El rastreo de activos de TI responde las preguntas que cualquier equipo de TI recibe a diario: dónde está una laptop, quién la tiene, en qué estado se encuentra y cuándo hay que renovarla. Sin un registro confiable, esas respuestas dependen de planillas desactualizadas y de recorrer la oficina equipo por equipo.
En este artículo se explica qué es el rastreo de activos, en qué se diferencia del rastreo de inventario, qué tecnología conviene para cada tipo de equipo y cómo armar el proceso paso a paso. También se muestra cómo hacerlo con InvGate Asset Management.
¿Qué es el rastreo de activos?
El rastreo de activos, también llamado seguimiento de activos, es la práctica de registrar dónde está cada activo de una organización, quién es su responsable, en qué estado se encuentra y en qué etapa de su ciclo de vida está, desde la compra hasta la baja. En TI, cubre los equipos físicos (laptops, computadoras de escritorio, servidores, equipos de red y periféricos) y los activos digitales, como licencias de software, suscripciones de software como servicio (SaaS) y servicios en la nube.
El objetivo es contar con un registro confiable para decidir compras, renovaciones, controles de seguridad y auditorías, y aprovechar cada activo durante toda su vida útil. Para lograrlo, se combina un software de seguimiento con una forma de identificar cada equipo: un agente instalado, una etiqueta con código de barras o QR, o una etiqueta de identificación por radiofrecuencia (RFID).
Rastreo de inventarios vs. rastreo de activos vs. Gestión de Activos
El rastreo de inventario, el rastreo de activos y la Gestión de Activos son tres prácticas relacionadas que miran cosas distintas. La tabla resume qué controla cada una:
El rastreo de activos alimenta a la Gestión de Activos con datos operativos precisos. Sin saber dónde está cada equipo y en qué estado se encuentra, no se puede planificar su compra, su mantenimiento ni su baja.
¿Por qué es necesario hacer un monitoreo de activos?
Las buenas decisiones requieren buenos datos. Cuando se realiza un monitoreo de activos, se obtiene una visión confiable de lo que se posee, dónde se encuentra, quién lo utiliza y cómo funciona, y esa visión se convierte en una única fuente de información para las operaciones diarias y la planificación a largo plazo.
En el caso de los activos de TI, esa visión se traduce en ventajas concretas. Estas son las cinco más importantes:
- Visibilidad de los recursos: una única fuente de verdad sobre lo que se tiene, dónde está y quién es su responsable.
- Mejora de los costos y elaboración de presupuestos: eliminación de las compras duplicadas, reducción del stock ocioso y planificación de los ciclos de renovación con previsiones precisas.
- Seguridad y cumplimiento: hallazgo rápido de los dispositivos vulnerables o ausentes, aplicación de las normas y superación de las auditorías con menos sorpresas.
- Optimización de las licencias y de SaaS: con el rastreo del uso, se recuperan las licencias no utilizadas, se redimensionan las suscripciones y se evitan sanciones.
- Planificación del ciclo de vida y del retorno de la inversión (ROI): programación de las compras, las actualizaciones y las bajas para prolongar la operatividad de los activos y recuperar su valor.
¿Qué tipos de activos de TI conviene rastrear?
Existen muchos tipos de activos de TI, pero conviene simplificar y enfocarse en lo que se usa, lo que se paga y lo que genera riesgo. Estos son los principales:
- Hardware: laptops, computadoras de escritorio, servidores y dispositivos de red. El rastreo va desde la compra hasta la baja e incluye el responsable, la ubicación, las garantías y el historial de servicio, algo especialmente importante en equipos distribuidos o remotos.
- Software: licencias, uso, contratos y fechas de renovación. Saber qué se compró y qué está realmente instalado permite anticiparse a auditorías, actualizaciones y vencimientos, y evitar gastos o riesgos innecesarios.
- Servicios en la nube: suscripciones SaaS, máquinas virtuales, almacenamiento e infraestructura en la nube. El seguimiento del uso, los costos, las funciones y los acuerdos de nivel de servicio sirve para evitar gastos sorpresa y exigir al proveedor lo que le corresponde.
- Consumibles: cables, teclados, mouses y artículos similares de bajo precio. El rastreo básico del stock y los umbrales de reabastecimiento evitan la escasez y el exceso de pedidos.
- Equipos especializados: activos específicos del sector, como dispositivos médicos, máquinas industriales o herramientas de laboratorio. La ubicación, los programas de mantenimiento y los requisitos de cumplimiento son claves por su alto valor y sus estrictas normativas.
