La razón por la cual el rastreo de activos constituye una parte fundamental de cualquier estrategia de Gestión de Activos bien planificada es que simplemente funciona.
La Gestión de Activos de IT puede convertirse en una tarea abrumadora: los dispositivos pasan de un empleado a otro, las licencias de software caducan y a veces desaparecen los equipos críticos.
Posiblemente esta práctica no resulte un gran problema al principio, sobre todo para las empresas pequeñas que disponen de un número limitado de aparatos, pero ¿qué ocurre cuando crece una organización? Todo se complica.
Por eso es tan importante el rastreo de activos. Si estás buscando una mejor forma de realizarla, entonces llegaste al lugar adecuado. En este artículo, explicamos por qué es fundamental y te ofreceremos un proceso paso a paso para que te sea más simple.
Así que pongámonos manos a la obra.
Software de Gestión de Activos
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Gartner
¿Qué es el rastreo de activos?
El rastreo de activos es el proceso de monitoreo y gestión de la infraestructura física y digital de una organización (hardware, software, vehículos, equipos y otros recursos valiosos) a lo largo de su ciclo de vida. La práctica indica qué dispone la empresa, dónde se encuentra, quién lo utiliza y cuándo necesita mantenimiento o sustitución.
Las organizaciones suelen abordar el rastreo de activos siguiendo el método manual o mediante un sistema automatizado. El primero se basa en hojas de cálculo o registros en papel, que funcionan para las pequeñas compañías, pero resultan ineficaces a medida que crecen las operaciones.
El seguimiento automatizado de activos, por el contrario, usa un software específico y tecnologías de rastreo para proporcionar visibilidad y precisión en tiempo real.
Seguimiento de activos vs. seguimiento de equipos
Aunque a veces se utilizan indistintamente, existe una diferencia entre el seguimiento de activos y de equipos. Básicamente, el primero es un concepto más amplio que implica la supervisión del hardware informático, el software, el mobiliario de oficina y los vehículos.
El rastreo de equipos es una práctica más específica centrada en herramientas, maquinaria y aparatos operativos, que a menudo hace hincapié en el mantenimiento y la disponibilidad.
Mientras que el primero garantiza la visibilidad y el cumplimiento de todos los activos, el segundo se ocupa principalmente de mantener los aparatos e instrumentos esenciales en condiciones adecuadas para su óptimo funcionamiento.
¿Cómo realizar el seguimiento de activos en una empresa?
Para establecer un sistema eficaz de rastreo de activos, es necesario disponer de un enfoque estructurado, ya que se logra mejorar la visibilidad, evitar pérdidas, optimizar costos y garantizar el cumplimiento de la normativa.
En esta sección, cubrimos todo el proceso de seguimiento, paso a paso, para que puedas aplicarlo eficazmente en tu empresa.
1. Evaluar los requerimientos y procesos actuales
Antes de elegir un método de rastreo de activos o incluso de invertir en un software específico, resulta fundamental evaluar la situación actual con preguntas del tipo: ¿Funciona el proceso en este momento? ¿Es suficiente un enfoque manual? ¿Se requiere una solución automatizada?
Este panorama ayuda a determinar el alcance del método más adecuado. También implica la identificación de los activos a rastrear, al menos para obtener una visión general de las necesidades.
2. Elegir el software de rastreo indicado
Para un seguimiento eficaz, es recomendable utilizar una solución de software automatizada.
Si bien algunas pequeñas empresas confían inicialmente en un Excel para la Gestión de Activos, este enfoque se vuelve ineficaz a medida que crece el número de activos. Lo mismo para las organizaciones que cuentan con equipos muy móviles o informáticos, así como estrictos requisitos de cumplimiento.
Las plataformas automatizadas, en tanto, mejoran la precisión, agilizan los procesos y optimizan la capacidad de elaboración de reportes. Una potente opción es InvGate Asset Management, que ofrece visibilidad en tiempo real, seguimiento automatizado e integración perfecta con activos informáticos y no informáticos. Además, es posible acceder a una prueba gratis durante 30 días.
3. Crear una Base de Datos de Gestión de Activos completa
Si la organización aún no dispone de un inventario en Excel (que puede servir de base para la solución de Gestión de Activos), es el momento de crearlo.
