Qué es el Digital Workplace? Una mirada IT

InvGate septiembre 9, 2021

Los últimos años mostraron un crecimiento acelerado en la adopción mundial de los lugares de trabajo digital. Muchas organizaciones y empresas han optado por implementar una modalidad de trabajo remota y, al menos algunas de ellas, esperan continuar así incluso después de la pandemia. Según Pew, solo el 20% de las personas que podrían haber trabajado desde casa ya lo hacían antes de la pandemia. Este número ahora es del 71%.

El cambio repentino al trabajo remoto no estuvo exento de contratiempos. Hubo varios inconvenientes al principio. Además de los problemas técnicos, como las fallas en la conexión a internet y la gestión de activos, los managers y empleados por igual se encontraron con muchas dificultades a la hora de colaborar de manera virtual. La mayoría de las organizaciones se enfrentaron a problemas de productividad y comunicación durante las primeras semanas de esta modalidad. Incluso luego de más de un año trabajando de manera remota, aún se puede escuchar numerosas veces la frase “Tienes el micrófono apagado” en las reuniones.

Más allá de los inconvenientes iniciales, los empleados y las organizaciones han aceptado con los brazos abiertos al trabajo remoto. Casi un 80% de los empleados recomienda trabajar de esta manera y un 83% de los empleadores en los Estados Unidos coincide en que el cambio al trabajo remoto ha sido un éxito. Esta información nos indica que el trabajo remoto puede ser la nueva normalidad para una porción significativa de la fuerza de trabajo. Si bien muchas organizaciones no continuarán implementándolo luego de la pandemia, la mayoría está dispuesta a adoptar al menos un ambiente híbrido en el que los empleados vayan a la oficina, por ejemplo, tres días a la semana. Además, ante este panorama de presencialidad, el papel de la mesa de servicios resulta crítico.

La mayoría de los empleados trabajan con un promedio de dieciséis aplicaciones SaaS para realizar su trabajo. Pasar de una plataforma a otra puede tomar muchas horas de trabajo y estancar la productividad, por lo que distintas empresas y managers decidieron buscar una plataforma única donde los empleados puedan realizar la mayor parte de su trabajo. Y eso es exactamente lo que es un lugar de trabajo digital, o digital workplace. 

¿Qué es un digital workplace?

Un lugar de trabajo digital es un conjunto de herramientas y aplicaciones que los empleados pueden utilizar para realizar sus tareas y actividades diarias mientras trabajan de manera remota. Una plataforma de trabajo digital es esencial para que tus empleados puedan acceder a través de internet a la oficina desde cualquier lugar, en cualquier momento. Facilita la comunicación entre los colegas, agiliza el intercambio de archivos y documentos, y simplifica la colaboración remota. 

El objetivo principal de implementar un lugar de trabajo digital en una organización es crear una experiencia del empleado idéntica o mejor que la oficina. La presencialidad facilita hablar con colegas y compañeros de equipo, ya que lo único que tienes que hacer es acercarte a ellos. Si quieres mostrarles algo en tu laptop, puedes llevársela a su escritorio. Si quieres organizar un proyecto o colaborar en algo, simplemente usas una pizarra. Sin embargo, la modalidad de trabajo remoto complica incluso los aspectos más simples del trabajo diario. Y esto es lo que un lugar de trabajo digital busca resolver.

Un lugar de trabajo digital incluye componentes para las siguientes actividades:

  • Comunicarse (mensajes de texto, llamadas, reuniones, conferencias, etc.).
  • Compartir documentos.
  • Gestionar el conocimiento.
  • Gestionar proyectos y tareas (asignar tareas, fijar fechas de entrega, monitorear proyectos, etc.).
  • Gestionar la asistencia (monitorear las horas de trabajo, fichar la entrada y salida, gestionar licencias y ausencias con goce de sueldo).
  • Monitorear el desempeño.
  • Integrar servicios y aplicaciones de terceros.

Como puedes ver, los componentes de un lugar de trabajo digital no solo les permiten a los empleados llevar la oficina a su casa, sino también aprovechar las oportunidades que se presentan cuando la fuerza de trabajo ejerce sus labores profesionales de manera virtual para mejorar la productividad de la organización. Muchas soluciones de lugares de trabajo digital ofrecen automatización para tareas repetitivas y aprovechan el machine learning y la inteligencia artificial para automatizar procesos robóticos (RPA) y generar información empresarial procesable. Una buena herramienta permite que los componentes del lugar de trabajo digital trabajen de manera conjunta para crear algo mejor que la suma de las partes.