¿Qué tecnologías de rastreo de activos hay para elegir?
La tecnología de rastreo adecuada depende de los activos, el entorno y los objetivos de la organización. Algunos métodos son mejores para flotas móviles, otros funcionan en espacios interiores y otros rinden al máximo cuando se combinan con un software de Gestión de Activos de IT.
Para equipos de TI se usan el agente de inventario, las etiquetas con código de barras o QR y el RFID, mientras que el sistema de posicionamiento global (GPS) queda para flotas y vehículos. A continuación, las tecnologías más comunes, empezando por las que se usan en TI.
#1. Agente de inventario
Para computadoras y servidores, el método más completo es un agente de inventario: un programa liviano que se instala en cada equipo y reporta su hardware, el software instalado, el usuario y la última conexión, sin que nadie tenga que escanear una etiqueta. Algunas herramientas también registran la geolocalización del equipo cuando el sistema operativo lo permite.
Como el dato sale del propio equipo, el registro se mantiene al día aunque la laptop cambie de oficina o se use desde la casa del empleado. El agente se complementa con el descubrimiento de red, que detecta impresoras, switches y routers donde no se puede instalar un agente, y con etiquetas físicas para todo lo que no se conecta a la red.
#2. Monitoreo de activos por RFID
El monitoreo de activos por RFID usa ondas de radio para leer etiquetas sin necesidad de una línea de visión directa, así que un lector registra muchos activos a la vez y a la distancia. Por eso es la opción más rápida para auditar depósitos, salas de servidores u oficinas con mucho equipamiento, aunque en algunos entornos puede haber interferencias en la señal.
En TI se trabaja con un lector RFID portátil dedicado y con etiquetas on-metal, diseñadas para leerse sobre superficies metálicas como las de laptops y servidores. El RFID informa qué activos había en una ubicación cuando alguien la escaneó, sin mostrar dónde está cada equipo en todo momento: para eso hacen falta antenas fijas en cada acceso o un sistema de localización en interiores, con una instalación mucho más costosa.
#3. Etiquetado de activos informáticos y códigos de barras
El etiquetado de activos informáticos con códigos de barras o rótulos metálicos representa una forma clásica y económica de gestionar bienes físicos como laptops, monitores o herramientas. Se trata de una vía confiable, duradera e ideal para empresas que necesitan conocer la ubicación, el mantenimiento o el responsable de cada equipo con el mínimo esfuerzo.
Aunque el escaneo es manual y requiere una línea de visión directa, la implementación resulta sencilla. Por eso funciona bien en todos los departamentos y en organizaciones que recién empiezan a rastrear sus activos.
#4. Códigos QR
Los códigos QR constituyen una vía rápida y económica de acceder a los detalles de los activos mediante un smartphone o una tablet. Se usan habitualmente para el seguimiento de equipos informáticos, herramientas y activos de oficina, especialmente en sistemas de registro de check-in/check-out.
Estos códigos no almacenan muchos datos por sí solos, pero dan acceso instantáneo a los registros de activos en la nube. Además, son fáciles de implementar en cualquier equipo.
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#5. Seguimiento de activos por GPS
El rastreo de activos por GPS ubica en tiempo real vehículos, contenedores y maquinaria que se mueven en exteriores, y por eso domina en logística, gestión de flotas y construcción. Casi nunca se usa para equipos de cómputo dentro de una oficina, porque el GPS necesita señal satelital y un dispositivo con batería propia, y para laptops y computadoras el agente de inventario resuelve el rastreo sin hardware adicional.
#6. Rastreo de activos IoT
El rastreo de activos por Internet de las cosas (IoT) usa sensores que transmiten datos sobre la temperatura, la vibración, el movimiento o el uso de un activo, y es habitual en fábricas, logística e instalaciones sanitarias. En TI se aplica poco, porque las computadoras y los servidores ya reportan su estado a través del agente.
#7. Bluetooth Low Energy (BLE)
Las balizas BLE emiten señales de baja energía que captan receptores cercanos, lo que permite rastrear activos en interiores y a corta distancia, como equipos médicos dentro de un hospital. Son poco usadas en TI, porque exigen instalar receptores en cada espacio y una baliza con batería en cada activo.
