¿Llevas un registro de la pérdida de valor de tu equipamiento con el paso del tiempo? Considera que se trata de información crucial capaz de impactar de forma significativa en el estado financiero de tu empresa. Se trata del índice de depreciación de activos fijos.
La depreciación es un proceso contable que resulta esencial para mantener registros financieros precisos, planificar futuras inversiones y tomar decisiones empresariales con conocimiento de causa.
En este artículo, explicamos qué son los activos fijos, las ventajas de calcular la depreciación, algunos ejemplos y cómo automatizar el procedimiento para ahorrar tiempo y reducir errores.
Así que comencemos.
Software de Gestión de Activos
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Gartner
¿Qué son los activos fijos?
Los activos fijos son artículos tangibles que una empresa utiliza en el largo plazo para generar ingresos, por lo que suele incluir maquinaria, equipos, vehículos e incluso edificios. En las operaciones informáticas y empresariales, contemplan servidores, computadoras y algunos tipos de licencias de software.
En ese sentido, dichos activos fijos muestran un carácter diferente al inventario o a los productos consumibles, que tienen menos duración en el tiempo.
Aun así, no perduran para siempre: con los años, el desgaste, los avances tecnológicos o la obsolescencia pierden su valor. Y ahí entra en juego la depreciación.
Como adelantamos, se trata de un índice que ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento de la reducción del valor de un activo, garantizando una información financiera precisa que permite tomar mejores decisiones a la hora de sustituir o actualizar el equipamiento.
Tipos de activos fijos
Si bien los activos fijos pueden variar mucho de un sector a otro, algunos ejemplos habituales son:
- Equipos de oficina: computadoras, impresoras, escritorios y sillas.
- Infraestructura informática: servidores, equipos de red y software.
- Maquinaria y herramientas: aparatos de producción y componentes industriales.
- Vehículos: autos de la empresa y camiones de reparto.
- Edificios e inmuebles: fábricas, depósitos y oficinas.
Cada uno de estos tipos de activos se amortiza de forma diferente en función de factores como el uso, la esperanza de vida y el valor residual.
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¿Todos los activos informáticos son activos fijos?
No todos los activos informáticos se consideran activos fijos. Estos últimos suelen ser propiedades tangibles de largo plazo usadas en las operaciones de una empresa durante más de un ejercicio contable. Por ejemplo, servidores y computadoras, que además tienen un costo elevado.
Sin embargo, otros elementos relacionados con IT no cumplen con este criterio. Estos son los casos:
- Software: se clasifica como un activo fijo intangible si está destinado a un uso prolongado en el tiempo. Pero las licencias de corto plazo o basadas en suscripciones se conciben como activos corrientes.
- Dispositivos periféricos: teclados o auriculares se clasifican como activos corrientes, sobre todo si son económicos y se sustituyen con frecuencia.
¿Qué es la depreciación?
La depreciación se refiere a la reducción gradual del valor de un activo fijo a lo largo del tiempo, debido a diversos factores, como el desgaste, el uso o la obsolescencia tecnológica. Las empresas utilizan este indicador para contabilizar el envejecimiento de dichos activos y conocer su valor actual real en sus registros financieros.
En términos prácticos, si hoy compras una pieza de una maquinaria o un equipo informático para tu organización, luego de unos años de uso perderá el valor. La depreciación ayuda a hacer un seguimiento de la parte del valor del activo que fue “consumido” con el tiempo, lo cual facilita la determinación de cuándo es necesario sustituirlo o actualizarlo.
Por ejemplo, ciertos activos como vehículos, computadoras y equipos de oficina poseen una vida útil limitada. La depreciación contabiliza la parte del valor que disminuye anualmente, proporcionando a las empresas una imagen precisa del costo global de dichos artículos.
¿Por qué calcular la depreciación?
Además de su utilidad contable, la depreciación de activos fijos proporciona varios beneficios, desde una mejor planificación financiera hasta la garantía del cumplimiento de las leyes fiscales.
En las próximas líneas enumeramos las ventajas de la depreciación.
1. Reportes financieros precisos
La depreciación de activos fijos permite a las empresas acceder al valor real en los estados financieros, lo cual es fundamental tanto para el análisis interno como para la elaboración de reportes externos.
Porque una sobrevaloración puede dar una falsa impresión de la salud financiera de una organización. En cambio, la depreciación brinda cifras exactas en los balances y en las cuentas de pérdidas y ganancias.
Por ejemplo, si estás notificando sobre activos informáticos como servidores es importante tener en cuenta la disminución de su valor debido al desgaste y la obsolescencia final. La depreciación garantiza que estos datos se reflejen a lo largo del tiempo, en lugar de recibir una única información cuando llega el momento de retirar dichos equipos.
2. Mejores decisiones de inversión
La tasa de depreciación de activos fijos ayuda a las empresas a planificar futuras inversiones. Así, en el caso de que la infraestructura informática se deprecie más rápido de lo previsto, es momento de poner al día los equipos o comprar nuevas tecnologías. Complementariamente, el ciclo de vida contribuye a planear las adquisiciones, actualizaciones o sustituciones de forma más estratégica.
