La productividad y el crecimiento de una organización dependen en gran medida de la salud de sus activos. Si una impresora que deja de funcionar resulta una molestia para quien la usa habitualmente, imagínate el impacto económico (y moral) que representa una máquina industrial que se apaga. La buena noticia es que estas situaciones pueden evitarse. Solo necesitas un documento detallado de la actividad de cada aparato, es decir, un registro de mantenimiento de equipos. Esta herramienta garantiza que todos esos dispositivos operen correctamente, minimizan el tiempo de inactividad y prolongan su vida útil.
La información relacionada con el mantenimiento y la actividad del equipo se almacena en un lugar, como una hoja de cálculo, una solución de software específica o en un sistema de Gestión de Activos Informáticos (ITAM).
Pero, ¿qué debe incluir exactamente? ¿Y cómo se crea? En este artículo, lo desglosamos de forma sencilla y práctica para que empieces a considerar la incorporación de dicho instrumento a tu estrategia de mantenimiento.
Software de Gestión de Activos
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Gartner
Definición de registro de mantenimiento de equipos
Un registro de mantenimiento de equipos es un documento estructurado que realiza un seguimiento de la conservación, las reparaciones y el mantenimiento programado de los activos.
También constituye el resultado de una estrategia de mantenimiento que garantiza que todos los aparatos funcionen correctamente y que los activos se encuentren en perfecto estado, a la vez de evitar averías inesperadas.
La forma en que las empresas gestionan estos registros varía bastante, ya que no todos los métodos son iguales. Algunas siguen utilizando las anotaciones en papel o las hojas de cálculo de la vieja escuela. Si bien el primer enfoque parece una vía sencilla, este material puede perderse, estropearse u olvidarse en un cajón. En cuanto al segundo, suelen convertirse en un caos en el momento en que varias personas tienen que realizar las actualizaciones. En consecuencia, no hay excusas para cambiar a un sistema mejor.
Otros usan un software específico de seguimiento para ejecutar el mantenimiento, que ayuda pero a menudo no es escalable. Por eso, muchas organizaciones realizan el rastreo directamente en sus plataformas ITAM, que además de registrar el mantenimiento, automatizan los calendarios, envían alertas y proporcionan información en tiempo real sobre el estado de los activos. Así, en lugar de reaccionar ante los problemas, los equipos de IT se adelantan a ellos.
Tipos de registros para mantener los activos
Una cuestión fundamental es saber que existen diferentes tipos de registro de mantenimiento de equipos, cada uno con una finalidad específica dentro de una estrategia de mantenimiento de activos.
Aquí un desglose de los más comunes:
1. Registro de mantenimiento preventivo
Dicho registro realiza un seguimiento del mantenimiento de rutina y programado para que los activos se encuentren siempre en las mejores condiciones y así evitar fallos. Las tareas más típicas son las actualizaciones del software, los parches de seguridad y las inspecciones del hardware.
Las organizaciones que siguen estrategias de IT proactivas confían en el registro de mantenimiento preventivo, ya que permite reducir el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de los activos.
2. Registro de mantenimiento correctivo
Conocido como registro de reparaciones, documenta el mantenimiento que se realiza después de detectar un problema. Los equipos de IT lo utilizan para realizar un seguimiento de los fallos del sistema, las averías inesperadas y los arreglos de emergencia.
Si bien el mantenimiento reactivo no es lo ideal, contar con un registro correctivo ayuda al área de tecnología a identificar los problemas recurrentes y a mejorar su resolución a lo largo del tiempo.
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3. Registro de mantenimiento predictivo
El mantenimiento se programa en función del rendimiento de los activos en tiempo real, en lugar de ejecutarlo a intervalos fijos. Para ello, se usan las herramientas de monitoreo, la IA y el análisis que ayudan a predecir el momento probable de fallo.
Este enfoque minimiza el tiempo de inactividad, a la vez que optimiza los costos al proporcionar el servicio de mantenimiento solo cuando es necesario.
4. Registro de mantenimiento del ciclo de vida de los activos
Dicho registro rastrea el historial de mantenimiento de un activo desde su adquisición hasta su eliminación, por lo cual ayuda a los equipos de IT a planificar futuras actualizaciones, sustituciones y desmantelamientos.
El registro claro del mantenimiento a lo largo del tiempo permite a las organizaciones tomar decisiones informadas sobre las inversiones en tecnología, además de optimizar la utilización de los activos.
5. Registro de mantenimiento del cumplimiento
Teniendo en cuenta que algunos sectores, como la salud, las finanzas y la industria, exigen un cumplimiento estricto de las normas de mantenimiento, estos registros garantizan que dichas tareas respeten los requisitos legales y específicos del rubro. De este modo, contribuye a evitar multas, auditorías o riesgos de seguridad.
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6. Registro de mantenimiento específico de IT
A diferencia de los registros de mantenimiento tradicionales utilizados para maquinaria o vehículos, éstos se centran en el hardware y el software.