#8. Real-Time Location Systems (RTLS)
Los RTLS combinan tecnologías como RFID, Bluetooth, GPS y Wi-Fi para mostrar dónde está cada activo dentro de un espacio definido. Son caros y complejos de implementar, y por eso se reservan para hospitales y fábricas que necesitan ubicar equipos críticos al instante.
¿Cómo hacer el rastreo de activos de TI en una empresa?
Además de saber qué se tiene, el rastreo de activos de TI ayuda a armar un programa que acompañe el crecimiento, reduzca las pérdidas y mejore las decisiones. Desde hojas de cálculo hasta plataformas automatizadas, todas las organizaciones comienzan con algo, pero para hacerlo bien se necesita un proceso estructurado y escalable.
En las próximas líneas se delinean las tareas para iniciar este recorrido. Cada una se apoya en la anterior, así que conviene seguirlas en orden.
#1. Evaluación de los requerimientos actuales
Antes de lanzarse a utilizar una nueva herramienta, hay que hacer un balance de lo que funciona y lo que no: ¿son suficientes los métodos manuales? ¿Se necesita la automatización? Esta evaluación inicial ayuda a definir el alcance y las prioridades.
#2. Elección del software adecuado
Si Excel ya no alcanza, es momento de invertir en un software de rastreo de activos de TI que reduzca errores, agilice las actualizaciones y genere reportes accionables. Conviene compararlo según los métodos de inventario que admite, las etiquetas que puede leer y cómo se integra con la mesa de servicio.
#3. Creación de una base de datos de la gestión de activos
La base de datos representa los cimientos de una estrategia de rastreo, por lo cual se deben incluir todos los activos críticos (hardware, software, periféricos, etc.) junto con detalles clave como el usuario, la ubicación y el estado.
#4. Selección de las tecnologías
Las herramientas se eligen en función del tipo de activo. Para computadoras y servidores, el agente de inventario; para periféricos y equipos sin red o en depósito, etiquetas con código de barras, QR o RFID; y para vehículos o maquinaria en exteriores, GPS o sensores IoT.
#5. Mantenimiento de registros precisos
La precisión lo es todo. Cada ingreso de un activo debe reunir información esencial como el número de serie, el usuario asignado, la ubicación, el estado y la garantía, y los registros deben actualizarse con regularidad.
#6. Establecimiento de flujos de trabajo de búsqueda y mantenimiento
Los procesos para asignar, trasladar, mantener y retirar activos deben ser claros. Estos flujos de trabajo garantizan la coherencia y reducen las posibilidades de pérdidas.
#7. Realización de auditorías periódicas
Incluso con la automatización, las auditorías periódicas físicas y digitales resultan imprescindibles para validar los datos, detectar discrepancias y asegurar el cumplimiento de las políticas o las normativas.
#8. Análisis de los datos para optimizar el uso de los activos
Además del rastreo, es necesario identificar los activos subutilizados, programar el mantenimiento preventivo y tomar decisiones informadas sobre compras y reemplazos.
#9. Formación de los empleados en las mejores prácticas
Un sistema es tan sólido como las personas que lo usan, así que hay que capacitar al equipo sobre cómo registrar, actualizar y notificar correctamente la información de los activos para garantizar la integridad de los datos.
#10. Optimización continua
A medida que evoluciona la organización, también debería hacerlo la estrategia de seguimiento de activos: revisar los procesos, explorar nuevas tecnologías y perfeccionar los flujos de trabajo para seguir siendo eficiente y escalable.
InvGate Asset Management: el software de seguimiento de activos
InvGate Asset Management en 5 minutos (demo)
InvGate Asset Management reúne todo lo que un equipo de TI necesita para el rastreo de activos: arma el inventario completo, mantiene al día la ubicación, el responsable y el estado de cada equipo, y lo verifica con auditorías físicas. Las funcionalidades que apuntan a la Gestión de Hardware siguen cada dispositivo desde la compra hasta la baja, con el historial de asignaciones, cambios de ubicación y garantías. Estas son las capacidades que lo convierten en un software de seguimiento de activos completo:
#1. Creación de un inventario
InvGate Asset Management reúne los datos de los activos por cuatro vías: el Agente instalado en cada equipo, el descubrimiento de red, las integraciones con otros sistemas (como Microsoft Intune, Jamf, Amazon Web Services -AWS- o Microsoft Azure) y la carga manual o masiva por CSV.
Así, hardware, software, nube e incluso activos que no son de TI quedan en un único inventario. Desde esa misma plataforma se rastrean todos los tipos de activos, con una visión completa del ecosistema que sirve para tomar decisiones con información precisa.
