El seguimiento de activos es la práctica de monitorear y gestionar los recursos de una organización a medida que avanzan en su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su retirada.
El objetivo es sencillo: maximizar el valor de los activos y el retorno de la inversión (ROI - return on the investment) requeridos para su adquisición, operación y mantenimiento.
En este artículo, definimos qué es el rastreo de activos, esbozamos sus principales aplicaciones, explicamos las tecnologías involucradas y compartimos algunos ejemplos prácticos.
También abordamos los distintos tipos de monitoreo, prestando especial atención al vinculado a los activos informáticos.
Definición de seguimiento de activos
El seguimiento de activos constituye la práctica de identificar, monitorear y gestionar dichos recursos de una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su retirada. En concreto, muestra dónde están esos bienes, quién los posee, cuál es su estado y qué valor aportan.
Aunque es posible hacer un rastreo de muchos tipos de activos, la mayoría de los contextos empresariales se orientan a los activos físicos, tanto informáticos como no informáticos. Dependiendo del sector, puede tratarse de laptops, equipos de red, herramientas, dispositivos médicos, vehículos de reparto o incluso maquinaria pesada.
Rastreo de activos de IT
El rastreo de activos de IT consiste en la práctica de identificar, supervisar y gestionar los recursos tecnológicos de una organización a lo largo de su ciclo de vida.
En este caso, abarca equipos físicos como laptops, computadoras de escritorio, servidores, dispositivos de red y periféricos, así como activos digitales del tipo de licencias de software, suscripciones SaaS y derechos en la nube.
Rastreo de inventarios vs. rastreo de activos vs. Gestión de Activos
Si bien el seguimiento de los inventarios, los activos y la Gestión de Activos están relacionados, no representan lo mismo: el primero controla los bienes que una empresa compra, vende o consume (materias primas, productos terminados, suministros), centrándose en las cantidades, los movimientos de stock y los puntos de pedido.
El segundo realiza un monitoreo de los artículos de larga duración que una organización utiliza para operar (laptops, vehículos, maquinaria), captando la ubicación, la custodia, el estado y el momento del ciclo de vida.
La tercera es más amplia, ya que regula el ciclo de vida completo y la estrategia para los activos, lo cual incluye la planificación, la compra, el mantenimiento, el cumplimiento, los costos y el final del período útil. El seguimiento de activos alimenta esta disciplina con datos operativos precisos.
¿Por qué es necesario hacer un monitoreo de activos?
Las buenas decisiones requieren de buenos datos. Cuando se realiza un monitoreo de activos, se obtiene una visión confiable de aquello que se posee, dónde se encuentra, quién lo utiliza y cómo funciona. Esto se convierte en una única fuente de información para las operaciones diarias y la planificación a largo plazo.
Ventajas del seguimiento de activos informáticos
El seguimiento de activos informáticos conlleva ventajas específicas. Aquí las cinco más importantes:
- Visibilidad de los recursos en tiempo real: una única fuente de verdad de aquello que se tiene, su ubicación y persona responsable.
- Mejora de los costos y elaboración de presupuestos: eliminación de las compras duplicadas, reducción del stock ocioso y planificación de los ciclos de renovación con previsiones precisas.
- Seguridad y cumplimiento: hallazgo rápido de los dispositivos vulnerables o ausentes, aplicación de las normas y superación de las auditorías con menos sorpresas.
- Optimización de las licencias y de SaaS: con el rastreo del uso, se recuperan las licencias no utilizadas y redimensionan las suscripciones para evitar sanciones.
- Planeamiento del ciclo de vida y del ROI: programación de las compras, las actualizaciones y las eliminaciones para prolongar la operatividad de los activos y recuperar su valor.
¿Qué tipos de activos informáticos hay que explorar?
Si bien existen muchos tipos de activos informáticos para explorar, el consejo es simplificar las tareas y focalizarse en lo que se usan, los pagos y aquellos que crean riesgo, como los siguientes:
- Hardware: laptops, computadoras de escritorio, servidores y dispositivos de red. El monitoreo involucra desde la compra hasta su eliminación, incluyendo la propiedad, la ubicación, las garantías y el historial de servicio, lo cual es importante especialmente en equipos distribuidos o remotos.
- Software: licencias, utilización, contratos y fechas de renovación para saber qué se adquirió y qué está realmente en ejecución para adelantarse a las auditorías, actualizaciones y vencimientos de modo de evitar gastos o riesgos innecesarios.
