A menudo, los directivos de las empresas y las principales partes involucradas se enfrentan al gran desafío de tener que alinear los objetivos del negocio a corto, mediano y largo plazo con ciertas tecnologías específicas, pero además minimizan aspectos centrales como los costos y los riesgos.
Una solución a este problema es el desarrollo de una estrategia tecnológica global que proporcione un plan estructurado, donde se establezca la forma en que las inversiones en el área informática apoyarán el propósito empresarial general. A su vez, sirve de guía a los equipos de ingeniería y de IT, y ofrece previsiones concretas a los ejecutivos sobre el rendimiento de sus negocios.
En este artículo, vamos a abordar en profundidad cómo se crean las estrategias de tecnología en una empresa, abarcando desde la comprensión de su importancia hasta la integración de herramientas informáticas avanzadas, así como la superación de las dificultades más habituales.
¿Qué es una estrategia tecnológica?
Una estrategia tecnológica es un plan integral a largo plazo que describe la forma en que una organización utilizará la tecnología para alcanzar sus metas y objetivos específicos. En esencia, alinea las herramientas informáticas con la estrategia empresarial general, garantizando que las inversiones en IT se encuentren en sintonía con las prioridades del negocio, además de aportar valor.
Plasmada en un documento que funciona como guía para la ejecución, las decisiones y las inversiones, la estrategia de tecnología de información ayuda a las organizaciones a gestionar mejor sus recursos, anticiparse a las necesidades futuras y responder con mayor agilidad a los cambios del mercado.
En definitiva, las estrategias de tecnología en una empresa son esenciales para continuar siendo competitiva y, consecuentemente, alcanzar los resultados esperados.
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Ejemplos de estrategias tecnológicas
Como mencionamos, la estrategia tecnológica de una empresa actúa como una hoja de ruta que ilustra la forma en que la tecnología es capaz de impulsar la concreción de los objetivos empresariales generales. Se trata de alinear las iniciativas de IT con las metas del negocio para lograr adelantarse a la competencia, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la eficiencia operativa.
Para lograrlo, las organizaciones deben tener claro cuáles son los impulsores clave del negocio y evaluar cómo la tecnología los respaldará para alcanzar el éxito empresarial.
Como ejemplo de estrategia tecnológica, vale mencionar la implementación de sistemas avanzados de Gestión de las Relaciones con los Clientes (CRM - Customer Relationship Management) que responde a la necesidad de optimizar el servicio al consumidor. El plan es obtener información sobre su comportamiento y analizar los datos reunidos para elevar su satisfacción.
Otro objetivo posible es la búsqueda por reducir los costos operativos. En este caso, la automatización de ciertas tareas y la aplicación de flujos de trabajo a través de herramientas informáticas específicas serían las vías de solución.
Puntos clave del diseño de estrategias de innovación tecnológica
Arquitectura objetivo alineado con las metas empresariales
La arquitectura objetivo es el estado futuro deseado del portfolio tecnológico de la organización, cuyo diseño debe ser coherente y estar claramente definido en los distintos ámbitos de IT.
En la práctica, esto significa especificar las herramientas informáticas y los procesos que se implementarán y, como ya mencionamos, garantizar que estos elementos se alinean con los objetivos de la organización.
Si bien una arquitectura objetivo ayuda a visualizar la meta final y proporciona un camino a seguir, también es crucial mantener cierta flexibilidad dada la naturaleza dinámica de la propia tecnología y la necesidad de innovación permanente, y los desarrollos y requerimientos empresariales cambiantes.
Este equilibrio garantiza que la estrategia tecnológica siga siendo pertinente y eficaz a lo largo del tiempo, permitiendo a la organización “dar en el blanco” al tiempo que se mantiene ágil y receptiva a los avances en informática.
Gobernanza de IT y creación de un entorno de colaboración e innovación
El establecimiento de una gobernanza de IT, aunque opcional, es muy recomendable, ya que es el responsable de asegurar que las estrategias de innovación tecnológica se apliquen y gestionen de forma coherente en toda la organización.
La gobernanza tiene a su cargo la definición de las funciones y responsabilidades, la implementación de procesos de toma de decisiones, así como de mecanismos para supervisar y controlar las iniciativas de IT.
Un marco de gobernanza incluye políticas y procedimientos para guiar las tareas tecnológicas y garantizar que las determinaciones vinculadas a la informática se pongan en marcha siguiendo la estrategia empresarial global.
También contempla revisiones y auditorías periódicas para hacer un seguimiento de los avances y realizar los ajustes necesarios.
En definitiva, una sólida gobernanza de IT es la mejor manera de que las organizaciones gestionen los riesgos, garanticen el cumplimiento y alcancen sus objetivos estratégicos con mayor eficacia
Pero, además, juega un rol central en la promoción de una cultura organizacional receptiva a la innovación tecnológica, para lo cual es fundamental involucrar a las partes interesadas e incentivar su participación. De este modo, se mitiga la resistencia que podría generar la incorporación de nuevas herramientas informáticas a la empresa.