#2. Rastreo del hardware
El Agente de InvGate Asset Management, disponible para Windows, Mac y Linux, reporta el hardware, el software instalado, el rendimiento y el último usuario de cada computadora o servidor (entre otros datos de relevancia), y sigue funcionando aunque el equipo esté fuera de la red de la oficina. A ese registro se suman los datos de compra, garantía y depreciación, para seguir cada activo durante todo su ciclo de vida.
Para saber dónde está cada equipo y detectar a tiempo los que dejan de reportar, InvGate Asset Management incluye plantillas de automatización listas para usar. Estas son las que más ayudan al rastreo:
- "Asignación automática de ubicación desde el responsable": le asigna a cada activo la ubicación de la persona que lo tiene y la mantiene al día cuando el equipo cambia de manos.
- "Asignación de ubicación basada en IP": asigna la ubicación a partir de la dirección IP de cada dispositivo, algo útil para equipos distribuidos en varias sedes.
- "Habilitar geolocalización": activa la geolocalización de Windows para que el Agente registre dónde está cada computadora, y un permiso por rol define quién puede ver ese dato.
- "Dispositivos fuera de línea (el agente no reporta)": detecta las computadoras sin actividad reciente del Agente, para que el equipo de TI investigue la desconexión antes de que se convierta en un punto ciego o en un riesgo de seguridad.
#3. Códigos QR
Códigos QR para la Gestión de Activos: Cómo seguir tus activos con InvGate Asset Management
Para los activos donde no se puede instalar el Agente, como periféricos, equipos de oficina o dispositivos compartidos, InvGate Asset Management genera e imprime códigos QR vinculados al registro de cada activo. Al escanearlos desde el navegador del celular, se accede a la ficha del activo y se pueden actualizar sus datos en el momento.
#4. Auditorías físicas por ubicación
Las auditorías físicas comparan lo que está registrado en una ubicación con lo que realmente hay en ella. Se crea una auditoría por ubicación, con la opción de acotarla a ciertas etiquetas o a una lista de activos, y se releva con el método que mejor se adapte a la operación: un lector RFID portátil de Zebra, que lee muchos activos a la distancia; los códigos QR, escaneados con la cámara del celular sin hardware adicional; o la carga manual de los identificadores relevados con otro método.
A medida que llegan los escaneos, InvGate Asset Management los concilia con el inventario y clasifica cada activo como Encontrado, Pendiente (pasa a Faltante al cerrar la auditoría) u Otros. Al cerrar la auditoría, cada activo guarda la fecha, la ubicación y el resultado de su última auditoría física, y desde el explorador de activos se puede, por ejemplo, actualizar en bloque la ubicación de los que quedaron como Faltante.
#5. Monitoreo del software
InvGate Asset Management también rastrea todo lo relacionado con el software, desde las asignaciones de licencias y el uso hasta el costo y el cumplimiento. Con las Políticas de autorización, el equipo de TI clasifica cada programa como permitido, en revisión o prohibido y detecta las instalaciones no autorizadas; además, puede desinstalar aplicaciones de escritorio en equipos Windows, de forma manual o con una automatización, y gestionar el despliegue de software.
#6. Reglas de salud
Las Reglas de salud definen qué significa un activo saludable para la organización y clasifican cada computadora como Seguro, Advertencia o Crítico según condiciones como un antivirus desactivado, actualizaciones del sistema pendientes o una cantidad determinada de solicitudes abiertas. Requieren el Agente, y el estado de salud puede usarse como condición de una automatización para enviar alertas o disparar otras acciones.
#7. Etiquetas Inteligentes
Las Etiquetas Inteligentes agrupan y etiquetan los activos automáticamente según condiciones predefinidas, como la ubicación o la fecha de vencimiento de la garantía. Mantienen el inventario organizado y facilitan la gestión de subconjuntos de activos que comparten características específicas.
#8. Reportes y tableros automatizados
InvGate Asset Management genera reportes programados y permite armar tableros personalizados en la sección Tablero para monitorear los activos. Así mantiene informadas a las partes interesadas y ayuda a los líderes de TI a identificar tendencias, riesgos y oportunidades.
#9. Integraciones
InvGate Asset Management se integra con una amplia gama de herramientas, incluidas plataformas de Gestión de Servicios de IT (ITSM) como InvGate Service Management, Zendesk o ServiceNow. Así, se pueden vincular solicitudes con activos específicos, mejorar la resolución de problemas y fortalecer la colaboración entre los equipos de TI.