- Servicios en la nube: suscripciones a SaaS, máquinas virtuales, almacenamiento en la nube e infraestructura. El seguimiento del uso, los costos, las funciones y los acuerdos de nivel de servicio sirve para evitar erogaciones sorpresa y garantizar las responsabilidades del proveedor.
- Consumibles: cables, teclados, mouses y artículos similares de precios bajos. El rastreo básico del stock y el establecimiento de umbrales de reabastecimiento permiten evitar la escasez y el exceso de pedidos.
- Equipos especializados: activos específicos del sector, como dispositivos médicos, máquinas industriales o herramientas de laboratorio. La ubicación, los programas de mantenimiento y los requisitos de cumplimiento resultan claves debido a los valores altos y a las estrictas normativas.
¿Qué tecnologías de rastreo de activos hay para elegir?
La selección de la tecnología de monitoreo adecuada depende de los activos, el entorno y los objetivos de la organización. Algunos métodos son mejores para flotas móviles, otros brillan en espacios interiores mientras que los restantes funcionan de forma óptima cuando se combinan con un software de Gestión de Activos de IT.
Aquí un desglose de las herramientas más comunes utilizadas en la actualidad para el seguimiento de activos.
#1. Monitoreo de activos por RFID
El monitoreo de activos por RFID usa ondas de radio para identificar y localizar artículos etiquetados sin necesidad de contar con una línea de visión directa, siendo ideal para la búsqueda ágil y automatizada de equipos, herramientas y hardware informático de gran valor.
Los depósitos, hospitales y empresas de construcción suelen elegir este instrumento para agilizar las auditorías y reducir los errores humanos. Sólo hay que tener en cuenta que los costos de instalación suelen ser elevados y que es posible que se produzcan interferencias en la señal en algunos entornos.
#2. Etiquetado de activos informáticos y códigos de barras
El etiquetado de activos informáticos con códigos de barras o rótulos metálicos representa una forma clásica y económica de gestionar bienes físicos como laptops, monitores o herramientas. Se trata de una vía confiable, duradera e ideal para empresas que necesiten conocer datos sobre la ubicación, el mantenimiento o la propiedad con el mínimo esfuerzo.
Aunque el escaneado es manual y requiere una línea de visión directa, la implementación resulta sencilla y el funcionamiento es adecuado para todos los departamentos.
#3. Seguimiento de activos por GPS
El rastreo de activos por GPS permite controlar los equipos móviles en tiempo real, utilizándose habitualmente en logística, gestión de flotas y construcción para controlar a grandes distancias vehículos, contenedores y máquinas.
Se trata de un método muy preciso, que admite geocercas y ofrece potentes ventajas de seguridad, aunque puede generar una gran cantidad de datos para su gestión.
#4. Rastreo de activos IoT
El monitoreo de activos IoT utiliza sensores inteligentes para recopilar y transmitir información en tiempo real sobre el estado, el movimiento o el uso de un recurso, siendo ideal para empresas que requieren de datos continuos, como fábricas, proveedores de logística e instalaciones sanitarias.
Si bien este enfoque ayuda a controlar una amplia variedad de cuestiones, desde la temperatura y las vibraciones hasta el estado y el rendimiento de los activos, se precisa una infraestructura sólida y una óptima gestión de la información.
#5. Códigos QR
Los códigos QR constituyen una vía rápida y económica de acceder a los detalles de los activos mediante un smartphone o una tablet, utilizados habitualmente para el seguimiento de equipos informáticos, herramientas y activos de oficina, especialmente en sistemas de registro de check-in/check-out.
Dichos códigos no almacenan muchos datos por sí solos, pero proporcionan acceso instantáneo a registros de activos basados en la nube, además de ser fáciles de implementar en cualquier equipo.
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Cómo realizar una Gestión de Activos con códigos QR
#6. Bluetooth Low Energy (BLE)
Las balizas BLE transmiten señales de baja energía a receptores cercanos, lo cual resulta perfecto para el seguimiento de activos en espacios interiores.
Esta herramienta proporciona un monitoreo en tiempo real de la ubicación de los recursos para equipos en entornos sanitarios, minoristas y de almacenamiento.
Además, consume poca energía y es preciso, siendo más adecuado para coberturas de corto alcance.
#7. Real-Time Location Systems (RTLS)
RTLS combina múltiples tecnologías (RFID, Bluetooth, GPS y Wi-Fi) para brindar un rastreo en tiempo real de los activos dentro de espacios definidos, como fábricas u hospitales.
Ideal para entornos muy regulados que requieren un control estricto y una visibilidad total, el sistema resulta potente, aunque su implementación es compleja y onerosa.