Gestión de los Riesgos y el Cumplimiento
Cualquier cambio en IT que se implemente en la organización conlleva una Gestión de los Riesgo y el cumplimiento para evitar problemas de seguridad y sanciones legales.
La Gestión de Riesgos es una práctica estructurada que permite identificar las amenazas subyacentes de una innovación tecnológica y desarrollar planes para mitigarlas, a la vez que dispone de planes complementarios para abordar posibles fallos o inconvenientes durante la puesta en marcha del proceso.
Mientras que la Gestión del Cumplimiento constituye otra práctica fundamental que asegura que cualquier iniciativa de cambio en la infraestructura de IT acate las normativas de la empresa y del negocio.
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Recursos garantizados para llevar adelante el plan
Las estrategias de innovación tecnológica contemplan el uso de recursos adicionales tanto para la adquisición de las herramientas nuevas o el ajuste de las existentes, como para formar a los profesionales y a las partes involucradas en el uso de las mismas.
Esto requiere la aprobación de estas inversiones por parte de las instancias gerenciales de la empresa. Para ello, es necesaria una justificación clara de la forma en que la tecnología podrá impulsar la concreción de los objetivos del negocio generales.
Se trata de un proceso continuo en el que tendrán que estar al tanto de las tendencias y la evolución de los elementos informáticos para seguir siendo competitivos.
La mejora permanente, la flexibilidad y la escalabilidad constituyen otros puntos fundamentales para que la estrategia tecnológica de una empresa resulte sostenible en el tiempo. Para ello es necesario medir y evaluar el proceso, utilizando KPIs elegidos previamente.
Pasos clave para el desarrollo de las estrategias tecnológicas
Para el desarrollo de las estrategias tecnológicas es necesario seguir los siguientes pasos:
- Comprender los objetivos empresariales: el primer paso es crucial para alinear los esfuerzos y tomar las decisiones estratégicas pertinentes.
- Evaluar la infraestructura tecnológica actual: identificar los sistemas, procesos y capacidades existentes, además de las carencias o áreas de mejora.
- Reconocer oportunidades para aprovechar las herramientas informáticas: la optimización de los sistemas existentes y la aplicación de mejoras en los procesos contribuyen a alcanzar los objetivos planteados. De todas formas, no se descarta la adopción de nuevas plataformas.
- Definir los principios de IT: son los que guiarán el proceso y actuarán como filtros para garantizar que el diseño del estado objetivo se alinea con los objetivos de la organización.
- Crear la arquitectura objetivo: debe describir el estado futuro deseado del entorno tecnológico de la organización, incluyendo los sistemas, procesos y capacidades clave.
Hoja de ruta y Gestión del Cambio de la estrategia tecnológica
El desarrollo de la estrategia tecnológica de una empresa concluye con la creación de un documento escrito a modo de hoja de ruta, donde se plantea el plan detallado con las iniciativas clave, los costos asociados, los hitos, y las funciones y responsabilidades.
También es fundamental la Gestión del Cambio para garantizar que toda la organización pueda adaptarse a la nueva tecnología y así obtener los beneficios de la estrategia de innovación tecnológica
¿Qué incluye la hoja de ruta?
- Iniciativas clave: principales proyectos que se emprenderán para alcanzar el estado objetivo.
- Costos asociados: presupuesto detallado para cada iniciativa, incluyendo los gastos operativos y de capital.
- Hitos: resultados de cada proyecto para seguir y medir el progreso.
- Funciones y responsabilidades: los roles de las personas y equipos implicados en la implementación de la estrategia tecnológica.
Además, se requiere un liderazgo sólido y la colaboración de varios departamentos, como los de negocio, presupuesto y jurídico.
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¿Qué implica la Gestión del Cambio?
- Comunicación: informar a los involucrados acerca de la estrategia tecnológica y los beneficios que conlleva, así como sus metas y objetivos.
- Formación y apoyo: para ayudarlos a adaptarse a los nuevos sistemas y procesos.
- Seguimiento y evaluación: monitoreo continuo del proceso de implementación y realización de los ajustes necesarios para garantizar el éxito.
Cómo crear un proceso de Gestión del Cambio
El rol del departamento de IT
El departamento de IT desempeña un rol fundamental en el desarrollo y la aplicación de una estrategia tecnológica eficaz.
Sus líderes deben colaborar estrechamente con sus pares de la empresa para dar forma al plan, teniendo en cuenta los estudios y reportes que reúnen las tendencias del mercado.
También es necesario evaluar al resto del equipo de IT para garantizar la disponibilidad de suficiente personal con la experiencia adecuada para apoyar las nuevas iniciativas y las operaciones en curso. Es importante determinar sus habilidades y capacidades, identificar oportunidades y, si se requiere, planificar la formación o la contratación de más gente para el sector.