Por caso, si los servidores se acercan al final de su vida útil amortizable, deberías revisar tu presupuesto de IT para asignar dinero a los cambios previstos, de manera de evitar tiempos de inactividad operativa.
3. Deducciones fiscales
Un beneficio significativo es el potencial de ahorro fiscal. En muchas jurisdicciones, las empresas pueden deducir esos gastos de su renta imponible.
Así, el cálculo de la depreciación permite a las organizaciones beneficiarse de estas deducciones, reduciendo la carga fiscal total.
Las distintas autoridades fiscales ofrecen varios métodos de depreciación, como el lineal o el degresivo, que a veces afectan a la cantidad posible para deducir cada año. Por lo tanto, para maximizar los beneficios fiscales es fundamental comprender estos enfoques.
4. Presupuestación del mantenimiento y la sustitución de activos
Además de hacer un seguimiento de la pérdida de valor, la depreciación también proporciona una idea de los gastos futuros, como el mantenimiento, la reparación o la sustitución de los activos.
En concreto, se puede saber cuándo los activos necesitarán una actualización o cambio, lo cual implica una guía para evitar erogaciones inesperadas y tiempos de inactividad, a la vez de realizar una presupuestación eficiente.
En definitiva, la depreciación garantiza el buen funcionamiento de la empresa, especialmente cuando se trata de activos informáticos críticos, como servidores o sistemas de comunicación.
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Cómo calcular la depreciación de un equipo automáticamente
Métodos para calcular la depreciación de activos fijos
Para calcular la depreciación de activos fijos existen varios métodos. Los más comunes son:
Método lineal
- El más sencillo.
- Depreciación anual = (Costo del activo - Valor de rescate) / Vida útil.
- Da como resultado un gasto de depreciación igual cada año.
Método degresivo
- Enfoque de depreciación acelerada.
- Aplica una tasa de depreciación más alta en los primeros años de vida de un activo.
- Depreciación anual = Valor contable al inicio del año × Tasa de depreciación.
- La tasa de depreciación suele ser el doble de la tasa lineal.
Método de la suma de los años (SYD - sum-of-the-years-digits)
- Otro método acelerado.
- Calcula la depreciación en función de la suma de los años de vida útil del activo.
- Da lugar a una mayor depreciación en los primeros años.
Método de las unidades de producción
- Se basa en el uso o la productividad del activo, en lugar del tiempo.
- Útil para los activos cuyo uso varía significativamente de un período a otro.
Impacto de la depreciación en los estados financieros
La depreciación afecta a varios estados financieros clave, como los siguientes:
- Balance: reduce el valor contable de los activos. La depreciación acumulada se registra como una cuenta de contrapartida.
- Cuenta de resultados: el gasto por depreciación reduce el beneficio neto y afecta a los ratios de rentabilidad.
- Estado de flujos de caja: aunque la depreciación reduce los ingresos netos, se vuelve a añadir en la sección de explotación del estado de flujo de caja, ya que es un gasto no monetario.
- Declaración fiscal: la depreciación suele ser deducible de impuestos, lo cual reduce la renta imponible.
Depreciación de activos fijos: ejemplos
Aquí dos ejemplos de depreciación de activos fijos:
- Mobiliario para una nueva oficina: una empresa adquiere escritorios, sillas, armarios y biblioteca por US$ 5.000. Se estima que tendrán una vida útil de 10 años y un valor de rescate de US$ 1.000. Con el método de depreciación lineal se hace el siguiente cálculo: (5.000 - 1.000) / 10 años = 400. En conclusión, cada año la compañía registrará un gasto de depreciación de US$400.
- Equipos de IT: un negocio compra computadoras por US$ 10.000 con una vida útil de 4 años, sin valor residual y una estimación de uso de 20.000 horas torales. Según el método de unidades de producción, la tasa de depreciación por hora sería: 10.00020 = 0.50 por hora\frac{10.000}{20.000} = 0.50 \text{ por hora} 20.00010,000 = 0.50 por hora. Es decir, si en el primer año se usan 5.000 horas, la depreciación sería: 5.000 × 0.50 = 2.5005\times 0.50 = 2.5005 × 0.50 = 2.500.
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Cómo calcular automáticamente la depreciación de activos fijos
Si bien es posible calcular la depreciación de activos fijos manualmente, la automatización del proceso aporta varias ventajas, en especial para las empresas con un gran número de dichos activos.
Las soluciones de ITAM agilizan el procedimiento con cálculos automatizados para el seguimiento de la depreciación, de manera de garantizar la precisión y ahorrar tiempo.
1. Seguimiento centralizado de los activos
El software de Gestión de Activos proporciona una plataforma centralizada para realizar un seguimiento, fechas de compra, esperanza de vida y valor actual. Esto elimina la necesidad de disponer de múltiples hojas de cálculo o ingresos de información manual, a la vez de reducir la posibilidad de errores humanos.