¿Cómo realizar el proceso de búsqueda de los equipos de IT en una empresa?
Rastreo de activos IT paso a paso
Además de conocer las posesiones, el seguimiento de activos de IT contribuye a crear un programa específico que apoye el crecimiento, reduzca las pérdidas y mejore las decisiones.
Desde hojas de cálculo hasta plataformas automatizadas, todas las organizaciones comienzan con algo. Pero para hacerlo bien, se necesita un proceso estructurado y escalable.
En las próximas líneas delineamos algunas tareas para iniciar este recorrido.
#1. Evaluación de los requerimientos actuales
Antes de lanzarse a utilizar una nueva herramienta, hay que realizar un balance de aquello que funciona y que no: ¿Son suficientes los métodos manuales? ¿Se necesita la automatización? Esta evaluación inicial ayudará a definir el alcance y las prioridades.
#2. Elección del software adecuado
Si el Excel ya no resulta suficiente, entonces es momento de invertir en una solución específica para el monitoreo de activos informáticos.
Dicho software permitirá reducir errores, agilizar las actualizaciones y generar reportes procesables.
#3. Creación de una base de datos de la gestión de activos
La base de datos representa los cimientos de una estrategia de rastreo, por lo cual se deben incluir todos los activos críticos (hardware, software, periféricos, etc.) junto con detalles clave como el usuario, la ubicación y el estado.
#4. Selección de las tecnologías
En función del tipo de activos se tienen que elegir las herramientas: en el caso de las IT, las soluciones de localización automatizada o códigos QR; para equipos móviles o industriales, GPS, RFID o sensores IoT.
#5. Mantenimiento de registros precisos
La precisión lo es todo. Cada ingreso de un activo reunirá información esencial como el número de serie, el usuario asignado, la ubicación, el estado y la garantía. A su vez, hay que mantener los registros actualizados con regularidad.
#6. Establecimiento de flujos de trabajo de búsqueda y mantenimiento
Para asignar, trasladar, mantener y retirar activos, los procesos serán claros. Estos flujos de trabajo garantizan la coherencia y reducen las posibilidades de pérdidas.
#7. Realización de auditorías periódicas
Incluso con la automatización, las auditorías periódicas físicas y digitales resultan imprescindibles para validar los datos, detectar discrepancias y asegurar el cumplimiento de las políticas o las normativas.
#8. Análisis de los datos para optimizar el uso de los activos
Además del rastreo, es menester identificar los activos infrautilizados, programar el mantenimiento preventivo y tomar decisiones informadas sobre compras y sustituciones.
#9. Formación de los empleados en las mejores prácticas
Sobre la premisa de que un sistema es tan sólido como las personas que lo usan, entonces hay que capacitar al equipo sobre la forma de registro, actualización y notificación correcta de la información de los activos para garantizar la integridad de los datos.
#10. Optimización continua
A medida que evoluciona la organización, también debería hacerlo la estrategia de seguimiento de activos: revisar los procesos, explorar nuevas tecnologías y perfeccionar los flujos de trabajo para seguir siendo eficiente y escalable.
Ejemplos de seguimiento de activos por sector
El rastreo de activos no se limita a un solo tipo de empresa. Desde hospitales hasta obras de construcción, estos sistemas ayudan a mejorar la eficiencia, la seguridad y la toma de decisiones en todos los ámbitos.
He aquí algunos de los casos de uso más comunes:
- Activos sanitarios: monitoreo de los equipos y equipos médicos para mejorar la atención y garantizar el cumplimiento.
- Activos logísticos y de la cadena de suministro: seguimiento de las mercancías en tránsito para reducir retrasos y aumentar la satisfacción del cliente.
- Activos de la construcción: control de las herramientas y la maquinaria para evitar robos y asegurar la disponibilidad.
- Activos de las fábricas: gestión de las materias primas y los recursos de producción para optimizar los procesos y reducir los costos.
- Activos minoristas: verificación del inventario y los envíos para reducir las mermas y evitar que se agote el stock.
- Activos en educación: laptops y dispositivos para reducir pérdidas y mejorar el acceso a los recursos.
- Activos de transporte: vehículos y cargas para perfeccionar las rutas, el mantenimiento y la seguridad.
- Activos gubernamentales y de defensa: asegurar equipos y vehículos sensibles con tecnologías como RFID y GPS.