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El digital workplace antes de la "nueva normalidad"

Incluso antes de la pandemia, muchas organizaciones, en particular empresas y startups de la industria de IT, implementaban soluciones de lugares de trabajo digital, tales como Slack y Microsoft Office 365. Desde entonces, estas plataformas se han ganado la confianza entre las personas en la industria de la tecnología y, si bien existen muchas aplicaciones separadas que funcionan con diferentes aplicaciones de trabajo, estas dos plataformas juntan casi todo lo que una persona puede necesitar para trabajar desde casa. Además, si eso no es suficiente, son compatibles con muchas aplicaciones de terceros que te darán lo que necesitas.

La pandemia también ha impulsado el crecimiento y la adopción a gran escala de estas plataformas en empresas de otras industrias. Incluso instituciones educativas, desde escuelas hasta universidades, han adoptado estos espacios para actividades del día a día. No hace falta decir que las soluciones de lugares de trabajo digital han ganado una amplia popularidad durante la pandemia.

Antes de la pandemia, las empresas adoptaban la modalidad de trabajo remoto debido al bajo costo asociado a esta y la posibilidad de contratar talento de cualquier parte del mundo. Pero incluso en ese entonces, muy pocas empresas les ofrecían a sus empleados la opción de trabajar completamente de manera remota. Si bien todos conocían sus beneficios, la tecnología simplemente no estaba lo suficientemente avanzada como para que se adoptara de manera masiva. Sin embargo, el COVID-19 aceleró la evolución de esta tecnología. De este modo, las empresas no tuvieron otra opción más que adoptar esta modalidad remota y la demanda de soluciones eficientes estimuló su crecimiento y adopción.

Esto no significa que la tendencia actual sea a corto plazo. La información recopilada sugiere lo contrario. La pandemia ha reiterado la importancia de contar con una fuerza de trabajo sólida que pueda seguir adelante más allá de las circunstancias. Y si bien las restricciones y protocolos por COVID-19 llegarán a su fin luego de la vacunación, los expertos sugieren que las soluciones de lugares de trabajo digital llegaron para quedarse. Y crecer.

Si la tendencia continúa como fue prevista, podemos esperar la llegada de nuevas soluciones innovadoras de lugares de trabajo digital, así como también el crecimiento de las existentes.

El digital workplace y las herramientas colaborativas

Trabajar de manera remota sin una herramienta eficiente de colaboración es prácticamente imposible. Incluso durante la presencialidad, estas herramientas facilitan la comunicación de todo el equipo. Además, no se pueden subestimar los beneficios que trae a la empresa un lugar de trabajo digital. Al igual que un lugar de trabajo físico, un lugar de trabajo digital cuenta con todo lo que el empleado necesita para llevar a cabo sus tareas diarias de manera eficiente. Sin una plataforma integrada, la productividad puede verse afectada y se puede perder tiempo valioso solo buscando las herramientas adecuadas o realizando tareas sin sentido.

Las soluciones de lugares de trabajo digital son una parte integral de la transformación digital que una empresa necesita para pasar de la modalidad remota a una cultura de trabajo híbrida. Este conjunto de herramientas le permitirá a la empresa realizar esta transición, así como también construir y mantener una buena cultura organizacional.

Implementar un lugar de trabajo digital mejorará la comunicación, la colaboración entre los empleados y la productividad dentro de la organización, incluso en empresas que conservan la modalidad de trabajo presencial. Los empleados no necesitan diez aplicaciones separadas o veinte pestañas en el navegador para trabajar, sino un ecosistema único que les permita realizar sus tareas diarias. Un lugar de trabajo digital transforma por completo la colaboración en IT.

Un lugar de trabajo digital beneficia tanto a los empleados como a la organización. Una empresa que opera completamente a través de una solución como esta genera información valiosa que, de otro modo, sería difícil de obtener. Esta información puede estar relacionada al desempeño de los empleados a lo largo del día, los cuellos de botella durante los procesos, la falta de medidas de seguridad y la adhesión a procesos operativos estándares (SOP). En una operación completamente física, es muy probable que esta información se pierda, lo que significa que la gestión podría pasar por alto información valiosa que afecta el flujo de ganancias.

Conceptos erróneos sobre el digital workplace

El lugar de trabajo digital es un concepto relativamente nuevo y, si lo buscas en internet, encontrarás muchas definiciones. Por tal motivo, existen muchos errores e ideas equívocas al respecto y muchos no tienen en claro qué abarca. Analicemos algunos de estos conceptos erróneos.

El lugar de trabajo digital es lo mismo que la intranet de la organización 

Esta es una confusión muy común sobre el lugar de trabajo digital, ya que los empleados, por lo general, trabajan dentro de la intranet de la organización. Por tal motivo, algunos utilizan estos dos términos de manera intercambiable. La intranet es una red interna de la organización que se utiliza para compartir archivos y documentos, facilitar la comunicación, entre otras cosas. La intranet es solo una pequeña parte del lugar de trabajo digital. El objetivo principal de la intranet es compartir información entre las personas de una organización.