Cómo Día Argentina logró visibilidad total de sus activos
Día Argentina, cadena de supermercados de proximidad con más de 1.000 tiendas en siete provincias, no tenía un inventario confiable que respondiera cuántos equipos había en stock, dónde estaban y en qué estado. Con InvGate Asset Management armó el inventario desde cero, unificó los datos del Agente, las integraciones y las cargas manuales, y sus técnicos de campo empezaron a registrar los movimientos de equipos desde el celular durante los recambios en tienda.
Según el caso de éxito de Día Argentina, la cadena inventarió más de 28.000 activos con visibilidad del 100%. Además, las auditorías pasaron de 20 días hábiles de trabajo manual a reportes inmediatos, con 160 horas recuperadas.
4 mejores prácticas para el rastreo de activos
Poner en marcha el seguimiento de activos es el primer paso, y sostenerlo en el tiempo requiere disciplina. Estas son cuatro buenas prácticas para lograrlo:
- Comenzar con objetivos claros: definir qué se quiere conseguir, ya sea reducir las pérdidas, mejorar el cumplimiento u optimizar los costos. Las metas guiarán las elecciones de proceso y de tecnología.
- Estandarizar los datos: usar convenciones de nombres, categorías y campos coherentes al registrar los detalles de los activos. La estandarización mantiene el inventario correcto, reduce la confusión y garantiza precisión en los informes.
- Automatizar siempre que sea posible: los métodos manuales no escalan, y un sistema con herramientas de detección, etiquetado automático e informes programados mantiene la rigurosidad de los datos sin abrumar al equipo. Por eso el seguimiento automatizado de activos resulta imprescindible.
- Auditar y actualizar con regularidad: el inventario no debe quedar obsoleto, así que es clave programar auditorías periódicas e incentivar a los empleados a informar los cambios, de modo que los registros reflejen siempre la realidad.
Conclusión
El rastreo de activos de TI responde cuatro preguntas sobre cada equipo: dónde está, quién lo tiene, en qué estado se encuentra y en qué etapa de su ciclo de vida está. Para responderlas bien, el agente cubre las computadoras y los servidores, las etiquetas con QR o RFID cubren el resto y las auditorías físicas confirman que el registro coincide con la realidad.
Con InvGate Asset Management, todo eso vive en una sola plataforma. Puedes comenzar una prueba gratuita de 30 días o hablar con el equipo de Ventas para ver cómo se adapta a tu operación.
Preguntas frecuentes
Estas son las dudas más comunes sobre el rastreo de activos de TI. Cada respuesta resume lo que el artículo desarrolla en detalle.
¿Qué es un sistema de seguimiento de activos?
Un sistema de seguimiento de activos combina un software que guarda el registro de cada activo con una forma de identificarlo: un agente instalado, una etiqueta con código de barras o QR, o una etiqueta RFID. Con esos datos, mantiene al día la ubicación, el responsable, el estado y la etapa del ciclo de vida de cada equipo.
¿Rastreo de activos y seguimiento de activos son lo mismo?
Sí. En español se usan los dos términos, junto con monitoreo de activos, para la misma práctica: registrar dónde está cada activo, quién lo tiene y en qué estado se encuentra durante todo su ciclo de vida.
¿Se pueden rastrear equipos de cómputo con GPS?
Es posible, pero casi nunca se hace, porque las laptops y las computadoras de escritorio no suelen traer un chip GPS y la señal satelital llega mal dentro de los edificios. En TI, la ubicación de una computadora se sigue con el agente de inventario, que en algunas herramientas registra la geolocalización que informa el sistema operativo, junto con la asignación a un responsable y las auditorías físicas.
¿Qué tecnología conviene para rastrear laptops y computadoras de escritorio?
Un agente de inventario instalado en cada equipo, porque reporta el hardware, el software, el usuario y la última conexión sin que nadie tenga que escanear nada. Para los periféricos y los equipos que están en depósito o sin red, se suman etiquetas con QR o RFID.
¿El RFID muestra dónde está un activo en tiempo real?
No. Con un lector portátil, el RFID registra qué activos había en una ubicación cuando alguien la escaneó, y sirve para auditar rápido muchos equipos a la vez. Para ver la posición de cada activo en todo momento hacen falta antenas fijas o un sistema RTLS, con una instalación más costosa.