Este contempla la Gestión de Parches, el mantenimiento de servidores, las actualizaciones de firmware y los chequeos de la red.
Los equipos de IT suelen integrar estos registros en plataformas de ITAM para automatizar el seguimiento y la elaboración de reportes.
6 pasos para crear un registro de mantenimiento de equipos
Si bien cada organización puede diseñar su propio flujo de trabajo y sistema, dando lugar a resultados muy diferentes, la clave es crear un registro de mantenimiento de equipos eficaz y útil. Para ello, presentamos un procedimiento estándar de seis pasos que te guiará en tu estrategia:
1. Identificar los activos a controlar
El primer paso es hacer una lista de los equipos, el hardware o los activos informáticos (servidores, laptops, dispositivos de red, aplicaciones de software o cualquier infraestructura crítica) que requieren mantenimiento.
Cabe destacar que cada activo debe tener un identificador único, como un número de serie o una etiqueta, para evitar confusiones.
2. Elegir un método de registro
Esta fase consiste en decidir dónde se guardará el registro de mantenimiento. Si bien las hojas de cálculo o las de papel pueden funcionar para operaciones pequeñas, rápidamente se vuelven inmanejables. Una mejor opción es utilizar un software que centralice los datos, automatice el seguimiento y se integre con otros flujos de trabajo de IT.
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3. Definir la información clave a incluir
Un registro de mantenimiento de equipos adecuado tiene que captar detalles esenciales como:
- Datos del activo (nombre, modelo, número de serie).
- Tipo de mantenimiento (preventivo, correctivo, predictivo, relacionado con el cumplimiento).
- Fechas de mantenimiento programadas.
- Mantenimiento y reparaciones realizadas.
- Personal o técnico asignado.
- Costos asociados al mantenimiento.
- Estado del activo (en funcionamiento, en mantenimiento, fuera de servicio).
4. Establecer un programa de mantenimiento
Para el mantenimiento preventivo y predictivo, es menester fijar un programa rutinario basado en las recomendaciones del fabricante o en la supervisión del rendimiento.
Si se utiliza un sistema ITAM, hay que configurar alertas automáticas para recordar a los equipos de IT cuándo realizar el mantenimiento.
5. Registrar las actividades de mantenimiento de forma coherente
Cada vez que se revise, actualice o repare un activo, el equipo tiene que registrar los detalles inmediatamente. Porque la coherencia es clave: la omisión puede provocar tiempos de inactividad no planificados, riesgos de incumplimiento o duplicación del trabajo.
Si se utiliza un software ITAM, es clave asegurarse que el registro se actualiza automáticamente cuando se resuelven los tickets de mantenimiento.
6. Supervisar y optimizar el proceso
Para detectar tendencias, problemas recurrentes o activos de bajo rendimiento, se requiere la revisión de los registros de mantenimiento con regularidad.
Esto ayuda a los equipos de IT a tomar decisiones basadas en datos, optimizar los programas de mantenimiento y determinar cuándo sustituir un activo, en vez de repararlo repetidamente.
Automatización de los registros de mantenimiento con InvGate
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Con InvGate Asset Management, los registros de mantenimiento se generan automáticamente, eliminando la molestia de llevar documentos manuales.
Además, cuando se integra con InvGate Service Management es posible establecer de forma sencilla un flujo de trabajo de mantenimiento: cada actualización del activo, solicitud de servicio y reparación se rastrea en tiempo real.
Entre sus funciones fundamentales figuran las reglas de salud, que ayudan a los equipos de IT a establecer activadores de mantenimiento proactivos; el escaneado de códigos QR, que facilita el acceso instantáneo a los detalles de los activos; y las notificaciones automáticas, que garantizan que nunca se pierda ningún mantenimiento programado.
Esto se traduce en menos interrupciones, un mejor rendimiento de los activos y un funcionamiento del entorno tecnológico más eficiente, lo cual ahorra tiempo y recursos.
Para obtener más información o solicitar una prueba gratuita de 30 días, puedes contactar a nuestro equipo de ventas.
Resumen
Un registro de mantenimiento de equipos excede a la simple documentación de información: se trata de una herramienta proactiva que ayuda a las organizaciones a prevenir averías, ampliar la vida útil de los activos y optimizar las operaciones de IT.
Tanto si realizas el seguimiento del mantenimiento manualmente como si utilizas un software, la clave es mantener la coherencia, automatizar todo aquello que sea posible y utilizar los datos de forma estratégica.
Las organizaciones deben elegir el tipo adecuado de registro, establecer un proceso claro y garantizar actualizaciones periódicas para minimizar el tiempo de inactividad, elevar la eficiencia y tomar decisiones de gestión de activos más inteligentes.
Pero si todavía confías en los métodos anticuados, ahora es el momento de actualizar tu enfoque y llevar el seguimiento del mantenimiento a la era digital.