InvGate Asset Management: el software de seguimiento de activos
InvGate Asset Management en 5 minutos (Demo)
InvGate Asset Management ofrece a las organizaciones todo aquello que precisan para realizar un rastreo eficaz, desde la creación de un inventario completo hasta la supervisión del estado, el uso y los costos en tiempo real.
En concreto, funciona como un completo software de seguimiento de activos, con las siguientes capacidades:
#1. Creación de un inventario
InvGate recopila datos de los activos a través de múltiples métodos: cargas manuales o masivas, instalación del agente en los dispositivos, descubrimiento automático de la red e integraciones con otros sistemas. Esto asegura una visión completa y centralizada.
#2. Búsqueda centralizada
El rastreo de todo tipo de activos se hace desde una sola plataforma, lo cual significa una visibilidad completa del ecosistema, un apoyo a las mejores prácticas de seguimiento y una ayuda concreta para la toma de decisiones gracias al acceso a información precisa y en tiempo real.
#3. Rastreo del hardware
A través del agente InvGate, es posible monitorear el hardware, como computadoras y servidores, al reunir detalles clave del tipo ubicación, propiedad, rendimiento, costos y depreciación. De este modo, los equipos de IT supervisan el estado de los activos a lo largo de todo su ciclo de vida.
#4. Códigos QR
Para los activos que no puede ejecutar el agente, InvGate ofrece la posibilidad de generar e imprimir códigos QR, que se escanean con la aplicación móvil para actualizar y acceder instantáneamente a los detalles, por lo cual es perfecto para periféricos, equipos de oficina o dispositivos compartidos.
#5. Monitoreo del software
La solución también realiza un seguimiento de todo lo relacionado con el software, desde las asignaciones de las licencias y el uso hasta el costo y el cumplimiento. En consecuencia, los profesionales detectan aplicaciones no compatibles o no autorizadas, automatizan desinstalaciones, aplican políticas e incluso gestionan el despliegue.
#6. Reglas de salud
Otra de sus capacidades es la opción de definir qué aspecto tiene un activo "saludable" para la organización. Con reglas personalizables, incluso se puede automatizar alertas para antivirus faltantes, actualizaciones pendientes, tickets asociados u otras condiciones que necesiten atención.
#7. Etiquetas inteligentes
Los tags de seguimiento de activos constituyen una parte clave de cualquier solución para tal propósito. En InvGate Asset Management las llamamos etiquetas inteligentes: permiten agrupar y taguear automáticamente los recursos según ciertas condiciones predefinidas.
Las etiquetas inteligentes mantienen el inventario organizado y facilitan la gestión de subconjuntos de activos que comparten características específicas.
#8. Reportes y tableros automatizados
InvGate ofrece la alternativa de generar reportes y diseñar tableros en tiempo real para monitorear los activos. Esto mantiene informadas a las partes interesadas y ayuda a los líderes de IT a identificar tendencias, riesgos y oportunidades.
#9. Integraciones
A su vez, InvGate Asset Management se integra con una amplia gama de herramientas, incluyendo plataformas de ITSM como InvGate Service Management. Así, se puede vincular solicitudes con activos específicos, mejorar la resolución de los problemas y fortalecer la colaboración entre los equipos de IT.
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Lo mejor es que acerca a los interesados una prueba gratis de 30 días. También es posible contactar a nuestro equipo de ventas para conocer exactamente las necesidades específicas de la organización respecto al seguimiento de activos.
4 mejores prácticas para el rastreo de activos
La implementación del seguimiento de activos es una tarea, pero hacerlo efectivo y sostenible requiere disciplina. He aquí cuatro buenas prácticas a tener en cuenta para lograrlo:
- Comenzar con objetivos claros: definición de aquello que se desea conseguir con la práctica, ya sea reducir las pérdidas, mejorar el cumplimiento u optimizar los costos. Las metas guiarán las elecciones del proceso y la tecnología.
- Estandarizar los datos: hay que usar convenciones de nomenclaturas, categorías y campos coherentes al momento de registrar los detalles de los activos. La estandarización mantiene el inventario correcto, reduce la confusión y garantiza precisión en los informes.
- Automatizar siempre que sea posible: considerando que los métodos manuales no son escalables, un sistema con herramientas de detección, etiquetas inteligentes e informes automatizados permite mantener la rigurosidad de los datos sin abrumar al equipo. Por eso el seguimiento automatizado de activos resulta imprescindible.
- Auditar y actualizar con regularidad: el inventario no debe quedar obsoleto. Por lo tanto, es clave programar auditorías periódicas e incentivar a los empleados a informar sobre cambios, de modo que los registros reflejan siempre la realidad.