Además, permite establecer calendarios de depreciación basados en los tipos de activos, asegurando que el sistema realiza este cálculo de forma coherente a lo largo del tiempo.
Por ejemplo, un departamento de IT que administra cientos de computadoras puede utilizar este software para hacer un rastreo de las tasas de depreciación de cada equipo y así se va ajustando automáticamente su valor.
Gracias a su plataforma centralizada, InvGate Asset Management ayuda a las organizaciones a descubrir y gestionar automáticamente el inventario de activos físicos, virtuales y en la nube. En consecuencia, se elimina la necesidad de contar con múltiples hojas de cálculo, se reducen los errores humanos y se mejora la precisión de los datos.
2. Cálculos automatizados
Muchos sistemas de Gestión de Activos disponen de funciones de cumplimiento que garantizan que la depreciación se calcule de acuerdo con las últimas normas contables y leyes fiscales. Esto resulta útil especialmente para las empresas que deben cumplir estrictos requisitos de ese tipo.
Por caso, algunos sistemas aplican automáticamente el método de depreciación correcto (lineal o degresivo) en base al tipo de activo y la jurisdicción, lo cual ayuda a las empresas a acatar la normativa local, al tiempo que optimizan el ahorro fiscal.
InvGate Asset Management incluye la capacidad de depreciación automática para que las empresas realicen un seguimiento de la depreciación de sus activos.
3. Reportes y análisis
La automatización también permite la generación de reportes en tiempo real para que las empresas obtengan una visión actualizada de la depreciación de activos fijos. Esto impulsa a tomar decisiones informadas sobre la sustitución y el mantenimiento de dichos equipos en el momento oportuno.
Además, facilita la ejecución de análisis más detallados, como comparar el rendimiento de los activos en diferentes departamentos o ubicaciones.
Las sólidas funciones de reportes y análisis de InvGate proporcionan información en tiempo real sobre el rendimiento y la depreciación de los activos. Incluso es posible analizar datos de diversas áreas o localizaciones para identificar tendencias. En conclusión, dicha característica ayuda a los líderes empresariales a tomar decisiones informadas sobre la sustitución y el mantenimiento de los equipos.
Lectura recomendada
Marco y mejores prácticas de la Gestión Financiera de IT
Conclusión
La comprensión y gestión de la depreciación de activos fijos resulta crucial para las empresas de cualquier tamaño, ya que proporciona una imagen más clara del valor real del mismo a lo largo del tiempo. Esto implica varios beneficios: desde reportes financieros exactos hasta un ahorro fiscal.
La automatización de dicho proceso con un software de Gestión de Activos de IT garantiza precisión, ahorra tiempo y reduce el riesgo de errores.
En conclusión, las organizaciones pueden centrarse más en las decisiones estratégicas, como determinar el momento de actualizar o sustituir los activos, en lugar de estancarse en realizar cálculos manuales.
El manejo eficaz de los activos fijos consiste tanto en llevar un registro de aquello que se tiene, como también de estar preparado para el futuro. De hecho, cuando la compañía crezca, será fundamental administrar los activos de forma eficiente e inteligente.
Así que ¿estás listo para empezar? Accede a una prueba gratuita de 30 días de InvGate Asset Management y verás cómo te ayudará a calcular automáticamente la depreciación de activos fijos.
Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante la depreciación para las empresas?
La depreciación ayuda a las empresas a equiparar el costo de un activo con los ingresos que genera, asegurando informes financieros precisos. También proporciona beneficios fiscales al reducir los ingresos imponibles, lo cual contribuye a una gestión eficaz del flujo de caja.
¿Cuáles son los métodos más comunes para calcular la depreciación?
Los métodos más comunes son:
- Método lineal: asigna un gasto igual cada año.
- Método degresivo: acelera la depreciación, aplicando un porcentaje fijo al valor contable restante.
- Método de la suma de los años: acelera la depreciación aplicando una fracción basada en la vida útil restante del activo.
- Método de las unidades de producción: se basa en el uso real y no en el tiempo.
¿Qué es la base depreciable?
La base depreciable se calcula restando el valor de rescate (el valor residual estimado al final de su vida útil) del costo inicial del activo. A partir de este importe se calcula la depreciación anual.
¿Cuándo comienza la depreciación de un bien?
La depreciación comienza cuando el activo se pone en servicio y está listo para su uso, no cuando se compra. Esto significa que se inicia una vez que es funcional para su propósito previsto.
¿Cómo debo registrar la depreciación en los estados financieros?
La depreciación debe registrarse como un gasto en la cuenta de resultados y como una reducción del valor contable del activo en el balance. El asiento en el libro diario suele consistir en cargar el gasto de depreciación y abonar la depreciación acumulada.
¿Puedo cambiar mi método de depreciación?
Sí, las empresas pueden cambiar su método de depreciación si está justificado por modificaciones en las circunstancias o en las políticas contables. Sin embargo, es esencial revelar esta decisión en los estados financieros y garantizar el cumplimiento de las normas contables.