Otra cuestión importante es la colaboración porque dicha estrategia no se desarrolla de forma aislada, sino que debe estar estrechamente integrada con el plan empresarial general.
Uso de las tecnologías emergentes
La Inteligencia Artificial (IA), el blockchain y la Internet de las Cosas (IoT - Internet of Things) están transformando rápidamente el panorama empresarial. En este contexto, es necesario identificar cómo pueden mejorar los procesos, sistemas y servicios en el marco de una estrategia tecnológica de una empresa.
Mediante un enfoque proactivo es posible explorar las nuevas tecnologías, comprender su impacto potencial e incorporarlas en la hoja de ruta de IT.
Adicionalmente, las organizaciones deben ser capaces de adaptarse rápidamente a los avances informáticos e integrarlos sin problemas en sus operaciones. La agilidad y la flexibilidad, por tanto, constituyen componentes críticos de la estrategia.
En consecuencia, la creación de una cultura abierta al cambio, la inversión en sistemas e infraestructuras de IT escalables y flexibles, y la atención continua a las tendencias tecnológicas emergentes, resultan acciones indispensables para mantenerse a la vanguardia de los negocios.
Obstáculos más comunes
Como mencionamos, las estrategias de innovación tecnológica pueden ayudar a las organizaciones a garantizar que las inversiones en este sector impulsen el éxito empresarial y se destaquen frente a la competencia.
Sin embargo, en ocasiones las organizaciones se enfrentan a algunos obstáculos que impiden la introducción de cambios y frenan el progreso.
Aquí los problemas más frecuentes y las respuestas para abordarlos:
- Resistencia a las modificaciones: los empleados e incluso los directivos pueden negarse a adoptar los nuevos procesos y tecnologías. Para superar este escollo, comunica claramente las ventajas que conllevan las herramientas informáticas incorporadas e involucra a las partes interesadas desde las primeras fases del proceso para obtener su apoyo.
- Limitación en los recursos: tanto presupuestario, de tiempo como de personal. Las soluciones son conseguir la aprobación de los ejecutivos, explorar soluciones rentables y priorizar las iniciativas en función del impacto en el negocio.
- Complejidad en la integración tecnológica: la anexión de los nuevos sistemas con los existentes resulta difícil y arriesgada. Para facilitar la cuestión, realiza evaluaciones exhaustivas de la infraestructura actual, planifica la implementación por fases y considera la asignación de recursos suficientes.
- Riesgos de seguridad de los datos y acatamiento de la normativa: las nuevas iniciativas de IT pueden introducir vulnerabilidades y problemas de cumplimiento. Para ello, es menester implementar medidas de seguridad sólidas, actualizar los requisitos normativos y realizar auditorías periódicas.
- Dificultad para medir el resultado de la estrategia: el establecimiento de métricas y KPIs claros es complejo. Para sortear este obstáculo, define indicadores de rendimiento pertinentes, fija objetivos realistas y revisa periódicamente los avances. Trataremos este tema en la siguiente sección.
¿Cómo medir el éxito de la estrategia de tecnología de información?
La evaluación y el seguimiento son componentes esenciales de cualquier estrategia de tecnología de información. Las métricas determinan su grado de eficacia y permiten a las organizaciones monitorear el progreso y tomar decisiones para corregir cualquier desliz.
Algunas de las métricas a considerar se vinculan a los siguientes ítems:
- Agilidad: cuán rápido el departamento de IT responde a los cambios o a la puesta en marcha de las nuevas tecnologías.
- Tiempo de entrega de los proyectos: grado de eficiencia del tiempo y el presupuesto.
- Satisfacción del cliente y empleado: la magnitud del impacto de las iniciativas en la experiencia del consumidor y en la productividad de los trabajadores.
- Retorno de la Inversión en marketing y ventas: cuál es el rendimiento de la inversión en la tecnología que respalda los esfuerzos de ambas áreas.
- Utilización de la capacidad: qué tan eficiente es el uso de los recursos de IT.
- Indicadores del nivel del servicio: medición de los tiempos de actividad del sistema, de respuesta y la calidad general.
Conclusión
Una estrategia tecnológica sólida facilita la alineación de las iniciativas de IT con los objetivos empresariales globales, aprovechando las herramientas emergentes y superando los desafíos comunes.
El rol del departamento de IT, junto con una sólida gobernanza y una evaluación continua, garantiza que las estrategias de innovación tecnológica evolucionen a la par que las tendencias del mercado y las necesidades empresariales.
En definitiva, estos principios permiten a las organizaciones disponer de soluciones innovadoras para alcanzar sus objetivos actuales; y también adaptarse y prosperar ante futuros avances tecnológicos.
La estrategia tecnológica ayuda a las empresas a estar mejor posicionadas para optimizar su rendimiento, minimizar los errores, elevar la experiencia de los clientes e impulsar un crecimiento empresarial sostenible.