Una Base de Datos de Gestión de Activos (AMDB - Asset Management Database) bien estructurada resulta esencial para el éxito del seguimiento.
InvGate Asset Management simplifica este proceso gracias a sus capacidades automatizadas de descubrimiento, importaciones masivas y la perfecta integración con los sistemas existentes.
La base de datos debe categorizar por tipo, rastrear detalles clave (números de serie, ubicación, asignaciones de usuario) y garantizar que los activos de IT y no IT se encuentren debidamente documentados.
Ya sea que estés realizando un seguimiento del hardware, software o de los recursos no informáticos, un inventario preciso constituye la piedra angular de tu estrategia de rastreo de activos.
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4. Seleccionar las tecnologías y funciones para el seguimiento de los activos
Las herramientas y funciones que se necesitan dependen del software seleccionado y del método de seguimiento. Una vez más, no todas las capacidades están diseñadas para el rastreo de todos los activos. Así que lo dividimos en dos secciones:
Herramientas y funciones para activos de IT
Los activos de IT requieren métodos de seguimiento avanzados para garantizar la visibilidad, el cumplimiento y la seguridad. El mejor enfoque combina herramientas automatizadas de descubrimiento, monitoreo remoto y bases de datos centralizadas para poder rastrearlos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su solicitud hasta su eliminación.
InvGate Asset Management facilita a las empresas la administración de sus activos, al tiempo que garantiza que siguen siendo operativas y acatan las normativas. En primer lugar, la solución ofrece procedimientos de detección basados en agentes y sin agentes, permitiendo realizar un rastreo eficaz de cada dispositivo. Además, funciones como la Gestión de Licencias de Software, los análisis de uso y las alertas automatizadas ayudan a mantener el cumplimiento y el rendimiento de los equipos.
Para mejorar aún más la supervisión, las reglas de salud de los activos se configuran para que sean clasificados por estado (verde para los seguros, amarillo para las advertencias y rojo para los críticos). Esto ayuda a los equipos de IT a priorizar las intervenciones.
Asimismo, es posible asignar automáticamente etiquetas inteligentes en base a condiciones predefinidas, activando alertas en cuanto un activo requiere atención, lo cual contribuye a detectar problemas al instante y reducir el tiempo de inactividad.
Herramientas y funciones para activos no informáticos
Los activos no informáticos, como maquinaria, vehículos, equipos de oficina y herramientas, requieren diferentes métodos de seguimiento. Así, por caso, InvGate Asset Management ofrece la opción de crear fácilmente un inventario agregándolos manualmente o importando los datos desde un archivo CSV o XLS.
La plataforma proporciona categorías de activos predefinidas, con la alternativa de crear y personalizar otras nuevas, lo cual es útil especialmente para industrias como la minería y la educación.
Para optimizar el seguimiento, InvGate Asset Management cuenta con funciones de búsqueda avanzadas que permiten localizar los activos en cuestión de segundos. Además, incluye un generador de códigos QR para facilitar el escaneo, identificadores personalizables, mapeo para vincularlos con usuarios o ubicaciones, y herramientas de reportes detallados para apoyar las decisiones en base a datos concretos.
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5. Garantizar registros completos y precisos de los activos
Un sistema de rastreo de activos sólido se basa en registros completos y actualizados, con información como:
- Número de serie o datos del modelo.
- Usuario o departamento asignado.
- Ubicación e historial de movimientos.
- Detalles de mantenimiento y garantía.
Estos datos tienen que ser precisos para un óptimo seguimiento, cumplimiento y toma de decisiones.
6. Establecer flujos de trabajo de seguimiento y mantenimiento
Para garantizar la coherencia, es aconsejable definir flujos de trabajo estándar que permitan un seguimiento y mantenimiento de los activos.
Estos deben incluir:
- Asignación y reasignación de activos a empleados o equipos.
- Registro de transferencias y actualizaciones de ubicación.
- Programación del mantenimiento preventivo.
- Puesta al día del estado de los mismos (activos, en reparación, retirados).
La integración de InvGate Asset Management con una herramienta de Gestión de Servicios como InvGate Service Management contribuye a agilizar aún más estos flujos de trabajo.
Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas pueden activar automáticamente las solicitudes de mantenimiento, asignar tareas y realizar un seguimiento del historial de servicio sin intervención manual.
Esta integración mejora la eficiencia, reduce el tiempo de inactividad y garantiza el mantenimiento adecuado de los activos.
7. Realizar auditorías y conciliaciones periódicas
Incluso con un buen sistema de seguimiento, es necesario realizar auditorías periódicas para mantener la precisión. La verificación de los activos ayuda a identificar discrepancias, equipos que faltan y gaps en el cumplimiento.
Las empresas tienen que aplicar:
- Auditorías físicas para confirmar la ubicación de los activos.
- Conciliaciones automatizadas con software de seguimiento.
- Reportes sobre la utilización y el rendimiento de los equipos.
8. Analizar los datos de los activos y optimizar su uso
Un sistema de rastreo de activos bien gestionado no sólo los monitorea, sino que proporciona información para ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones.
En efecto, los reportes sobre patrones de uso, historial de mantenimiento y depreciación permiten a las empresas optimizar la asignación de los activos, reducir los costos y elevar la eficiencia.
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9. Formar a los empleados en las mejores prácticas de seguimiento de activos
El éxito de un sistema de rastreo de activos depende de su correcta adopción. Por eso, es esencial que los empleados reciban formación sobre cómo registrar, actualizar y gestionar esta práctica.
La capacitación debe abarcar:
- Uso de herramientas de seguimiento (scaners, aplicaciones móviles y plataformas de software).
- Etiquetado correcto de nuevos activos.
- Mantenimiento de la exactitud y la conformidad de los datos.
- Notificación de equipos perdidos o dañados.
10. Mejorar y adaptar continuamente la estrategia de rastreo
La tecnología evoluciona, al igual que las necesidades de las empresas. Por lo tanto, las organizaciones tienen que revisar y actualizar continuamente sus estrategias de seguimiento de activos, incorporando nuevas herramientas y ajustando los procesos según se requiera. Las evaluaciones periódicas garantizan que el sistema siga siendo eficaz a medida que crece la compañía.
Siguiendo estos pasos, podrán implementar un sistema de seguimiento de activos confiable y escalable que aumente la eficacia, reduzca los costos y mejore la gestión general de los mismos.
¿Qué hace que el seguimiento de activos sea esencial para las organizaciones?
Un buen indicador de la importancia de este tema en el mundo de ITAM es observar las tendencias del mercado, que reflejan que el rastreo de activos ya no representa sólo una opción, sino una necesidad. De hecho, se prevé que esta práctica aumente a nivel mundial de US$ 28.930 millones a US$ 53.510 millones en 2030, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR - compound annual growth rate) del 13,09% (Mordor Intelligence).
Este panorama pone de manifiesto la urgencia de las empresas por mejorar la visibilidad de los activos, evitar pérdidas y optimizar costos. Sin un sistema estructurado, corren el riesgo de perder el control de sus equipos, enfrentarse a problemas de cumplimiento y gastar más en sustituciones.
En definitiva, la implementación de la práctica de seguimiento de activos mejora la eficiencia operativa, a la vez de reforzar la seguridad y facilitar la toma de decisiones basadas en datos.
Resumen
El rastreo de activos consiste tanto en llevar un control de aquello que posee tu empresa, como también de obtener un control total de tus activos, optimizar los costos y evitar pérdidas innecesarias.
A medida que crecen las organizaciones, la administración manual de los activos se torna ineficaz, ya que conlleva una pérdida de tiempo, recursos fuera de lugar y riesgos de cumplimiento. Por eso, es aconsejable recurrir a soluciones modernas de seguimiento para agilizar las operaciones y poder tomar decisiones financieras más inteligentes.
De hecho, eso está ocurriendo, según lo refleja la rápida expansión del mercado mundial de plataformas de rastreo de activos. Ya sean equipos informáticos, maquinaria o vehículos, un sistema bien estructurado proporciona visibilidad en tiempo real, eleva la seguridad y garantiza una asignación eficaz de los recursos.
En resumen, el seguimiento de activos no es sólo una herramienta operativa, sino una ventaja estratégica.
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