Por tal motivo, la intranet es definitivamente una parte del lugar de trabajo digital. En cierta medida, se podría decir que la intranet anticipó lo que luego sería el lugar de trabajo digital e, incluso, se la considera la precursora de estas soluciones modernas.

Por otro lado, un lugar de trabajo digital abarca mucho más que eso, ya que no sirve solo para compartir información y facilitar la comunicación. Las soluciones de lugares de trabajo digital incluyen muchas otras características y funcionalidades que, a menudo, están disponibles en aplicaciones por separado.

El espacio de trabajo digital es lo mismo que el lugar de trabajo digital

Si la diferencia entre la intranet y el lugar de trabajo digital te pareció confusa, espera a conocer la diferencia entre el espacio de trabajo digital y el lugar de trabajo digital. En cierta medida, son lo mismo; es decir, son el lugar en el que los empleados trabajan. Pero también tienen la misma diferencia que existe entre un espacio de trabajo físico y un lugar de trabajo físico.

Un lugar de trabajo físico es a dónde vas a trabajar. Es la ubicación de tu empresa, el edificio de las oficinas. Un espacio de trabajo físico es tu cubículo, tu estación de trabajo, donde te sientas y trabajas. Un espacio de trabajo es más individual y está más centrado en el empleado individual y menos en el equipo o la organización.

De manera similar, un lugar de trabajo digital es la plataforma de software donde trabaja tu organización. Es el lugar al que te conectas, hablas con tus colegas y colaboras. Un espacio de trabajo digital es donde un empleado individual trabaja. Ahora bien, dependiendo de a quién se lo preguntes, este puede incluir los dispositivos que tus empleados utilizan, los distintos programas específicos que necesitan para su trabajo y puesto, entre otras cosas.

El lugar de trabajo digital es solo una plataforma de colaboración

El papel del lugar de trabajo digital no está limitado a la colaboración y, según muchos expertos, ni siquiera está limitado a las soluciones de software y tecnología que tu organización utiliza. Es el ecosistema donde los empleados pueden interactuar y abarca su experiencia mientras trabajan.

Más que solo facilitar la comunicación, empodera a los empleados para que trabajen de la mejor manera y les brinda todas las herramientas que puedan necesitar. Por ejemplo, un ejecutivo de atención al cliente podría utilizar una plataforma de CRM para responder solicitudes, el personal de recursos humanos podría utilizar las soluciones de gestión de asistencia y liquidación de sueldos, y un ejecutivo de marketing podría aplicar embudos de ventas.

El lugar de trabajo digital es solo un montón de aplicaciones

Un lugar de trabajo digital no es un montón de aplicaciones, sino que es una solución diseñada para ayudar a los miembros de una organización a utilizar solo un lugar de trabajo y evitar usar múltiples aplicaciones SaaS. Tal como lo discutimos más arriba, utilizar muchas aplicaciones solo entorpece la productividad.

Un lugar de trabajo digital reúne todas las funcionalidades de las aplicaciones en un solo lugar de la mejor manera. Al utilizar una única plataforma en lugar de una colección inmensa de aplicaciones, las organizaciones pueden mejorar la productividad y monitorear de manera más efectiva las responsabilidades.

El lugar de trabajo digital solo sirve para empresas completamente virtuales

Si bien la implementación de los lugares de trabajo digital surgió por primera vez en empresas virtuales, no es exclusiva de ellas. Las organizaciones que implementan una modalidad híbrida o, incluso, empresas completamente presenciales pueden beneficiarse de los lugares de trabajo digital.

Gracias a la automatización, los empleados pueden reducir tareas repetitivas y concentrarse más en actividades importantes. Los managers pueden hacer uso de la inteligencia artificial y los análisis profundos del negocio para eliminar cuellos de botella y agilizar los procesos.

El digital workplace y los equipos de IT

La industria de IT reúne una enorme cantidad de profesionales de distintas áreas en un solo lugar. En una empresa de IT, más allá del equipo de desarrollo, también están la división de venta y marketing, la división de finanzas, el departamento de recursos humanos, el departamento de finanzas, y muchos más.

Incluso dentro de los equipos de desarrollo de software y hardware hay personas que trabajan en la interfaz y experiencia del usuario (UI/UX), back-end, tecnologías en la nube, desarrollo de sensores y PCB, testers de software y hardware, por mencionar unos pocos. Estos roles individuales requieren diferentes necesidades, tanto en términos de hardware como de software.

En tal sentido, en comparación con otras industrias, la colaboración en IT es un mundo completamente nuevo. Esto por lo general significa que los empleados terminan utilizando aplicaciones, llenando formularios o haciendo tareas que no producen resultados directos y que podrían estar automatizadas. Para los profesionales de IT, un lugar de trabajo digital ideal sería un lugar en el que puedan trabajar y producir resultados con el menor estrés posible. Debería crear un ecosistema que les resulte útil, un lugar en el que puedan colaborar y concentrarse en el trabajo que importa.

