de licencias, la seguridad de la información, el cumplimiento normativo y la optimización de costos.
Además de gestionar estos recursos tecnológicos, ITAM implica una estrategia continua para proteger los activos de TI contra riesgos de seguridad, ya que cualquier vulnerabilidad en estos sistemas puede poner en peligro la operación y la información sensible de la empresa. Esto incluye desde implementar parches y actualizaciones hasta realizar auditorías de cumplimiento y seguridad.
Actualmente, los sistemas de tecnología son la columna vertebral de las operaciones empresariales, lo que hace de ITAM un componente esencial para el funcionamiento diario de la organización. Sin una gestión adecuada de los activos tecnológicos, las empresas corren el riesgo de enfrentar interrupciones, sobrecostos por licencias no utilizadas o desactualizadas, y brechas de seguridad que podrían comprometer su continuidad.
Beneficios de la gestión de activos de IT
Implementar ITAM ofrece varias ventajas a nivel organizativo:
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Control de costos: Permite a la empresa monitorear los gastos en tecnología y optimizar las licencias de software, evitando pagos innecesarios.
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Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de normas y regulaciones relacionadas con la seguridad de la información y la gestión de datos.
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Reducción de riesgos: Identificar y mitigar riesgos asociados con la obsolescencia del hardware y software reduce vulnerabilidades de seguridad y evita interrupciones en los servicios.
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Optimización del ciclo de vida de los activos: Con ITAM, las empresas pueden planificar mejor la renovación de equipos y actualizaciones de software, asegurando que todos los activos de TI se mantengan en condiciones óptimas.
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Mejores prácticas ITAM
Para gestionar activos de TI de manera efectiva, existen diversas herramientas especializadas que ayudan a simplificar el proceso. Algunas herramientas populares incluyen soluciones que se integran con plataformas de administración como InvGate Insight, y otras que permiten monitorear y controlar el inventario tecnológico.
Entre las mejores prácticas de ITAM, se recomienda:
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Registrar cada activo en una base de datos centralizada, lo cual facilita el acceso a la información de todos los recursos.
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Establecer políticas claras de uso y mantenimiento para evitar el deterioro y asegurar que los activos sean utilizados correctamente.
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Realizar auditorías periódicas que permiten identificar recursos no utilizados o subutilizados, optimizando así el presupuesto IT.
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Documentar todas las transacciones relacionadas con los activos para garantizar transparencia.
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Utilizar herramientas automatizadas e integrar procesos con sistemas como ITSM y CMDB
Gestión de activos de IT: 10 pasos fundamentales
Conclusión
La gestión de activos es una práctica fundamental para las empresas que buscan optimizar sus recursos y maximizar el valor de sus inversiones. Al implementar una estrategia adecuada de gestión, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y mitigar riesgos. Para sectores que dependen de tecnología, la gestión de activos de IT es aún más relevante, ya que permite un control completo de los recursos informáticos y facilita la planificación a futuro.
Implementar un programa de gestión de activos puede ser la clave para mantener una operación ágil, segura y rentable a largo plazo, beneficiando tanto a la organización como a sus empleados.