¿Cómo pueden los equipos de IT aprovechar los lugares de trabajo digital?

Entre otras ventajas, un lugar de trabajo digital presenta un beneficio único para los equipos de IT, ya que estos utilizan una metodología ágil para entregar soluciones que cumplan con los requisitos y plazos. Un lugar de trabajo digital empodera al equipo para que funcione de manera eficiente dentro del marco ágil.

Un buen lugar de trabajo digital también crea un proceso de incorporación de personal sin interrupciones e inserta a los nuevos empleados de la mejor manera en el corto plazo. Los líderes de equipo también pueden proporcionar feedback práctico y gestionar mejor a sus equipos a través de la información analítica recopilada del lugar de trabajo.

Una solución de lugar de trabajo digital sólida también puede prevenir una situación de “IT en las sombras”, en la que los empleados buscan y utilizan las herramientas que mejor se adapten a ellos sin la necesidad de que el departamento de IT se vea involucrado. Esto por lo general ocurre cuando el departamento de IT no proporciona las herramientas adecuadas y cuando se toma tiempo para procesar la solicitud de un servicio. El uso de herramientas no autorizadas puede significar un riesgo para la seguridad, ya que la información tanto de los clientes como de la organización termina siendo manipulada por un tercero.

Un lugar de trabajo digital puede ayudar a evitar esta situación si les provee a los empleados las herramientas adecuadas. El lugar de trabajo también puede integrar una mesa de servicios de IT por medio de la cual los empleados pueden solicitar servicios con mayor facilidad.

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¿Qué riesgos presenta el digital workplace para los equipos de IT?

La seguridad es la preocupación principal de los equipos de IT que implementan un lugar de trabajo digital. Todas las empresas de IT dedican mucho de sus esfuerzos para proteger su propiedad intelectual, los datos del cliente y del consumidor, los documentos internos y los procesos. Las soluciones de lugares de trabajo digital rara vez están desarrolladas dentro de la organización, lo que despierta muchas preguntas sobre seguridad.

Una fuerza de trabajo distribuida o una cultura de trabajo en la que el empleado utiliza su propio dispositivo agrega problemas adicionales a la seguridad. Existe la posibilidad de que los empleados utilicen el equipo de la oficina para necesidades personales y viceversa, lo que presenta más vectores de ataques para personas con malas intenciones.

Otro riesgo asociado al lugar de trabajo digital está ligado al cumplimiento de la normativa del lugar de la empresa, empleado y cliente. Cada gobierno tiene una normativa regulatoria y medidas diferentes para garantizar el cumplimiento. Las empresas de seguros tienen sus propias normas para darle cobertura a tu organización.

Sin embargo, los lugares de trabajo digital por lo general cuentan con un sistema de seguridad de nivel empresarial que protege a la organización de amenazas cibernéticas. Además, cuentan con un control de acceso sólido y funcionalidades de autenticación de empleados que evitan accesos no autorizados. Las plataformas de lugares de trabajo digital también pueden contener las normativas y procedimientos en caso de que se presenten auditorías por parte de las autoridades.

Incluso con todas estas funcionalidades, es importante crear una cultura que entienda la importancia de la ciberseguridad. La concientización de los empleados en materia de normativas y protocolos es un eje fundamental para asegurar la ciberseguridad de una organización.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un lugar de trabajo digital?

Un lugar de trabajo digital es un ecosistema completo para que los empleados de una empresa, organización o institución puedan llevar a cabo sus actividades diarias.

¿Cuáles son las funcionalidades mínimas que necesita un lugar de trabajo digital?

Un lugar de trabajo digital debería contar como mínimo con una plataforma de colaboración, un sistema de intercambio y almacenamiento de documentos, un sistema de gestión de proyectos y un conjunto de aplicaciones sólidas.

¿Cuáles son los beneficios de un lugar de trabajo digital?

Un lugar de trabajo digital mejora la productividad y la eficiencia general de toda la organización. Reduce el costo operacional y pone al descubierto nuevas rutas que le permitirán a la organización ser más rentable. Una plataforma de lugar de trabajo digital mejora la experiencia del empleado, levante su ánimo y mejora las tasas de retención.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para un lugar de trabajo digital?

Debido a que constituye una inversión enorme a largo plazo, asegúrate de elegir una solución que se adapte a todos tus requisitos presentes y futuros. Debe ser seguro, contar con funcionalidades necesarias para todos los departamentos y presentar una curva de aprendizaje corta para los empleados.

Los empleados deberían recibir la capacitación adecuada para utilizar de la mejor manera el lugar de trabajo digital y es recomendable que se realicen todos los cambios necesarios en la cultura de la organización para facilitar esto.

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